Este documento establece los procedimientos para controlar los registros del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional de la organización. Incluye la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición final de los registros. Asigna responsabilidades a los gerentes, jefes de área y al coordinador del sistema para garantizar el cumplimiento de los controles de registros.

1. 4.5.4 CONTROL DE REGISTROS
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01
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Aplicable a: TODA LA ORGANIZACION
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO
POR:
1. OBJETIVO
Establecer los controles para la identificación, el almacenamiento, la protección,
la recuperación, determinar el tiempo de retención y la disposición de los
registros del SGSST.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los registros del SGSST de la
organización.
3. DEFINICIONES
 Formato: Documento que dará lugar a un registro cuando se ha llenado o
utilizado para anotar un control.
 Lista Maestra de Registros: Documento donde se encuentran identificados
todos los formatos de los procesos involucrados en el sistema SST, según su
codificación, área, etc.
 Registro: Documento que contiene evidencias objetivas de las actividades
efectuadas o de los resultados obtenidos.
4. DOCUMENTOS ACONSULTAR
 Norma OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión de Seguridad y salud en el
trabajo. Requisitos 4.5.4.
 Procedimiento de Control de Documentos.
5. RESPONSABILIDADES
5.1. Los Gerentes y Jefes son responsables de asegurar el cumplimiento de
este procedimiento.

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5.2. El responsable de cada área, de acuerdo a las necesidades identifica los
registros necesarios, incluyendo los que no tienen un formato definido
con el propósito de incluirlos en la Lista Maestra de Registros del
SGSST.
5.3. El responsable de área verifica periódicamente los formatos del sistema
del SGSST referidos a su área de responsabilidad asegurándose su
aplicabilidad y eficacia.
6. CONDICIONES GENERALES
6.1. El Coordinador del SGSST debe garantizar la protección de los
Documentos, generando copias de respaldo de forma que la información
almacenada en medio electrónico sea recuperable fácilmente.
6.2. El responsable de Sistemas debe administrar los accesos a los registros
electrónicos a las áreas respectivas. El área Seguridad Industrial
tendrá acceso a todos los registros del sistema SST.
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
DOCUMENTO
ASOCIADO
7.1 ELABORACIÓN DE FORMATO
7.1.1 Cada responsable de proceso
determina los formatos a utilizar según
necesidad y son los responsables de la
aprobación de dichos formatos.
Jefe de Planta
Lista Maestra
de Registros
TC-RE-011
7.1.2 En caso se actualice un formato ya
existente, se modificará la versión vigente.
En este caso no aplica los detalles de
modificaciones o eliminación mencionados
en el Control de Documentos.
Jefe de Planta

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POR:
7.1.3 Este formato es enviado al
Coordinador del SGSST para dar su
conformidad.
Jefe de Planta
7.1.4 La aprobación se realizará con el
nombre y fecha de aprobación del
Responsable de área y lo colocará en el
software del SGSST
Jefe de Planta
7.1.5 Difundir por correo electrónico de la
actualización / creación del formato.
Supervisor de S.S.T
7.1.6 El original de la versión anterior será
retirado del software como OBSOLETO
Supervisor de S.S.T
7.1.7 Actualizar la Lista Maestra de
Registros
Coordinador del
SGSST
7.2 IDENTIFICACIÓN
7.2.1Los registros serán identificados por su
nombre y código respectivo según el detalle
contenido en la Lista Maestra de Registros
del SGSST donde se detallan todos los
registros que se generan o mantienen como
evidencia del cumplimiento o resultado de
las actividades de los procesos ejecutados.
Jefe de Planta
Lista Maestra
de Registros
TC-RE-011

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7.3 GENERACIÓN DE REGISTROS
7.3.1. Usar el formato vigente del área,
según Lista Maestra de Registros del
SGSST
Responsable de
realizar el registro
Lista Maestra
de Registros
7.3.2. Llenar los campos de cada formato de
forma legible en caso de formatos físicos y/o
adecuadamente si es de formato electrónico.
7.3.3. Fechar la actividad o datos que se
están registrando. Si el registro es soportado
electrónicamente asegurarse de proteger el
archivo contra escritura y/o acceso por
personal no autorizado según corresponda.
7.4 ALMACENAMIENTO DE REGISTROS
7.4.1 Asegurar su almacenamiento en discos
duros o servidores donde se garantice la
generación de copias de respaldo por el
responsable de Sistemas.
Responsable de
Sistemas
7.4.2 Almacenar los registros físicos en
archivador es y mantener en el área
respectiva.
Jefe de Planta
7.4.3 Clasificar los registros de acuerdo a las
fechas de llenado o por números
correlativos.
7.5 PROTECCIÓN DE REGISTROS
7.5.1 Proteger los registros en medio
electrónicos a través de copias de respaldo y
con software antivirus.
Responsable de
Sistemas

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POR:
7.5.2 Proteger los registros físicos contra
daño, deterioro o pérdida a través de su
almacenamiento en las áreas en lugares
seguros (proteger del agua, luz directa, etc.).
Jefe de Planta
7.6 RECUPERACIÓN
7.6.1 Autorizar el acceso a los registros
generados en su área mediante las rutas o
ubicaciones señaladas en la Lista Maestra
de Registros para la recuperación de los
registros.
Jefe de Planta
Lista Maestra
de Registros
F-SGSST- -02
7.7 RETENCIÓN
7.7.1 Determinar el tiempo de retención de
los registros, teniendo en cuenta las áreas
que utilizan esos registros como fuente de
información. Jefe de Planta
7.7.2 Retener los registros de carácter legal
durante el período de vigencia que
establezca el dispositivo legal.
7.8 DISPOSICIÓN
7.8.1 Indicar la disposición final de los
registros al término del tiempo de
conservación establecido. Jefe de Planta
7.8.2 Disponer mediante destrucción,
rehúso, etc.

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8. REGISTROS
Código Nombre
Responsable
del Control
TC-RE-011 Lista Maestra de Registros
Supervisor de
S.S.T
9. ANEXOS
Lista Maestra de Registros
ITEM CODIGO TITULO
FECHA DE
APLICACION
N° DE
HOJAS
AREA Y
RESPONSABLE
DE APLICACION
FECHA DE
ENTREGA
ARCHIVO
ARCHICO PASIVO (P) O ACTIVO (A) , RESPONSABLE
NUMERO DE FILE