Este documento explica las funciones principales del módulo de cuentas por pagar en un sistema contable. Describe cómo registrar compras a crédito, pagos parciales y totales, y revisar deudas por proveedor. También cubre la generación de reportes como resúmenes de pagos, compras por pagar, balances de proveedores y deudas vencidas. El cierre de períodos calcula los saldos finales de cada proveedor y genera estados de cuenta.

1. ESCUELA SUPERIOR POLITÉCNICA DE
CHIMBORAZO
CUENTAS POR PAGAR
HUGO PAREDES
PAMELA NARANJO
5TO COMERCIO EXTERIOR

2. CUENTAS POR PAGAR
 Esta opción permite manejar las
compras que realiza a los
proveedores o abastecedores.
 Ejemplo
 Cuando compra al crédito, se
puede registrar estas compras
en estas pantallas, así como los
pagos los cuales pueden ser
parciales o totales.

3.  También puede saber cuales son las deudas que tiene por
proveedor, las deudas que están por vencer, los balances que
tiene por cada suplidor.
 Esta opción está conectado con las compras.
 Ejemplo
 Cuando realiza una compra a su proveedor, esto queda
registrada en las cuentas por cobrar.

4.  Cada registro que se hace en las
cuentas por pagar representa un
documento MONICA asigna un
número de documento a cada
transacción que realiza.
 Ejemplo
 Si se ingresa un pago, entonces
se registra como un número de
documento (el cual es único), así
mismo si realiza un débito o un
crédito.

5. Los documentos en
pantalla pueden ser
ordenados por
proveedor, por
fechas, o seleccionar
solamente débitos,
créditos, pagos, etc.
Simplemente hacer
un clic en Seleccione
orden y elegir el tipo
de ordenamiento
que desea realizar.

7. Pagos o créditos
 Utilizar esta sección para
ingresar pagos que realiza a sus
distribuidores, simplemente del
menú de cuentas por cobrar,
hace un clic en Pagos/Cr y
luego llenar el cuadro que se
muestra en pantalla.
 Antes a realizar este proceso es
necesario seleccionar una
empresa o suplidor a la cual se
va a aplicar el pago o crédito.

9. Débitos / Compras
 Cuando se realiza una compra a
un suplidor se puede hacer una
orden de compra o también
puede registrar la compra
directamente en esta pantalla, de
igual manera se puede ingresar un
débito.
 Ejemplo
 Un pago por transporte de
mercadería que le haya realizado
su suplidor, o la compra de
muebles de oficina, es decir
transacciones que normalmente
no involucran al inventario.

10.  Cuando ingresa una deuda se debe ingresar la fecha de
vencimiento, después de esa fecha se comienzan a generar
intereses sobre esa deuda (el porcentaje aplicado viene del
interés que se especificó cuando creó al suplidor).

11. Cierre del Período
 Esta opción le permite
calcular los balances finales
de sus suplidores, es decir,
saber cuánto se le debe a
cada distribuidor,
adicionalmente obtiene los
estados de cuenta por
cada distribuidor, es decir,
una relación de pagos y
compras realizados para
cada distribuidos desde el
inicio del negocio o desde
el último cierre realizado.

12.  Para realizar un cierre de
periodo, indicar la fecha a la
cual se quiere realizar el
cierre. Esta fecha no debe ser
menos a la última transacción
que realizo en este módulo.
 Una vez cerrada las
transacciones, estas ya no
pueden ser modificadas, por
lo tanto se recomienda
realizar una copia de
respaldo de los archivos.

13. Reportes de Cuentas Por Pagar
 La pantalla de reportes le
permite una variedad de
informes.
 Ejemplo
 Se tiene el reporte de
Resumen de pagos, que le
permite ver los pagos
realizados a sus suplidores en
un período de fechas
(adicionalmente tiene otra
información como el
número de compras y el
saldo pendiente al
proveedor).

14. Dentro de cuentas por pagar tenemos en
reportes varios algunos tipos de reportes como:

15. RESUMEN DE PAGOS
 Este tipo de reporte nos permite conocer todos los pagos que debemos
pagar, y podemos seleccionar desde que fecha queremos que nos
aparezca, esto tiene un tiempo de vencimiento de 15 días

17. COMPRAS POR PAGAR
 Este tipo de reporte nos permite conocer todos las compras que
debemos pagar, y podemos seleccionar desde que fecha
queremos que nos aparezca, esto tiene un tiempo de vencimiento
de 15 días.

19. BALANCES PROVEEDORES
 Este tipo de reporte nos permite imprimir los balances de cada mes acerca de nuestros
proveedores.
 Cabe indicar que debemos seleccionar que balance deseamos si el deudor, acreedor o
todos.

21. DEUDAS A 30,60… DIAS
 Este tipo de reporte nos permite visualizar los saldos vencidos de la
fecha que requerimos.

23. DOCUMENTOS POR FECHAS
 Este tipo de reporte nos permite visualizar los documentos emitidos a
proveedores en los cuales tenemos las opciones para elegir como son:
los pagos, ordenes de compras, débitos, créditos o todos.

25. COMPRAS POR PROVEEDORES
 Este reporte le permite obtener una lista de las ordenes de compra por proveedor

27. COMPRAS PAGADAS
 Se refiere a las compras efectuadas en un periodo desde cuando
inicia hasta cuando vence.

28. ESTADOS DE CUENTA
 Esta opción recalcula el balance de todas las empresas, cierra
posibles créditos con sus débitos y genera estados de cuenta.