Este documento describe los procedimientos y responsabilidades de la oficina de logística de una entidad pública. Explica que la oficina de logística se encarga de dirigir, ejecutar, evaluar y controlar las actividades de abastecimiento. También describe los procesos de almacenamiento, distribución, inventario físico y registro de existencias, así como los documentos relacionados como órdenes de compra y pedidos de salida.

1. AREA LOGISTICA

2. LOGISTICA
Es el órgano de apoyo responsable
de dirigir, ejecutar, evaluar y
controlar las actividades técnicas
del Sistema de Abastecimiento en
las entidades publicas.

3. Establecer los procedimientos
administrativos a seguir en la Gestión
de un Almacén de una entidad Pública,
para el ingreso y distribución de bienes
y así como la contratación de servicios.
OBJETIVO

4. RESPONSABILIDAD
El Jefe de la Oficina de Logística o la que haga sus
veces, es responsable del cumplimiento en el
Almacén, así como de suministrar, verificar y
supervisar los bienes que se encuentran en dicho
Almacén.
Es responsable de la custodia, administración,
registro y control de los bienes, que se encuentran
en el Almacén, elaborara la documentación para el
suministro y distribución de los bienes y el Pedido
Comprobante de Salida – PECOSA consolidado, en
base al Informe de Consumo Integrado del
Almacén.

5. Decreto Ley Nº 22056 que instituye el Sistema
Nacional de Abastecimiento.
Resolución Jefatural Nº 118-80-INAP/DNA que
aprueba las Normas Generales del Sistema Nacional
de Abastecimiento.
Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG que
Aprueban normas técnicas de control interno para el
Sector Público
Resolución Jefatural Nº 335-90-INAP-DNA, que
aprueba el Manual de Administración de Almacenes
para el sector Público Nacional.
Resolución de Contraloría Nº 067-97-EF/93.01 y
su modificatoria R.C Nº 180-2005-EF/93.01
BASE LEGAL

6. DOCUMENTOS FUENTE
 Orden de Compra - Guía de
Internamiento
 Orden de Servicios
 Pedido-Comprobante de Salida
(PECOSA)
 Inventario Físico
 Existencias Valoradas de Almacén
 Control Visible de Almacén

7. ORDEN DE COMPRA
Documento emitido por
el área de
abastecimiento,
mediante el cual se
autoriza al Proveedor el
envió de mercadería.

8. ORDEN DE SERVICIO
Documento emitido por
el área de
abastecimiento,
mediante el cual se
autoriza al Proveedor la
prestación del servicio.

9. PEDIDO-COMPROBANTE DE
SALIDA (PECOSA)
Sirve de documento fuente, en
el se efectúa el pedido, se
autoriza y registra la salida de
bienes de almacén.

10. INVENTARIO FISICO
Es una forma de verificación física que
consiste en constatar la existencia o
presencia real de los bienes
almacenados, apreciar su estado de
conservación o deterioro y condiciones
de seguridad. Sirve para detectar los
faltantes y sobrantes de inventario.
Corresponde al abastecimiento dar las
instrucciones a efecto de realizar la
verificación de bienes de almacén.

11. EXISTENCIAS VALORADAS DE
ALMACEN
Suministra sobre el movimiento de entrada y
salida de bienes en almacén, así determinar
existencias en cantidades totales y unitarias,
debidamente valorizadas. El registro de este
documento debe ser permanente y estará a
cargo del órgano de abastecimiento en un área
distinta a la de almacén.

12. CONTROL VISIBLE DE ALMACEN
Suministra sobre el movimiento de entrada y salida de
bienes en almacén, así determinar existencias en
cantidades totales y unitarias, debidamente valorizadas.
El registro de este documento debe ser permanente y
estará a cargo del órgano de abastecimiento en un área
distinta a la de almacén.

13. PROCEDIMIENTOS
A. PROCESO DE ALMACENAMIENTO
El almacenamiento es un proceso técnico del abastecimiento; las
actividades concernientes a este proceso, están referidas a la
ubicación temporal de bienes en un espacio físico determinado con
fines de custodia como vía para trasladarlos físicamente (temporal o
definitivo) a quienes la necesitan. Consta de las fases siguientes:
recepción, verificación y control de calidad, internamiento, registro-
control y custodia.

14. PROCEDIMIENTOS: PROCESO DE ALMACENAMIENTO
CUSTODIA
REGISTRO Y CONTROL
INTERNAMIENTO
RECEPCION
VERIFICACION Y CONTROL DE CALIDAD

15. PROCEDIMIENTOS
B. PROCESO DE DISTRIBUCION
Proceso técnico de Abastecimiento que consiste en un conjunto de
actividades de naturaleza técnico - administrativa,
referidas a la directa satisfacción de necesidades. Incluye las
operaciones de traslado interno. Consta de las fases siguientes:
formulación del pedido, autorización de despacho,
acondicionamiento de materiales, control de materiales y entrega al
usuario.

16. PROCEDIMIENTOS: PROCESO DE DISTRICUCION
ENTREGA DE MATERIALES
CONTROL DE MATERIALES
ACONDICIONAMIENTO DE MATERIALES
FORMULACION DE PEDIDO O
REQUERIMIENTO
AUTORIZACION DE DESPACHO

17. PROCEDIMIENTOS
C. INVENTARI0 FISIC0 DE ALMACEN
La toma de inventario, es un proceso que consiste en
verificar físicamente los bienes con que cuenta la Entidad,
en el plazo señalado; con el fin de asegurar su existencia
real, estado de conservación y condiciones de seguridad.
La toma de inventarios permite contrastar los resultados
obtenidos valorizados, con los registros contables, a fin de
establecer su conformidad, investigando las diferencias
que pudieran existir y proceder a las regularizaciones del
caso.
El personal que interviene en la toma de inventarios
físicos, debe ser independiente de aquellos que tienen a su
cargo el registro y manejo de los activos, salvo para
efectos de identificación.

18. PROCEDIMIENTOS
D. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS
Consiste en un sistema de registros y reportes en
los que se consigna datos sobre ingresos y
salidas de bienes de los almacenes y cantidades
disponibles para distribuir.
Los registros y reportes se elaboran en la forma
manual y computarizada; en el primer caso se
empleará tarjetas y formularios y en el segundo
se utilizará el diseño de los mismos mediante
sistemas de cómputo.

19. PROCESO DOCUMENTARIO
PARA SOLICITAR
MATERIALES

20. NECESIDAD DE SERVICIO
Y/O MATERIALES

23. COTIZACIÓN

25. ELABORACIÓN DE LA O/C

28. PROCESO DE COMPRA

30. RECEPCION DEL MATERIAL AL
ALMACEN

32. SALIDA DEL ALMACEN

35. COMPROBANTES DE PAGO
MAS DOCUMENTACION REMITE
A CONTABILIDAD

39. TESORERIA