Este documento describe diferentes herramientas de comunicación como seguimientos de medios, bases de datos, mensajes clave y comunicados. Explica que las herramientas son elementos utilizados para transmitir información a audiencias objetivo y pueden incluir prensa, radio, televisión, redes sociales u otros canales. Además, destaca la importancia de seleccionar las herramientas adecuadas según la estrategia de comunicación.

1. Herramientas de
la comunicación

2. Herramientas de la Herramientas de la comunicación
comunicación
Son elementos que se utilizan para llevar la comunicación a cada una de
las personas que se quieren impactar.
En otras palabras constituyen los canales de comunicación.
Es importante destacar que las
objetivos herramientas pueden ser las
mismas pero su efectividad
obedece solo a la utilización
Primero hay que planteada en la estrategia.
estrategias
tener claro
Las herramientas vienen
originalmente de diferentes
plan de disciplinas como el marketing, la
comunicaciones política, el periodismo, las
Relaciones Públicas, marketing,
entre otras.

3. Herramientas de la
¿Cuáles son las herramientas?
comunicación
 Seguimientos de medios  Cursos de formación  Patrocinio y
 Base de datos de portavoces mecenazgo
 Mensaje Clave  Rueda de prensa  Relaciones con
 Nota de prensa  Entrevistas analistas sectoriales.
 Dossier de prensa  Viajes de prensa
 Documentos de prensa  Gira por los medios
 Fotografías  Eventos y regalos
 Videos  Pruebas de
 Radiocomunicados productos
 Medios impresos de  Showrooms
Relaciones Públicas  Publicidad
 Relaciones con los institucional e
medios infocomercial
 Cartas al director  Líneas de atención
 Espacios de participación telefónica
del público

4. Herramientas de la Algunas de las herramientas de la
comunicación comunicación interna (inforpress, 1999),
son:
 Notas Internas Corporativas  Memoria
 Reuniones con miembros del equipo  Grupos de Mejora
 Tablones de anuncio  Plan de Comunicación Interna
 Seminarios  Revista Interna
 Cursos  Videos o CD corporativos
 Memos para informas sobre asuntos de la  Encuesta de Clima Laboral
empresa  Buzón de Sugerencias
 Grupos de Trabajo interdepartamentales  Intranet
 Reuniones con otras divisiones  Círculos de calidad
 Presentaciones Económicas /nuevos servicios  Auditorias de Comunicación
 Actos o eventos internos  Teléfonos de Información y otros.
 Manual de Acogida

5. Utilización de las
herramientas de la Seguimientos
comunicación
de medios
Los mecanismos de seguimientos de medios deben ajustarse a las necesidades
de la organización, dado que el panorama de recopilación de prensa es muy
amplio y no hay una forma de generar un alcance de todos los medios de
comunicación donde hay impactos de interés de la empresa.
Es indispensable la distribución a los directivos de la organización el seguimiento
de medios. Existen diferentes vías para poder desarrollar este proceso como lo
son: las impresiones, los CD o por internet a través de correo electrónico, página
web o PDF.
Tienen un alcance local, regional, nacional e internacional.

6. Utilización de las Seguimientos
herramientas de la
comunicación de medios
Es importante para las organizaciones identificar cuáles son las informaciones
que se presentan sobre la empresa, el entorno, su sector y los competidores.
El seguimiento de medios se trabaja diario a través de la compilación con
coherencia de las noticias y de forma organizada. Es importante transmitirla
diario, semanal o mensual. Sin embargo esta se debe hacer de forma rápida e
inmediata cuando sea necesaria.

7. Utilización de las Seguimiento de medios por
herramientas de la formatos
comunicación
Clipping o recorte de prensa
Se desarrolla mediante la revisión y
recorte de las noticas a realizar el
seguimiento. Debe incluir medio, fecha,
sección y página.

8. Utilización de las Seguimiento de medios por
herramientas de la formatos
comunicación
Radio y Televisión
Se prepara una alerta que incluye fecha y
hora, medio de comunicación, duración,
titular si lo hay, resumen de noticia, donde
se especifiquen los participantes y el
resumen de la entrevista.
De incluir el corte de la información, y para
ello se puede grabar del medio al ser
emitida o solicitar a este una copia.
De igual manera se transcriben las noticias
más importantes y en el caso de no estar
en el idioma origen de la empresa, este
puede hasta traducirse o en el caso de
multinacionales subtitularse en otro
idioma.

9. Utilización de las Seguimiento de medios por
herramientas de la formatos
comunicación
Internet
Se realiza a través de la búsqueda de
palabras claves en la internet. Se tienen en
cuentan portales de información, páginas
web, blogg, foros, entre otras.

10. Utilización de las Seguimiento de medios por
herramientas de la formatos
comunicación
Panorama de medios
Se trata de la presentación general de la
región donde se encuentra ubicada la
empresa o su territorio de impacto.
Así mismo se presenta una visión general,
y no se concentra en un tema específico ni
en el sector de la organización.

11. Utilización de las Base de datos
herramientas de la
comunicación
La base de datos se compone
por información importante y
muchas veces personal de
aquellos a quienes nos interesa
llegar con las comunicaciones.

12. Utilización de las Base de datos
herramientas de la
comunicación
Entre los datos más importantes que se deben conservar se encuentra:
 Nombre de la empresa a la que pertenece.
 Contacto de la persona: se debe incluir el tratamiento con el que se va a
dirigir. Don, Doña, Señor, Señora, Excelentísimo, licenciado, doctor, Magister,
etc.
 Cargo: Corresponde a la función que desempeña la persona a la que se va a
dirigir. Ministro, Presidente, Periodista, etc.
 Dirección postal: se debe incluir la ciudad, departamento, nación, código
postal.

13. Utilización de las
herramientas de la Base de datos
comunicación
Las bases de datos pueden ser:
1. De medios
2. De autoridades
3. De asociados
4. De clientes actuales y potenciales
5. De líderes de opinión
Por ese motivo la naturaleza de la información cambia dependiendo de la base de
datos. En el caso de los periodistas es necesario incluir:
 Clase de medio (radio, prensa, televisión, internet, etc).
 Programa o sección: esto es con el propósito de establecer si cubre la
información del interés de la empresa.
 Fecha y hora de cierre: corresponde al identificar la dinámica del medio y saber
con anterioridad el tiempo que tienen el periodista para desarrollar su trabajo.

14. Utilización de las Base de datos
herramientas de la
comunicación
Entre los datos más importantes que se deben conservar se encuentra:
 Dirección electrónica: es necesario incluir con claridad luego del @ al
servidor o cuenta al que pertenece.
 Teléfono: al momento de escribirlo se debe incluir el indicativo de la
ciudad y del país si es el caso de extranjeros.
 Celular: solo si la persona quiere entrega esta información debe ser
incluida.
 Página web, blogg o cualquier otra herramienta de la web 2.0

15. Utilización de las
herramientas de la Mensajes claves
comunicación
Son enunciados que sintetizan el mensaje.
Se denominan Mensajes blindados o
Key Messages y tienen la intensión de
comunicar con respecto a un tema.
Para que estos sean efectivos, es necesario
que no dejen lugar a interpretaciones o
repaso de las mismas.
Su extensión debe ser la apropiada para
entregar toda la información, pero no tan
larga para generar interpretaciones de
terceros.
La retórica en estos casos debe hacerse a un
lado puesto que se encuentra lejos de
contenidos relevantes de interés para ese
público objetivo.

16. Utilización de las
herramientas de la El comunicado
comunicación
 Es efectivo como medio masivo de
comunicación.
 Este se puede desarrollar en dos vías,
interno y externo y muchas veces por esto
varía su periodicidad.
 En el caso de los internos hay fechas
establecidas donde se publica la
información con la recopilación del
material a comunicar durante un mes o 15
días; mientras que en lo externo puede ser
diario o con la intensión que tenga la
empresa de dar a conocer sus
acontecimientos.
 En cada uno de los casos apunta a informar
sobre un hecho en específico.

17. Utilización de las
herramientas de la Pasos para el comunicado de
comunicación prensa
Lugar y fecha de edición
Busca indicar al periodista el
lugar donde se originó la
información a tratar, al igual
que el día, mes y año.
Estos datos son relevantes
porque muchas veces
dependiendo de donde se
originó la información cobra
relevancia para el
comunicador.

18. Utilización de las
herramientas de la Pasos para el comunicado de
comunicación prensa
Cuerpo del comunicado
Este espacio guarda una relación alta con la nota periodística. La clave está en buscar la
forma de entregar la información de manera atractiva y con todos los datos relevantes
sobre lo que se quiere comunicar.
En el cuerpo, de igual manera se abordan las seis preguntas problemas:
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Cuándo?
¿Dónde?
¿Por qué?
El primer párrafo debe obedecer al tema principal y los siguientes a lo destacado por los
subtítulos.

19. Utilización de las
herramientas de la Pasos para el comunicado de
comunicación prensa
Cuerpo del comunicado
Este espacio guarda una relación alta con la nota periodística. La clave está en buscar la
forma de entregar la información de manera atractiva y con todos los datos relevantes
sobre lo que se quiere comunicar.
En el cuerpo, de igual manera se abordan las seis preguntas problemas:
¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Cuándo?
¿Dónde?
¿Por qué?
El primer párrafo debe obedecer al tema principal y los siguientes a lo destacado por los
subtítulos.

20. Utilización de las
herramientas de la Pasos para el comunicado de
comunicación prensa
Identificación de la organización
 Conocido con su nombre en inglés “Boiler plate”, se expone brevemente los
datos de la empresa.
 Nombre de la organización
 Dirección de página web
 Origen
 Posicionamiento
 Características, entre otras.

21. Utilización de las
herramientas de la Pasos para el comunicado de
comunicación prensa
Datos del contacto
Es importante dejar un espacio de referencia para que el periodista que recibe la
nota, pueda ponerse en contacto.
Los datos son:
 Nombre
 Cargo
 Teléfono
 Fax
 Correo Electrónico
 Página web o blog
 La respuesta oportuna y ágil a un periodista ayuda de manera importante a
que la información sea incluida dentro de los medios de comunicación.

22. Utilización de las
herramientas de la Consejos básicos para
comunicación conseguir la difusión de una
nota de prensa
1. Asegurarse que la información sea noticia. (Novedosa y de interés para el
público).
2. Evitar enviar información no relevante.
3. identificar el perfil del medio de comunicación y adaptar la nota de prensa al
público que el medio maneje.
4. La relevancia de la información, debe estar concentrada en la noticia, más no
en el autor de la información (empresa).
5. Tener empatía con el público del medio y determinar con anterioridad el por
qué le interesa la información.
Tomado de:
Relaciones públicas: la eficacia de la influencia.

23. Utilización de las
herramientas de la Distribución de nota de
comunicación prensa
Las notas se pueden distribuir de
manera virtual a través de los correos
electrónicos. Sin embargo existe la
opción de cargar la información a la
página web de la empresa, y así estar
disponible a quien lo requiera.
En el caso de distribuirse vía correo
electrónico, debe tener en cuenta:
El asunto debe ser puntual e
impactante. (se recomienda escribirlo
en mayúsculas para que resalte de los
otros correos electrónicos).

24. Utilización de las
herramientas de la Dossier de prensa
comunicación
Aunque tiene muchos nombres como Kit de prensa, media kit, perfil de la empresa;
trata de la recopilación de información escrita, grafica, audiovisual o multimedia que
una organización tenga para presentar ante los medios de comunicación.
Este busca completar la información que se tenga y presentar con detalle el hecho que
convoca a la prensa.
Su redacción a diferencia del comunicado, debe estar enfocada en la parte
documental donde se presenta el tema y su desarrollo. Este debe ser frio y muy
explicativo, nada de darle un tono comercial o de seducción al cliente.
Por lo general se trata de una presentación lujosa donde se pretende informar sobre
el servicio o producto, en especial cuando los eventos son de mucha relevancia o
donde se presentan productos del mismo sector como es el caso de las ferias.

25. Utilización de las
herramientas de la Componentes del Dossier
comunicación
En el caso que este se dirija a periodistas, dependerá del evento a desarrollar
Para un viaje de prensa, es necesario incluir:
 Programa previsto por la organización
 Lista de persona que intervendrán en la conferencia. Este en necesario que
contenga: nombre, título, función y un breve perfil.
 Texto o resumen de las intervenciones
 Hojas en blanco para que el periodista tome nota.
Su presentación puede ser de manera tradicional es decir impreso o interactivo el cual
se divide en CDy/o DVD, e internet.

26. Utilización de las
herramientas de la Componentes del Dossier
comunicación
 Portada, con un título que indique el tema a tratar. Además deberá contener el
logotipo o la imagen corporativa de la empresa que presenta el Dossier.
 Sumario con la indicación de cada uno de los temas a tratar.
 Un comunicado de prensa, delante o detrás del sumario. También se puede
remplazar por una carta de presentación del máximo responsable de la empresa.
(solo si es necesaria).
 Historia de la organización
 Misión y Valores corporativos
 Perfil de la alta dirección con fotografías
 Datos financieros que incluyan: tablas y gráficos.
 Datos organizacionales: número de empleados, productos, etc.
 Proyecciones del negocio
 Lo que dice la prensa de la organización
 Casos de éxito
 Testimonios
 Información de contacto

27. Referencias
Rojas, O. (2008). Relaciones públicas: La eficacia de la influencia (2da ed.). Madrid:
ESIC Editorial.
Xifra, J. (2007). Las Técnicas de Relaciones Públicas. (pág. 311). Barcelona: UOC.
Inforpress, 1999

28. Gracias