El documento describe los planes para crear una oficina de proyectos. Explica que la oficina actuará como unidad de soporte para todas las áreas de la organización, administrando proyectos dentro del plazo, costo y calidad requeridos a través de métodos establecidos. También presenta un plan de acción que incluye definir la misión, metodología, estado actual y deseado, y estructura de la oficina de proyectos.

1. Creación oficina de
proyectos
Por: Geovanny Naranjo Noguera Máster en
Proyectos. Universidad de Sydney Australia

2. Temas
• ¿Por qué?
• Marco Teórico
• Estado Actual
• Estado deseado
• Plan de Acción

3. Plan de Acción: Misión
Se define el propósito de la Unidad de Planeación y Proyectos,
dependiendo la función que vaya a desempeñar en la organización.
Unidad de Planeación y Proyectos
Actuar como unidad de soporte para
todas las áreas de la organización, como
respaldo en la administración de
proyectos dentro del plazo, costo y
calidad requeridos, a través de métodos y
procesos establecidos.

4. Causas de las fallas de los proyectos
Fuente: The Standish group, The Chaos study

5. Qué es una Oficina de Proyectos
• Es una unidad de servicio que
profesionaliza efectivamente el
liderazgo de proyectos para la
Organización.
• Es un centro de competencia y un
repositorio de información de
mejores prácticas y metodologías.
• Tiene el potencial de asumir una o
varias de las siguientes funciones:
– Evaluación de recursos
– Metodología estándar
– Planeación de proyectos
– Gerencia de proyectos
– Revisión y análisis de proyectos

6. Plan de Acción para la Oficina de Proyectos
Mercadeo e
Evaluación del Desarrollo de la
Planeación introducción en la Implementación
estado actual capacidad
organización
Mejoramiento continuo

7. Marco Teórico: Modelo de Madurez
Para que la gestión de un proyecto tenga éxito y perdure en el tiempo es necesario desarrollar un
modelo de madurez, que contemple el camino que se va emplear para alcanzar la excelencia en la
dirección de proyectos.
Mejores
•Proyectos ocurren sin lógica estratégica Prácticas
• Pobre iniciación
• Pobre comunicación
• Bajo manejo de interdependencias Competente
• Planeación insuficiente
• Beneficios no definidos
• No estándar
Conciencia en PM
•Tasa de éxito: 40%
Iniciando en PM

8. Marco Teórico: Modelo de Madurez
Mejores
•Proyectos son iniciados formalmente
• Planes primitivos
Prácticas
• Varios estándares
• Poca disciplina Competente
• Metodología introducida
• Manejo vago de involucrados
• Proyectos manejados con
procesos de negocio Conciencia en PM
Tasa de éxito: 60%
Iniciando en PM

9. Marco Teórico: Modelo de Madurez
•Metodología bien definida y soportada
Mejores
• Involucrados entienden y aceptan sus Prácticas
responsabilidades
• Medidas de control soportan la
administración de proyectos Competente
• Administración de proyectos orientada al
logro de objetivos
• Control de riesgos Conciencia en PM
Tasa de éxito: 75%
Iniciando en PM

10. Marco Teórico: Modelo de Madurez
•Programa formal de mejoramiento continuo
Mejores
• Buenas medidas de seguimiento que Prácticas
generan optimización
• Proyectos altamente riesgosos manejados
exitosamente Competente
• Respeto y soporte a los proyectos
Tasa de éxito: mayor al 75% Conciencia en PM
Iniciando en PM

11. Marco Teórico: Estado Actual
Se analiza y determina en que estado se encuentra actualmente la organización
en el tema de gestión de proyectos.
Mejores
Prácticas
Competente
Conciencia en PM
Iniciando en PM

12. Marco Teórico: Estado Deseado
Luego de determinar la situación actual de la organización se hace la proyección al estado
que se desea llegar. Ejemplo:
Estado Actual Estado Deseado
• Algunos proyectos comienzan • 70% de los proyectos
formalmente comenzados formalmente
• Planes primitivos • Proyectos con análisis de
• Varios estándares viabilidad hecho
• Poca disciplina • Evaluación de riesgos y calidad
• Metodología introducida • Metodología utilizada en los
• Manejo vago de involucrados proyectos
• Proyectos manejados con • Seguimiento estructurado en
procesos de negocio tiempo y costo
• Plan de involucrado y
comunicación

13. Plan de Acción: Estado Deseado
Conciencia lograda
Se estipula a donde Método Sep - Dic
se quiere llegar y se Estándar
establecen fechas
Acompañamiento
Ago – Sep
Capacitación del proceso
Implementación PMIS
Definición de documentación Ene - Jun
Definición de Metodología

14. Plan de Acción: Estado Deseado
Mejores
Prácticas
Competente
……
(2013) Conciencia en PM
(2012)
Iniciando en PM

15. Plan de Acción: Soporte de la Oficina de Proyectos
OFICINA DE
PROYECTOS
Identificación de Garantizar
Metodología Oportunidades Viabilidad
Calidad
Seguimiento a
Resultados
Integración mejores
Metodología
prácticas

16. Plan de Acción: Estructura
Inicio
Presentar estrategia de
negocio rectora del proyecto
Propuesta de
Definir la iniciativa Proyecto
Conoce todas las Identificación
Investigar
oportunidades de No Oportunidades de
Oportunidades de
negocio o Negocio
alternativas? Negocio
Sí
Estudio de
Viabilidad Analizar la Viabilidad
No
Proyecto
viable?
Plan de proyecto
S
Documento de
í
Fase de planeación Reporte de
Requerimientos
ReuniónLista de chequeo de
Documentos resultantes del
evaluación
Fase de Ejecución proyecto (manuales,
Informe de estado de etc)
procedimientos,
proyecto
Fase de Control
Control de Cambios
Reporte de cierre
Lista de chequeo de
Fase de Cierre cierre
Acta de entrega
Fin

17. Pasos a seguir: Unidad Editorial
• Sesión de capacitación en proyectos y
comité general de proyectos
– Designar participantes de la
Unidad Editorial
• Definir que tipo de herramientas se
van a emplear que corroboren en la
ejecución de los proyectos:
– Boletines
– Software
• Considerar crear comité conjunto de
proyectos
• Definición de metodología de comités
• Plan para Portafolio.