Gestión de las Adquisiciones, PMBOOK.

Gestión de las Adquisiciones
Herramientas de Administración
Manuel García Marcelli Álvaro Torres Barrientos

Gestión de las adquisiciones.
• Incluye los procesos de compra o adquisición de
los productos, servicios o resultados que es
necesario obtener fuera del equipo del proyecto.
• Implican contratos, que son documentos legales
que se establecen entre un comprador y un
vendedor.

Que es un contrato
• Un contrato es un documento legal que
representa un acuerdo vinculante para las
partes.
 Vendedor: Se obliga a proveer los productos,
servicios o resultados especificados.
 Comprador: se obliga a proporcionar dinero o
cualquier otra contraprestación válida.

Procesos de Gestión de Adquisiciones.
Planificar las Adquisiciones.
Efectuar las Adquisiciones.
Administrar las Adquisiciones.
Cerrar las Adquisiciones.

Planificar las Adquisiciones.
• Es el proceso de documentar las decisiones de
compra para el proyecto, especificando la forma
de hacerlo e identificando a posibles vendedores.
¿Comprar o no?
¿Qué? ¿Cómo?
¿Cuándo? ¿Cuánto?

1. Línea base del alcance.
2. Documentación de requisitos.
3. Acuerdos para trabajar en equipo.
4. Registro de riesgos.
5. Acuerdos contractuales relacionados con los
riesgos.
6. Requisitos de recursos de la actividad.
7. Cronograma del proyecto.
8. Estimaciones de costos de las actividades.
9. Línea base del desempeño de costos.
10. Factores ambientales de la empresa.
11. Activos de los procesos de la organización.
Planificar las adquisiciones.
Entradas.

1. Análisis de hacer o comprar.
Es una técnica general de dirección utilizada para
determinar si un trabajo particular puede ser
realizado de manera satisfactoria por el equipo del
proyecto o debe ser adquirido a fuentes externas.
Herramientas y técnicas.

2. Juicio de Expertos.
Se utilizará el juicio de expertos técnicos para
evaluar las entradas y salidas de este proceso. El
juicio de expertos en compras también se puede
utilizar para desarrollar o modificar los criterios
que se aplicarán en la evaluación de las
propuestas de los vendedores.
Herramientas y Técnicas.

3. Tipo de Contrato.
• El tipo de contrato que se utilizará, así como los términos y
condiciones específicos del contrato, determinan el grado de
riesgo asumido por el comprador y el vendedor.
• Todas las relaciones legales contractuales se encuadran en
una de las siguientes dos grandes categorías:
▫ Contratos de precio fijo.
▫ Contratos de costo reembolsable.
• Aunque existe un tercer tipo híbrido utilizado
frecuentemente:
▫ Contrato por tiempo y materiales.

• Esta categoría de contrato implica establecer un
precio total fijo para un producto o servicio
definido que se va a prestar.
▫ De precio fijo cerrado.
▫ De precio fijo más honorarios con incentivos.
▫ De precio fijo con ajuste económico de precio.
Tipo de contrato: De precio fijo.

• Esta categoría de contrato implica efectuar pagos
(reembolsos de costos) al vendedor por todos los
costos legítimos y reales en que incurriera para
completar el trabajo, más los honorarios que
representen la ganancia del vendedor.
▫ De costo más honorarios fijos.
▫ De costo más honorarios con incentivos.
▫ De costo más honorarios por cumplimiento de
objetivos.
Tipo de contrato: De costos reembolsables.

• Son un tipo híbrido de acuerdo contractual que
contiene aspectos tanto de los contratos de
costos reembolsables como de los contratos de
precio fijo.
• A menudo, se les utiliza para aumentar personal,
la adquisición de expertos y cualquier tipo de
apoyo externo cuando no es posible establecer
con rapidez un enunciado preciso del trabajo.
Tipo de contrato: Por tiempo y materiales.

1. Plan de Gestión de las Adquisiciones.
2. Enunciado del Trabajo Relativo a la Adquisición.
3. Decisiones de Hacer o Comprar.
4. Documentos de la Adquisición.
5. Criterios de Selección de Proveedores.
6. Solicitudes de Cambio.
Salidas.

Efectuar las adquisiciones.
• El proceso de efectuar las adquisiciones consiste
en obtener respuesta de los vendedores,
seleccionar un vendedor y adjudicar un contrato.
• En este proceso se reciben las ofertas y
propuestas donde se aplican criterios
previamente definidos de selección, con el fin de
seleccionar uno o más vendedores calificados
para efectuar el trabajo.

Entradas.
1. Plan para la dirección del proyecto.
2. Documentación de la adquisición.
3. Criterios de selección de proveedores.
4. Lista de vendedores calificados.
5. Propuestas de los vendedores.
6. Documentos del proyecto.
7. Decisiones de hacer o comprar.
8. Acuerdos para trabajar en equipo.
9. Activos de los procesos de la organización.

1. Conferencia de oferentes.
son reuniones con todos los posibles vendedores y
compradores antes de la presentación de ofertas o
propuestas.
2. Técnicas de evaluación de propuestas.
En el caso de adquisiciones complejas el comité de
evaluación realizará su selección, que deberá ser aprobada
por la dirección antes de la adjudicación.

3. Estimaciones independientes.
En el caso de muchos elementos de adquisición, la
organización compradora puede elegir entre preparar su
propia estimación independiente o contratar los servicios
de un estimador profesional externo.
4. Juicio de expertos.
El juicio de expertos puede ser utilizado para evaluar las
propuestas de los vendedores.

5. Publicidad.
Las listas existentes de vendedores potenciales a menudo
pueden ser ampliadas si se colocan anuncios en
publicaciones de amplia difusión, tales como periódicos
selectos, o en publicaciones profesionales especializadas.
6. Búsqueda en internet.
Internet ejerce una influencia considerable en la mayoría
de las adquisiciones del proyecto y en la cadena de
suministro de las organizaciones.

1. Vendedores seleccionados.
2. Adjudicación del contrato de adquisición.
3. Calendarios de recursos.
4. Solicitudes de cambio.
5. Actualización al plan para la dirección del
proyecto.
6. Actualizaciones a los documentos del proyecto.
Salidas.

• Proceso que consiste en gestionar las relaciones de
adquisiciones, supervisar el desempeño del contrato
y efectuar cambios y correcciones según sea
necesario.
• Tanto el comprador como el vendedor administran
el contrato de adquisición con finalidades similares.
Cada uno debe asegurar que ambas partes cumplan
con sus respectivas obligaciones contractuales y que
sus propios derechos legales se encuentren
protegidos.

• Incluye la aplicación de los procesos de Dirección
de Proyectos entre los que se encuentran:
 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
para autorizar el trabajo del vendedor en el
momento oportuno.
 Informar el Desempeño
para monitorear el alcance, el costo, el cronograma
y el desempeño técnico del contrato.

 Realizar el Control de Calidad
para inspeccionar y verificar la conformidad del producto
del vendedor.
 Realizar el Control Integrado de Cambios
para asegurar que los cambios sean aprobados
correctamente y que todas las personas que necesiten
estar informadas de dichos cambios efectivamente lo estén.
 Monitorear y Controlar los Riesgos
para asegurar que los riesgos sean mitigados.

1. Documentos de la adquisición.
3. Contrato.
4. Informes de desempeño.
5. Solicitudes de cambio aprobadas.
6. Información sobre el desempeño del trabajo.
Administrar las adquisiciones.
Entradas.

1. Sistema de control de cambios del contrato.
Un sistema de control de cambios del contrato define el
proceso por el cual la adquisición puede ser modificada.
2. Revisiones del desempeño de las adquisiciones.
Es una revisión estructurada del avance del vendedor
para cumplir con el alcance y la calidad del proyecto,
dentro del costo y en el plazo acordado, tomando el
contrato como referencia.

3. Inspecciones y auditorias.
Las inspecciones y auditorías solicitadas por el comprador
y respaldadas por el vendedor según se especifica en el
contrato de adquisición pueden realizarse durante la
ejecución del proyecto para verificar la conformidad de los
procesos o entregables del vendedor.
4. Informes de desempeño.
Proporcionan a la Dirección información sobre la
efectividad del vendedor en el logro de los objetivos
contractuales.

5. Sistemas de pago.
Por lo general, los pagos al vendedor son procesados
por el sistema de cuentas por pagar del comprador
luego de que una persona autorizada del equipo del
proyecto certifique que el trabajo es satisfactorio.
6. Administración de reclamaciones.
Las reclamaciones son documentadas, procesadas,
monitoreadas y gestionadas a lo largo del ciclo de vida
del contrato, generalmente de conformidad con los
términos del mismo.

7. Sistemas de gestión de registros.
Es utilizado por el director del proyecto para
gestionar la documentación y los registros del
contrato y de las adquisiciones.

2. Actualizaciones a los activos de los procesos de
la organización
3. Solicitudes de cambio.
4. Actualizaciones al plan para la dirección de
proyectos.
Salidas.

Cerrar las Adquisiciones.
• Proceso de finalizar cada adquisición para el proyecto.
• Verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean
aceptables.
• Finalizar actividades administrativas, reclamaciones abiertas,
actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales y
archivar dicha informacion para su uso en el futuro.
• La finalización anticipada de un contrato es un caso especial
de cierre de una adquisición, que puede deberse a un acuerdo
mutuo entre las partes, al incumplimiento de una de las partes
o a la conveniencia del comprador, siempre que el contrato así
lo prevea.

Cerrar las adquisiciones.
Entradas.

1. Auditorias de la adquisición.
Es una revisión estructurada del proceso de adquisición,
desde el proceso Planificar las Adquisiciones hasta el
proceso Administrar las Adquisiciones.
2. Acuerdos negociados.
En toda relación de adquisición, el acuerdo definitivo y
equitativo de todos los asuntos, reclamaciones y
controversias pendientes a través de la negociación es un
objetivo fundamental.
3. Sistema de gestión de riesgos.

1. Adquisiciones cerradas.
2. Actualizaciones a los activos de los procesos de
la organización.
Salidas.

Bibliografía.
• Guía del PmBook, capítulo 12. Pág. 267-291

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