El documento proporciona una introducción a los conceptos básicos de administración. Explica las principales áreas funcionales de una organización como producción, finanzas, recursos humanos, comercialización y compras. También describe algunas tareas típicas de cada área funcional y cómo estas áreas deben coordinarse para que la organización funcione de manera efectiva. Además, incluye ejemplos de estructuras organizativas comunes y el proceso administrativo general que siguen los gerentes para planificar, organizar, dirigir y controlar el trabajo

1. Diplomado a Distancia 2008 ADMINISTRACIÓN PARA LA GESTIÓN GERONTOLÓGICA “ INTRODUCCIÓN AL TEMA DE LA ADMINISTRACIÓN” Alberto Armstrong V . Profesor Emérito Escuela de Administración

2. Proceso Transformación Abastecimiento Compras Bodega Proceso Productivo Fabricación Equipos Gente Producto Terminado Bodega Productos. Terminados Comercialización Ventas, Estudios Mercado Propaganda, Publicidad Transporte Cliente Nacional Extranjero Finanzas Contabilidad Control Financiero Informes Créditos Cobranzas Caja Servicios Generales Aseo Seguridad y Vigilancia Jardines Sist. Comunicación Teléfonos Mantención Oficinas Transporte RR.HH. Selección Capacitación Remuneraciones Beneficios Servicios Prevención de Accidentes Otras Mantención Equipos Producción Ingeniería Mejora Procesos Productivos

3. Ejemplo Fábrica Empanadas Cebollas Aceite Carne Huevos Harina Aceitunas Cocina Ollas/sartenes Mesones Cuchillos, tenedores, cucharones Mezcladoras Horno Insumos Equipos Avisos marketing Panfletos casa por casa Carteles Estimación Ventas nº empanadas Registro pedidos Contabilidad/Finanzas - Pago Insumos Pago Electricidad Pago Sueldos Pago Impuestos Cálculo Costo Empanada Utilidad Servicios Aseo Teléfono RR.HH. 2 cocineras 1 vendedor/cajera/toma pedidos 1 repartidor Mantención Cocina Mezclador Horno Ingeniería Mejora Proceso Productivo Empanadas – Vitrina Venta mesón Despacho a domicilio

4. Hogar Adulto Mayor Selección “clientes ” Insumos Equipamiento, Localización, Capacidad Dormitorios Living Comedor Salas entretención Baños Calefacción Iluminación Cocina/Lavandería TV Sala juegos Actividades Producto Final: Objetivo Bienestar / Clientes Calidad Vida: Cuidado, Entretención, Atención permanente, Salud Caja/Finanzas - Pago Cuentas Pago Remuneración Ingresos Clientes Aportes Servicios Generales Aseo Teléfonos Vigilancia Ornato Jardineros Personal: Cocinero Cuentas / Contabilidad Enfermero Auxiliares / Expertos Mantención / Eléctrico Mecánico Ingeniería Mejora Proceso Disposición

5. Proceso Administrativo ¿Cómo procede un administrador? Planifica, lo que implica fijar metas y estrategias Para ello se requieren antecedentes (estudios) que debe entregar el área comercial como posibles clientes y sus necesidades, precios de venta, forma de hacer llegar los productos a los clientes. También se requieren antecedentes sobre los procesos productivos y equipos existentes para producir los bienes y servicios. 2) Se organiza: ordenamiento por función o actividad 3) Dirige, Ejecuta, Toma decisiones 4) Controla Para lo cual requiere informaciones, datos. Se supone que todo lo anterior está coordinado entre sí.

6. Gerente General Organigrama o Estructura Organizacional Típica Gerente de Compras Gerente de Operaciones Gerente de RRHH Gerente de Finanzas Gerente Comercial Gerente Administración

7. Algunos ejemplos de tareas o responsabilidades típicas de las áreas funcionales: Área Comercial: Estudios de Mercado: dentro de la línea de productos o servicios que produce la institución o empresa, determinar quién, donde y a qué precio podremos vender los productos o servicios. Publicidad, propaganda: cómo y a través de qué medios informaremos a los clientes potenciales de los productos o servicios que podemos ofrecerles y del precio de los mismos. Avisos. Créditos, descuentos y formas de pago. Determinar la forma cómo vamos a hacer llegar nuestros productos a los clientes: distribuidores, vendedores propios, locales propios de venta.

8. Actividades post venta: satisfacción del cliente, cambios de productos, servicio técnico para reparaciones y venta de repuestos. Área Compras o Abastecimiento: Determinación de las necesidades de insumos, piezas, partes, etc. Tipo y calidad y momento en el tiempo en que serán necesarios. Contacto con proveedores nacionales y extranjeros. Tipo de producto o servicio que nos ofrecen, calidad, precios y cantidad y momento de entrega. Decisión de compra: acuerdo o contrato. Bodega de recepción: control de la cantidad y calidad. Informe al área de finanzas para pago. Entregas al área de operaciones o producción.

9. Área de Operaciones, producción o fabricación: Ordenamiento de las líneas de producción de acuerdo a la tecnología o tipo de proceso productivo. Rutinas de producción y disposición interna de equipos. Planificación de la producción: cantidad a producir por día, semana o mes de acuerdo a las necesidades de venta entregadas por el área comercial. Controles de calidad y de procesos. Mantención y reparación de equipos. Bodegas de piezas y partes.

10. Área de Recursos Humanos o de Personal: Estudio de necesidades de personal. Reclutamiento , selección y contratación. Proceso de orientación en la empresa y en el cargo. Desarrollo e implementación de procesos de evaluación de desempeño y capacitación. Coaching. Desarrollo de sistemas de compensación: remuneración base, remuneración variable (incentivos), bonos, asignaciones y beneficios. Desarrollo de programas de desarrollo de habilidades o destrezas interpersonales de los supervisores de todo nivel.

11. Desarrollo de actividades que mejoren la calidad de vida del personal. “Bienestar del personal”. Preocupación por el deporte y la recreación, las actividades culturales, la alimentación, la relación trabajo y familia, los problemas familiares, la vivienda, el alcoholismo y la drogadicción, etc. Seguridad industrial y la higiene ambientas: prevención de accidentes y enfermedades profesionales. Relaciones directas con el personal en general y con los representantes de los trabajadores en particular. Negociación Colectiva. Cumplimiento de la legislación laboral y de los derechos de los trabajadores. Control de la gestión de los recursos humanos.

12. Área de Finanzas y Contabilidad: Presupuestos de los ingresos y gastos a futuro. Registro de ingresos y gastos. Comparación de los presupuestos con la realidad. Control financiero. Pagar las cuentas. Impuestos. Imposiciones. Facturar y cobrar las ventas Preparar informes de ingresos y gastos (balance). Pagar las remuneraciones. Participar con otras personas en la determinación de las políticas de financiamiento de corto y pargo plazo, de créditos y cobranzas, de pago a proveedores, etc.

13. Área de Apoyos Varios (Administrativa) Seguridad de la planta: Vigilantes, portería, rondines. Jardines y ornato. Compras de elementos de oficina Movilización y transporte Computación y sistemas de información interno. Teléfonos y comunicaciones externas. Mantención de las oficinas y equipos de oficina Otros