Este documento describe el cargo de Auxiliar Administrativo en la Dirección de una organización. Entre las responsabilidades clave se encuentran actualizar la agenda del Director, atender llamadas telefónicas, organizar correspondencia, apoyar en actividades logísticas y interactuar con clientes. El cargo requiere título de bachiller y experiencias relacionadas con comunicación, archivo, servicio al cliente y herramientas de Microsoft Office.

1. AR-M-02
MANUAL DE DESCRIPCIÓN
DE CARGOS
VERSIÓN: 7
FECHA APROBACIÓN:
08/02/2013
1.IDENTIFICACIÓN
1.1. Denominación
1.2. Nivel
1.3. Dependencia
1.4. N° de cargos
1.5.Cargo a quien reporta
1.6. Cargos que le reportan
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
Auxiliar
Dirección
Uno (1)
Director
No tiene personal a cargo.
1. MISIÓN DEL CARGO
Asistir al Jefe de la dependencia a través de la ejecución de actividades administrativas y
secretariales, que permiten facilidad en la gestión con los clientes internos, externos y grupos
de interés.
2. RESPONSABILIDADES
Actualizar la agenda de las reuniones del Jefe de la Depedencia, realizando los ajustes de
acuerdo con las prioridades y la programación de las reuniones a nivel interno y externo.
Atender y realizar las llamadas telefónicas, desde y hacia la Dependencia
Elaborar y enviar documentos y comunicaciones a solicitud del Jefe de la Dependencia.
Organizar la correspondencia que ingresa y sale de la Jefatura de la Dependencia,
canalizándola y dándole el trámite correspondiente de acuerdo a las directrices establecidas.
Administrar el archivo de la Dependencia, de acuerdo a la normatividad vigente.
Apoyar en la parte logística de las actividades programadas por el jefe inmediato.
Ingresar al sistema y elaborar pedidos, memorandos, oficios y demás formatos del Sistema de
Gestión de Calidad
Interactuar con clientes que demandan información sobre los servicios del área.
3. COMPETENCIAS BÁSICAS
4.1. Formación
4.2. Experiencia
Título de Bachiller.
4.2.1. Directa
X
4.2.2. Relacionada
4. REQUISITOS NORMATIVOS
Técnicas de comunicación oral y escrita, manejo de archivo, servicio al cliente, manejo de
herramientas Microsoft Office.
5. COMPETENCIAS FUNCIONALES
Desarrollo del conocimiento
Gestión al aprendizaje
Orientación al logro

2. 6. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Tipo
Adaptación
Interacción Social
Responsabilidad
Actitud Cordial y de servicio
Nivel
Alto -AL
X
Nivel
Medio - MD
X
X
X
7. NIVEL DE RESPONSABILIDADES
Nivel
Alto -AL
X
X
Tipo
Por Supervisión
Por información confidencial
Gestión Integral
Por materiales y activos fijos
Por Seguridad y Salud Ocupacional
Nivel
Medio - MD
X
X
X
8. CONDICIONES DE TRABAJO
Ambiente y/o espacios de trabajo
La persona que ocupe este cargo contará
con oficina dotada con las herramientas,
materiales y equipos que faciliten y
permitan un buen desempeño laboral
Herramientas de trabajo
Computador, impresora, teléfono,
(intranet)
internet,
9. EXPOSICIÓN DE RIESGOS LABORALES
Tipo
Ergonómico
Físico
Psicolaboral
Nivel
Alto -AL
Nivel
Medio - MD
X
X
X
10. OBSERVACIONES:
Fecha de elaboración:
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Día: 21
Mes: 12
Dpto. de Gestión Humana
Director C.I.
Director Ejecutivo
Año: 2013