Este documento proporciona instrucciones sobre cómo usar algunas funciones de Excel para manejar grandes volúmenes de datos de manera rápida y eficiente, incluyendo validar datos, aplicar filtros y ordenar datos. Explica los pasos para validar datos ingresados para que cumplan con ciertos criterios, como valores numéricos entre 1 y 3 o opciones de una lista. También muestra cómo usar filtros para buscar y trabajar con un subconjunto de datos, y ordenar una base de datos por una columna específica.

1. CORPORACIÓN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIÓN SUPERIOR
FACULTAD DE INGENIERIAS – LINEA INFORMÁTICA
GUIA MANEJO DE LOS DATOS CON EXCEL
Elaborado por: Ing. Fanny León
Revisado por: Ing. Claudia Ben-amy
Muchas veces tenemos que manejar grandes volumenes de información y el Excel tiene las opciones
para hacerlo de manera rápida y eficiente, algunas de ellas son: Validar datos, Filtros y Ordenar
datos.
PASOS PARA LA VALIDACION DE DATOS
VALIDAR UN DATO: Permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda o
rango de Celdas.
EJEMPLO: Se quiere Validar la columna Categoría para valores entre 1 y 3
Realice este ejemplo dentro de la hoja de cálculo. Luego seleccione el rango que
quiere validar. (En este caso la columna Categoría, sin el título)
Seleccione el Rango que
quiere validar

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PASO1. BUSCAR LA OPCION DE VALIDACION DE DATOS
PASO2. CONFIGURACION
BUSQUE EN EL MENU PRINCIPAL
DATOS
LUEGO VALIDACION DE DATOS
DEFINE EL TIPO DE
DATO QUE TENDRA
LA CELDA O RANGO

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ESCOJA EL TIPO DE DATO QUE NECESITE: (*Número Entero, Decimal, Lista … (Ver imagen
anterior))
En este caso escoja: Número Entero
PASO3. MENSAJE DE ENTRADA
Debe estar
activo
Coloque un titulo
de alerta
Un mensaje
de ayuda
Se necesita
dar el rango
que solicita
el ejercicio:
valida
enteros entre
1 y 3
Ver más
opciones

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PASO 4. MENSAJE DE ERROR
PASO5. DIGITE VALORES EN EL RANGO QUE VALIDO (Para este ejemplo digite valores entre
1 y 3)
Debe estar
activo
Coloque un titulo
de alerta
Un mensaje que
muestra el error
Es el
icono
Ahora puede darle
ACEPTAR

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(Compruebe digitando valores diferentes a 1, 2 o 3).
VALIDACION DE DATOS TOMANDO LA OPCION LISTA
Para validar como Lista debe existir una lista: por tanto en la columna H, digite la lista que aparece
en la imagen.
RECORDANDO:
1. Seleccionar la columna que va a validar (columna sucursal - d2:d6; sin el título)
2. Ir a la Opción DATOS – VALIDACION DE DATOS – Lista

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3. Cuando Selecciona Lista aparece Origen (Celdas donde aparece la lista que hizo)
4. Finalmente vaya a la columna Sucursal y aparecerá la lista, escoja cualquier de las opciones
que muestra.
Celdas donde
digito la lista

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Si quiere eliminar la Validación, seleccione el rango al cual quiere quitar la validación, DATOS –
Validación de Datos – Borrar Todos y ACEPTAR.
Seleccione una
opción

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FILTROS
Filtrar datos es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de
celdas o de una columna de tabla y trabajar en él. Seleccione los títulos de la Base de Datos –
Luego vaya a DATOS - FILTRO
Click en Seleccionar todo,
para deseleccionar todas las
opciones, y luego escoja la
opción por la cual quiere
filtrar

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ORDENAR UNA BASE DE DATOS
Debe seleccionar toda la base de datos. Luego clic a DATOS – ORDENAR. (ordenamos por Marca)
FILTRO
POR
MARCA -
VERDE

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La columna
MARCA quedó
ordenada en orden
alfabético