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ANÁLISIS DE LOS DIFERENTES TIPOS DE REUNIONES
“Ninguno de nosotros es tan inteligente como
todos nosotros juntos”
Refrán Japonés
César Williams

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Índice:
1. Definición de reunión
2. Situaciones que distorsionan una reunión
3. Análisis de los diferentes tipos de reuniones
4. Problemas mas frecuentes
5. Conclusiones

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¿Qué es una reunión?
• Una situación de reflexión común para:
- Resolver asuntos, problemas
- Intercambiar opiniones
• Pero convocar reuniones sin alguna razón
particular puede ser una pérdida de
tiempo, dinero y da lugar a la “reunionitis”

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Situaciones que distorsionan una reunión
1. Llegar tarde e interrumpir saludando
2. Llegar tarde y preguntar por lo ya hablado
3. El que recibe llamadas en el móvil
4. El que va a la reunión sin prepararse
5. El que ataca a todos los demás
6. El que habla toda la reunión con el de al lado

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ANÁLISIS DE LOS
TIPOS DE REUNIONES

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TIPOS DE REUNIONES
1. REUNIONES PARA INFORMAR
2. REUNIONES PARA RECOGER INFORMACIONES
3. REUNIONES PARA FORMAR
4. REUNIONES PARA INTERCAMBIAR PUNTOS DE VISTA
5. REUNIONES PARA LLEGAR A UN ACUERDO
6. REUNIONES PARA GENERAR IDEAS
7. REUNIONES PARA TOMAR DESICIONES

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Tipos de reunión
• Para transmitir informaciones sobre temas de interés.
• Es una comunicación unidireccional.
• El participante se limita a escuchar el mensaje.
Reuniones Informativas:
• Nadie toma en serio la
reunión.
• Falta de tiempo de
preparación.
• Falta de enfoque en el
tema.
PROBLEMAS

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Tipos de reunión
Propósito principal es obtener datos, opiniones y puntos de vista de
los convocados
El moderador se convierte en receptor de informaciones e interrogador
por lo que debe saber:
• Escuchar con interés
• Hacer preguntas de distinta índole.
Reuniones recoger informaciones:
• Discusiones innecesarias.
• Se busca demasiada
información.
• La gente se va por las
ramas.
PROBLEMAS

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Tipos de reunión
Utilizadas por la dirección capacitar o formar a sus empleados.
• Suelen ser dinámicas
• Personalizadas
• Costo Significativo
Reuniones para formar:
• Costo Elevado del tiempo
de los empleados.
• Son extensas mas no
productivas.
PROBLEMAS

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Tipos de reunión
• Intercambio de opiniones
• Previo a la toma de decisiones populares
• Evaluar acciones o errores
• Suele existir un ambiente profuso en puntos de vista
Reuniones para intercambiar
puntos de vista:
• Diferentes puntos de vistas
• Excesivamente larga
• No son operativas, no se
toman decisiones
PROBLEMAS

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Tipos de reunión
• Se busca escoger una decisión.
• Se evalúan las consecuencias para luego modificar
• Reuniones para llegar a un acuerdo en el calendario vacacional
dentro de una empresa.
Reuniones para
llegar a un acuerdo:

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Tipos de reunión
En estas reuniones pretendemos que los participantes aporten ideas
para afrontar determinados problemas, mejorar un servicio o producto.
Las ideas son las ruedas del progreso. La capacidad de generar ideas
es crítica para el éxito.
Reuniones para generar ideas:

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Tipos de reunión
• Considerado como el mas difícil
• El grado de madurez mental del grupo debe ser alto
• El ambiente del grupo debe evitar de que sea negativo
• La decisión se alcanza en grupo
Reuniones para tomar decisiones:

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PROBLEMAS MAS FRECUENTES
PROBLEMA SOLUCIÓN
DESVIO DE LA
DISCUSIÓN
1. Ser tolerante si es una pequeña dispersión.
2. Si continúa, recobrar el control con delicadeza, pero
decididamente.
3. Centrar el tema
ENFRENTAMIENTO
DEL GRUPO CON EL
ANIMADOR
1. Dirigir la conversación para alejarla del punto conflictivo.
2. Pasar de situaciones. personales y atenernos a los
asuntos de trabajo.
3. Ponerse de acuerdo a nivel de personas adultas
ALBOROTO EN EL
GRUPO
1. Transmitir cierta tranquilidad y pedir afablemente un
mínimo de orden.
2. Establecer rondas de intervención . Respetar un orden al
hablar.
PASIVIDAD DEL
GRUPO
1. Comprometer más a las personas.
2. Participación rotativa obligatoria

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Conclusiones
1. Es una herramienta de comunicación muy útil.
2. La planificación ayudará a obtener mejores resultados
en menos tiempo.
3. No todos van a estar de acuerdo con lo que constituirá
la mejor manera de resolver los problemas, pero los
desacuerdos amigables sobre las soluciones pueden
ser beneficiosos.
4. Se pueden fijar fechas específicas para el cumplimiento
de los objetivos y su seguimiento posterior.

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Reflexión
“Si en una reunión todo el mundo
piensa lo mismo, significa que
alguno no está pensando”
General George Patton

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Gracias