Tipo de reuniones en una empresa

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Tipo de reuniones en una empresa

  1. 1. 1 ANÁLISIS DE LOS DIFERENTES TIPOS DE REUNIONES “Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros juntos” Refrán Japonés César Williams
  2. 2. 2 Índice: 1. Definición de reunión 2. Situaciones que distorsionan una reunión 3. Análisis de los diferentes tipos de reuniones 4. Problemas mas frecuentes 5. Conclusiones
  3. 3. 3 ¿Qué es una reunión? • Una situación de reflexión común para: - Resolver asuntos, problemas - Intercambiar opiniones • Pero convocar reuniones sin alguna razón particular puede ser una pérdida de tiempo, dinero y da lugar a la “reunionitis”
  4. 4. 4 Situaciones que distorsionan una reunión 1. Llegar tarde e interrumpir saludando 2. Llegar tarde y preguntar por lo ya hablado 3. El que recibe llamadas en el móvil 4. El que va a la reunión sin prepararse 5. El que ataca a todos los demás 6. El que habla toda la reunión con el de al lado
  5. 5. 5 ANÁLISIS DE LOS TIPOS DE REUNIONES
  6. 6. 6 TIPOS DE REUNIONES 1. REUNIONES PARA INFORMAR 2. REUNIONES PARA RECOGER INFORMACIONES 3. REUNIONES PARA FORMAR 4. REUNIONES PARA INTERCAMBIAR PUNTOS DE VISTA 5. REUNIONES PARA LLEGAR A UN ACUERDO 6. REUNIONES PARA GENERAR IDEAS 7. REUNIONES PARA TOMAR DESICIONES
  7. 7. 7 Tipos de reunión • Para transmitir informaciones sobre temas de interés. • Es una comunicación unidireccional. • El participante se limita a escuchar el mensaje. Reuniones Informativas: • Nadie toma en serio la reunión. • Falta de tiempo de preparación. • Falta de enfoque en el tema. PROBLEMAS
  8. 8. 8 Tipos de reunión Propósito principal es obtener datos, opiniones y puntos de vista de los convocados El moderador se convierte en receptor de informaciones e interrogador por lo que debe saber: • Escuchar con interés • Hacer preguntas de distinta índole. Reuniones recoger informaciones: • Discusiones innecesarias. • Se busca demasiada información. • La gente se va por las ramas. PROBLEMAS
  9. 9. 9 Tipos de reunión Utilizadas por la dirección capacitar o formar a sus empleados. • Suelen ser dinámicas • Personalizadas • Costo Significativo Reuniones para formar: • Costo Elevado del tiempo de los empleados. • Son extensas mas no productivas. PROBLEMAS
  10. 10. 10 Tipos de reunión • Intercambio de opiniones • Previo a la toma de decisiones populares • Evaluar acciones o errores • Suele existir un ambiente profuso en puntos de vista Reuniones para intercambiar puntos de vista: • Diferentes puntos de vistas • Excesivamente larga • No son operativas, no se toman decisiones PROBLEMAS
  11. 11. 11 Tipos de reunión • Se busca escoger una decisión. • Se evalúan las consecuencias para luego modificar • Reuniones para llegar a un acuerdo en el calendario vacacional dentro de una empresa. Reuniones para llegar a un acuerdo:
  12. 12. 12 Tipos de reunión En estas reuniones pretendemos que los participantes aporten ideas para afrontar determinados problemas, mejorar un servicio o producto. Las ideas son las ruedas del progreso. La capacidad de generar ideas es crítica para el éxito. Reuniones para generar ideas:
  13. 13. 13 Tipos de reunión • Considerado como el mas difícil • El grado de madurez mental del grupo debe ser alto • El ambiente del grupo debe evitar de que sea negativo • La decisión se alcanza en grupo Reuniones para tomar decisiones:
  14. 14. 14 PROBLEMAS MAS FRECUENTES PROBLEMA SOLUCIÓN DESVIO DE LA DISCUSIÓN 1. Ser tolerante si es una pequeña dispersión. 2. Si continúa, recobrar el control con delicadeza, pero decididamente. 3. Centrar el tema ENFRENTAMIENTO DEL GRUPO CON EL ANIMADOR 1. Dirigir la conversación para alejarla del punto conflictivo. 2. Pasar de situaciones. personales y atenernos a los asuntos de trabajo. 3. Ponerse de acuerdo a nivel de personas adultas ALBOROTO EN EL GRUPO 1. Transmitir cierta tranquilidad y pedir afablemente un mínimo de orden. 2. Establecer rondas de intervención . Respetar un orden al hablar. PASIVIDAD DEL GRUPO 1. Comprometer más a las personas. 2. Participación rotativa obligatoria
  15. 15. 15 Conclusiones 1. Es una herramienta de comunicación muy útil. 2. La planificación ayudará a obtener mejores resultados en menos tiempo. 3. No todos van a estar de acuerdo con lo que constituirá la mejor manera de resolver los problemas, pero los desacuerdos amigables sobre las soluciones pueden ser beneficiosos. 4. Se pueden fijar fechas específicas para el cumplimiento de los objetivos y su seguimiento posterior.
  16. 16. 16 Reflexión “Si en una reunión todo el mundo piensa lo mismo, significa que alguno no está pensando” General George Patton
  17. 17. 17 Gracias

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