Programa de Gestión Documental
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El documento describe el Programa de Gestión Documental (PGD), incluyendo su definición, objetivos y procesos clave como la producción, recepción, distribución, trámite y organización de documentos. El PGD busca racionalizar la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida para facilitar su uso y preservación de acuerdo con la normativa archivística colombiana.
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Diapositivas gestión documental.
La gestión documental implica un conjunto de actividades administrativas y técnicas para planificar, procesar, manejar y organizar la documentación de una entidad desde su creación hasta su disposición final, facilitando su uso y conservación. Incluye procesos como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición de documentos. Los instrumentos archivísticos clave son el Cuadro de Clasificación Documental, la Tabla de Retención Documental y el Programa de Gestión Documental.
Organizacion de archivos
Este documento ofrece una introducción al concepto de archivo y sus elementos. Explica que un archivo es un conjunto de documentos acumulados por una entidad pública o privada. Los archivos son importantes para las entidades porque la información que contienen sirve como testimonio para la toma de decisiones. Además, describe los diferentes tipos de archivos, como los archivos de gestión, centrales e históricos; y los elementos básicos de un archivo como archivadores, legajos, carpetas y clasificadores.
Gestión documental
La gestión documental implica el procesamiento, manejo y organización de documentos desde su creación hasta su disposición final para facilitar su uso y preservación. Un sistema de gestión documental centralizado brinda beneficios a las empresas al controlar y organizar todos sus documentos, especialmente aquellas con operaciones en diferentes países. Un proyecto de gestión documental identifica los tipos de documentos, niveles jerárquicos, grado de digitalización deseado, tecnologías de reconocimiento de texto y volumen de documentos por tipo de usuario.
Gestion documental -Tipos de archivo
esta presentacion nos explicara en que consiste la gestion documental y en que se basa en torno a los tipos de archivo
Conservación de documentos
La Conservación de Documentos es un proceso técnico-archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración (R. J. Nº 073-85-AGN/J, del 31.05.1985, Norma S.N.A. 05: CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS).
Sistemas de gestión documental
Sistema de gestión documental, requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión Documental, generalidades, características.
Archivo Central
Este documento describe los procesos y objetivos del Archivo Central del Instituto Geológico, Minero y Metalúrgico de Perú. Explica que el archivo custodia documentos transferidos de otras unidades y garantiza el acceso a la información. También describe los procesos técnicos como la organización, descripción y conservación de documentos, así como los servicios archivísticos. Finalmente, explica que el archivo también custodia 271,051 expedientes mineros digitalizados.
Ciclo vital de los documentos
El documento trata sobre el ciclo vital de los documentos. Presenta tres oraciones:
1) El ciclo vital de los documentos incluye tres fases (archivos de gestión, archivos intermedios e históricos) y varias etapas como planeación, producción, organización y eliminación.
2) Una unidad de correspondencia centraliza la recepción, radicación y distribución de comunicaciones de una entidad siguiendo el Acuerdo 60 de 2001.
3) El Decreto 2609 de 2012 reglamenta parcialmente la Ley 594 de
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Este documento provee una introducción a los sistemas de gestión documental. Explica que estos sistemas permiten almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar y realizar el seguimiento de documentos en las organizaciones. Además, describe algunas características clave de estos sistemas como su carácter corporativo, dinámico e integrado con otros sistemas de gestión. Finalmente, resume una visita realizada al sistema de gestión documental de Ecopetrol donde se observó su implementación práctica.
Fondos acumulado o archivos inactivos
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GestióN Documental
El documento habla sobre la importancia de los archivos y la gestión documental. Explica que los archivos son importantes para garantizar derechos como el acceso a la información, y son fuentes para la historia y la identidad cultural. También describe los componentes y procesos de un programa de gestión documental como la clasificación, organización, consulta y disposición final de documentos.
TALLER 3: GESTIÓN DOCUMENTAL G2. CIDBA
Este documento presenta el taller 3 sobre gestión documental empresarial realizado por estudiantes de la Universidad del Quindío. El taller describe la visita a archivos de entidades públicas y privadas donde se identificaron conceptos y procesos archivísticos relacionados con la normatividad colombiana. Se realizaron preguntas a los funcionarios sobre temas como ciclo vital de documentos, series documentales y tablas de retención entre otros.
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Sistema ordenacion
El documento describe varios sistemas de ordenación de archivos como numéricos (ordinales y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y mixtos. También discute técnicas para la conservación de documentos como la microfilmación, digitalización y el uso de sistemas híbridos.
Diapositivas archivo
El archivo es el resultado de un proceso sistemático para guardar y organizar diversos objetos y documentos con el fin de preservar la memoria de una organización y facilitar la búsqueda de información. Los archivos pueden ser físicos, como carpetas, estantes y cajas, o electrónicos como discos magnéticos y computadoras. El procedimiento de archivo incluye inspeccionar, clasificar, codificar, distribuir y almacenar los documentos de manera ordenada según su contenido.
Pasos para la transferencia documental
Este documento describe los pasos para la transferencia de documentos de los archivos de gestión al archivo central. Estos pasos incluyen limpiar y clasificar los documentos de acuerdo a su tipo y tiempo de retención, seleccionar y depurar los documentos, foliarlos de manera legible, y almacenarlos en el archivo central bajo buena ventilación y protección para garantizar el acceso a la información y su conservación.
¿Como hacer una transferencia?
Esta diapositiva muestra los pasos y requisitos que se deben tener para hacer una transferencia documental, según el mini manual de tablas de retención documental del Archivo General de la Nación.
Sistema de archivo
El documento describe las etapas para la creación de un sistema de archivo, incluyendo el análisis de la institución y sus documentos, el diseño del sistema, la identificación y valoración de las series documentales, y la clasificación, ordenación y control de los documentos. Se explican conceptos como cuadros de clasificación y se proveen ejemplos de clasificación orgánica y funcional.
Archivo Y Clases De Documentos
Este documento describe las diferentes clases y características de los documentos de archivo. Se dividen los documentos según su vigencia en administrativos e históricos, y según su frecuencia de uso en activos e inactivos. Explica los diferentes formatos que pueden tomar los documentos como expedientes, legajos, libros y dossiers. Además, describe las características externas e internas de los documentos y cómo se clasifican según su naturaleza, origen, contenido y función. Finalmente, explica los diferentes valores que pueden tener los documentos.
Ordenacion Documental
El documento habla sobre la organización documental. Explica que la clasificación es dividir documentos en clases y series que forman parte de una estructura archivística. La ordenación une documentos relacionados de acuerdo a una unidad de orden preestablecida. Existen diferentes sistemas de clasificación y ordenación como el alfabético, numérico, cronológico y otros. El objetivo es mejorar la organización, clasificación y manejo de documentos en una institución.
Transferencias documentales
Este documento explica el proceso de transferencia de documentos entre archivos. La transferencia implica el traslado de documentos de un archivo a otro una vez que han cumplido su plazo de retención. El proceso incluye preparar los documentos, completar un inventario, embalar los documentos en cajas normalizadas y formalizar la transferencia mediante un acta firmada.
Despacho y recibo de documentos
El documento establece los procesos archivísticos relacionados con la gestión de documentos como la producción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final. Describe los procesos de recibo, despacho y control de correspondencia oficial que incluyen la verificación de documentos, registro, asignación de datos conforme a la normatividad, y controles de envío y recepción. También presenta los procesos de distribución de documentos al interior y exterior de la entidad que comprenden la identificación de dependencias, enrutamiento
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Este documento describe el proceso de transferencias documentales desde los archivos de gestión a los archivos centrales e históricos de acuerdo a las tablas de retención documental. Explica que las transferencias permiten garantizar el acceso a la información, controlar la documentación de manera ordenada y concentrar la información útil para la toma de decisiones. También detalla los pasos para preparar físicamente la documentación como limpieza, eliminación de materiales metálicos e identificación de material afectado, así como el uso de unidades de conservación como
Tecnicas de archivo
Este documento ofrece información sobre técnicas de archivo para organizar documentos de acuerdo con la normatividad vigente y políticas institucionales. Explica conceptos básicos de archivo como clasificación, ordenación y disposición de documentos usando principios archivísticos y tablas de retención. También cubre temas como valores documentales, legislación, y recomendaciones para la salud ocupacional en la administración de archivos.
1. organizacion archivos de gestion (word)
El documento presenta los pasos para organizar el archivo de gestión de una dependencia. Estos incluyen clasificar los documentos en de archivo y de apoyo, elaborar separadores, clasificar las series y subseries, identificar y ordenar las unidades documentales, foliar, ubicar físicamente, identificar archivadores e inventariar los documentos. También presenta los pasos para organizar y eliminar los documentos de apoyo.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
El documento proporciona instrucciones sobre la transferencia de documentos de oficinas a archivos centrales. Esto incluye transferir documentos que hayan cumplido su tiempo de retención designado, ordenarlos según su producción, y prepararlos físicamente para su almacenamiento a través de la limpieza, identificación, foliación y empacado en unidades de conservación como carpetas y cajas.
Instrumentos archivisticos
Los instrumentos archivísticos son herramientas con propósitos específicos para apoyar la gestión documental y la función archivística en las entidades. Algunos instrumentos archivísticos mencionados son las Tablas de Control de Acceso, los Bancos Terminológicos, la Tabla de Retención Documental, el Programa de Gestión Documental, el Plan Institucional de Archivos de la Entidad, el Modelo de Requisitos para Gestión Documental Electrónica, el Cuadro de Clasificación Documental y el Inventario Document
Procesos de un programa de gestion documental
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8 pasos de un pgd
La Gestión Documental como elemento de apoyo al proceso administrativo de una empresa que aporta a la sociedad avances significativos.
Internet en la gestión de organizaciones
Internet ha transformado la comunicación, el consumo y la forma de adquirir y compartir conocimiento. Para las empresas, no es solo un nuevo mercado sino un nuevo modelo de negocio. La web 2.0 se basa en usuarios que crean contenido y lo comparten, mientras que las empresas usan redes sociales, la nube y la movilidad para escuchar a clientes y colaborar con empleados.
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