gestión de stocks y compras

1. INDICE
Resumen
GESTIÓN DE INVENTARIOS,
STOCKS Y COMPRAS
1

2. INDICE
TEMARIO - INDICE
1.COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO - OBJETIVO
2.TIPOS Y ELEMEMTOS A COMPRAR
3.ORDEN DE COMPRA OC - CARACTERISTICAS
4.El METODO MRP
5.GESTION DE STOCKS E INVENTARIOS
6.NECESIDAD DE STOCKS
7.NATURALEZA DE LOS STOCKS
8.EVOLUACION DE STOCK, DIAG DE DIENTE DE SIERRA
9.LOTE OPTIMO CALCULO DE LOTE OPTIMO
10.CONTROL DE INVENTARIOS
11.DIAGRAMA ABC

3. INDICE
JERARQUÍA DE PROCESOS LOGÍSTICOS
BASES LOGÍSTICAS
Plan de
Demanda
Plan de
Layout
Estrategia
Logística
Plan de
Distribución
Plan de
Operación
Plan de
Flota o
contratación
Administración
de órdenes
Operación de
Bodegas
Control de
Inventario
Mantenimiento
equipos
Maestro de
Productos
Maestro de
Proveedores
y de Clientes
Organización y
Roles
Políticas
logísticas
Generación de reportes de la red logística
PROCESOS ESTRATEGICOS
•Segmentación Clientes/Proveedores
•Definición Política de Servicio
•Desarrollo clientes y proveedores
•Configuración de la red de distribución
•Comprar versus Fabricar
•Balanced Scorecard y Sistema
Incentivos
•Decisiones de Externalización
•Evaluación y Selección
Plan de inventarios
PROCESOS TACTICOS
•Planeamiento de Demanda e
Inventarios
•Plan de Distribución
•ABC/ABM de la red logística
•Plan de Operación
•Plan de Layout
•Plan de flota
PROCESOS
OPERACIONALES
•Administración
Según Plan
•Manejo de
órdenes

4. INDICE
LOGÍSTICA
Es el conjunto de técnicas y
medios destinados a gestionar:
El flujo de materiales
El flujo de información
Busca:
Menor costo
Mayor calidad
Menor tiempo de entrega

5. INDICE
LOGÍSTICA
OBJETIVO: mayor prestación de servicio a menor costo
MAYOR BENEFICIO
La logística empresaria integral es un sistema que contiene,
tres subsistemas con objetivos parciales en el flujo de los
productos:
de abastecimiento o logística de entrada
de producción o logística interna
de distribución o logística de salida.

6. INDICE
¿QUE SE ‘ENTIENDE’ POR
STOCKS?
Vocablo inglés que, en términos comerciales, significa: surtido de
mercancías, mercancías almacenadas, existencias, repuestos,
provisión, cantidad de materias primas, etc.
Su interpretación estrictamente empresarial, es sinónimo de
inventario y significa: cantidad o reserva de materias primas,
materiales, partes, semielaborados, repuestos y productos
terminados que se almacenan para su posterior empleo.

7. INDICE
¿QUÉ ES GESTIÓN DE STOCKS?
Planificación y control de inventarios (stocks) que deben
garantizar la disponibilidad oportuna de cantidades
requeridas de materiales y/o productos.
Protección contra los excesivos costos de inmovilización.
Función vital en la producción y distribución de artículos
mediante la instrumentación de políticas adecuadas a cada
situación.
Análisis minucioso de las necesidades, clasificación de los
stocks, estudio de sus costos y elaboración de modelos que
seleccionen las variables idóneas para el control.

8. INDICE
COMO GESTIONAR STOCKS
Que recursos se necesitan?  Listas de materiales de c/producto, calidad necesaria,
sustituto, precios (BOM)
Cual es la cantidad optima?  La necesario, lote económico
Como será adquirido? Procedimientos – decision $$ - politicas
Cuando se lo necesita?  Demanda – produccion - mercado
Quien lo proveerá?  Selección, comprar vs fabricar
Como se controlara la
cantidad?
 Método, procedimientos, normas, trazabilidad.
Como y donde se lo trae?  Palet, contenedor, tipo de transporte
De que manera se
embalara?
 Tipo de embalaje, descartables, reutilizables,
retornables (códigos de barras)
Donde y como se recibirá?  En proveedor, en el almacén, en un operador,
procedimientos, sistemas de información
Donde y como se guardará?  Tipo de almacenes, tipo de soportes, localización,
FIFO, LIFO, procedimientos, sistemas de información

9. INDICE
¿QUE HACE LA GESTIÓN DE
INVENTARIOS / STOCKS?
Define los principales parámetros para el diseño del almacén: número
de referencias, tipo de las referencias, unidades de carga,
estandarización de materiales, entre otras.
Determina cuáles referencias debemos tener en el almacén y cuáles
van directamente al proceso productivo o al cliente.
Establece la cantidad de unidades por referencia (máximos y
mínimos).
Define los modos y frecuencias de reposición.
Implementa métodos para el control físico del inventario.
Optimiza en forma continua el uso del almacén: nuevas referencias,
baja de referencias, nuevos niveles de stock, variantes del mercado,
nuevas tecnologías para el manipuleo de cargas y de la información,
entre otras.

10. INDICE
TRATAMOS HOY
COMPRAS O APROVISIONAMIENTO
Objetivo:
Adquirir los bienes o servicios necesarios para el
desarrollo de las actividades de la
Organización, cumpliendo:
Cantidad solicitada
Calidad especificada.
Recepción en tiempo y forma.
Costo más conveniente.

11. INDICE
TIPOS Y ELEMENTOS A COMPRAR
TIPOS DE ELEMENTOS A COMPRAR:
 DE PRODUCCIÓN STANDARD.
 DE PROVISIÓN MONOPÓLICA.
 ELEMENTOS ESPECIALES QUE REQUIEREN INFORMAR AL
PROVEEDOR LA INGENIERÍA DEL PRODUCTO REQUERIDO
 MATERIALES DE POCO VALOR Y COMPRA RUTINARIA, PAPELERÍA POR
EJEMPLO.
 BIENES IMPORTADOS
 SERVICIOS
TIPOS / FORMAS DE COMPRAS:
 POR LOTES O ELEMENTOS PUNTUALES. SE DECIDE Y SE COLOCA
UNA ORDEN EN CADA CASO.
 POR PROGRAMA CON ENTREGAS PREVISTAS PARA VARIOS MESES.
 POR “ASOCIACIÓN” CON EL PROVEEDOR.

12. INDICE
Gestión de Stocks o Inventarios
Necesidad de Inventarios en la empresa
Productos terminados:
 La fábrica trabaja contra stocks.
 Necesidad de nivelar la demanda agregada por falta de capacidad.
 Exhibición de productos. (Góndola de Supermercado por ejemplo)
Producción en proceso:
 Necesario para la producción enfocada a procesos (Prod.
Intermitente).
 Producción encadenada en distintas plantas .
Materias primas:
 Lote mínimo de elaboración o transporte del proveedor.
 En lotes más grandes, descuentos por escala, menores costos de
flete etc.

13. INDICE
Naturaleza de los stocks:
Dos problemas fundamentales de la gestión de stocks:
Cuanto pedir: cantidad o tamaño del lote a
proveedores externos o internos de la empresa (etapa
previa del proceso)
Cuando pedir. Punto de pedido
El stocks esta sujeto a:
 Demanda Independiente, la demanda no depende de la de
ningún otro ítem de stock. Ejemplo: inventario de producto terminado.
 Demanda Dependiente. Su demanda depende de la de otros
items que se llevan en stock. Ejemplo: todos los insumos de producción (MP
componentes y materiales)

14. INDICE
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE
STOCKEAR
Ventajas
 Disponibilidad de artículos siempre que se los necesite.
 Costo menor de adquisición, no solo por hacerlo en cantidad, sino
también por los gastos indirectos que ocasiona el acto de comprar.
 Equilibra actividades que funcionan a distinto ritmo (ej.: ventas y
producción).
 Evita quiebres, pérdidas de ventas por clientes insatisfechos, paradas
de proceso productivo.
Desventajas
 Disponibilidad de capital, y de hecho, escasez del propio capital para
efectuar otras inversiones.
 Necesidad de espacio físico
 Deterioro u obsolescencia del material
 Costo asociado a mantener el stock

15. INDICE
LOCALIZACIÓN DE STOCK vs.
IMPACTO FINANCIERO
El stock en depósito del proveedor, no tiene impacto
financiero para la empresa.
El stock en almacén de materia prima, está a cargo,
financieramente y físicamente, de la empresa, pero, el impacto
es menor que si tuviera productos terminados.
El stock en el proceso va sumando valor agregado, por lo
tanto, impacta financieramente, más que en el almacén.
El stock en el almacén de producto terminado, tiene el
impacto financiero de la suma del valor de la materia prima, más
el valor agregado por el proceso (hs/máquinas + hs/hombre).

16. INDICE
COSTOS A LA HORA DE COMPRAR
1. Costos de almacenamiento, de
mantenimiento o de posesión de stocks
2. Costos de lanzamiento del pedido
3. Costos de adquisición
4. Costos de ruptura de stocks

17. INDICE
EVOLUCION DE STOCK
STOCK DE
PROTECCION
Tiempo
M
P
Uso/consumo de M.P.
STOCK
MEDIO
Ingreso de M.P.
PUNTO DE
PEDIDO
PEDIDO DE COTIZACION
PEDIDO DE M.P.
ORDEN DE COMPRA
FABRICACIÓN - REMISIÓN
Stock MEDIO
CAPITAL MEDIO
Uso/consumo de M.P.
DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA
Ingreso de M.P.

18. INDICE
q
$
¿ Cuanto Pedir ? LOTE OPTIMO
COSTO DE
TENENCIA
COSTO DE
COMPRA
COSTO TOTAL
COSTO MINIMO
LOTE OPTIMO
lote optimo, q0 Cantidad / unidades
Menor costo

19. INDICE
 "Formula del modelo de Harris & Wilson“
q0 = √ ( 2 x Q x C2) / (T x C1) )
Determinación del lote económico de compras, LEC
( ó economic order quantity, EOQ)
4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS
¿ Cuanto Pedir ? 1/5

20. INDICE
4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS
¿ Cuanto Pedir ? 2/5
 "Formula del modelo de Harris & Wilson“ determinación del lote
económico de compras, LEC ( ó economic order quantity, EOQ)
Estrictamente se formula para modelos de aprovisionamiento continuo,
con demanda determinista y constante. Solamente se consideran
relevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento del pedido, lo
que equivale a admitir que:
1. El costo de adquisición del Stock es invariable sea cual sea la
cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por
ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable.
2. Los costos de ruptura de stock también son no evitables.
3. se admite que la entrega de las mercaderías es instantánea, es
decir con plazo de reposición nulo.

21. INDICE
TERMINOLOGIA:
DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA
4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS
¿ Cuanto Pedir ? Lote Óptimo 3/5
C1:
C2:
c:
C:
T:
t:
q:
Q0:
Q:
Costo de mantenimiento del Inventario por Unidad de tiempo y por
unidad de producto.
Costo de cada ORDEN DE COMPRA o del CAMBIO DE PROGRAMA DE
PRODUCCION.
Costo total de aprovisionamiento del ciclo o del lote de producción.
Costo total del período de tiempo que abarca la decisión.
Período de tiempo que abarca la decisión.
Tiempo entre abastecimientos o producciones sucesivas.
Lote a comprar o producir.
Lote óptimo.
Cantidad total de unidades necesarias en el período que abarca la
decisión (demanda esperada total durante el periodo)

22. INDICE
Admitamos que los stock evolucionan, coherentemente con
la hipótesis antes expuesta.
Se deduce inmediatamente que:
 El numero de pedidos lanzados al año es: Q / q
 El stock medio es: q / 2
 El costo de adquisición del stock cíclico es: c x q / 2
 El costo anual de almacenamiento es: C1 x c x q / 2
 El costo anual del lanzamiento de pedido es: C2 x Q / q
4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS
¿ Cuanto Pedir ? 4/5

23. INDICE
Cálculo analítico Del Lote Óptimo
(Harris y Wilson Inicio del Siglo XX) 5/5
 El costo total de cada ciclo de aprovisionamiento
o producción será:
Q / q = T / t (cant de pedidos durante el periodo )
c = C1 x t x q/2 + C2 (=> t = T.q/Q )
(costo ciclo aprovisionamiento = costo del mantenimiento del inventario + costo de las OC o del cambio de programa)
 c = C1 x Tx q / Q x q/2 + C2 (=> multiplicando x cant pedidos)
 C = c x Q/q = C1 x T x q/2 + C2 x Q/q
costo total del periodo = cant OC*(costo del mantenimiento del inventario + costo de las OC o del cambio de programa )
DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA

24. INDICE
Cálculo analítico Del Lote Óptimo
(Harris y Wilson Inicio del Siglo XX) 5/5
Derivando e igualando a 0 queda:
Qoptimo = 2.Q.C2 / C1.c
Y reemplazando
q0 = ( 2 . Q . C2 / T . C1) 1/2
DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA

25. INDICE
CONTROL DE
INVENTARIOS

26. INDICE
FACTORES CRITICOS DEL
ALMACENAMIENTO
 Contar con referencias únicas entre productos y
ubicaciones.
 Contar con el Plano de Bodega actualizado.
 Controlar la regla de salida predefinida (FIFO – LIFO).
 Mantener los registros de existencias actualizados.
 Contar con estantes y casilleros apropiados a cada
artículo.
 Vigilar la rotación de productos.
 Mantener en óptimas condiciones los implementos de
seguridad.

27. INDICE
HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN
Indicadores de Gestión
Diagrama ABC (o PPIO DE PARETO y/o regla 80/20)
Sistemas de seguimiento / Código de Barras

28. INDICE
Indicadores de Gestión
Índice de Rotación
Se denomina rotación al giro económico o de cantidades de un
determinado ítem medido durante un período de tiempo. Se
determina:
Rotación = cantidad de veces que los stocks rotaron en un
período dado.
Rot = D / Sm
D = demanda valorizada tomada en un período de tiempo.
Sm = stock promedio en dicho período.

29. INDICE
Índice de Efectividad
Muestra la cantidad de ítems que fueron enviados cada
vez que fueron solicitados.
Indirectamente relaciona la cercanía con el nivel de
stock ideal, para responder en tiempo, en forma y al
costo más oportuno.

30. INDICE
Control de Inventarios
 Tarea tradicional de la administración industrial.
 No todos los ítems en stock tienen, por su valor
económico, la misma importancia.
 Cuando un almacén se tiene un inventario grande, para
concentrar los esfuerzos de control en los objetos más
significativos se suele utilizar el principio de “Paretto”
"vital few and trivial many"

31. INDICE
PRINCIPIO DE PARETTO
herramienta sencilla pero poderosa
REGLA 80/20:
“Si se tiene un problema con muchas causas, se dice que el 20%
de las causas resuelven el 80% del problema y el 80% de las
causas solo resuelven el 20% del problema”
 Durante un proyecto para lograr mejoras, el equipo de trabajo puede
utilizar la Gráfica de Paretto para varios propósitos :
 Para analizar las causas
 Para estudiar los resultados
 Para planear una mejora continua
 También resulta útil como fotos de “antes y después” para demostrar la
mejora obtenida.
"vital few and trivial many"

32. INDICE
PRINCIPIO DE PARETTO
¿Cómo se utiliza?
1. Seleccionar categorías lógicas para el Análisis (incluir el periodo de
tiempo).
2. Reunir datos, Check List
3. calcular el porcentaje del total que cada categoría representa
4. Ordenar los datos de mayor a menor
5. En el eje horizontal, trazar las barras para cada categoría en orden
descendente.
6. si existe una categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar
su valor
7. En el eje vertical irá el porcentaje acumulativo (0 a 100% )
8. trazar el gráfico lineal para el porcentaje acumulado, comenzando con la
categoría mas alta
9. analizar la gráfica para determinar los “pocos vitales”
10.dar un título al gráfico, agregar las fechas de cuando los datos fueron
reunidos y citar la fuente de los datos.

33. INDICE
20%
80%
80%
20%
PRINCIPIO DE PARETTO
REGLA 80/20
100%
"vital few and trivial many"
Algunos de aplicación:
• minoría de clientes que representen la mayoría de las ventas.
• minoría de productos, procesos, o características de la calidad causantes del
grueso de desperdicio o de los costos de reelaboración.
• minoría de rechazos que representa la mayoría de quejas de la clientela.
• minoría de vendedores que esta vinculada a la mayoría de partes rechazadas.
• minoría de problemas causantes del grueso del retraso de un proceso.
• minoría de productos que representan la mayoría de las ganancias obtenidas.
• minoría de elementos que representan al grueso del costo de un inventarios!
PRINCIPIO DE PARETTO
REGLA 80/20 "vital few and trivial many"

34. INDICE
C
q
$
CURVA ABC, muestra la relación entre la cantidad de
ítems del inventario y su consumo anual valorizado
A
65%
8%
B
95%
25%
100%
OBSERVACION:
La delimitación de las zona varía de una industria a otra
en función de la prioridad o criticidad de los insumos.
No siempre será como lo indica la regla 80/20
Ej FÁBRICA DE GALLETITAS

35. INDICE
CONSIDERACIONES PARA LA
DECISIÓN DE FABRICAR O COMPRAR
RAZONES PARA FABRICAR RAZONES PARA COMPRAR
Menor costo de producción. Menor costo de adquisición
Proveedores no adecuados. Mantener el compromiso con el
proveedor
Asegurar el suministro adecuado
(en cantidad o instante de entrega).
Obtener habilidad técnica o de gestión
Utilizar los excedentes de mano de obra e
instalaciones y hacer una contribución
marginal.
Capacidad inadecuada.
Obtener la calidad deseada. Reducir costos de inventario.
Evitar la connivencia entre proveedores. Asegurar fuentes alternativas.
Obtener un producto único que acarreará un
compromiso prohibitivo para el proveedor.
Recursos de gestión o técnicos
inadecuados
Mantener las capacidades de la organización y
proteger al personal de un despido.
Reciprocidad.
ENTRE OTROS Y OBVIO, TODO ES SIEMPRE MUY RELATIVO

36. INDICE
Técnicas de compras
Pedidos abiertos: es un contrato de compra de determinados artículos
por un determinado periodo de tiempo (todo estará estipulado: precio, lugar
y plazo de entrega, forma de pago, etc.). El suministro sólo se hace a partir
de la recepción de un documento acordado. (JIT)
Pedidos electrónicos y transferencia de fondos: acelera el plazo de
adquisición. Las órdenes de compra son electrónicas; también puede incluir
transferencias de fondos
Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar del
comprador. Los inventarios en consignación son una opción relacionada.
Estandarización: el departamento de compras debe hacer importantes
esfuerzos para incrementar los niveles de estandarización.
Compras justo a tiempo (JIT), reducen el despilfarro que se presenta en
la recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso de
inventario, la baja calidad y los retrasos.

37. INDICE
ORDEN DE COMPRA
DEFINICION – CONCEPTO
 es un documento comercial;
 formaliza los acuerdos comerciales de manera explícita;
 su cumplimiento es de carácter obligatorio para las partes;
 el comprador, interesado en adquirir un bien o servicio,
emite el documento;
 asume carácter de contrato al ser aceptado por el
proveedor;
 garantiza la contraprestación, pago del bien o servicio;

38. PEDIDO DE
COTIZACION
CURSOGRAMA – DINAMICA - FUNCIONAMIENTO
REMITO
FACTURA
REQUISICIÓN
DE COMPRA
ALMACEN COMPRAS RECEPCIÓN
& CONTROL
DE CALIDAD
CONTADURIA GERENCIA
DE COMPRAS
PROVEEDOR
¿APRUEBA?
NO
SI
OFERTAS
DE COTIZACIÓN
ORDEN
DE
COMPRA
REALIZA EL
PAGO
ENVIA LO PEDIDO
FIRMA REMITO
APRUEBA
COMPARATIVA
PROPUESTA
ADJUDICACIÓN

39. INDICE
 Nombre y número de localización de la compañía que hace el pedido
 Número de orden de compra
 Nombre y número de localización del proveedor
 Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
 Términos de entrega y forma de pago
 Cantidad de artículos solicitados
 Descripción univoca (ESPECIFICACIÓN TÉCNICA) del articulo (puede por
número o código de acuerdo a catálogo)
 Precio unitario y total (identificando la moneda)
 Costo de envío, de manejo y relacionados
 Costo total de la orden
 Datos del lugar de entrega de la orden
ORDEN DE COMPRA
REQUISITOS O ELEMENTOS MÍNIMOS

40. INDICE
Características de las compras JIT
Proveedores
• Pocos y cercanos (o grupos de proveedores
remotos)
• Con acuerdos contractuales a largo plazo (papeleo
mínimo para lanzar los pedidos)
• La licitación competitiva limitada, en su mayoría, a
nuevas compras.
• Los proveedores son animados a extender las
compras JIT a sus proveedores.
Cantidades
• Tasa de producción constante (un prerrequisito
deseable)
• Entregas frecuentes en lotes pequeños. Las
cantidades varían de una entrega a otra, pero son
fijas para el término total del contrato.
• Proveedores motivados para empaquetar en
cantidades exactas y a reducir sus tamaños de
lotes de producción (o almacenar material no
liberado)
Calidad
• Mínimas especificaciones del producto
impuestas al proveedor.
• Ayudar a los proveedores a cumplir los
requerimientos de calidad.
• Relaciones estrechas entre el personal
de aseguramiento de la calidad del
comprador y del proveedor.
• Proveedores motivados a utilizar
diagramas de control del proceso en
lugar de la inspección de lotes por
muestreo.
Envíos
• Programación de la carga de entrada.
• Asegurar el control mediante la
utilización de una compañía de
transportes propia o contratar
transporte y almacenamiento.