Etapas del onboarding

Isabella Kadoch 8-905-2402 /David Yángüez 8-878-806 /Iristdell Camargo 8-740-2367/
Ana Méndez 8-884-2468/Eloy Montenegro 4-762-1127
FACULTAD DE LA INGENIERIA INDUSTRIAL
POSTGRADO EN ALTA GERENCIA
ASPECTO HUMANO EN LAS RELACIONES DE TRABAJO
TEMA: ETAPAS DEL MODELO ONBOARDING EN INSTITUCIONES PRIVADAS
PRESENTADO A: PROFESORA SAHORY MEJIA DE ACOSTA
PREPARADO POR: ISABELLA KADOCH, ELOY MONTENEGRO, IRISTDELL CAMARGO,
ANA MENDEZ, DAVID YANGUEZ
¿Qué es el Onboarding?
El proceso de onBoarding va mas allá de lo que llamábamos en tiempo pasado
proceso de inducción, este procedimiento se encarga de integrar por completo al
nuevo talento en la organización y no solo se limita a darle sus funciones.
Anteriormente este era un término muy poco utilizado, Onboarding, entre las
distintas organizaciones, pero hoy en día el departamento de recursos humanos
se ha convertido en una de sus mayores prioridades; la productividad que genera
la implementación de dicho proceso ha llevado a las compañías a invertir más
dinero y más tiempo en la integración de sus nuevos talentos a la organización.
El onboarding es un proceso diseñado con el objetivo de ayudar a los
colaboradores a realizar la transición con éxito en su nueva etapa profesional,
dándoles la oportunidad de tomar conciencia de su rol profesional desde el primer
día laboral. Esto cambia por completo la figura que teníamos hace unos años atrás
que el integrarse a una nueva plaza laboral era lanzarnos al agua y tratar de no
ahogarnos; por ello es que las organizaciones han tenido que ir definiendo sus
procesos de recursos humanos y modificarlos poco a poco.
“El onboarding es un proceso de integración no un proceso de capacitación o
inducción.”
El proceso de Onboarding en las organizaciones es una excelente oportunidad
para las empresas tener grandes éxitos con sus nuevos talentos y los futuros
talento a participar en el campo laboral, ya que se les permite dar lo mejor de
ellos.

¿Cuál es el origen del Onboarding?
El Onboarding es un método creado por una agrupación de consultores de
Cornestone, USA.Éste proceso fue puesto en práctica en el año 1970, pero no
obtuvo popularidad hasta la última década que se presentó en diversos círculos de
negocios. En aquel entonces, las compañías empezaron a notar la importancia de
la capacitación inicial y a su vez el diseño de los perfiles de los puestos
correspondientes, para el proceso de contratación del personal nuevo.
Beneficios del Onboarding
Para el trabajador:
• Provee al trabajador la orientación adecuada y las herramientas
indispensables para poder cumplir con sus primeras labores en la
compañía.
• Le permite desarrollar una actitud de superación y de resolución de
problemas
• Incremento en la productividad
• Posee una mayor conectividad del personal nuevo con el equipo de trabajo,
clientes y también los proveedores.
Para la empresa:
• Evita la pérdida excesiva de los costos en la empresa ya que al aplicar el
Onboarding, disminuye el período de adaptación del trabajador en una
compañía.
• Le permite al jefe tener un compromiso superior con el empleado
• Ayuda a mejorar la imagen de la compañía, ya que esta logra manifestar un
mejoramiento en la organización e implementa aspectos novedosos.
• La empresa obtiene una mejor visión en cuanto a sus objetivos, resultados
por lograr, decisiones y todo tipo de situaciones las cuales sean
responsables.

Errores frecuentes del Onboarding
A. No empezar con el proceso de incorporación del empleado en el primer día:
La integración del personal nuevo desde el primer día, es muy importante
para lograr el éxito. En un principio es mejor evitar tocar temas negativos en
cuanto a su puesto, como: “las razones por las que puede ser despedido”.
Lo correcto es lograr generar una participación constante del empleado en
actividades que se realicen en la compañía, como por ejemplo los eventos,
reuniones, etc. Ya que entre más cómodo se sienta él en la organización,
más activa será su labor en la empresa, por lo que habrá un mejor
desempeño.
B. Ajustar el Onboarding a una semana: A pesar de que algunos trabajadores
puedan llegar a comprender todo durante una semana solamente; es
importante que haya una continuidad en cuanto a la formación del
colaborador. Un buen método que se podría utilizar es el del desarrollo de
reuniones semanales de retroalimentación para que el empleado pueda
comentar acerca de los temas que no le quedaron claros.
C. No determinar los objetivos desde el inicio: Una de las principales
causantes de la renuncia de los trabajadores nuevos es que éstos
consideran que el trabajo no es como lo esperaban. Por esta razón, es
fundamental que al colaborador se le explique detalladamente el perfil de su
puesto de trabajo y aclarar las dudas que éste presente.
D. No brindarle al colaborador los materiales adecuados para su labor: Es
importante que al colaborador se le brinde los materiales y equipos que
utilizará para desempeñar las funciones de su cargo. Estos deben
encontrarse en perfecto orden desde antes de su llegada.
E. No otorgarle formación al empleado: La falta de formación de parte de la
empresa al empleado puede llegar a ocasionar una desmotivación en éste.
Ya que el proceso de formación los ayuda a tener más confianza, a
desempañarse de una mejor manera en sus labores diarias, y a lograr sus
metas.

Orientación de los programas de Inducción:
El concepto de inducción es definido por algunos autores a continuación:
Un programa de inducción es un conjunto de metas, políticas, procedimientos,
reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros
elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado; habitualmente
se apoya en presupuestos (Koontz & Werihrich, 2004).
La inducción es la orientación de un nuevo empleado, respecto a la organización y
su ambiente de trabajo (Rodriguez Valencia, 2007).Un programa de inducción es
una serie de actividades relacionadas y ordenadas en forma secuencial, que
buscan el logro de algún objetivo, tomando en consideración el factor tiempo
(Mercado, 2008).
La inducción son todas aquellas actividades de administración de personal que
son coordinadas para orientar y dirigir a un colaborador que recién ingresa a un
nuevo ambiente de trabajo, puede estar destinada tanto a colaboradores nuevos
como a colaboradores que reciben algún tipo de traslado de área o ascenso
dentro de la organización.
El OnBoarding como integración laboral completa
El proceso de OnBoarding es la demostración a un nuevo colaborador de la
cultura organizacional es decir la forma en que se hace negocio.
(Janahuati, 2013) define el termino OnBoarding como un proceso progresivo
diseñado para ayudar los empleados a realizar con éxito la transición hacia su
nueva etapa profesional, el cual permite tomar consciencia de su rol desde el
primer día.
El OnBoarding en otros términos, es el proceso estratégico para asegurar que los
colaboradores asimilan la cultura y progresan de manera rápida hasta el nivel de
productividad requerido (Bersin, 2008).Además, debemos de considerar que es un
Proceso de apoyo para nuevos colaboradores diseñado para gestionar una serie
de tareas que comienzan cuando son contratados y terminan cuando alcanzan el
nivel de desempeño estándar de su puesto (Aberdeen Group, 2014).

Comparativa del OnBoarding con la Inducción
La inducción es realizada de forma unilateral y en una sola vía y es de carácter
informativo, y todo problema que surge es resuelto de forma reactiva. La inducción
ayuda al nuevo empleado a iniciar sus actividades y constituye únicamente una
parte del proceso OnBoarding.
En el proceso de OnBoarding existe una constante interacción y retroalimentación
en ambas vías que permite una comunicación y una clara tendencia a prever y
evitar problemas.
¿Está preparada cualquier organización para realizar un proceso de
OnBoarding?
Si el OnBoarding requiere transmitir al nuevo colaborador el Know How de la
empresa entonces esta debe contar con un manual de inducción, documento
formal que le permite encontrar la familiarización al empleado que recién ingresa,
el cual comprende la siguiente información de manera general:
o Información corporativa: Misión y Visión; Historia; Actividad que
desarrolla. Posición que ocupa en el mercado; Filosofía y objetivos
de la empresa; Organigrama General
o Cultura organizacional de la empresa y como se opera en el
mercado, proceso de toma de decisiones
o Disciplina interior: Reglamento Interno; Derechos y Deberes;
Ascensos
o Procedimientos de negocio asociados al puesto y herramientas a
utilizar
o Definición del puesto.
El propósito del proceso de inducción es el de adaptar al empleado lo más pronto
posible a su nuevo ambiente de trabajo, a sus nuevos compañeros, a sus nuevas
obligaciones y derechos, a la políticas de la empresa, etc.

La incorporación de un nuevo colaborador debe considerar sesiones de formación
que de forma transversal permitan la integración social de este nuevo elemento
con sus compañeros, jefes directos y staff directivo. La clave se basa en la
relación interpersonal con los diferentes equipos mediante reuniones, desayunos o
comidas de trabajo en grupos pequeños y así permitir que el directivo extraiga la
información necesaria que le permite manejarse con éxito dentro del negocio y
establecer fuertes vínculos profesionales y humanos con los equipos,
específicamente el propio.
Resumen Analítico
La inducción deja de ser un proceso fugaz en las organizaciones para convertirse
en un programa de OnBoarding que comprende toda la organización, implica
entrenamiento y, sobre todo busca retener al talento.
La conexión entre el perfil de puesto, el rol y expectativas de la organización para
con el miembro del equipo a nivel individual y grupo está directamente ligada al
proceso de inducción, es este proceso el que define la buena integración del
colaborador que ingresa, facilitan el rápido y eficaz desarrollo de las actividades
definidas dentro del puesto.
Independientemente de que un colaborador tenga muchos años sirviendo a la
organización y conozca procesos internos y actividades relacionadas a la
responsabilidad directa de su rol no implica que conozca plenamente el negocio o
la situación del mercado. En el caso de que se den promociones o ascensos
internos de una organización es donde se torna vital el contar con bases internas,
el que exista un Proceso de Inducción delineado y estructurado que provea las
bases mínimas, tanto del conocimiento de la organización para aquellos que son
de nuevo ingreso; como del negocio, productos, áreas relacionadas y
específicamente la definición del puesto.
Uno de los mayores retos de un proceso de Onboarding consiste en delinear un
proceso eficiente, el cual permita a cualquier nuevo ingreso contar con toda la
información que se requiere. Un proceso claro y que genere confianza, que incluya
la Definición del Puesto, procesos de Reclutamiento y Selección, Inducción y
Entrenamiento; todo esto integrado como un proceso de Onboarding.

Etapas del Onboarding
Hoy en día el proceso de Onboarding es un proceso que ha cobrado importancia
ya que impacta el éxito o el fracaso de toda empresa.
Un buen proceso de Onboarding mejora la tasa de retención de los nuevos
colaboradores en y su productividad mejora. Con esto resaltamos que se debe
considerar este tema en serio, ofrecer los recursos necesario y diseñar un buen
proceso de principio a fin.
Es por ello que se desarrollan etapas para que el nuevo talento pueda sentirse
incluido en la empresa desde su llegada hasta su completa integración. Es por
ello que mencionaremos las etapas del Onboarding seguidamente:
1. Preparación: en esta etapa se diseña un plan de entrenamiento y se
preparan todas las herramientas y recursos necesarios para la llegada del
nuevo talento. Con la preparación de estas herramientas y recursos se
logra estar listo para que el colaborador se desenvuelva en el área de
trabajo.
Podría recibir un correo de bienvenida con todo lo que puede hacer como
nuevo colaborador. Como, por ejemplo, gestionar vacaciones o permisos,
consulta sobre pagos y contrato y futuros eventos que la empresa tenga
preparados. De igual modo, resaltar los beneficios que se le ofrece.
2. Orientación: ocurre a las dos semanas siguientes del ingreso del nuevo
talento. Los involucrados (jefes, otros colaboradores) realizaran el primer
contacto con el nuevo colaborador para que este pueda tener una idea más
clara de lo que hace en la empresa; es por ello que esta etapa marca un

hito en el colaborador, se logrará y se garantizará que recibirá un amplio
conocimiento sobre la empresa y así se desempeñará de la mejor manera
los deberes que debe realizar. Esto ayudará a lograr una armonía en la
fuerza laboral y lograr el éxito de la corporación.
3. Entendimiento: durante esta etapa el colaborador comienza a realizar sus
funciones y responsabilidades. También aplican en esta etapa encuestas
para medir el grado de satisfacción y así se verifica que las herramientas de
trabajo y las presentaciones de las diferentes áreas de la empresa fueron
entregadas y facilitadas a su debido tiempo.
Planear una reunión con el nuevo talento para preguntarle, cómo se siente,
si todo se ha desenvuelto apropiadamente o si necesita algo adicional.
Organizar esta reunión e involucrar al supervisor o persona a cargo puede
asegurar una mejor interacción y entendimiento entre todos los
involucrados del área.
4. Integración: el reflejo de la integración del nuevo talento se ve reflejada en
esta etapa ya que si un abandono del colaborador al momento de
contratarlo para que evolucione solo es la causa del fracaso en muchas
ocasiones. Es por ello que la empresa busca los verdaderos clientes
internos para que desarrollen y ayuden a este nuevo talento para que se
logre integrar a la empresa.
El Onboarding activa el proceso de inmersión del nuevo talento en la empresa.
Sin embargo, este tema debe tener continuidad durante un período de tiempo.
Llevarlo hasta el momento en el que el colaborador pueda demostrar resultados
por sí mismo. Es decir, cuando haya superado la curva de aprendizaje y tenga
claras sus funciones.

Aplicación del proceso a una empresa de actualidad.
La información que se detalla a continuación está basada en la experiencia propia
de uno de los integrantes de nuestro grupo, quien formó parte de la empresa que
estaremos utilizando para aplicar las etapas previamente mencionadas en este
escrito.
Empresa de Aplicación: Copa Airlines
Fundamento: David Yángüez tuvo experiencia comprobable de más de 2 años en
esta empresa, periodo en el que pudo desempeñar diversas funciones. Entre
estas funciones podemos destacar la operación aeroportuaria, liderazgo en el
equipo de respuestas a emergencias y operaciones irregulares. En varias
ocasiones dio la bienvenida a nuevos colaboradores al equipo de operaciones
irregulares.
Basado en los anterior podemos argumentar con base y fundamente que
contamos con el conocimiento necesario para abordar la aplicación de las etapas
del On Boarding .
Etapas del Proceso de On Boarding aplicadas a la empresa Copa Airlines
1. Preparación:
Copa Airlines tiene un equipo de entrenadores y líderes en cada área de la
operación. Existen estos equipos en servicio aeroportuario, servicio a
bordo, despacho de vuelo, manejo de equipajes, etc. Estos equipos se
reúnen previo al ingreso de nuevos colaboradores y planean distintas
estrategias que se puedan utilizar para garantizar el ingreso exitoso de
nuevas generaciones. En estas estrategias se contemplan factores como la
cantidad de personas, el tipo de personalidad que haya en ese grupo y la
generación a la que pertenecen. Luego de un análisis llegan a la etapa de
planeamiento y discusión. Al finalizar esto llegan a diversos acuerdos. Entre
los agentes que trabajan en Copa hay psicólogos; quienes están a la
disposición de colaborar en este planeamiento.

2. Orientación:
Una de las fortalezas de Copa es su evento de orientación. Este ocurre
luego de la firma de contratos y antes de que el personal entre a la
operación. En este evento gerentes de cada área tienen el primer contacto
con el personal de nuevo ingreso, se presentan videos de la compañía, se
presentan los diversos logros que la compañía ha alcanzado, se presentan
testimonios de personas que han trabajado en la compañía por muchos
años y se hacen dinámicas para conocerse mejor. Todo se desarrolla en un
ambiente de compañerismo y fraternidad. Al final del día el personal nuevo
está bastante animado y va perdiendo el temor a la operación.
3. Entendimiento:
Luego de haberse suscitado el evento de orientación los colaboradores
nuevos entran a la operación. Copa es sumamente cuidadoso en esta
etapa debido a que la operación aeroportuaria es pesada, cargada de
factores críticos y sensitivos. Todo el personal nuevo se coloca a la par de
algún agente que tenga vasta experiencia. Esta metodología continúa por 2
semanas, en las cuales el personal nuevo cumple todas sus funciones al
lado de personas con más experiencia y conocimiento que les pueden guiar
y conducir en la operación. Estos agentes experimentados previamente han
manifestado su deseo de apoyar a la generación nueva y es por esto que
se les toma en cuenta en esta etapa. Es importante destacar que Copa no
le da ningún beneficio extra a estas personas con más experiencia;
simplemente lo hacen porque sienten que son un ejemplo a seguir y que
pueden impactar la vida de nuevas generaciones.
4. Integración:
Al culminar estas 2 semanas, la nueva generación comienza a desarrollar
su operación de forma regular. Los agentes con más experiencia se hacen
a un lado y es ahí en donde la nueva generación emprende su vuelo y
comienza a operar de forma individual y sin apoyo permanente.
Primeramente se les entregan asignaciones sencillas y precisas para que

puedan ir tomando confianza y destreza. Con el pasar del tiempo se les va
entregando asignaciones con mayor complejidad.
Es importante destacar el hecho de que durante todo el proceso de Onboarding el
personal nuevo cuenta con un mentor o entrenador. En todo momento ellos
pueden recurrir a esta persona para hacerles consultas operativas, para expresar
cómo se sienten, para encontrar a alguien que les pueda aconsejar, guiar y dar
soporte. Los entrenadores son personas altamente capacitadas y conocen la
operación a la perfección. Tienen casi la misma autoridad de un Supervisor y sus
opiniones siempre son tomadas en cuenta. En algunas ocasiones los
entrenadores pueden aplicar encuestas de satisfacción o hacer un sondeo para
conocer cómo se siente la nueva generación, qué expectativas tienen y cuál es la
percepción que tienen sobre la operación aeroportuaria.
Copa es una empresa altamente galardonada por la excelencia de sus
operaciones. Consideramos que parte de su excelencia nace en la forma que
integran al personal nuevo y dan valor a aquellas personas con mucha más
experiencia y conocimiento. Copa se empeña en que todos conozcan la visión que
tienen, los valores que fundamentan su operación y qué factores los conducen al
éxito. De igual forma cuentan con diversos programas de reconocimiento y brindan
oportunidades de crecimiento de forma constante y objetiva.

Bibliografía
Aberdeen Group. (2014). Wellcome to the 21st Century, Onboarding.
Bersin. (2008). Strategic Onboarding:Transforming New Hires into Dedicated Employees. Research
Bulletin.
Coulter, S. P. (2012). Administración. San Diego State: Pearson.
James F. Stoner, R. E. (1996). Administración . Mexico: Pearson.
Janahuati, G. (2013). Onboarding on top. Revista Forbes.
Koontz, H., & Werihrich, H. (2004). Administración, una perspectiva global. México: McGraw Hill.
Mercado, S. (2008). ADMINISTRACION APLICADA. TEORIA Y PRACTICA. PRIMERA PARTE (SEGUNDA
EDICION). Mexico: Limusa, Mexico D.F.
Rodriguez Valencia, J. (2007). Administración Moderna de Personal. Mexico: International Thomson
Editores.
Weihrich, H. K. (2012). Administración . México : Mc Graw hill .

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