Sistemas de Información Administración del Conocimiento Proyecto Final (Evaluación de medio termino) Administración del conocimiento para mejorar el proceso de reclutamiento de personal

1. MAESTRÍA: Sistemas de Información _________ __Comercio electrónico
Mm
MAESTRÍA
Sistemas de Información
MATERIA:
Administración del Conocimiento
INSTRUCTOR
xxxxxxxxxxxxxx
Proyecto Final
(Evaluación de medio termino)
Administración del conocimiento para mejorar
el proceso de reclutamiento de personal
Equipo # 2.:
26 DE OCTUBRE DEL 2008
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TEMA:
Administración del conocimiento para
mejorar el proceso de reclutamiento
de personal
Empresa:
Servicios Electrónicos de Administración Aduanera, S.A. de
C.V.
Antecedentes:
Ante el acelerado crecimiento de la industria maquiladora en el país, tanto en numero de
empresas como en volúmenes de transacciones. Las autoridades gubernamentales han
desarrollado un complejo sistema de control de la actividad aduanera en el cual obliga a
todas las empresas que se suscriban al los programas IMMEX, a que se apeguen a este y
lleven un sistema confiable con el cual puedan soportar los registros de entradas y salidas
de los materiales que se importan temporalmente para ser sometidos a un proceso de
ensamble y/o transformación, cuyos productos finales serán destinados a la exportación o
bien a su venta en el mercado nacional.
Los controles que la autoridad exige son muy diversos y complicados, y dependen del tipo
de industria al que este inscrita la empresa. Para dar cabal cumplimiento a todas estas
regulaciones se debe contar con un equipo muy capaz y familiarizado con todos los
procesos, las obligaciones a cumplir y con los formatos requeridos.
Ante esta necesidad, los directivos de SEAASA (Servicios Electrónicos de Administración
Aduanera, S.A. de C.V.), tuvieron la visión de ampliar su campo de acción, que originalmente
era el de servicios electrónicos y venta de sistemas, a la de servicios administrados en el
área de aduanas, en la que son expertos ya que tiene mas de 10 años desarrollando
sistemas relacionados y dominan perfectamente los aspectos administrativos, aduanales y
legales. Más aun, han sido promotores de procedimientos a diferentes niveles, internos y
gubernamentales, para mejorar los controles, facilitar y asegurar el cumplimiento de las
obligaciones de las partes, empresas maquiladoras e instituciones de gobierno.
La empresa sostiene que: la mejor manera de quitar subjetividad a estos procesos, es
desarrollar procesos sistematizados que garanticen además de la integridad de los datos e
información que se genera en los procesos, el cumplimiento de todas las regulaciones
arancelarias y no arancelarias que en caso de omitirse puede llevar a la empresa a multas y
penalizaciones muy costosas, que inclusive la puede poner en riegos legales. De iguala
forma se requiere información ágil y oportuna que sea soporte para la toma de decisiones y
que proporcione a los directivos la situación real de la empresa en su actividad aduanal.
Ante esta necesidad, SEAASA desarrollo un modelo de negocio WEB que satisface todas
estas necesidades y que garantice el cumplimiento de las regulaciones. Este modelo
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permite a la empresa registrar la información básica de operación de los clientes,, generar la
documentación relativa a todas y cada una de sus transacciones, interactuar e intercambiar
información con los agentes aduanales y procesar sus operaciones para poder tener a
tiempo y en forma confiable toda la información y el status de su actividad en materia de
aduanas (importaciones, exportaciones, control de saldos, control de pagos de impuestos,
etc.).
Organigrama de la empresa
Servicios Electrónicos de Administración Aduanera, S.A. de C.V.
Identificación del área de oportunidad:
Para poder proveer el servicio de servicios administrados en el área de aduanas es
necesario mantener en las instalaciones de los clientes, personal profesional con
conocimientos muy sólidos en materia de comercio internacional y específicamente deben
tener un dominio pleno del Sistema Aduanal Mexicano, el cual es muy diverso ya que
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Dirección General
(1)
Recuperación
de Impuestos
(3)
Tecnología
(1)
Ventas
(1)
Operaciones
(1)
Administración
de producto
(2)
Soporte legal
(6)
Administración
(1)
Operaciones
(1)
Clasificación y
Calificación
(9)
Análisis &
Diseño
(1)
Desarrollo
(4)
Infreaestructura
(3)
Oficinas en:
Cd. Juárez (2)
Laredo (2)
SLP (12)
Hermosillo (4)
Cuautitlan (4)
Chihuahua (4)
Reynosa (1)
Los Mochis (1)
Nogales (3)
Recursos
Humanos
(2)
Finanzas
(3)
Recursos
Materiales
(2)
Soporte
(2)
Administración
de Agentes
aduanales
(4)

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además de las obligaciones y procedimientos aduanales incluye obligaciones legales y
fiscales e implica diversas actividades con un manejo de grandes volúmenes de información
y documentos .
Es importante tener ese dominio de las obligaciones y responsabilidades ya que el
incumplimiento de alguna de estas pondría en riego la operación del cliente o podría ser
costoso alguna decisión mal tomada, sobre todo respecto al pago de impuestos o pagos de
multas y recargos por procedimientos mal ejecutados.
SEAASA considera que la mejor manera de mitigar los riegos al cliente y de asegurar un
servicio profesional y bien ejecutado que reditúe al cliente además del cumplimiento, en la
disminución de costos, es desarrollar procedimientos sistematizados que garanticen la
aplicación de las reglas del negocio. La empresa originalmente tenia un soporte muy fuerte
en este aspecto ya que fue su giro de negocio original, sin embargo las experiencias le han
demostrado que de nada sirven los sistemas si no se tiene a cargo de ellos el personal
correcto y con los conocimientos y habilidades requeridos.
La llave de éxito esta en reclutar el personal idóneo para cada posición. .
Situación actual
SEASA tiene 8 años en el mercado de servicios administrados en el área de aduanas, así
que ha desarrollado una basta experiencia en el área de aduanas, sus directivos tienen claro
los conocimientos y las habilidades que sus empleados y asociados deben tener para dar un
servicio eficaz. Sin embargo se ha detectado que le proceso de reclutamiento ha tenido
variaciones dependiendo de la experiencia del personal de reclutamiento o de situaciones
ajenas a la empresa. Esto ha traído como consecuencia en varias ocasiones el reclutamiento
de la persona equivocada o de alguna no ideal. Esto se ha traducido en costos a la empresa
tanto de imagen ante los clientes como económicos de entrenamientos que se pierden
porque el empleado no creció lo esperado o porque no se pudo retener.
Actualmente la empresa esta certificada en ISO 9000 y por supuesto cuenta con un
procedimiento de reclutamiento perfectamente definido, cuenta con formatos de descripción
de puestos, formatos de perfil de empelado, formatos de entrevistas, etc. Aun y cuando se
cuenta con todos estos formatos y se llenan de acuerdo a instructivo, no contamos con una
herramienta de administración del conocimiento que nos permita registrar toda la información
generada en los procesos de reclutamiento y que pueda ser usando en le futuro por otros
empelados de la empresa o reclutadores.
Aun y cuando tenemos formatos, no tenemos predefinidas y estructuradas entrevistas
técnicas y mucho menos exámenes de evaluación de conocimiento y habilidades que nos
permitan hacer la evaluación de forma rápida y estructurada. Actualmente cada gerente hace
sus propias entrevistas y evaluaciones técnicas, pero la documentación se queda en su área
y no se comparte.
En ocasiones se han tenido excelentes reclutadores que ha costado el desarrollarlos en el
área de aduanas ya que tenían experiencia en otras áreas. El proceso de reclutamiento en
sus distintos aspectos se ha ido quedando un poco a merced de las habilidades y
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experiencia del reclutador lo cual se traduce en una perdida irrecuperable cuando el
reclutador se va.
Igual se ha observado que se siguen las mismas estrategias de entrevistas y cuestionarios
para cualquier puesto, lo que nos puede conducir a selecciones mal ejecutadas. En
ocasiones no se han considerado aspectos tan básicos como: Disponibilidad interna y
externa de recursos humanos, políticas de la compañía, planes de recursos humanos,
prácticas de reclutamiento, requerimientos del puesto, etc. Conduciendo a los mismos
resultados.
En resumen, se han hecho muy buenas selecciones de personal en el transcurso del tiempo,
tanto que somos una de las empresas mejor calificadas en el mercado, pero también se han
cometido pifias que han tenido costos para la empresa. En diversas ocasiones se ha
presentado perdida de conocimiento valioso en esta área por rotación de personal y ha
tenido costos el poner a los relevos en la misma posición que el empleado perdido.
FORMATOS DEL PROCESO ACTUAL
Procedimiento:
E:MAESTRIA6
Administracion del conocimientoprocesosProceso de
Formato de perfil de puesto:
E:MAESTRIA6
Administracion del conocimientoprocesosFormato pe
Formato de descripción del puesto:
E:MAESTRIA6
Administracion del conocimientoprocesosFormatoDes
Formato de evaluación de entrevistas:
E:MAESTRIA6
Administracion del conocimientoprocesosFormato de
Propuesta de Mejora
El objetivo de este proyecto es:
PROPONER EL DESARROLLAR UN PROYECTO DE ADMINISTRACION DEL
CONOCIMIENTO EN EL AREA DE RECLUTAMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS DE SEAASA.
Este proyecto pretende establecer una conexión entre la oficina de reclutamiento con las
diversas áreas de la empresa, para desarrollar una estrategia de reclutamiento conjunta y
mas que eso, generar una base de conocimiento y procesos que garanticen que el
reclutamiento siempre se ejecute bajo los mismos criterios y que se seleccione al mejor
prospecto.
DEFINICION DE LA BASE DEL CONOCIMEINTO
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Este proyecto se fundamentara en la base de conocimientos actuales en las áreas de
competencia de cada gerentes y tratando de verter toda la experiencia de cada uno y sus
ideas para mejorar los proceso de reclutamiento con las evaluaciones adecuadas. La
empresa cuenta con mucha información y esta documentada de alguna forma, solo habrá
que integrarla en una base de conocimiento normalizada para toda la empresa.
Se deberán desarrollar mesas redondas y lluvia de ideas que involucren a todos los que de
alguna forma participan en los procesos de reclutamiento para redefinir el procedimiento
actual y enfocarlos en dos sentidos específicamente: Primero, estandarizar los procesos de
evaluación de los candidatos y soportarla con requerimientos mínimos de conocimientos y
habilidades predefinidos para cada puesto, esto para asegurar que los seleccionados cubran
estos y generar el registro del proceso en la herramienta de administración del conocimiento
que se desarrollara, para además de tener el mantenimiento de archivo, nos permita generar
conocimiento a partir de cada entrevista o proceso y que se pueda usar en el futuro tanto
para mejorar los procesos como para evaluar desempeños o simplemente para mantener
una base de datos de posibles candidatos para contrataciones futuras.
Si este proceso es para seleccionar personal que ocupara posiciones en al empresa,
debemos tener una base de conocimiento que especifique claramente los requerimientos de
conocimiento y habilidades requeridos para cada posición. Este es conocimiento que se
tiene documentado, solo habrá que estructurarlo de acuerdo a este proyecto.
Uno de los objetivos de este proyecto es también mantener en la base de conocimiento las
habilidades, fortalezas y debilidades de cada empleado, para así poder buscar en primera
instancia los reemplazos de plazas primeramente con el personal de la empresa, esto como
incentivos a quienes han logrado desarrollarse positivamente en la empresa. Igualmente
este nos serviría para llevar el seguimiento del crecimiento y desarrollo de los empleados,
como se contrato, en que nivel de capacidades estaba y cual es su condición actual.
La entrevista inicial siempre será la base para determinar el plan de carrera del empleado y
definir la estrategia para reforzar sus conocimientos.
El proyecto implicara:
1. Definir área de competencia de cada empleado y cada posición y plaza.
2. Desarrollar Fuentes de conocimientos relacionados a competencias y reclutamiento.
3. Documentar las estrategias y criterios de reclutamiento.
4. Definición de procedimientos y flujo del proceso.
5. Definición de plantillas de aseguramiento del proceso y desarrollo de cuestionarios
adecuados.
6. Sistematizar y llevar registro de cada paso del proceso, asegurando que a todos los
candidatos se les apliquen los mismos criterios.
7. Poder evaluar y considerar las aptitudes técnicas y psicológicas para valorar a los
candidatos bajo una base mas científica.
8. Mantener una base de conocimientos predefinida para cuestionarios y para ejecución
de entrevistas.
9. Diferenciar los procesos de acuerdo a la posición que se va a cubrir.
10. Usar esta base para evaluaciones de desempeño y seguimiento de carreras.
11. Planear el desarrollo y fortalecimiento de conocimientos y habilidades de los
empleados.
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En la medida de lo posible el registro de los resultados de cada paso del proceso de
reclutamiento debe arrojar al o los candidatos ideales, tratando de quitarle subjetividad a la
evaluación.
La meta final será que los resultados de la selección no dependan al 100% de la experiencia
del reclutador, o de situaciones inherentes al tiempo y espacio, sino de los contenidos,
procedimientos y formatos de la base de conocimiento que se aplicaran en el proceso de
selección y en los criterios de evaluación.
Beneficios:
- Mantener una base de conocimiento de puestos y empleados en sus áreas de
competencia.
- Promover los procedimientos y estrategias de selección de cada posición en toda la
empresa.
- Desarrollar nuevas fuentes de conocimiento relacionado áreas competencia y del
reclutamiento.
- Tener siempre la mejor selección y con esto seguir siendo la empresa mejor calificada.
- Facilitar el proceso de reclutamiento y eficientizar el proceso de selección.
- Disminuir la perdida de conocimiento.
- Reducir riesgos por rotación de personal.
- Reducir costos por entrenamiento.
- Mantener una base de datos de empleados, candidatos y substitutos.
Definición de la estrategia para capturar, validar y representar el
conocimiento
Antes que nada se debe tener definidos los objetivos y la estrategia de reclutamiento y lo
que este implica:
Es mucho lo que se puede hablar y documentar de los procesos de reclutamiento y de sus
diversas estrategias de acuerdo a las condiciones del mercado, situación de la empresa y la
situación sociopolítica, etc.
La intención de este trabajo no es abordar todos los aspectos del proceso de reclutamiento
sino sentar las bases para desarrollar una base de conocimiento que nos permita agilizar los
procesos, asegurar su ejecución y obtener al candidato ideal bajo un esquema objetivo y
sistematizado.
Se van a detallar algunos puntos importantes del proceso de reclutamiento para tratar de
enmarcar los puntos mas importantes en los que nos debiéramos de enfocar para desarrollar
el sistema de soporte a la base del conocimiento, sin que esto implique que todos ellos
vayan a ser desarrollados en este proyecto
La estrategia y alcance de este proyecto será:
- Iniciar con la definición y objetivos de este proyecto.
- Definir las bases de conocimiento relacionado con competencias de empleados y puestos.
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- Definición de procesos de reclutamiento.
- Delimitar el alcance al proceso de reclutamiento y no a la planeación de recursos humanos.
- Definición de puestos y de los conocimientos y habilidades requeridas.
- Registro de solicitudes de empleo.
- Documentar y sistematizar plantillas de evaluación y registro de entrevistas en sus
diferentes vertientes.
- Documentar y sistematizar plantillas de exámenes de conocimientos, psico-metricos y de
habilidades.
- Desarrollo de sistemas expertos para selección de candidatos.
- Mantener registros históricos y mejorar la base de conocimiento, bajo una estructura
tecnológica adecuada y eficiente.
Se anexa detalle del proceso de reclutamiento en el que se detallan conceptos a
consideraren el desarrollo del proyecto:
E:MAESTRIA6
Administracion del conocimientoReclutamiento_2.doc
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