Contenido de clases examen de proyecto aplicado

1. Implementación
Una implementación es la instalación de una aplicación informática, realización o la
ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar,
algoritmo o política.
La implementación se refiere al proceso post-venta de guía de un cliente sobre el uso
del software o hardware que el cliente ha comprado.
Esto incluye el análisis de requisitos, análisis del impacto, optimizaciones, sistemas
de integración, política de uso, aprendizaje del usuario, puesta en marcha y costes
asociados.
CAPACITACIÓN DE USUARIOS
La capacitación es un proceso educativo en el que participan los analistas de sistemas
con los usuarios. El usuario se ha involucrado en todo el ciclo de vida de desarrollo
de sistemas, por lo que ahora el analista debe tener una valoración exacta de los
usuarios que se deben capacitar.
Generalmente, en la implementación de proyectos grandes, el analista administra la
capacitación, en lugar de estar involucrado personalmente en ella. Uno de los
recursos más valiosos que el analista puede aportar en cualquier situación de
capacitación es la habilidad de ver el sistema desde el punto de vista del usuario. El
analista nunca debe olvidar lo que es enfrentar un nuevo sistema. Esas
recopilaciones pueden ayudar a analistas a identificarse con los usuarios y facilitar
su capacitación.
Estrategias de capacitación
Los factores que determinan las estrategias de capacitación son las personas que
serán capacitadas y quiénes las capacitarán. El analista tendrá que garantizar que
cualquiera cuyo trabajo sea afectado por el nuevo sistema de información sea
propiamente capacitado por el instructor correcto.
A QUIÉN CAPACITAR Todas las personas que tendrán uso principal o secundario
del sistema deben recibir capacitación: desde los capturistas hasta aquellos que
usarán la salida para tomar decisiones sin usar personalmente una computadora. La
cantidad de capacitación que requiere un sistema depende de cuánto cambiará el
trabajo de alguien debido a las nuevas interacciones requeridas por el nuevo sistema.
Debe asegurarse de que los usuarios con diferentes niveles de habilidad e intereses
de trabajo estén separados.
Habrá problemas si incluye a principiantes en las mismas sesiones de capacitación
que los expertos, debido a que los principiantes se pierden con rapidez y los expertos
se aburren con los elementos básicos. En consecuencia, ambos grupos se pierden.
PERSONAS QUE CAPACITAN A LOS USUARIOS

2. Para un proyecto grande, se podrían usar muchos instructores dependiendo de
cuántos usuarios se deben capacitar y quiénes son. Las posibles fuentes de
capacitación incluyen lo siguiente:
1. Vendedores.
2. Analistas de sistemas.
3. Instructores externos.
4. Instructores internos.
5. Otros usuarios del sistema.
Esta lista proporciona sólo algunas de las opciones que el analista tiene para diseñar
y proporcionar la capacitación.
Con frecuencia, los vendedores grandes proporcionan uno o dos días de sesiones de
capacitación sobre su equipo como parte de los beneficios de servicio ofrecidos
cuando las corporaciones compran software COTS caro. Estas sesiones incluyen
conferencias y capacitación práctica en un entorno específico. También pueden
extender la experiencia con grupos de usuarios en línea, blogs dedicados o
conferencias anuales de usuarios.
Debido a que los analistas de sistemas conocen a las personas y al sistema de la
organización, con frecuencia pueden proporcionar buena capacitación. El uso de
analistas para los propósitos de capacitación depende de su disponibilidad, debido a
que también se espera que vigilen el proceso de implementación completo.
En ocasiones, la organización contrata instructores externos para colaborar en la
capacitación. Éstos podrían tener gran experiencia en capacitar a las personas en
cómo usar una variedad de computadoras, pero podrían no dar la capacitación
práctica que algunos usuarios necesitan. Además, tal vez no tengan la capacidad de
personalizar suficientemente sus presentaciones para hacerlas significativas para los
usuarios.
Los instructores internos de tiempo completo con frecuencia están familiarizados
con el personal y pueden adaptar los materiales a sus necesidades. Una de las
desventajas de los instructores internos es que podrían tener experiencia en áreas
aparte de los sistemas de información y por consiguiente podrían carecer del alto
grado de experiencia técnica que los usuarios requieren.
También es posible asignar a cualquiera de estos instructores para que capacite a un
grupo pequeño de personas de cada área funcional que estará usando el nuevo
sistema de información. A su vez, estas personas se pueden usar para capacitar al
resto de los usuarios. Este enfoque puede funcionar bien si los aprendices originales
todavía tienen acceso a los materiales e instructores como recursos cuando ellos
mismos proporcionen la capacitación. De lo contrario, esto podría acabar como una
situación de prueba y error en lugar de una estructurada.
Lineamientos para la capacitación
El analista tiene cuatro lineamientos principales para establecer la capacitación: 1)
establecer objetivos medibles,

3. 2) usar métodos de capacitación apropiados, 3) seleccionar sitios de capacitación
convenientes y 4) emplear materiales
de capacitación entendibles.
OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN Quien está siendo capacitado dicta, en
gran medida, los objetivos de la capacitación. Es necesario explicar claramente los
objetivos de capacitación para cada grupo. Los objetivos bien definidos son de gran
ayuda permitiendo a los aprendices saber lo que se espera de ellos. Además, los
objetivos permiten evaluación de capacitación cuando están completos. Por ejemplo,
los operadores deben saber dichos elementos esenciales como encender la máquina,
qué hacer cuando ocurren errores comunes, solucionar problemas básicos y cómo
acabar un proceso de entrada.
MÉTODOS DE CAPACITACIÓN Cada usuario y operador necesitará
capacitación ligeramente diferente. Hasta cierto punto, sus trabajos determinan lo
que necesitan saber, y sus personalidades, experiencia y antecedentes determinan
cómo aprenden mejor. Algunos usuarios aprenden mejor viendo, otros oyendo y
otros haciendo. Debido a que normalmente no es posible personalizar totalmente la
capacitación, una combinación de métodos es a menudo la mejor forma de proceder.
Así, se satisface a la mayoría de los usuarios mediante un método u otro.
Los métodos para aquellos que aprenden mejor viendo incluyen demostraciones de
equipo y exposición para manuales de capacitación. Aquellos que aprenden mejor
oyendo se beneficiarán de las conferencias sobre los procedimientos, discusiones y
sesiones de preguntas y respuestas entre instructores y aprendices. Aquellos que
aprenden mejor haciendo necesitan experiencia práctica con el nuevo equipo. Para
los operadores de computadora, la experiencia práctica es esencial, mientras que un
gerente de control de calidad para una línea de producción sólo podría necesitar ver
la salida, aprender a interpretarla y saber cuándo se espera que llegue.

4. SITIOS DE CAPACITACIÓN La capacitación se lleva a cabo en muchas
ubicaciones, algunas de las cuales son más favorables para aprender que otras. Los
grandes vendedores de computadoras proporcionan ubicaciones remotas especiales
donde se mantiene equipo operable en forma gratuita. Sus instructores ofrecen
experiencia práctica así como seminarios en situaciones que permiten a los usuarios
concentrarse en aprender el nuevo sistema. Una de las desventajas de la capacitación
remota es que los usuarios están fuera del contexto organizacional en el cual
finalmente deberán operar.
La capacitación en las instalaciones de la organización a la cual pertenecen los
usuarios también es posible con varios tipos diferentes de instructores. La ventaja es
que los usuarios ven el equipo tal como estará cuando sea totalmente operacional
dentro del contexto organizacional. Una desventaja seria es que los aprendices con
frecuencia se sienten culpables de no cumplir sus tareas rutinarias de trabajo si
permanecen en el lugar de la capacitación.
CAPÍTULO 16 • ASEGURAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE LA CALIDAD 539
Los sitios de capacitación remota también están disponibles mediante un pago a
través de consultores y vendedores.
Los sitios de capacitación se pueden establecer en lugares de alquiler tales como un
salón de hotel o instalaciones permanentes mantenidas por los instructores. Estos
arreglos permiten a los trabajadores liberarse de las demandas regulares del trabajo,
pero no podrían proporcionar equipo para la capacitación práctica.
MATERIALES DE CAPACITACIÓN En la planeación de capacitación de
usuarios, los analistas de sistemas deben comprender la importancia de los
materiales de capacitación bien preparados. Estos materiales incluyen manuales de
capacitación; casos de capacitación, en los cuales los usuarios se asignan para
trabajar a través de un caso que incluye la mayoría de las interacciones normalmente
encontradas con el sistema, y prototipos y muestras de salidas. Los usuarios de
sistemas grandes a veces se podrán capacitar en simulaciones detalladas basadas en
Web o software que es idéntico a lo que se escribe o se compra. La mayoría de los
vendedores de software COTS proporciona tutoriales en línea que ilustran las
funciones básicas, y los distribuidores podrían mantener sitios Web que ofrecen
páginas dedicadas a responder preguntas frecuentes (FAQ), las cuales se pueden
descargar e imprimir. Los cambios a los manuales también se pueden recabar de los
sitios Web de muchos vendedores.
Debido a que el entendimiento del sistema por parte de los usuarios depende de
ellos, los materiales de capacitación se deben escribir claramente para el público
correcto con un mínimo de jerga. Los materiales de capacitación también deben
estar bien indexados y disponibles para cualquiera que los necesite. En la figura 16.15
se proporciona un resumen de consideraciones para objetivos de capacitación,
métodos, sitios y materiales.
CONVERSIÓN A UN NUEVO SISTEMA

5. Un tercer enfoque para la implementación es convertir físicamente el sistema de
información viejo a uno nuevo o modificado. Hay muchas estrategias de conversión
disponibles para analistas y también un enfoque de contingencia que tiene en cuenta
diversas variables organizacionales para decidir qué estrategia de conversión usar.
No hay una forma que sea siempre la más apropiada para proceder con la conversión.
No podemos subestimar la importancia de diseñar y programar adecuadamente la
conversión (la cual con frecuencia tarda muchas semanas), el archivo de respaldo y
la seguridad adecuada.
Estrategias de conversión
En la figura 16.16 se presentan las cinco estrategias para convertir del sistema viejo
al nuevo:
1. Conversión directa.
2. Conversión paralela.
3. Conversión gradual o por fases.
4. Conversión modular.
5. Conversión distribuida.
Cada enfoque de conversión se describe en las siguientes subsecciones.
CONVERSIÓN DIRECTA La conversión directa significa que en una fecha
especificada, el sistema viejo se abandona y el nuevo sistema se pone en uso. La
conversión directa puede tener éxito sólo si antes se lleva a cabo una comprobación
extensa, y funciona mejor cuando se pueden tolerar algunos retrasos en el
procesamiento. La conversión directa se considera un enfoque arriesgado para la
conversión. Podrían ocurrir trastornos en el entorno laboral si los usuarios se
ofenden porque se les obliga a usar un sistema desconocido sin recursos. Por último,
no hay ninguna forma adecuada para comparar los nuevos resultados con los viejos.
Elementos Factores relevantes
Objetivos de capacitación Dependen de los requerimientos del trabajo del usuario
Sitios de capacitación
Materiales de capacitación
Dependen del trabajo del usuario, personalidad, antecedentes y experiencia; usa una
combinación de conferencia, demostración, práctica y estudio Dependen de los
objetivos de capacitación, costo, disponibilidad; sitios gratis del distribuidor con
equipo operable; instalaciones internas; instalaciones alquiladas Dependen de las
necesidades del usuario; manuales operativos, casos, prototipos de equipos y salida;
tutoriales en línea
Métodos de capacitación
Los objetivos de capacitación, métodos, sitios y materiales están sujetos a muchos
factores.
540 PARTE V • ASEGURAMIENTO E IMPLEMENTACIÓN DE LA CALIDAD

6. CONVERSIÓN PARALELA La conversión paralela se refiere a ejecutar al mismo
tiempo el sistema viejo y el nuevo, en paralelo. Cuando se obtienen los mismos
resultados todo el tiempo, el nuevo sistema se pone en uso y el viejo se detiene. Una
ventaja de ejecutar ambos sistemas en paralelo es la posibilidad de verificar los
nuevos datos contra los viejos para percibir cualesquier errores en el procesamiento
del nuevo sistema. Las principales desventajas incluyen el costo de ejecutar dos
sistemas al mismo tiempo y el agobio en los empleados de virtualmente doblar su
carga de trabajo durante la conversión.
CONVERSIÓN GRADUAL La conversión gradual, o por fases, intenta combinar
las mejores características de los dos planes previamente mencionados, sin incurrir
en todos los riesgos. En este plan, el volumen de las transacciones manejado por el
nuevo sistema aumenta gradualmente conforme el sistema se introduce por fases.
Las ventajas de este método incluyen permitir a usuarios que se involucren
gradualmente con el sistema, la posibilidad de descubrir y recuperar errores sin
desperdiciar mucho tiempo y la capacidad de agregar características una por una.
Las metodologías ágiles tienden a usar esta metodología de conversión.
CONVERSIÓN MODULAR La conversión modular usa la construcción de
subsistemas independientes y operacionales para cambiar de los sistemas viejos a
los nuevos de forma gradual. Conforme se modifica y acepta cada módulo, se pone
en uso. Una ventaja es que cada módulo se prueba completamente antes de ser
usado. Otra ventaja es que los usuarios se familiarizan con cada módulo conforme se
vuelve operacional. Esta retroalimentación ha ayudado a determinar los atributos
finales del sistema. Las metodologías orientadas a objetos utilizan con frecuencia
esta metodología.
CONVERSIÓN DISTRIBUIDA La conversión distribuida se refiere a una
situación en que se contemplan muchas instalaciones del mismo sistema, como es el
caso en actividades bancarias o franquicias tal como restaurantes o tiendas de ropa.
Una conversión completa se hace (con cualquiera de los cuatro enfoques considerado
previamente) en un sitio. Cuando esta conversión se completa exitosamente, se
prosigue con las demás. Una ventaja de la conversión distribuida es que se pueden
detectar y contener un problema antes de que repercutasimultáneamente en todos
los sitios. Una desventaja es que incluso cuando una conversión es exitosa, cada sitio
tendrá su propia gente y cultura, además de sus propias peculiaridades regionales y
locales para trabajar, y se deben manejar en consecuencia.
Otras consideraciones de conversión
La conversión también trae consigo otros detalles para el analista, los cuales incluyen
lo siguiente:
1. Pedir equipo (hasta tres meses antes de la conversión planeada).
2. Pedir cualesquier materiales necesarios que se proporcionan externamente al
sistema de información, tal como cartuchos de tinta, papel, formularios impresos
previamente y los medios magnéticos.
3. Designar un gerente para supervisar, o supervisar personalmente, la preparación
del sitio de la instalación.

7. Conversión directa
Conversión distribuida
Conversión modular
Conversión gradual
Conversión paralela
Manual de Usuario
Los manuales de usuario son guías escritas en formatos impresos (en papel) o en
documentos electrónicos (PDF o XPS) que proporcionan instrucciones de cómo
hacer o utilizar algo. Si bien se considera generalmente a las “guías de usuario” como
manuales para programas de computación, las guías de usuario pueden acompañar
a computadoras y a otros dispositivos electrónicos, como televisores, radios estéreo,
sistemas telefónicos y reproductores MP3, así como también a electrodomésticos y
equipos de jardinería. Los buenos manuales de usuario educan al usuario acerca de
las funciones del producto mientras le enseñan a utilizarlas de manera efectiva y
están dispuestos de tal forma que puedan leerse y consultarse fácilmente. A
continuación, este artículo presentará algunas cosas para tener en cuenta a la hora
de crear un contenido efectivo y diseñar la disposición para un manual de usuario.
Define quién es el usuario. Para escribir un manual de usuario exitoso, debes
desarrollar un perfil de tu usuario, ya sea de manera formal, creando un perfil
escrito, o de manera informal, tomándote el tiempo de realizar suposiciones
razonables acerca de las características del usuario. Un perfil así es útil cuando
formas parte de un equipo que está escribiendo la documentación de usuario y
también puede ayudar a llevar al producto en sí desde un concepto hasta su forma
final. Las cosas a tener en mente cuando formas un perfil de usuario son:
 El lugar donde los usuarios utilizarán la guía de usuario, como por ejemplo en casa,
en la oficina, en un lugar de trabajo remoto o en el auto. Esto puede determinar, no
solo el contenido, sino también el estilo que tome el manual de usuario.
 La manera en que los usuarios utilizarán la guía de usuario. Si los usuarios
consultarán el manual pocas veces o solo para buscar información, esta debe tener
un formato como el de un documento de consulta. Si al principio los usuarios
consultarán el manual con frecuencia, la sección de consulta debe estar acompañada
de una sección titulada “Cómo empezar” y de instrucciones de las tareas más simples
para las que se utilizará el producto.
 La experiencia que tienen los usuarios con el producto o con otros productos
similares. Si tu producto es nuevo o significativamente diferente de otros productos
similares, deberás incluir una explicación de cómo es distinto comparado con otros

8. productos y también instrucciones de cómo comenzar a utilizarlo. Si el producto está
relacionado con algo que frecuentemente resulta problemático para los usuarios,
como sucede con muchos programas de computación, deberás proporcionar una
información adecuada y detallada de una forma comprensible.
Escribe para ayudar a las necesidades del usuario de una manera tal que
este lo pueda entender. A menos que el usuario tenga antecedentes técnicos, es
posible que sea mejor evitar el lenguaje muy técnico para lograr explicaciones más
claras y simples. El texto debe estar organizado de manera similar a como piensa el
usuario; a menudo, tiene más sentido enumerar las características del productos
agrupándolas por sus funciones que señalar solo aquellas que se utilizan más
seguido.
 A veces es inevitable utilizar términos técnicos, como para un programa de
computación destinado a crear gráficos que incluye gráficas de Fibonacci además de
los gráficos de barras y circulares, que son más comunes. En ese caso, es útil definir
el término y proporcionar algo de información básica al respecto, como explicar qué
es un gráfico de Fibonacci y para qué se usa en el análisis financiero.
Explica el problema que el usuario intenta resolver y luego presenta una
solución para dicho problema. Ofrecer una característica del producto como
una solución a un problema común funciona bien cuando se promociona el producto,
pero una vez que el usuario lo tenga, debe saber cómo utilizar dicha característica.
Identifica los problemas específicos que el usuario enfrentará, menciónalos en la
guía de usuario y luego añade las instrucciones para resolverlos.
 Si el problema es complejo, sepáralo en partes más pequeñas. Enumera cada una de
las partes con las instrucciones para resolverlo o lidiar con él y luego agrega
sucesivamente cada parte siguiente. Dividir la información de esta manera se
denomina “fragmentar”.
Elige algunas fuentes legibles. Aunque las computadoras permiten utilizar
muchas fuentes diferentes, el objetivo de un manual de usuario es ser fácilmente
legible. Para lograrlo, lo mejor es elegir un número reducido de fuentes que se vean
bien juntas. Las fuentes pueden dividirse en dos grupos: las fuentes serif y las fuentes
sans serif
 Las fuentes serif tienen pequeñas líneas de adorno al final de los trazos principales
que forman la letra. Algunas fuentes serif son Times New Roman, Baskerville, y Book

9. Antiqua. Las fuentes serif funcionan mejor en grandes fragmentos de texto impresos
en el cuerpo principal del manual de usuario en un tamaño de 10 o 12 puntos.
 Las fuentes sans serif solo tienen trazos que forman las letras, sin adornos. Algunas
fuentes sans serif son Arial, Calibri y Century Gothic. Las fuentes sans serif se pueden
utilizar en grandes fragmentos de texto en tamaños de 8 a 10 puntos en un PDF o en
un manual en Internet, aunque la falta de serifs hace que las oraciones escritas en
tamaños de 12 puntos o más sean difíciles de leer. Sin embargo, se pueden utilizar
de manera efectiva en tamaños más grandes para los títulos y encabezados, y además
son muy buenas en tamaños más pequeños para pies de página y números en
columnas y tablas.
 Por lo general, debes elegir fuentes simples como Arial o Times New Roman para tu
manual de usuario, aunque puedes elegir una fuente decorativa para las citas
apartadas o los títulos si escribes un manual de usuario para un videojuego con una
temática fantástica o de ciencia ficción (en el caso de las citas al margen, a menudo
puedes utilizar alguna de las fuentes sencillas y mostrar la cita apartada en cursiva).
 Una vez que hayas elegido las fuentes que vayas a utilizar, crea una página de
muestra para verificar que las fuentes se vean bien juntas en el papel. También
deberías mostrarle esta muestra a la persona que deba aprobar la apariencia del
manual antes de continuar escribiéndolo.
Piensa bien la distribución. Una vez que hayas elegido las fuentes del manual de
usuario, deberás decidir dónde colocas cada cosa en las páginas.
 Por lo general, es conveniente poner el título del manual o del capítulo en el
encabezado o en el pie de página colocando el título del manual en la página
izquierda y el título del capítulo en la página derecha. También es conveniente
colocar el número de página en el encabezado o en el pie de página, ya sea en el lado
externo (del encabezado o del pie de página) o en el centro (únicamente en el pie de
página). Es conveniente diferenciar la primera página de cada sección o capítulo de
las otras páginas colocando su número de página en el centro del pie de página y en
las páginas siguientes, ponerlo en la esquina exterior del encabezado.
 Es conveniente colocar el texto de las referencias de las imágenes en colores o en
recuadros sombreados para separarlo del resto del texto. Asegúrate de elegir un color
o un nivel de sombreado que permita leer el texto con facilidad.

10.  Deja unos márgenes razonablemente amplios a los lados, con un espacio extra en los
bordes en los cuales vayas a unir todas las páginas.