Expedientedecontratacion

Expediente de
Contratacion
Jorge CespedesJorge Cespedes
RamirezRamirez
Sociedad cientifica empresarial
en salud ocupacional, seguridad
y medio ambiente

Programación y
Actos
Preparatorios
Etapa de Selección
Ejecución
contractual
Desde la
convocatoria
Desde la
convocatoria
Hasta antes de la
suscripción del contrato
Hasta antes de la
suscripción del contrato
Fases de la Contratación Estatal
ETAPAS PRECONTRACTUALES Jorge Cespedes Ramirez
11/09/15

EL EXPEDIENTE DE
CONTRATACION
Jorge Cespedes Ramirez
11/09/15

¿Qué entendemos por
Expediente de Contratación?
Acepción amplia:
11/09/15

¿Por qué es necesario contar con un
expediente de contratación?
¿Cuál es su Finalidad?
11/09/15

Conforme al artículo 12 de la Ley, es requisito
para convocar a un proceso de selección,
bajo sanción de nulidad, que:
 Se encuentre incluido en el PAC;
 Se cuente con el expediente de contratación
debidamente aprobado; y,
 Se cuente con las Bases debidamente
aprobadas.
¿Cuáles son los requisitos para
convocar a un proceso de selección?
11/09/15

¿Qué debe contener el
Expediente de Contratación en la fase inicial?
En la etapa de Actos Preparatorios y de Programación:
El expediente debe reunir la siguiente información
Aprobado por el Titular de la Entidad o Funcionario competente
(por delegación), es remitido al Comité Especial.
11/09/15

Pasos subsiguientes a la aprobación del PAC
Aprobación
del PAC
Aprobación
del PAC
RequerimientoRequerimiento
Valor
Referencial
Valor
Referencial
Disponibilidad
Presupuestal
Disponibilidad
Presupuestal
- La fuente de
financiamiento
- La cadena
funcional
programática y
del gasto
- Monto de la
certificación
- Monto
determinado
por el OEC
como
resultado del
estudio de
posibilidades
que ofrece el
mercado
Aprobado
por el Titular
de la
Entidad.
- El usuario debe
definir con precisión
las CCTT.
- Finalidad pública
11/09/15

Aprobación
Expediente de
Contratación
Aprobación
Expediente de
Contratación
Comité
Especial
Comité
Especial
Aprobación
de Bases
Aprobación
de Bases
- Información de CCTT
- Estudio de posibilidad.
que ofrece el mercado
- Valor referencial
- Disponib. presupuestal
- Tipo de proceso
- Modalidad de
selección
- Sist. de contratación
- Órgano
colegiado
Organiza/
conduce el
proceso de
selección
- 3 miembros
ConvocatoriaConvocatoria
- Aprobación
Titular de la
Entidad/
Delegación
-Por escrito
-Visado por el
CE.
-Estandari-
zación
Pasos subsiguientes a la aprobación del PAC
11/09/15

¿Quiénes intervienen en la formulación y
aprobación del expediente de contratación?
11/09/15

Titular de la Entidad
Más alta autoridad ejecutiva de la
Entidad que aprueba, autoriza y
supervisa el proceso de
contratación.
Ejemplos:
-Presidente del Congreso de la
República
-Fiscal de la Nación
-Presidente del Tribunal
Constitucional
-Ministro del Interior Jorge Cespedes Ramirez
11/09/15

Puede delegar sus facultades con
excepción de aquellas rotuladas
como indelegables:
Autorización de exoneraciones.
Declaración de nulidad de oficio.
Aprobación de prestaciones
adicionales de obra.
Decisión de encargar procesos a
entidad publicaa o privada,
nacional o internacional u
organismos internacionales.
Titular de la Entidad
11/09/15

Área Usuaria
11/09/15

Especificaciones
Técnicas
(Bien)
Términos de
Referencia
(Servicio)
Expediente
Técnico
(obra
Para efectuar su
requerimiento, el área
usuaria debe solicitar
formalmente el bien,
servicio u obra y
señalar la Finalidad
Pública de la
contratación.
Este requerimiento
debe ir acompañado
de:
El Requerimiento
11/09/15

Los RTM comprenden:
11/09/15

Definición del Requerimiento
11/09/15

11/09/15

Embalaje, rotulación o etiquetado
De ser el caso, se debe precisar si la prestación
comprende el embalaje y/o rotulado de los bienes
solicitados Jorge Cespedes Ramirez
11/09/15

 Requisitos del proveedor (RTM)
 Requisitos del personal propuesto
 Transporte y seguros
 Visitas y muestras
 Acondicionamiento, instalación
 Pruebas de Puesta en Funcionamiento
 Pruebas o Ensayos para la
conformidad de los bienes
 Garantía Comercial
 Mantenimiento Preventivo
 Soporte Técnico
 Capacitación y/o entrenamiento
 Disponibilidad de servicios y repuestos
11/09/15

 Lugar y plazo de ejecución: señalar plazo
máximo de la prestación (expresado en días
calendario), pudiendo indicar además, el
plazo mínimo para realizar la prestación.
 En caso se establezcan prestaciones
accesorias, precisar por separado el plazo de
la prestación principal y el de las prestaciones
accesorias. (art. 174)
 Documentos entregables
 Medidas de Control
Deben considerar:
- Áreas que coordinarán con el proveedor
- Áreas que supervisan
- Área que brindará la conformidad. Jorge Cespedes Ramirez
11/09/15

 Forma de Pago
 Fórmulas de Reajuste (art.49)
 Adelantos 171
 Modalidad de ejecución
contractual 40
 Declaratoria de viabilidad SNIP
 Otras penalidades aplicables
165/166
 Subcontratación 146
 Responsabilidad por vicios ocultos
50 lEY
 Normativa Específica
 Anexos: estandarización, informe
técnico de evaluación de software,
etc.
En obras y
actividades derivadas
de proyectos de
inversión :
• Declaración de
viabilidad del
SNIP
• Expediente
Técnico
• Disponibilidad
del terreno
11/09/15

ÓRGANO ENCARGADO DE LAS
CONTRATACIONES
 Órgano o unidad orgánica que realiza las
actividades relativas a la gestión del
abastecimiento al interior de la Entidad.
 Impulsa la ejecución del PAC
 Realizar el estudio de posibilidades
que ofrece el mercado para las
contrataciones de bienes y servicios
 Coordina permanentemente con las
diversas dependencias de la Entidad
 Certificación ante el OSCE:
 Obligatorio a partir de Agosto 2013
 Cumplimiento de los tres requisitos básicos
y evaluación virtual (30 preguntas en 60
minutos, nota mínima aprobatoria 14).
11/09/15

Sobre la base de las características técnicas definidas
por el área usuaria, se debe evaluar las posibilidades
que ofrece el mercado para determinar lo siguiente:
• Valor referencial.
• Existencia de pluralidad de marcas y postores
• Posibilidad de distribuir la buena pro.
• Información que pueda servir para establecer
factores de evaluación.
• Pertinencia de realizar ajustes a las características
y/o condiciones de lo que se va a contratar, entre
otros aspectos.
Alcances del estudio de posibilidades que
Ofrece el mercado
11/09/15

El valor referencial es el costo estimado
aprobado por la Entidad para la
contratación de bienes, servicios u obras
sobre la base de los precios de mercado.
El OEC debe determinar el valor
referencial.
El OEC puede solicitar apoyo que requiera
del Área Usuaria, este último está obligado
a dar apoyo bajo responsabilidad.
VALOR REFERENCIAL
11/09/15

Como mínimo se debe emplear dos (02) fuentes:
VALOR REFERENCIAL
11/09/15

GarantíasGarantías
Costo total de
Costo total de
propiedad
propiedad
VALOR REFERENCIAL
11/09/15

VALOR REFERENCIAL
11/09/15

¿QUÉ DEBE INCLUIR ?
• El costo del Bien o Servicio, además de su
margen de comercialización o utilidad.
• Tributos, Seguros, Costos de Transporte al
punto de entrega, Inspecciones, Pruebas
solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro
concepto.
• En casos de servicios de Intermediación
Laboral, el VR debe calcularse respetando
todas las normas laborales. Jorge Cespedes Ramirez
VALOR REFERENCIAL
11/09/15

– BIENES Y SERVICIOS:
03 meses desde aprobación del
Expediente de Contratación.
– CONSULTORÍA DE OBRA:
06 meses desde aprobación del
expediente de contratación.
– OBRAS:
06 meses desde la fecha de
determinación del presupuesto de obra
consignada en el expediente técnico.
ANTIGÜEDAD:
VALOR REFERENCIAL
11/09/15

Objeto del
proceso
Valor Referencial
(VR)
Límite Inferior Límite Superior
Bienes Es único, incluye
IGV
No se ha
establecido
100% del VR
Servicios Es único, incluye
IGV
No se ha
Establecido
100% del VR
Consultoría de
obras
Es único, incluye
IGV
90% del VR 100% del VR
Ejecución de
obras
Es único, incluye
IGV
90% del VR 110% del VR
VALOR REFERENCIAL
11/09/15

 El Valor Referencial es único y deberá incluir
todos los conceptos que incidan en el mismo,
incluido el IGV.
 Las Bases del proceso de selección deben
establecer además del valor referencial, los
límites de éste, con y sin IGV
VALOR REFERENCIAL EN LA SELVA
11/09/15

Directiva 004-2013-OSCE/CD
-Obligatoriedad del uso de los formatos
aprobados por OSCE
-El OEC es el responsable de elaborar en forma
previa a la aprobación del expediente, del
Resumen Ejecutivo, el cual debe contener la
totalidad de la información y el formato
establecido por la Directiva
-Indicar fuentes utilizadas, procedimiento y
metodología para definir el valor referencial
RESUMEN EJECUTIVO DEL EPOM
11/09/15

PROCESOS SEGÚN RELACIÓN DE
ITEMS, PAQUETES, LOTES
11/09/15

No se puede fraccionar la contratación
con el objeto de modificar el tipo de
proceso de selección que corresponda,
según la necesidad anual.
EL OEC será responsable en el
incumplimiento de la prohibición.
El MEF establecerá mediante D.S. - previa
opinión favorable del MINTRA y
Producción- los sectores destinados a la
participación exclusiva de las MYPES.
FRACCIONAMIENTOFRACCIONAMIENTO
11/09/15

No está prohibido cuando:
a)No hay disponibilidad presupuestal
b)Surja una necesidad extraordinaria e
imprevisible
c)Se contrate al mismo proveedor por
procesos de selección con objetos
contractuales distintos, contratos
complementarios, exoneraciones o procesos
bajo regímenes especiales.
d)Se efectúe a través del Catálogo de
Convenios Marco.
e)Para propiciar participación MYPES.
FRACCIONAMIENTOFRACCIONAMIENTO
11/09/15

DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
11/09/15

Numeral 5, del art. 77 de la ley 28411
Para efecto de la disponibilidad de recursos y la
fuente de financiamiento para convocar
procesos de selección
11/09/15

PASOS PREVIOS A LA CONVOCATORIA DE
UN PROCESO
(*) en concordancia con lo señalado en el PAC, salvo AMC
11/09/15

OPINIONES
11/09/15

OPINIÓN Nº 091-2013/DTN
 “Si es obligatorio llevar a cabo un
proceso de estandarización, en los casos
donde los términos de referencia o
especificaciones técnicas hacen
referencia a marcas o nombres
específicos de productos, y se verifique la
causal de exoneración por proveedor
único de bienes o servicios que no
admiten sustitutos”
11/09/15

 “La formalidad de “aprobación del
Expediente de Contratación” que hace
mención la norma, puesto que no
especifica la formalidad de esta, en todo
caso se puede entender la utilización de
un proveído en el expediente para tal
fin.” (sic).
11/09/15

“Se solicita aclarar el procedimiento a seguir para una Correcta
Aprobación del Expediente de contratación de los Procesos
contemplados en el Plan Anual de Contrataciones, de la entidad.”
(sic).
(…) una vez elaborado el Expediente de Contratación, el OEC
debe remitirlo al funcionario competente para su aprobación, el
mismo que deberá verificar, en forma previa, que dicho
expediente contenga la totalidad de la información prevista en la
normativa de contrataciones del Estado.
Luego de ello, el funcionario competente debe aprobar el
Expediente de Contratación conforme a las formalidades y el
procedimiento previsto en las normas de organización o gestión
interna de la Entidad, de ser el caso, pudiendo utilizar cualquier
formalidad cuando ello no se encuentre previsto en estas.
11/09/15

“(…) nuestra consulta se genera sobre el orden de
prelación que debe existir entre la aprobación del
expediente de contratación y la emisión de la
resolución que apruebe la exoneración del
proceso de selección.” (sic).
El expediente de contratación debe
aprobarse en forma previa o en el acto
mismo de aprobación de la exoneración,
dado que las Bases correspondientes
deben elaborarse con la información
contenida en dicho expediente.
11/09/15

“¿Está permitido que entidades del Sector Público
convoquen a procesos de selección para la
contratación de bienes, considerando en sus Bases o
Bases Integradas, CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
QUE CONTENGAN DOS (02)
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DIFERENTES,
PARA UN MISMO OBJETO DE LA
CONVOCATORIA?” (sic)
11/09/15

La normativa de contrataciones del Estado ha determinado que es
competencia y responsabilidad de la Entidad definir adecuadamente en
las especificaciones técnicas -que son parte de las Bases-, las
características de los bienes a ser adquiridos; de igual forma, ha
establecido los órganos de la Entidad que, en el marco de las actividades
bajo su ámbito de competencia, pueden perfeccionar dichas
especificaciones técnicas.
En esa medida, las Bases no deben contener especificaciones técnicas
contradictorias; no obstante, de verificarse ello, los participantes
pueden solicitar su aclaración y/o cuestionarlas, mediante consultas
y/o observaciones, respectivamente; sin perjuicio de la potestad del
Titular de la Entidad para declarar la nulidad del proceso de
selección, de conformidad con el artículo 56 de la Ley
11/09/15

3.1 La modalidad de ejecución contractual llave en mano se utiliza en las
contrataciones de bienes cuando por la complejidad de estos, la Entidad
requiere que el postor también oferte su instalación y puesta en
funcionamiento.
3.2 En una contratación de bienes bajo la modalidad llave en mano, toda vez
que el interés último de la Entidad es que los bienes adquiridos se
encuentren instalados y funcionando correctamente, la Entidad recién
otorgará la recepción y conformidad cuando el contratista haya cumplido
con instalar y poner en funcionamiento tales bienes.
3.3 Cuando la Entidad tuviera observaciones a los bienes instalados y puestos
en funcionamiento por el contratista, debe consignarlas en el acta
especificando su sentido; asimismo, debe otorgar al contratista un plazo
prudencial no menor de 2 ni mayor de 10 días calendario para
subsanarlas. Si luego de vencido el plazo otorgado, el contratista no
cumpliese con levantar las observaciones, la Entidad podrá resolver el
contrato, sin perjuicio de aplicar las penalidades que correspondan.
11/09/15

 La normativa de contrataciones del Estado no ha
previsto la cantidad de cotizaciones que una
Entidad debe solicitar en el marco de un estudio
de las posibilidades que ofrece el mercado; no
obstante, al realizar el referido estudio es
necesario que las Entidades agoten todos los
medios disponibles a efectos de obtener la mayor
información posible del mercado, que permita
determinar “La existencia de pluralidad de
marcas y/o postores;” en capacidad de brindar el
bien o servicio requerido y, en consecuencia, la
necesidad de convocar un proceso de selección
para seleccionar al proveedor con el cual la
Entidad contratará.
11/09/15

OPINIÓN 77-2013-DTN
 la estructura de costos puede ser formulada por la propia
Entidad o puede ser solicitada por esta a los proveedores. En
cualquier caso, corresponde al órgano encargado de las
contrataciones determinar si en una contratación en
particular puede utilizar esta fuente, así como si la elaborará o
la solicitará a los proveedores
 Cuando el órgano encargado de las contrataciones opte por
formular una estructura de costos para usarla como fuente en
el estudio de posibilidades que ofrece el mercado, puede
requerir el apoyo del área usuaria para su elaboración, a fin
que la estructura refleje todos los costos que inciden en el
precio del bien o servicio requerido por dicha área. Sin
embargo, el apoyo que el área usuaria le brinde al órgano
encargado de las contrataciones no enervará la
competencia y responsabilidad de este último por la
determinación del valor referencial.
11/09/15

 “(…) si, bajo el amparo del anterior T.U.O.
de la Ley de contrataciones y
Adquisiciones del Estado aprobado
mediante D.S. N° 083-2004-PCM, en la
etapa de ejecución, la entidad
contratante podía reconocer a favor del
contratista, fórmulas de reajuste de
precios no contempladas en las bases ni
en el contrato, siendo mas bien
prohibidas de manera expresa” (sic).
11/09/15

MUCHAS GRACIAS POR SU
ATENCION ! ! !
jorces@hotmail.com
11/09/15

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