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TEMA 1
    INTRODUCCIÓN A LOS
    SISTEMAS DE CONTROL
         DE GESTIÓN
              Ing. Alex Rayón Jerez (alex.rayon@deusto.es)

                              1 de Febrero del 2011




Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
Índice de contenidos
   Sistemas de control de gestión
   Tipos de contabilidad
   El proceso de producción
   Evolución histórica de la contabilidad de gestión
   Interrelación contabilidad financiera-costes




       Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
Sistemas de control de gestión
                               Introducción


El control de gestión es la herramienta que permite implementar y seguir una
estrategia
 ¿Y qué es una estrategia? Un negocio: una relación entre producto (producto +
                tecnología) y mercado (geográfico + aplicación)
Un Sistema de Control de Gestión dirige y guía a la organización (empresa) hacia
la consecución de los objetivos definidos en la estrategia
   El control va más allá de la mera vigilancia
   Se trata de dirigir, de guiar, de motivar a una organización para garantizar
   una determinada gestión
   Planificar y controlar para garantizar la consecución de los objetivos de la
   organización (empresa)




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   3
Sistemas de control de gestión
                             Introducción (II)


Se emplean cuatro elementos para ello
   Elemento de observación: mide e informa sobre el valor actual de las
   variables a controlar.
   Elemento de evaluación: compara el valor anterior con un estándar deseado
   fijado previamente.
   Elemento de corrección: al detectar una discrepancia entre los valores
   anteriores promueve acciones.
   Elemento de medio de transmisión
Estos elementos presentan una importante complejidad cuando se está hablando
de un Sistema de Control de Gestión




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   4
Sistemas de control de gestión
                            Introducción (III)


¿Existe necesidad para ello?
   Sí, claramente. Los objetivos de los diferentes departamentos pueden ser
   incluso contrarios.
      Ejemplo: El Dept. Comercial de Coca Cola quiere aumentar su cuota de
      mercado expandiéndose en Sudamérica. El Dept. de Administración no
      quiere entrar en dicho mercado por la volatilidad de los mercados y las
      regulaciones estatales inflexibles.
   La descentralización del proceso de toma de decisiones al aumentar el
   tamaño de la organización obliga al establecimiento de un Sistema de
   Control de Gestión.
        Éste, garantizará la coherencia de actuación hacia los objetivos generales
        de la organización.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   5
Sistemas de control de gestión
                   Las tareas de la dirección




Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   6
Sistemas de control de gestión
                   Las tareas de la dirección (II)


Algunas definiciones
   “.. consiste en determinar las metas a largo plazo de una empresa, y luego
   generar planes ideados para alcanzar esas metas, teniendo en cuenta los
   probables cambios en el medio exterior” (Argenti)
   “Proceso continuo de toma de decisiones empresariales presentes
   sistemáticamente y con el más grande conocimiento de su futuro,
   organizando los esfuerzos necesarios para aplicar estas decisiones y medir
   los resultados contra las expectativas a través de una adecuada
   realimentación” (Drucker)




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   7
Sistemas de control de gestión
                  Las tareas de la dirección (III)


En resumen
   Proceso sistemático que intenta responder a tres interrogantes:
       ¿Cuál es la situación actual de las empresas?
       ¿Hacia dónde queremos ir?
       ¿Cómo podemos llegar?




  Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   8
Sistemas de control de gestión
                Las tareas de la dirección (IV)




                        Decisión estratégica



                    Decisiones estructurales



                      Decisiones operativas

Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   9
Sistemas de control de gestión
                                 Naturaleza


¿Controlar? → Guiar, dominar, regular, etc.
   Dirigir una variable hacia un estado deseado u objetivo
   No simplemente evaluar la gestión
        Pero sí garantizar una determinada gestión
Se trata de controlar la marcha de la empresa y garantizar un determinado
resultado
Facilita la toma de decisiones: reflexión sobre diferentes cursos de acción y
elección de aquel aque, a juicio del decisor, es más conveniente para el logro de
los objetivos de la empresa
Implica la necesidad de información adecuada, correcta y a tiempo




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   10
Sistemas de control de gestión
                              Naturaleza (II)


Tipos de decisiones
   Asignación de recursos
   Superación de limitaciones
   Aprovecamiento de oportunidades
   Seguimiento de las acciones concretas
   Evaluación de los resultados conforme a los objetivos perseguidos


Ejemplos: aceptar un pedido o no, hacer o comprar, abandonar un producto o no,
                                     etc.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   11
Sistemas de control de gestión
                             Naturaleza (III)


Como sistema de información facilitará parte de la información necesaria para
planificar y controlar las actividades, sus resultados, recursos y acciones
Como sistema de dirección diseñará aquellos medios de control que induzcan el
comportamiento de las personas para que actúen conforme a los resultados,
recursos y acciones previstos para las actividades y, por ende, a los fines de la
organización
                    Finalidad: La mejora continua de la organización
Controlar una organización es motivar a las personas que la integran a llevar a
cabo las acciones necesarias para la consecución de los objetivos empresariales
“Proceso por el cual los directivos influyen en otros miembros de la organización
           para poner en marcha las estrategias de ésta” (Anthony)
Guiar voluntades y comprometer esfuerzos → Objetivos



   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   12
Sistemas de control de gestión
                          Naturaleza (IV)



                                        Control “a priori”        Orientado a la decisión


                                             Planificar


                                             Organizar
 Decisiones

                                              Ejecutar


                                             Controlar


                                      Control “a posteriori”       Orientado a la mejora




Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   13
Sistemas de control de gestión
                              Naturaleza (V)


El control de gestión es un proceso de planificación y seguimiento de las
actividades que se realizan que pretende asegurar un aprovechamiento eficaz y
permanente de los recursos de la compañía para alcanzar los objetivos de
negocio que puede formularse
   Proceso colectivo: afecta a toda la organización
   Proceso continuo: implica un ejercicio continuo dentro de la actividad
   empresarial
   Objetivos: requiere objetivos previamente fijados




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   14
Sistemas de control de gestión
                              Funciones


                     Lograr coherencia
                               Plan de empresa                        Programa operativo


                             Objetivos empresa                      Objetivos áreas negocio

                     Realizar seguimiento
                          Objetivos
                          Planes operativos
                          Presupuesto asociado
                     Suministrar información
                          Áreas de responsabilidad
                          Dirección: Consejo de Administración


Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   15
Sistemas de control de gestión
                              Características


Contempla a toda la organización de forma integrada (a diferencia del control de
operaciones, que tiene sus propios elementos de control)
Carácter periódico (anual, trimestral, etc.)
Unidades monetarias (única manera de poner en comunicación a todos los
departamentos) y no monetarias (devoluciones de clientes, % pedidos
satisfechos, etc.)
Basado en los directivos de línea (los responsables, cada una de las unidades
organizativas)
Produce información estructurada (Cuadro de Mango Integral, basado en
variables de gestión como magnitudes económicas, etc.)
Atiende a la estructura organizativa (centros de coste, de inversión, de
beneficio, de ingresos, etc.)



   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   16
Sistemas de control de gestión
                          Ciclo de control




Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   17
Sistemas de control de gestión
                          Ciclo de control (II)


Actividades del ciclo de control
   Previsión: intentar anticipar el valor de una variable que no tenemos
   capacidad de control/actuación y nos va a afectar.
       Tratar de estimar el valor en el futuro de una variable crítica (o al menos
       que interesa) para la correcta marcha de la empresa. Ejemplos: tipos de
       interés, tipos de cambio (€/$, seguro de tipo de cambio), evolución
       mercado, IPC regiones que se opera, etc.
       Postura pasiva de la alta dirección de la empresa.
   Planificación: fijar los objetivos (numéricos y realistas), en forma de
   estándares (valores de referencia que indiquen el grado de satisfacción de los
   objetivos) que quiere lograr la organización.
        Para ello, se recogen las acciones más convenientes, bajo el amparo de la
        previsión realizada anteriormente, para lograr estos objetivos.
        Postura activa.

   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   18
Sistemas de control de gestión
                         Ciclo de control (III)


Actividades del ciclo de control (continuación)
   Planificación (continuación): tres niveles de planificación
        Estratégica: a largo plazo. Es la más trascendental, ya que indican el
        producto y mercado al que dirigirse. Afecta a la organización en su
        conjunto, tomadas con perspectiva global, competencia de niveles más
        alto de dirección. Ejemplo: abrir nueva línea de negocio en Asia.
        Táctica o estructural: a medio plazo. Dotar a la empresa de recursos, de
        estructura para poder alcanzar objetivos de la planificación estratégica.
        Ejemplo: decisiones de localización, estructura organizativa, sistema de
        información, etc. ¿Una Joint-Venture con un socio en Xinjiang o aventura
        en solitario?
        Operativa: a corto plazo. Concretan la estrategia en el qué-hacer diario.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   19
Sistemas de control de gestión
                         Ciclo de control (IV)


Actividades del ciclo de control (continuación)
   Presupuestación: traducir a lenguaje económico-financiero (ingresos, pagos,
   costes, cobros, etc.) los hechos económicos que están recogidos en el plan.
      El presupuesto es el impacto económico-financiero de la planificación.
          Nos permite juzgar si se han alcanzado los objetivos económicos
   Ejecución: comenzar con los planes de acción fijados en la planificación.
   Evaluación
        Recogida de datos reales: vigilancia y medida de los resultados
        cosechados por la organización.
        Análisis de las desviaciones: comparación realidad-planificación. De esta
        forma, se detectarán las desviaciones, las causas que han producido las
        mismas y se adoptarán las medidas oportunas para su corrección.
El ciclo de control es un ciclo cerrado que se retroalimenta.

   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   20
Sistemas de control de gestión
                   Marco conceptual tradicional



Planificación             Objetivos, estrategia, políticas
 estratégica




Control de
 Gestión                  Puesta en práctica de la estrategia



  Control
 operativo                Desarrollo eficiente de las tareas operativas




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   21
Sistemas de control de gestión
                     Fuentes de información


                          Fuentes de
                         información




         Externas                                    Internas




                                  Información                   Información no
                                 sistematizada                   sistematizada



                                  Información
                                    contable


Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   22
Sistemas de control de gestión
                     Fuentes de información (II)


La información está presente en todas y cada una de las etapas del proceso de
control de gestión.
   Fuentes de información externas: previsiones, análisis de la competencia.
   Fuentes de información sistematizada: información estructurada, organizada
   según unas normas. La información sistematizada por excelencia es la
   información contable.
   Fuentes de información no sistematizada: conjunto de datos dispersos que
   existen en la organización, normalmente de carácter no monetario
   Y, la información contable, que será el núcleo de desarrollo de esta
   asignatura.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   23
Sistemas de control de gestión
                         Información contable


Contabilidad externa o financiera: genera información de utilidad para los
agentes externos (accionistas, Hacienda, entidades financieras, etc.). La que
hemos visto en Finanzas de la Empresa :-)
   Utilidad limitada para gestores porque está sujeta a reglas y normas
   cambiantes (NPGC 2008, Normas NIC-NIIF, la SEC, etc.) y de difícil
   comparación geográfica.
Contabilidad interna o de gestión: difícil de armonizar/estandarizar/normalizar.
Genera información de utilidad para los responsables de gestión de la empresa.
        Contabilidad de costes.
        Contabilidad por responsabilidades.
        Contabilidad analítica.
   La finalidad es medir la eficiencia en el empleo de recursos (medición
   márgenes productos, mercados, etc. y asignación costes a los Estados
   Financieros). Además, ayudar a tomar decisiones de la alta dirección.

   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   24
Tipos de contabilidad
                        Contabilidad financiera


La contabilidad financiera, a través de sus estados financieros (Balance de
Situación, Cuenta de PyG, ECPN y EFE), sirve para que usuarios de la misma
puedan tomar las decisiones con mayor criterio.
   Decisiones para usuarios externos: accionistas, agentes financieros, clientes,
   AAPP, bancos centrales (intervención CCM por el Banco de España), etc.
Se apoya en principios y normas de valoración estrictas y aceptadas por la
práctica contable (PGC en España, US GAAP en EEUU, NIIF en la Unión
Europea, etc.).
   Por lo tanto, la flexibilidad es limitada.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   25
Tipos de contabilidad
                     Contabilidad financiera (II)


Estos usuarios, y la falta de flexibilidad, provoca la aparición de varias
limitaciones a la hora de responder a cuestiones como:
    Rentabilidad productos/servicios de la empresa.
    Rendimiento factores de producción.
    Política de precios.
    Política de subcontrataciones.
    Umbral de rentabilidad.
Todas estas cuestiones hacen referencia a problemas internos, para las cuales la
contabilidad financiera no se encuentra preparada → es necesario crear otro
ámbito de información.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   26
Tipos de contabilidad
                        Contabilidad de costes


Esta información se conoce con el nombre de Contabilidad de Gestión y está
diseñada para manejar información relevante para la toma de decisiones dentro
de la empresa.
   Una de las partes de la contabilidad de gestión es la Contabilidad de Costes,
   que por tratarse de un sistema de información interno se ha llamado durante
   tiempo contabilidad interna.
Como se puede ver, alrededor del concepto contabilidad hay gran variedad de
acepciones, todas derivadas de los diferentes usuarios y sus intereses.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   27
Tipos de contabilidad
                     Contabilidad de costes (II)


Para el presente curso interesan las 2 siguientes:
    Contabilidad de costes: “suministra la información relativa a los costes de los
    productos y servicios generados por la empresa, asumiendo el nivel de
    desagregación que se considere oportuno en cada situación, a efectos de
    determinar el valor de las existencias y el coste de los productos vendidos,
    para poder transmitir esa información a los administradores o gerentes a fin
    de que se pueda proceder a la confección de los estados contables.
    Contabilidad de gestión: es una rama de la contabilidad que tiene por objeto
    la captación, medición y valoración de la circulación interna, así como su
    racionalización y control, con el fin de suministrar a la organización la
    información relevante para la toma de decisiones empresariales.
La contabilidad de costes es, por lo tanto, un subconjunto de la contabilidad de
gestión.



   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   28
Tipos de contabilidad
                     Contabilidad de costes (III)


Características de la contabilidad de costes:
   Información interna.
   Coherente con la contabilidad financiera.
   Adaptada a las necesidades propias.
   Flexibilidad y temporalidad.
   La mayor complejidad se presenta en la empresa industrial.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   29
Tipos de contabilidad
                                Resumiendo


Contabilidad externa o financiera                        Contabilidad interna o de gestión
   Describe el estado financiero y los                        La información que se desarrolla e
   resultados operativos.                                     interpreta sólo para directivos.
   Información se emplea tanto dentro                         Principal objetivo: obtención de
   como fuera de la empresa.                                  información relevante, histórica o
                                                              provisional de la actividad interna de
   Destinatarios: dirección de la
                                                              la empresa.
   empresa y sus respectivos
   accionistas; y, por otro lado,                             Tres grandes categorías:
   acreedores, bancos, etc.
                                                                   Contabilidad de costes.
   Principal objetivo: obtención de                                Planificación y control.
   información sobre las relaciones
   económicas de la empresa con el                                 Toma de decisiones
   exterior.                                                       empresariales.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   30
El proceso de producción

Es decir, aunque la contabilidad de costes tenga aplicación en cualquier tipo de
negocio (industrial, comercial o de servicios), la máxima complejidad aparece en
las empresas industriales.
   Ya que en éstas el número de transacciones internas es numeroso y complejo.
Actividad industrial: aplicar un proceso transformador que obtenga el producto
terminado disponible para la venta → en el proceso intervienen horas de trabajo
operarios, MP, desgaste equipos, consumo energía, etc.
   La contabilidad de costes capta toda esta complejidad e informa sobre los
   rendimientos y el valor de cada consumo.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   31
Evolución histórica de la
        contabilidad de gestión
Etapa inicial: pre-revolución industrial → los empresarios compraban MP, los
gremios la transformaban y luego la empresa los vendía. La contabilidad
financiera era suficiente.
1ª etapa. Inicio de la industrialización: durante la revolución industrial, las
empresas contrataron mano de obra para producir en sus propias instalaciones.
Ello provoca la aparición de herramientas de gestión interna para evaluar los
procesos de transformación y medir sus costes. El margen lo fija la empresa:
   Precio = Coste * (1 + Margen)
2ª etapa. La Dirección Científica del Trabajo: durante la segunda mitad del
Siglo XIX, se diseñaron los sistemas de asignación de métodos y tiempos a los
procesos productivos. Se hacen necesarios instrumentos para planificar la
producción, estándares, presupuestos, etc. → contabilidad interna o de gestión.
El precio lo fija el mercado:
   Margen = Precio - Coste


   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   32
Evolución histórica de la
    contabilidad de gestión (II)
3ª etapa. Divisionalización de las empresas: las grandes empresas del primer
tercio del Siglo XX (GM, Ford, DuPont, etc.) adoptan estructuras jerárquicas y
divisionales → la contabilidad de costes (producción) pasó a ser servidora de la
financiera (gerencia).
   La década de los sesenta: cambios tecnológicos, sociales y culturales, los
   cuales obligaron a desarrollar mecanismos de control y de adopción de
   decisiones (por ejemplo, apareció el sistema Direct Costing).
   La década de los setenta: se caracteriza por cuestionar los sistemas de coste,
   planteándose la justificación de su existencia en base a la utilidad de la
   información que proporcionan. Esto es, los costes tendrán razón de ser
   medidos si su utilidad informativa es mayor que el coste de obtenerla.
El precio pasa a ser un factor de decisión más:
   Margen = Precio (factores) – Coste (factores)



   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   33
Evolución histórica de la
    contabilidad de gestión (III)
4ª etapa. Situación actual: a partir de los años 80, el desarrollo de los sistemas
de información de costes cambia sustancialmente con los avances en las
tecnologías de la información, la fuerte competencia, la globalización, ciclos de
vida más cortos, etc.
   En términos de los costes fácilmente imputables a los productos (MOD, etc.)
   pierden importancia, apareciendo actividades que comienzan a consumir
   recursos en cuantías importantes (horas I+D+i, control de calidad, etc.)
        Esto obliga a tratar la misma información de base de manera distinta,
        apareciendo nuevas técnicas o el sistema de gestión ABC (Tema 9).
        El control de los costes tiene una importancia creciente.
            Pero, ¿sólo se considera el coste y el margen como factores
            determinantes en la política de precios? :-)




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   34
Interrelación contabilidad
           financiera-costes
Ambas contabilidades se prestan recíprocamente información:
   La contabilidad de gestión utiliza datos elaborados por la contabilidad
   financiera (datos externos).
   La contabilidad de gestión suministra a la financiera información relativa al
   valor de los inventarios y al coste de los productos vendidos (datos internos).
        En la intersección es donde se encuentra la contabilidad de costes.




   Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   35
Interrelación contabilidad
      financiera-costes (II)
                                 Contabilidad              Contabilidad de gestión
                              financiera/general
                         Dirección, accionistas,         Directivos funcionales
                         entidades financieras,          (departamento
      Destinatarios      proveedores/acreedores,         administrativo, financiero,
                         sindicatos                      etc.)

                         Elabora de acuerdo a unos       Describir la correlación
                         principios una información      interna entre MP, MOD,
        Objetivos        económico-financiera.           maquinaria, etc. → dar una
                         Estados contables: BS, P y      información en el ámbito
                         G, EFE y ECPN.                  interno
                         Solvencia, rentabilidad         - ¿Es rentable un producto?
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                         rentabilidad financiera, etc.
                         Costes por naturaleza →         Costes por naturaleza →
                         Ingresos → Resultado            Análisis etapas → Extraer
         Ámbito
                         general                         costes, ingresos y
                                                         rentabilidad



Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión   36
Referencias

Libros y Publicaciones
Libro de la asignatura Contabilidad y Finanzas de 1º de Grado en Ingeniería en Organización Industrial de Alex Rayón


Sitios web
Portal de Slide Share de Alex Rayón http://www.slideshare.net/alrayon




               Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
Copyright (c) 2011 Alex Rayón Jerez
This work (but the quoted images, whose rights are reserved to their owners*) is licensed
  under the Creative Commons “Attribution-ShareAlike” License. To view a copy of this
  license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/




   * http://www.actualicese.com/_ig/img/fotos/financiera.jpg,
        http://www.latiendadecolchones.com/WebRoot/StoreES/Shops/ea6409/MediaGallery/dibujo-seguimiento-de-su-pedido.jpg,
        http://quazarum.files.wordpress.com/2010/06/creatividad.jpg




          Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
Profesor: Ing. Alex Rayón Jerez
                                    Bilbao, Febrero 2011

                 3º de Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
                           Facultad de Ingeniería, ESIDE
                               Universidad de Deusto
Departamento de Tecnologías Industriales, Facultad de Ingeniería, Universidad de Deusto
          Avda. de las Universidades, 24, 48007 Bilbao, País Vasco, España


                                       Alex Rayón Jerez

                                     alex.rayon@deusto.es
                         Para contactar conmigo, muchas formas :-)
                              http://alexrayon.es/alex-rayon-20/



       Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión

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UD. SCG. T1. introducción a los sistemas de control de gestión

  • 1. TEMA 1 INTRODUCCIÓN A LOS SISTEMAS DE CONTROL DE GESTIÓN Ing. Alex Rayón Jerez (alex.rayon@deusto.es) 1 de Febrero del 2011 Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
  • 2. Índice de contenidos  Sistemas de control de gestión  Tipos de contabilidad  El proceso de producción  Evolución histórica de la contabilidad de gestión  Interrelación contabilidad financiera-costes Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
  • 3. Sistemas de control de gestión Introducción El control de gestión es la herramienta que permite implementar y seguir una estrategia ¿Y qué es una estrategia? Un negocio: una relación entre producto (producto + tecnología) y mercado (geográfico + aplicación) Un Sistema de Control de Gestión dirige y guía a la organización (empresa) hacia la consecución de los objetivos definidos en la estrategia El control va más allá de la mera vigilancia Se trata de dirigir, de guiar, de motivar a una organización para garantizar una determinada gestión Planificar y controlar para garantizar la consecución de los objetivos de la organización (empresa) Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 3
  • 4. Sistemas de control de gestión Introducción (II) Se emplean cuatro elementos para ello Elemento de observación: mide e informa sobre el valor actual de las variables a controlar. Elemento de evaluación: compara el valor anterior con un estándar deseado fijado previamente. Elemento de corrección: al detectar una discrepancia entre los valores anteriores promueve acciones. Elemento de medio de transmisión Estos elementos presentan una importante complejidad cuando se está hablando de un Sistema de Control de Gestión Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 4
  • 5. Sistemas de control de gestión Introducción (III) ¿Existe necesidad para ello? Sí, claramente. Los objetivos de los diferentes departamentos pueden ser incluso contrarios. Ejemplo: El Dept. Comercial de Coca Cola quiere aumentar su cuota de mercado expandiéndose en Sudamérica. El Dept. de Administración no quiere entrar en dicho mercado por la volatilidad de los mercados y las regulaciones estatales inflexibles. La descentralización del proceso de toma de decisiones al aumentar el tamaño de la organización obliga al establecimiento de un Sistema de Control de Gestión. Éste, garantizará la coherencia de actuación hacia los objetivos generales de la organización. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 5
  • 6. Sistemas de control de gestión Las tareas de la dirección Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 6
  • 7. Sistemas de control de gestión Las tareas de la dirección (II) Algunas definiciones “.. consiste en determinar las metas a largo plazo de una empresa, y luego generar planes ideados para alcanzar esas metas, teniendo en cuenta los probables cambios en el medio exterior” (Argenti) “Proceso continuo de toma de decisiones empresariales presentes sistemáticamente y con el más grande conocimiento de su futuro, organizando los esfuerzos necesarios para aplicar estas decisiones y medir los resultados contra las expectativas a través de una adecuada realimentación” (Drucker) Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 7
  • 8. Sistemas de control de gestión Las tareas de la dirección (III) En resumen Proceso sistemático que intenta responder a tres interrogantes: ¿Cuál es la situación actual de las empresas? ¿Hacia dónde queremos ir? ¿Cómo podemos llegar? Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 8
  • 9. Sistemas de control de gestión Las tareas de la dirección (IV) Decisión estratégica Decisiones estructurales Decisiones operativas Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 9
  • 10. Sistemas de control de gestión Naturaleza ¿Controlar? → Guiar, dominar, regular, etc. Dirigir una variable hacia un estado deseado u objetivo No simplemente evaluar la gestión Pero sí garantizar una determinada gestión Se trata de controlar la marcha de la empresa y garantizar un determinado resultado Facilita la toma de decisiones: reflexión sobre diferentes cursos de acción y elección de aquel aque, a juicio del decisor, es más conveniente para el logro de los objetivos de la empresa Implica la necesidad de información adecuada, correcta y a tiempo Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 10
  • 11. Sistemas de control de gestión Naturaleza (II) Tipos de decisiones Asignación de recursos Superación de limitaciones Aprovecamiento de oportunidades Seguimiento de las acciones concretas Evaluación de los resultados conforme a los objetivos perseguidos Ejemplos: aceptar un pedido o no, hacer o comprar, abandonar un producto o no, etc. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 11
  • 12. Sistemas de control de gestión Naturaleza (III) Como sistema de información facilitará parte de la información necesaria para planificar y controlar las actividades, sus resultados, recursos y acciones Como sistema de dirección diseñará aquellos medios de control que induzcan el comportamiento de las personas para que actúen conforme a los resultados, recursos y acciones previstos para las actividades y, por ende, a los fines de la organización Finalidad: La mejora continua de la organización Controlar una organización es motivar a las personas que la integran a llevar a cabo las acciones necesarias para la consecución de los objetivos empresariales “Proceso por el cual los directivos influyen en otros miembros de la organización para poner en marcha las estrategias de ésta” (Anthony) Guiar voluntades y comprometer esfuerzos → Objetivos Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 12
  • 13. Sistemas de control de gestión Naturaleza (IV) Control “a priori” Orientado a la decisión Planificar Organizar Decisiones Ejecutar Controlar Control “a posteriori” Orientado a la mejora Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 13
  • 14. Sistemas de control de gestión Naturaleza (V) El control de gestión es un proceso de planificación y seguimiento de las actividades que se realizan que pretende asegurar un aprovechamiento eficaz y permanente de los recursos de la compañía para alcanzar los objetivos de negocio que puede formularse Proceso colectivo: afecta a toda la organización Proceso continuo: implica un ejercicio continuo dentro de la actividad empresarial Objetivos: requiere objetivos previamente fijados Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 14
  • 15. Sistemas de control de gestión Funciones Lograr coherencia Plan de empresa Programa operativo Objetivos empresa Objetivos áreas negocio Realizar seguimiento Objetivos Planes operativos Presupuesto asociado Suministrar información Áreas de responsabilidad Dirección: Consejo de Administración Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 15
  • 16. Sistemas de control de gestión Características Contempla a toda la organización de forma integrada (a diferencia del control de operaciones, que tiene sus propios elementos de control) Carácter periódico (anual, trimestral, etc.) Unidades monetarias (única manera de poner en comunicación a todos los departamentos) y no monetarias (devoluciones de clientes, % pedidos satisfechos, etc.) Basado en los directivos de línea (los responsables, cada una de las unidades organizativas) Produce información estructurada (Cuadro de Mango Integral, basado en variables de gestión como magnitudes económicas, etc.) Atiende a la estructura organizativa (centros de coste, de inversión, de beneficio, de ingresos, etc.) Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 16
  • 17. Sistemas de control de gestión Ciclo de control Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 17
  • 18. Sistemas de control de gestión Ciclo de control (II) Actividades del ciclo de control Previsión: intentar anticipar el valor de una variable que no tenemos capacidad de control/actuación y nos va a afectar. Tratar de estimar el valor en el futuro de una variable crítica (o al menos que interesa) para la correcta marcha de la empresa. Ejemplos: tipos de interés, tipos de cambio (€/$, seguro de tipo de cambio), evolución mercado, IPC regiones que se opera, etc. Postura pasiva de la alta dirección de la empresa. Planificación: fijar los objetivos (numéricos y realistas), en forma de estándares (valores de referencia que indiquen el grado de satisfacción de los objetivos) que quiere lograr la organización. Para ello, se recogen las acciones más convenientes, bajo el amparo de la previsión realizada anteriormente, para lograr estos objetivos. Postura activa. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 18
  • 19. Sistemas de control de gestión Ciclo de control (III) Actividades del ciclo de control (continuación) Planificación (continuación): tres niveles de planificación Estratégica: a largo plazo. Es la más trascendental, ya que indican el producto y mercado al que dirigirse. Afecta a la organización en su conjunto, tomadas con perspectiva global, competencia de niveles más alto de dirección. Ejemplo: abrir nueva línea de negocio en Asia. Táctica o estructural: a medio plazo. Dotar a la empresa de recursos, de estructura para poder alcanzar objetivos de la planificación estratégica. Ejemplo: decisiones de localización, estructura organizativa, sistema de información, etc. ¿Una Joint-Venture con un socio en Xinjiang o aventura en solitario? Operativa: a corto plazo. Concretan la estrategia en el qué-hacer diario. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 19
  • 20. Sistemas de control de gestión Ciclo de control (IV) Actividades del ciclo de control (continuación) Presupuestación: traducir a lenguaje económico-financiero (ingresos, pagos, costes, cobros, etc.) los hechos económicos que están recogidos en el plan. El presupuesto es el impacto económico-financiero de la planificación. Nos permite juzgar si se han alcanzado los objetivos económicos Ejecución: comenzar con los planes de acción fijados en la planificación. Evaluación Recogida de datos reales: vigilancia y medida de los resultados cosechados por la organización. Análisis de las desviaciones: comparación realidad-planificación. De esta forma, se detectarán las desviaciones, las causas que han producido las mismas y se adoptarán las medidas oportunas para su corrección. El ciclo de control es un ciclo cerrado que se retroalimenta. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 20
  • 21. Sistemas de control de gestión Marco conceptual tradicional Planificación Objetivos, estrategia, políticas estratégica Control de Gestión Puesta en práctica de la estrategia Control operativo Desarrollo eficiente de las tareas operativas Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 21
  • 22. Sistemas de control de gestión Fuentes de información Fuentes de información Externas Internas Información Información no sistematizada sistematizada Información contable Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 22
  • 23. Sistemas de control de gestión Fuentes de información (II) La información está presente en todas y cada una de las etapas del proceso de control de gestión. Fuentes de información externas: previsiones, análisis de la competencia. Fuentes de información sistematizada: información estructurada, organizada según unas normas. La información sistematizada por excelencia es la información contable. Fuentes de información no sistematizada: conjunto de datos dispersos que existen en la organización, normalmente de carácter no monetario Y, la información contable, que será el núcleo de desarrollo de esta asignatura. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 23
  • 24. Sistemas de control de gestión Información contable Contabilidad externa o financiera: genera información de utilidad para los agentes externos (accionistas, Hacienda, entidades financieras, etc.). La que hemos visto en Finanzas de la Empresa :-) Utilidad limitada para gestores porque está sujeta a reglas y normas cambiantes (NPGC 2008, Normas NIC-NIIF, la SEC, etc.) y de difícil comparación geográfica. Contabilidad interna o de gestión: difícil de armonizar/estandarizar/normalizar. Genera información de utilidad para los responsables de gestión de la empresa. Contabilidad de costes. Contabilidad por responsabilidades. Contabilidad analítica. La finalidad es medir la eficiencia en el empleo de recursos (medición márgenes productos, mercados, etc. y asignación costes a los Estados Financieros). Además, ayudar a tomar decisiones de la alta dirección. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 24
  • 25. Tipos de contabilidad Contabilidad financiera La contabilidad financiera, a través de sus estados financieros (Balance de Situación, Cuenta de PyG, ECPN y EFE), sirve para que usuarios de la misma puedan tomar las decisiones con mayor criterio. Decisiones para usuarios externos: accionistas, agentes financieros, clientes, AAPP, bancos centrales (intervención CCM por el Banco de España), etc. Se apoya en principios y normas de valoración estrictas y aceptadas por la práctica contable (PGC en España, US GAAP en EEUU, NIIF en la Unión Europea, etc.). Por lo tanto, la flexibilidad es limitada. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 25
  • 26. Tipos de contabilidad Contabilidad financiera (II) Estos usuarios, y la falta de flexibilidad, provoca la aparición de varias limitaciones a la hora de responder a cuestiones como: Rentabilidad productos/servicios de la empresa. Rendimiento factores de producción. Política de precios. Política de subcontrataciones. Umbral de rentabilidad. Todas estas cuestiones hacen referencia a problemas internos, para las cuales la contabilidad financiera no se encuentra preparada → es necesario crear otro ámbito de información. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 26
  • 27. Tipos de contabilidad Contabilidad de costes Esta información se conoce con el nombre de Contabilidad de Gestión y está diseñada para manejar información relevante para la toma de decisiones dentro de la empresa. Una de las partes de la contabilidad de gestión es la Contabilidad de Costes, que por tratarse de un sistema de información interno se ha llamado durante tiempo contabilidad interna. Como se puede ver, alrededor del concepto contabilidad hay gran variedad de acepciones, todas derivadas de los diferentes usuarios y sus intereses. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 27
  • 28. Tipos de contabilidad Contabilidad de costes (II) Para el presente curso interesan las 2 siguientes: Contabilidad de costes: “suministra la información relativa a los costes de los productos y servicios generados por la empresa, asumiendo el nivel de desagregación que se considere oportuno en cada situación, a efectos de determinar el valor de las existencias y el coste de los productos vendidos, para poder transmitir esa información a los administradores o gerentes a fin de que se pueda proceder a la confección de los estados contables. Contabilidad de gestión: es una rama de la contabilidad que tiene por objeto la captación, medición y valoración de la circulación interna, así como su racionalización y control, con el fin de suministrar a la organización la información relevante para la toma de decisiones empresariales. La contabilidad de costes es, por lo tanto, un subconjunto de la contabilidad de gestión. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 28
  • 29. Tipos de contabilidad Contabilidad de costes (III) Características de la contabilidad de costes: Información interna. Coherente con la contabilidad financiera. Adaptada a las necesidades propias. Flexibilidad y temporalidad. La mayor complejidad se presenta en la empresa industrial. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 29
  • 30. Tipos de contabilidad Resumiendo Contabilidad externa o financiera Contabilidad interna o de gestión Describe el estado financiero y los La información que se desarrolla e resultados operativos. interpreta sólo para directivos. Información se emplea tanto dentro Principal objetivo: obtención de como fuera de la empresa. información relevante, histórica o provisional de la actividad interna de Destinatarios: dirección de la la empresa. empresa y sus respectivos accionistas; y, por otro lado, Tres grandes categorías: acreedores, bancos, etc. Contabilidad de costes. Principal objetivo: obtención de Planificación y control. información sobre las relaciones económicas de la empresa con el Toma de decisiones exterior. empresariales. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 30
  • 31. El proceso de producción Es decir, aunque la contabilidad de costes tenga aplicación en cualquier tipo de negocio (industrial, comercial o de servicios), la máxima complejidad aparece en las empresas industriales. Ya que en éstas el número de transacciones internas es numeroso y complejo. Actividad industrial: aplicar un proceso transformador que obtenga el producto terminado disponible para la venta → en el proceso intervienen horas de trabajo operarios, MP, desgaste equipos, consumo energía, etc. La contabilidad de costes capta toda esta complejidad e informa sobre los rendimientos y el valor de cada consumo. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 31
  • 32. Evolución histórica de la contabilidad de gestión Etapa inicial: pre-revolución industrial → los empresarios compraban MP, los gremios la transformaban y luego la empresa los vendía. La contabilidad financiera era suficiente. 1ª etapa. Inicio de la industrialización: durante la revolución industrial, las empresas contrataron mano de obra para producir en sus propias instalaciones. Ello provoca la aparición de herramientas de gestión interna para evaluar los procesos de transformación y medir sus costes. El margen lo fija la empresa: Precio = Coste * (1 + Margen) 2ª etapa. La Dirección Científica del Trabajo: durante la segunda mitad del Siglo XIX, se diseñaron los sistemas de asignación de métodos y tiempos a los procesos productivos. Se hacen necesarios instrumentos para planificar la producción, estándares, presupuestos, etc. → contabilidad interna o de gestión. El precio lo fija el mercado: Margen = Precio - Coste Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 32
  • 33. Evolución histórica de la contabilidad de gestión (II) 3ª etapa. Divisionalización de las empresas: las grandes empresas del primer tercio del Siglo XX (GM, Ford, DuPont, etc.) adoptan estructuras jerárquicas y divisionales → la contabilidad de costes (producción) pasó a ser servidora de la financiera (gerencia). La década de los sesenta: cambios tecnológicos, sociales y culturales, los cuales obligaron a desarrollar mecanismos de control y de adopción de decisiones (por ejemplo, apareció el sistema Direct Costing). La década de los setenta: se caracteriza por cuestionar los sistemas de coste, planteándose la justificación de su existencia en base a la utilidad de la información que proporcionan. Esto es, los costes tendrán razón de ser medidos si su utilidad informativa es mayor que el coste de obtenerla. El precio pasa a ser un factor de decisión más: Margen = Precio (factores) – Coste (factores) Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 33
  • 34. Evolución histórica de la contabilidad de gestión (III) 4ª etapa. Situación actual: a partir de los años 80, el desarrollo de los sistemas de información de costes cambia sustancialmente con los avances en las tecnologías de la información, la fuerte competencia, la globalización, ciclos de vida más cortos, etc. En términos de los costes fácilmente imputables a los productos (MOD, etc.) pierden importancia, apareciendo actividades que comienzan a consumir recursos en cuantías importantes (horas I+D+i, control de calidad, etc.) Esto obliga a tratar la misma información de base de manera distinta, apareciendo nuevas técnicas o el sistema de gestión ABC (Tema 9). El control de los costes tiene una importancia creciente. Pero, ¿sólo se considera el coste y el margen como factores determinantes en la política de precios? :-) Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 34
  • 35. Interrelación contabilidad financiera-costes Ambas contabilidades se prestan recíprocamente información: La contabilidad de gestión utiliza datos elaborados por la contabilidad financiera (datos externos). La contabilidad de gestión suministra a la financiera información relativa al valor de los inventarios y al coste de los productos vendidos (datos internos). En la intersección es donde se encuentra la contabilidad de costes. Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 35
  • 36. Interrelación contabilidad financiera-costes (II) Contabilidad Contabilidad de gestión financiera/general Dirección, accionistas, Directivos funcionales entidades financieras, (departamento Destinatarios proveedores/acreedores, administrativo, financiero, sindicatos etc.) Elabora de acuerdo a unos Describir la correlación principios una información interna entre MP, MOD, Objetivos económico-financiera. maquinaria, etc. → dar una Estados contables: BS, P y información en el ámbito G, EFE y ECPN. interno Solvencia, rentabilidad - ¿Es rentable un producto? Respuesta económica (activos), - ¿Es rentable un proceso? rentabilidad financiera, etc. Costes por naturaleza → Costes por naturaleza → Ingresos → Resultado Análisis etapas → Extraer Ámbito general costes, ingresos y rentabilidad Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión 36
  • 37. Referencias Libros y Publicaciones Libro de la asignatura Contabilidad y Finanzas de 1º de Grado en Ingeniería en Organización Industrial de Alex Rayón Sitios web Portal de Slide Share de Alex Rayón http://www.slideshare.net/alrayon Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
  • 38. Copyright (c) 2011 Alex Rayón Jerez This work (but the quoted images, whose rights are reserved to their owners*) is licensed under the Creative Commons “Attribution-ShareAlike” License. To view a copy of this license, visit http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/ * http://www.actualicese.com/_ig/img/fotos/financiera.jpg, http://www.latiendadecolchones.com/WebRoot/StoreES/Shops/ea6409/MediaGallery/dibujo-seguimiento-de-su-pedido.jpg, http://quazarum.files.wordpress.com/2010/06/creatividad.jpg Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión
  • 39. Profesor: Ing. Alex Rayón Jerez Bilbao, Febrero 2011 3º de Ingeniería Técnica en Informática de Gestión Facultad de Ingeniería, ESIDE Universidad de Deusto Departamento de Tecnologías Industriales, Facultad de Ingeniería, Universidad de Deusto Avda. de las Universidades, 24, 48007 Bilbao, País Vasco, España Alex Rayón Jerez alex.rayon@deusto.es Para contactar conmigo, muchas formas :-) http://alexrayon.es/alex-rayon-20/ Sistemas de Control de Gestión – 2010/2011 – 3º Ingeniería Técnica en Informática de Gestión