Manuales organizacionales

1. MÓDULO III
PROCESO DE NEGOCIO

2. UNIDAD IV
MANUALES ORGANIZACIONALES

3. Objetivo
• Elaborarás propuestas de manuales aplicados a
configuraciones por procesos con base en sus objetivos,
clasificación y configuración.

4. Contenidos
4.1 Marco de referencia
4.2 Objetivo de los manuales organizacionales
4.3 Clasificación de los manuales organizacionales
4.4 Manuales aplicados a configuraciones por
procesos
4.5 Conclusión

5. Marco de Referencia
• Las organizaciones, de acuerdo con Gilli
(2019), aprenden de su experiencia y
tienden a transmitir ésta a sus
miembros. Cuando la empresa se inicia,
en especial si es pequeña, el
conocimiento se transmite
informalmente y, por lo tanto, deja
márgenes de discrecionalidad que en
esa etapa dan flexibilidad a los puestos y
a los procedimientos.

6. Marco de Referencia
• Cuando crece en tamaño y
complejidad, desaparece el ajuste
mutuo y la informalidad puede
convertirse en ambigüedad y falta de
control.
• En este momento se requiere un
proceso de formalización que cumpla
con las siguientes finalidades:

7. Manuales
•Los Manuales constituyen
cuerpos integrados de
normas en los que se
presentan las instrucciones
necesarias para la
realización de las tareas.
Gilli (2009)

8. Manuales
• El manual, en cualquiera de sus formatos, si es consultado y
actualizado periódicamente, proporciona el hilo conductor de la
gestión de la empresa.
• Cada vez que un colaborador tenga dudas respecto a un
procedimiento a seguir o a una decisión de rutina a adoptar, debe
tener disponible la información en un texto de este tipo, lo cual
resulta de especial utilidad como complemento del proceso de
inducción, es decir, cuando se integra un nuevo colaborador.

9. Objetivos de los manuales organizacionales
Reducir la
variabilidad del
comportamiento y
controlarlo.
Coordinar de
manera precisa
distintas tareas.
Fortalecer la cadena
de valor de la
organización.
Asegurar a cliente y
empleados la
imparcialidad de los
procedimientos.

10. Objetivos de los manuales organizacionales
Promover el
aprovechamiento racional
de los recursos humanos,
materiales, financieros y
tecnológicos disponibles.
Facilitar el reclutamiento,
selección, inducción,
socialización, capacitación
y desarrollo del personal.
Servir como una fuente de
información para conocer
la organización.
Funcionar como medio de
relación y coordinación
con otras organizaciones.

11. Limitaciones
• Confeccionarlo y mantenerlo actualizado
requiere tiempo.
• Genera un costo adicional.
• Dificulta la ejecución de las tareas si carece
de especificaciones necesarias o no está
redactado de la manera correcta.

12. CLASIFICACIÓN DE
LOS MANUALES
ORGANIZACIONALES

13. Clasificación de los manuales
4.3 Clasificación de los manuales organizacionales
4.3.1 Por su naturaleza o área de aplicación
4.3.2 Por su contenido
4.3.3 Por su ámbito

14. Por su
naturaleza o
área de
aplicación
Corresponden a una sola organización, y se refieren a ella de
modo general, o se circunscriben a alguna de sus áreas en
forma específica.
Contienen información aplicable a más de una organización.
. Incluyen a una o más organizaciones de un mismo sector de
actividad o ramo específico. El término mesoadministrativo se
usa normalmente en el sector público; sin embargo, puede
emplearse también en el sector privado.
•Micro administrativos
•Macro administrativos
•Meso administrativos

15. POR SU
CONTENIDO
1. De organización.
• Contienen información detallada sobre los antecedentes, legislación,
atribuciones, estructura orgánica, organigrama, misión y funciones
organizacionales. Cuando corresponden a un área específica comprenden la
descripción de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio
del área o la empresa.
2. De procedimientos.
• Es un documento técnico que incluye información sobre la sucesión
cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre sí, que se
constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o
tarea específicas en una organización.
3. De gestión cualitativa.
• Describe y consigna los elementos del sistema de gestión de la calidad;
incluye información sobre el alcance, las exclusiones y directrices de calidad
(objetivos y políticas de calidad); aborda, asimismo, la responsabilidad y
autoridad del sistema de gestión de la calidad.
4. De historia de la organización.
• Refiere la creación, el crecimiento, logros, evolución, situación y composición
de una organización. Este tipo de conocimientos proporciona al personal una
visión de la compañía y su cultura, lo que facilita su adaptación y
ambientación laborales.
Por su
Contenido

16. POR SU
CONTENIDO
5. De políticas.
• También conocidos como de normas, estos manuales incluyen
guías básicas que sirven como marco de actuación para realizar
acciones, diseñar sistemas e implementar estrategias en una
organización
6. De contenido múltiple.
• Concentran información referente a diferentes tópicos o aspectos
de una organización.
7. De puestos.
• Conocido también como manual individual o instructivo de
trabajo, identifica las relaciones, funciones y responsabilidades
asignadas a los puestos de una organización.
8. De técnicas.
• Detalla los principios y criterios necesarios para emplear las
herramientas técnicas que apoyan la ejecución de procesos o
funciones.
Por su
Contenido

17. Definición de estrategias de comercialización.
Descripción de productos o ambos servicios.
Mecanismos de negociación.
Políticas de funcionamiento.
Estructura de la fuerza de ventas.
Análisis de la competencia.
División territorial por responsable, cliente, producto y/o
servicio.
Forma de evaluar el desempeño.
9. De ventas.

18. POR SU
CONTENIDO
9. De ventas.
• Es un compendio de información específica para apoyar la
función de ventas; puede incluir:
10. De producción.
• Funge como elemento de soporte para dirigir y coordinar
procesos de producción en todas sus fases. Constituye un
auxiliar muy valioso para uniformar criterios y sistematizar
líneas de trabajo en áreas de fabricación.
11. De finanzas.
• Respalda el manejo y distribución de los recursos económicos
de una organización en todos sus niveles, en particular, en las
áreas responsables de captación, aplicación, resguardo y
control.
12. De personal.
• También conocido como manual de relaciones industriales, de
reglas del empleado o de empleo
Por su
Contenido

19. Condiciones de trabajo.
Organización y control de personal.
El análisis y valuación de puestos.
Reclutamiento, selección, contratación, inducción y
socialización de personal
Capacitación y desarrollo.
Normatividad.
Higiene y seguridad.
Prestaciones.

20. POR SU
CONTENIDO
13. De operación.
• Se utiliza para orientar el uso de equipos y apoyar
funciones altamente especializadas; su desarrollo demanda
un conocimiento muy específico.
14. De sistemas.
• Es un instrumento de apoyo para conocer el
funcionamiento de sistemas de información,
administrativos e informáticos de una organización.
Por su
Contenido

21. Por su ámbito
Generales
Información
general de la
organización
Específicos
Se centran en
un área
administrativa
Enfoque
Contiene
información
detallada de los
manuales de
organización

22. Manuales aplicados a
configuraciones por procesos
• Según Louffat (2017), los
principales manuales
organizacionales que se
aplican a las configuraciones
por procesos, y que armonizan
con los organigramas por
procesos, son los siguientes:

23. Manual de organización y procesos
Es el que describe todas las celular orgánicas encargadas de ejecutar diversos procesos
organizacionales en el mapa de procesos:
Célula orgánica: es cualquier célula organizacional que se encuentra en el organigrama de procesos
y la cual tiene como tarea la ejecución correcta de un proceso.
Finalidad: Indica de manera entendible el propósito de cada célula orgánica.
Flujo de proceso: Presenta todas las etapas del proceso organizacional para que este se pueda
ejecutar de forma correcta y permita ver una visión panorámica del proceso.
Texto explicativo: Describe y explica todas las etapas dibujadas en el flujo del proceso.
Personal
designado:
Señala el número de funcionarios y sus puestos asignados en la célula orgánica.

25. Manual de puestos
El manual de descripción de puestos es una herramienta que delimita las actividades y
las responsabilidades de los puestos, evita la duplicidad de tareas , así como también
sus interrelaciones, y el perfil que se requiere para aspirar a un puesto.
Célula orgánica.
• Debe señalarse la
célula de proceso
donde se ubica el
puesto objeto del
análisis especifico.
Denominación del
puesto.
• Se indica de manera
especifica el nombre
del puesto o cargo a
ser analizado.
Finalidad.
• Señalar de manera
clara y concisa el
propósito general del
puesto.
Funciones, actividades
o tareas.
• Deben enumerarse las
funciones, actividades
y/o tareas a realizar,
pudiendo
considerarse una
ponderación por cada
una de ellas.

26. Manual de puestos
El manual de descripción de puestos es una herramienta que delimita las actividades y
las responsabilidades de los puestos, evita la duplicidad de tareas , así como también
sus interrelaciones, y el perfil que se requiere para aspirar a un puesto.
Subordinación
• Sirve para indicar
quién es la autoridad
superior de la célula
orgánica o de la cual
depende jerárquica-
mente.
Mando
• Sirve para indicar
sobre qué puestos, y
funcionarios o
subordinados, se
ejerce
autoridad de mando.
Coordinación
• Se indican las
actividades de
coordinación que se
realizan con otras
células orgánicas u
otros puestos de la
empresa.
Perfil de competencias
• Establece cuáles son
los conocimientos,
habilidades y
actitudes que
requiere el ocupante
del puesto o cargo en
mención.

28. Manual de procedimientos
Describen de manera detallada
las actividades secuenciales o
paralelas necesarias para
ejecutar un proceso .
Denominación de
procedimiento
Identifica la etapa del proceso o subproceso organizacional a
ser detallado.

30. Manual de instrucciones de uso
Denominación
de la instrucción:
identifica con claridad cuál es el tópico
concreto, al ser desarrollado.
Finalidad: establece el propósito central de la
instrucción y los beneficios al ser alcanzados.
Grafico
ilustrativo:
permite observar secuencialmente el
panorama completo de todas las actividades
necesarias para ejecutar la instrucción.
Texto
explicativo:
presenta la secuencia completa, la explicación
técnica y detallada y las recomendaciones a
cumplir según el gráfico ilustrativo anterior.
El manual de instrucciones es
aquel que se encarga de explicar,
de forma tutorial, cómo se debe
manipular correctamente algún
insumo, material, equipo y/o
herramienta de trabajo.

32. Ejemplo manual de instrucciones de uso

33. Conclusión
• Es un hecho que los manuales administrativos representan
un elemento crucial en el proceso de toma de decisiones,
la mejora continua y el logro de un desempeño su empleo
puede conducir a la organización a desempeñar por
encima del estándar regular, es decir, a superar sus propios
niveles y lo de otras empresas.

34. Referencias
• Daft, R. L. (2019). Teoría y diseño organizacional. (12ª ed.). México:
Cengage Learning.
• Heizer, J. y Render, B. (2010). Dirección de la producción y de
operaciones. Decisiones estratégicas. (10ª ed.). México
• Louffat, E. (2017). Diseño organizacional basado en procesos.
México, Cengage Learning.
• Krajewski, L. J. ; Ritzman, L. P.; Malhotra, M. K. (2000). Administración de
operaciones. Procesos y cadena de suministro. (10ª ed.). México