Archivos

1. Archivo
Unidad 6
Profesores: Richard Suarez
Ana Irrazabal

2. CONCEPTO DE
ARCHIVO
ARCHIVO: Conjunto de documentos o
documentación de una empresa
ARCHIVO: Lugar donde se almacenan los
documentos
La finalidad es asegurar y garantizar su custodia y
localizar cualquier documento rápidamente.

3. ARCHIVO DE DOCUMENTOS.
• Las empresas públicas o privadas
realizan transacciones diversas, las
cuales originan registros en forma de
cotizaciones, facturas, pedidos y
solicitudes diversas.
• Muchos de estos documentos requieren
ser conservados en forma ordenada,
sistemática, de forma tal que cuando
haya necesidad de referirse a ellos por
cualquier circunstancia, puedan ser
localizados fácil y prontamente

4. Utilidad y funciones
• El archivo en la empresa es uno de los
instrumentos más importantes, ya que en él
se recopila en forma organizada los
registros, documentos de interés para la
empresa.
• El procedimiento de clasificar, organizar y
conservar los registros de una empresa en
forma sistemática se le conoce como
archivar, actividad que se realiza con la
finalidad de lograr rapidez y eficacia en la
localización de los documentos

5. CLASES DE ARCHIVO
PÚBLICOS
ARCHIVOS
PRIVADOS

6. ARCHIVOS PÚBLICOS
• En todos los países junto con los archivos
nacionales, existen los archivos de la
administración pública, donde cada
organismo utiliza su propio sistema basado
en la normativa interna emanada del mismo
y adoptan los procedimientos que
consideren más convenientes, de acuerdo a
las necesidades de la organización y a la
naturaleza de los documentos.

7. ARCHIVOS PRIVADOS
• Debido a la diversidad de los organismos de
los cuales dependen los archivos privados,
éstos pueden clasificarse en:
– Sociales,
– Gremiales,
– Deportivos,
– Políticos,
– Eclesiásticos,
– Notariales,
– Educacionales,
– Particulares.

8. FUNCIONES DE LOS
ARCHIVOS
a.- Reunir ordenadamente todos los
documentos que circulan en la empresa.
b.- Asegurar la perfecta conservación de
los documentos.
c.- Asegurar la máxima rapidez en la
localización y envío de los documentos
requeridos por las diversas
dependencias de la empresa

9. Tipos de Archivos
• Para la adecuada conservación del material, documentación que
se debe archivar, es necesario contar con equipos funcionales
que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se
encuentran archivadores de diversa índole como los
archivadores vertical, lateral, horizontal, las bandejas de
escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, el
microfilm, pues un sistema de archivo puede ser tan simple
como colocar tarjetas en una serie de tarjeteros o tan
sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad
principal.
• En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el
propósito para el cual han sido creados, serán más cualificados
como sistemas de almacenamiento de información.
• Además la eficiencia del archivo dependerá también de la
vigencia de los registros que se conserven.
• Hablamos de:

12. ARCHIVO VERTICAL
• Los documentos son almacenados en
carpetas individuales, colgando de una
guía dentro de las gavetas.
• Las carpetas se colocan una detrás
de otra con el borde que presenta la
pestaña hacia arriba, donde se
escribe la identificación de lo que allí
se conserva

14. ARCHIVO LATERAL
• Los documentos se archivan uno al
lado del otro como los libros de
estantería en una biblioteca.
• Normalmente se archivan a su vez en
carpetas o cajas que se colocan
paralelamente

16. ARCHIVO HORIZONTAL
• Los documentos son almacenados en
plano, uno encima del otro en
carpetas, cajas, archivadores o
cajones.
• Este archivo es válido en el caso de
tener que archivar pocos documentos
o cuando se trate de planos o mapas

18. ORGANIZACIÓN DEL
ARCHIVO
El archivo se puede organizar en base a:
Grado de utilización
Grado de autonomía

19. GRADO DE UTILIZACIÓN
Por la frecuencia de consulta se
pueden clasificar en:
ACTIVOS
SEMI-ACTIVOS:
INACTIVOS:

20. ARCHIVOS ACTIVOS
• Aquel donde los documentos son
consultados frecuentemente o que la
documentación por su valor
administrativo, legal, operativo o fiscal
no pierde vigencia.
• Por lo general la fecha de emisión de los
registros no es superior a los cinco años
y es consultada más de una vez al mes.

22. ARCHIVO SEMIACTIVO
• Se conservan los documentos que han
sido retirados del archivo activo
finalizado el año fiscal.
• Su finalidad es suministrar
información para comprobar
operaciones realizadas.

24. ARCHIVO INACTIVO
• Se conservan los documentos de
consulta poco frecuente, que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su
valor.
• Se almacenan allí hasta la
destrucción de los mismos una vez
que ya han cumplido su función

26. GRADO DE
AUTONOMIA
CENTRALIZADO: Todo un archivo para
todos los documentos de la empresa.
DESCENTRALIZADO: Por ejemplo, archivo
independiente para cada departamento.

27. Materiales
• Un sistema de Archivo está
conformado por todos los elementos
y materiales necesarios para
conservar, retirar y usar la
información que se necesite, a saber:
o Carpetas: individuales y misceláneas
o Guías
o Rótulos

28. CARPETAS INDIVIDUALES
• Son las que se asignan a corresponsales
activos o personas con las cuales se
mantiene comunicación constante y a la
cual se hace necesario referirse
frecuentemente.
• Se ordena alfabéticamente detrás de
cada guía primaria.
• Dentro de la carpeta los papeles se
ordenan cronológicamente hacia arriba,
por orden de fecha, la más reciente al
frente.

29. CARPETAS
MISCELÁNEAS
• Usadas para archivar documentos de aquellos
corresponsales con los cuales no es frecuente la
comunicación.
• Esta carpeta contiene papeles de varios
corresponsales, puesto que es donde se coloca la
correspondencia inactiva, hasta considerarla de
importancia para abrirle carpeta individual.
• Es el hogar “temporal“ de toda correspondencia.

30. GUÍAS
• Tarjetas indicadoras hechas de
cartón fuerte y resistente, provistas
de una pestaña en la parte superior
donde aparece el título, nombre o
asunto.
• Se usan para dividir las gavetas en
secciones e indicar donde deben
archivarse o localizarse los
documentos.

32. RÓTULO
• Título que parece impreso en la
pestaña superior de la guía.
• Identifica cada guía, describiendo lo
que aparece o debe archivarse detrás
de ella

34. Clasificación
• Es el arte de ordenar objetos, documentos...
designando a cada uno su lugar respectivo.
(Ensenyat y Artigas, 1980).
• Para lograr una mayor eficiencia, cada
empresa debe seleccionar aquel sistema que
mejor se adapte a su actividad específica
siguiendo una coordinación sistemática que
permita mayor fluidez y garantía de
información y control

35. Manual o Código de
Clasificación
• Se debe decir las series y subdivisiones, y e
redactar un manual, para que sirva de
consulta permanente y difundirlo entre
todos los empleados de archivo y de algún
servicio general.
• La posibilidad de que existan archivos
inmediatos y/o parciales hace necesaria la
existencia de normas y procedimientos para
los que realizan la labor de clasificado en
todos los archivos

36. Sistemas de clasificación
• “La dirección de las empresas durante mucho tiempo ha
mantenido indiferencia hacia el archivo, fue considerado un
mal necesario y un problema que debía ser resuelto por los
propios empleados. Por esta razón muchas empresas se
encuentran con sistemas de clasificación inadecuados y con
archivos llenos de documentos inútiles" (Landa Y Farner).
• Actualmente, a pesar del ambiente moderno que se observa en
la mayoría de las oficinas, aún se continúa manteniendo en los
archivos demasiados papeles, muchos de muy poca relevancia
para la empresa, como convocatorias, copias de boletines...
• Lo primero que se debe hacer es seleccionar un buen sistema
de clasificación, que se adapte a las exigencias de la empresa,
que dé seguridad a la información conservada y que esté
disponible para un futuro uso, luego debe procederse a
eliminar del archivo los documentos innecesarios

37. Principios Fundamentales
de Clasificación
Los principios fundamentales en el proceso de archivar son:
Clasificar, ordenar y archivar.
• Clasificar: Se trata de decidir el nombre bajo el cual se
archivará un documento. Es establecer un orden riguroso
atendiendo a un sistema o criterio definido.
• Ordenar: Separar los documentos en aquellos grupos que la
clasificación ha señalado.
• Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado.

38. Sistemas fundamentales
de clasificación
• Los sistemas fundamentales de clasificación se
resumen básicamente:
 Alfabético
 Numérico
 Cronológico
 Geográfico
 Analítico
• Separados o unidos, estos sistemas forman la base de
toda ordenación. En algunos casos sus variantes se
denominan sistemas, pero son sólo combinaciones
realizadas con ellos.

39. Sistema Alfabético
• Se basa fundamentalmente en el uso del
abecedario, tomando en consideración el
nombre de las personas u organizaciones,
razón por la cual es uno de los más
conocidos.
• Se puede archivar alfabéticamente por:
 Nombres de individuos u organizaciones,
 Localidades (geográfico),
 Categoría o tema (asunto).Etc.

40. Sistema Numérico
• En este sistema se utiliza la serie natural
de los números como elemento principal,
asignándolos progresivamente.
• Cada documento se ordena conforme a un
número sin considerar ningún otro
elemento.
• Dentro de este sistema se encuentran:
Sistema numérico consecutivo,
Numérico simple.
Dígitos terminales,
Dígitos centrales.

41. Sistema Cronológico
• Los documentos se agrupan y ordenan
por fecha de expedición, recepción…
• Ordenación:
– Año, Mes, Día
* Puede ser:
– Ascendente
– Descendente
• Recomendación: uso de información
financiera, documentos con
vencimiento

42. Sistema Geográfico
• Clasificación de la documentación por
zona geográfica y dentro de ellos se
ordenan alfabéticamente.
• Reglas:
– País Región Departamento Localidad o
Zona Organización.

43. Sistema Analítico
• Se clasifica por asunto
– Los documentos se agrupan por asunto o
materia
• Ejemplos: Personal, Impuestos
– Dentro de cada asunto por otro sistema:
• Alfabético, numérico, geográfico.

44. Factores que influyen en la
selección del sistema de archivo
 Clase de documentos que se archivarán,
 Frecuencia de consulta,
 Cantidad de usuarios del archivo,
 Cantidad de documentos recibidos y
procesados en un período,
 Forma en que son solicitados los
documentos (alfabético, numérico,
cronológico, geográfico, analítico o
combinación de ellos),

46. • El método esta relacionado con los
medios materiales necesarios para el
archivo.
• Básicamente se distinguen tres:
– Manual
– Microfilm
– Informático

47. Manual
• Permite almacenar todo tipo de
documentos
• Es importante el espacio físico
destinado al albergue de los
documentos.

48. Microfilm
• Es una película que contiene una
pagina de documento en cada
fotograma. Un cartucho contiene
5000 paginas.
• Es necesario un lector especial

49. Informático
• Consiste en almacenar información
en algún tipo de soporte informático (
DVD, CD, Disco Duro, Pen Drive)
• Se distinguen dos tipos de
documentación:
– Generada en la organización.
– Proveniente del exterior.
•

50. Orden alfabético.
• Clasificados los nombres por unidades,
corresponde arreglarlos en orden alfabético,
en tal sentido se comparan las unidades
semejantes de cada nombre; la primera unidad
al ser distinta decidirá el orden alfabético, si
las primeras unidades son iguales, la próxima al
ser distinta decidirá el orden alfabético; las
unidades cortas anteceden las largas si tienen
idéntica raíz.

51. Ejemplo
Clasificación:
oSánchez, Ema
oSoto, Ema
oSánchez Suárez, Ema
oGarcía, Ema
oSalaberry, Ema
• Ema Sánchez, Ema Soto, Ema Sánchez Suárez, Eda
García, Ema Salaberry
Orden Lógico:
oGarcía, Ema
oSalaberry, Ema
oSánchez, Ema
oSánchez Suárez, Ema
oSoto, Ema

52. Un apellido sólo o una inicial
Los apellidos solos o acompañados de una inicial del nombre preceden a un
apellido con nombre completo que comience con la misma letra.
Ejemplo: Juan Guzmán Páez, J. Guzmán, J. E. Guzmán, Juan Ernesto Guzmán
• Clasificación
o Guzmán Páez, Juan
o Guzmán, J.
o Guzmán, J. E.
o Guzmán, Juan Ernesto
• Orden Lógico
o Guzmán, J.
o Guzmán, J. E.
o Guzmán, Juan
o Guzmán Páez, Juan

53. Casas comerciales que
contienen el nombre de
individuos
• Cuando el nombre completo de un individuo
se incluye en el nombre de una firma
comercial, se invierte el orden de las
unidades de la misma manera que se hace
con el nombre de un individuo.
• El resto del nombre comercial se coloca al
final en el orden como aparece.
– Ejemplo: Farmacia Luis Marín, quedaría así:
Marín, Luis Farmacia

54. Artículos, preposiciones,
conjunciones y contracciones
• Cuando en el nombre de una firma comercial se
incluyen artículos, preposiciones
contracciones... éstos no constituyen unidad
de archivo.
– Si aparecen al inicio del nombre de la firma,
pasan al final entre paréntesis;
– Si aparecen en el medio permanecen en el mismo
lugar, pero entre paréntesis.
• Ejemplo.
• La tienda de las flores, quedaría:
– Tienda (de las) Flores (La) ( 2 unidades de archivo).
• Marín y González, asociados, quedaría:
– Marín (y) González, Asociados (3 unidades de archivo

55. Firmas comerciales
• Los nombres de casas comerciales,
corporaciones e instituciones se
clasifican y archivan tal como
aparecen, siempre y cuando no
contengan el nombre completo de un
individuo.
– Ejemplo: Farmacia Artigas
• Farmacia Artigas

56. Números
• Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen
números, éstos constituyen unidad de archivo, se escriben
tal como aparecen, pero se consideran para efectos de
archivo, como si estuvieran escritos en letras.
• Ejemplo:
– Ferretería las 5 letras,
– Almacén las 3 A,
– II Tienda del Cristal,
– Los 5 hermanos
• Quedaría:
– Ferretería 5 letras
– Almacén (las) 3 A
– 5 Hermanos (Los)

57. Títulos y tratamientos en el
nombre de una firma comercial
• Los títulos como Doctor, Profesor, licenciado..., así
como los tratamientos, señor, señora, señorita, se
consideran unidad de archivo y permanecen en el
mismo lugar, cuando aparecen en el nombre de una
firma comercial.
• Ejemplo:
– Clínica de la Dra. Sonia Losada,
– Sucesión del Sr. Franco Roca,
– Sr. Ruben León y Sucesores.
• Quedaría:
– Clínica (de la) Dra. Sonia Losada
– Sucesión (del) Sr. Franco Roca
– Sr. Rubén León (y) Sucesores

58. Nombres Geográficos y
abreviaturas
• Cuando en el nombre de una sociedad,
corporación o institución se incluye un nombre
geográfico conformado por dos o más palabras;
cada palabra se considera como una unidad de
archivo, excepto los artículos que pasan a
formar parte de la unidad.
• Ejemplo:
– Santa Clara de Olimar, Abasto ,
• Quedaría:
– Santa Clara (de) Olimar , Abasto (4 unidades)

59. Bancos
• Los nombres de bancos se clasifican y archivan,
en primer lugar bajo el nombre del banco y en
segundo bajo el nombre de la agencia.
• Ejemplo:
– Banco Bandes Agencia Malvín, Banco Bandes
Agencia Pocitos; Banco Bandes Agencia Aguada.
• Quedarían:
– Banco Bandes Aguada
– Banco Bandes Malvín
– Banco Bandes Pocitos