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Arquitectura Empresarial como Práctica para Mantener la Estabilidad de los Sistemas de una Organización

Arquitectura Empresarial como Práctica para Mantener
la Estabilidad de los Sistemas de una Organización

Eloísa Itzé Hernández Santuario*

Resumen
En las condiciones actuales en las que operan las empresas, surge la necesidad de modificar sus sistemas continua-
mente en función de los cambios que surjan en el entorno (factores externos) o dentro de la misma organización
(factores internos). Ante este hecho, la necesidad de contar con una metodología que nos permita responder con
oportunidad y de manera coordinada, para articular las acciones que ajusten la operación, es uno de nuestros mayo-
res retos como administradores.
Ante este tipo de problemática, se ha esta desarrollando una nueva práctica llamada Arquitectura Empresarial que
se define como una iniciativa de mejora continua y de largo plazo, que se basa en una visión integral, que permite
mantener actualizada toda la estructura de información de la empresa, pues identifica de manera sistemática los
impactos que producen los cambios, propone posibles modificaciones, genera escenarios de solución y proporciona
información para la toma de decisiones.

Introducción En otras palabras, la Arqui-
tectura Empresarial proporciona

L una práctica que da soporte
a Arquitectura Empresarial es prácticas y herramientas útiles para
generar los ajustes que requiera
a la organización analizando las la organización y que se generen
posibles relaciones que guardan en cualquiera de las dimensiones,
entre si las diferentes dimensiones identificando detalladamente los
que forman a una institución, estas elementos impactados y de esta
dimensiones pueden variar depen- manera poder definir los ajustes
diendo del tipo de empresa que se necesarios en:
trate, pero de manera general se
pueden manejar las siguientes: pro- • Los procesos punta a punta.
cesos, riesgo o medición, tecnología, • Las personas que ejecutan los
gente, información, etc. La posi- procesos.
• Las aplicaciones informáticas
bilidad de articular las diferentes
También asegura que la infor- utilizadas.
dimensiones crecerá en función del
mación de cada uno de mapas esté • La información generada du-
grado de avance que la Arquitectura desarrollada de manera estanda- rante la operación.
tendrá que lograr para contar con rizada, y que haya una integración • El marco normativo que rige a
mapas de referencia que reflejen la entre cada uno de los elementos que la operación.
operación de la empresa. los conforman.
La Arquitectura Empresarial Ventajas y beneficios de la
Estos mapas de referencia sirven
documenta en diagramas de flujo para que la empresa cuente con Arquitectura Empresarial
a los principales procesos punta información precisa y oportuna Es una práctica de mejora con-
a punta de la empresa, confor- para identificar impactos, construir tinua que plantea una metodología
mando un mapa en que conviven escenarios y tener elementos que que madurará gradualmente a
y se relacionan las diferentes di- evalúen la pertinencia de un ajuste medida que la organización la vaya
mensiones que decida llevar cada en el modelo de negocio, en función adoptando.
organización. de un cambio en el entorno o una
necesidad identificada dentro del Promueve una visión integral
*Maestra en Ciencias en Sistemas de propio sistema. del modelo de negocio, basándose
Calidad y Productividad por el Instituto en la interacción de todas las dimen-
Arquitectura Empresarial puede siones involucradas.
Tecnológico y de Estudios Superiores
de Monterrey-Campus Monterrey.
apoyar a la construcción de una
Profesora de la Sección de Estudios organización sólida y ordenada que Ayuda a crear un repositorio
de Posgrado e Investigación de la necesita fortalecerse integralmente único de información donde se
UPIICSA. en un proceso de mejora continua. incluyen los mapas de referencia

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que reflejan los procesos de la información oportuna y especiali- visión sistémica, mejora continua
empresa, estos mapas plasman las zada que le permita evaluar las e identificación integral de todos
dimensiones que definen al negocio, propuestas de cambios del personal los impactos que tendría la orga-
además de identificar la relación que y apoye a la toma de decisiones al nización en caso de ser necesario
existe entre ellas. respecto. un ajuste en la operación.
Esta práctica está orientada a Beneficios para la empresa Debido a que busca documentar
brindar soporte a la operación, iden- en mapas lo que sucede en la ope-
tificando impactos en los ajustes al Puede contar con un marco ración y maneja diferentes dimen-
modelo de negocio para conocer las de referencia que documente la siones que serán representadas, es
implicaciones de un cambio, antes operación de la empresa en mapas necesario mantener actualizados los
de arrancar un esfuerzo o nuevo actualizados constantemente, que mapas pues serán información de
proyecto. permitan tener una visión integral referencia que nos permitirá conocer
de la organización. todos los elementos relacionados
Como lo habíamos mencio-
También puede conocer las in- con cualquier ajuste. Estos mapas
nado anteriormente, proporciona
terrelaciones entre las dimensiones irán evolucionando conforme la
información para generar posibles
que haya seleccionado como las más organización vaya cambiando.
escenarios de solución y de esta
manera sirva como herramienta importantes. Descripción de dimensiones.
para la toma de decisiones en los Le puede ayudar a identificar los Como se ha mencionado con
ajustes a los procesos. elementos que se impacten cada vez anterioridad, la empresa es la que
Beneficios para el Cliente que exista un ajuste a la operación o decide qué dimensiones son las que
nuevo proyecto de manera integral requiere para definir la estructura
Los clientes de la empresa y sistémica para poder reaccionar de información que manejará, como
pueden contar con una organización rápidamente ante esos cambios. ejemplos se pueden describir las
más eficiente y oportuna capaz de siguientes:
Se puede trabajar con una prác-
adaptarse a las necesidades del
tica institucional, a lo largo de la Dimensión de Procesos: Corres-
entorno y que ofrece servicios estan-
organización, que haga de la mejora ponde a la descripción de la
darizados con tiempos de respuesta
continua un ejercicio estandarizado, secuencia lógica de actividades que
adecuados.
ordenado y productivo conforman los procesos de negocio
Beneficios para el personal Así como también puede con- de la operación de la empresa.
de la empresa tar con herramientas que aporten
elementos para la toma de deci-
Pueden conocer oportunamente siones para “armar” proyectos
información integral relevante sobre que afecten positivamente en el
cómo funciona su organización, por cumplimiento de los objetivos de
medio de los mapas de referencia. la organización.
Esto implica el conocer a detalle
cómo funcionan los procesos en ¿Qué es y cómo se conforma
los que interviene cada persona, así la Arquitectura Empresarial?
como otros procesos con los que se
tiene contacto, para obtener mejores Objetivo
resultados como equipo.
El objetivo de la Arquitectura
Se pueden identificar tareas y Empresarial es proveer una visión
recursos que faciliten la operación, integral de la empresa, a través de Dimensión de Medición: Esta di-
así como evitar duplicación de mapas que documenten los distin- mensión se refiere a la definición
tareas y esfuerzos, aprovechando tos elementos que conforman a la de indicadores de la operación o
mejor las habilidades y áreas de operación y que faciliten la mejora medición del desempeño.
experiencia y especialización de continua, permitiendo el modelado
todo el personal. de los posibles escenarios de ajustes Dimensión de Gente: Esta di-
a los procesos del negocio. mensión abarca desde las funciones
Es posible trabajar en un am-
biente ordenado de mejora con- que realiza cada tipo de puesto,
Descripción hasta el conocimiento y competen-
tinua que mantenga vigentes los
esfuerzos de la organización. Así La Arquitectura Empresarial cias necesarias para llevar a cabo
como también puede contar con un es una práctica o una forma de una actividad determinada de los
grupo interdisciplinario que maneje trabajar basada en principios de procesos de negocio.

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Herramientas, canales y A grandes rasgos significa que
sistemas para una en el Nivel 0 no existe un programa
de AE en la institución y tampoco
Arquitectura Empresarial se tiene detectada la necesidad de
En el mercado existen diferentes contar con una, después va evolu-
softwares de diagramación de pro- cionando la organización paulati-
cesos que nos pueden proporcio- namente hasta contar con un nivel
nar una arquitectura creada para 5 de madurez, que significa que el
desarrollar modelos de procesos Programa de AE está optimizado y
de negocios y contienen todas las es vital para la mejora contínua de
características básicas para describir la organización, hay una comuni-
dicho proceso, por lo que nos per- cación directa entre las necesidades
mite representar las dimensiones del negocio y tecnología, así como
y sus interacciones de una manera la planeación de negocio de Tec-
gráfica y lo más importante es que nología de Información es optimi-
nos ayuda a representar nuestros zada a través de la Arquitectura.
procesos de negocio bajo un idioma
estándar.
Para crear ese lenguaje estándar
se puede diseñar un manual que
contenga las convenciones o acuer-
dos que la empresa haya tomado
para homogeneizar el diseño gráfico
Dimensión de Tecnología: Consiste y metodológico de los procesos, es
en describir los mapas de apli- decir que este documento tenga
caciones, datos e infraestructura como objetivo definir las reglas de
tecnológica. la diagramación de los mapas de
cada una de las dimensiones a los Obtener un nivel 5 de madurez
diferentes niveles de detalle que se significa que la organización cuenta
requieran. Sirve como guía de refe- con una Arquitectura proactiva que
rencia al momento de diseñar los le proporciona una mejora continua
mapas. Define los parámetros uti- en sus procesos y es capaz de gene-
lizados para evaluar la calidad del rar análisis de impactos y escenarios
mapeo en las dimensiones, logrando de solución para futuros proyectos
a su vez un estándar para obtener o modificaciones detectadas a la
un lenguaje común de procesos en operación.
la empresa.
Método de trabajo que
Modelo de Medición de la utiliza la Arquitectura
Dimensión de Información: Esta Madurez de la AE Empresarial
dimensión considera los insumos
Es una herramienta cualitativa La AE está formada por dos
y productos de información nece-
que permite evaluar periódica- partes principales, la primera es el
sarios para operar los procesos. Es
mente la eficiencia de la práctica conjunto de herramientas tecnológi-
decir, todos aquellos datos, reportes
de Arquitectura Empresarial, la
e indicadores necesarios para cono- cas que ayudan a estructurar un
estructura de las dimensiones y
cer a detalle la operación del ciclo repositorio de información común,
la calidad de la información en
tributario. la segunda parte es un método de
los mapas. Permite identificar las
trabajo que nos ayuda a administrar
fortalezas y debilidades e indica
correctamente esta información.
el grado de beneficios que la or-
Estas partes en conjunto nos ayudan
ganización estaría recibiendo por
a darle soporte a la operación de la
la aplicación de la práctica. En
empresa.
términos generales el Modelo de
Madurez está estructurado por diez Para entender mejor este con-
atributos que van evolucionando a cepto, la siguiente gráfica muestra
lo largo de 6 niveles de madurez del de manera general cómo esta confor-
programa, del 0 al 5. mada la práctica de Arquitectura:



El método de trabajo, lo enten-
demos como el conjunto de pasos
estructurados y ordenados para
obtener un resultado, que en este
caso es facilitar la administración
de la información que constituye a
la operación del negocio.

Descripción de la metodología
En general la metodología
permite:
• Administrar los cambios que su-
fra la operación de la empresa.
• Identificar impactos en caso de norama total del alcance real del re- a la institución (4). En general, esta
un ajuste. querimiento, una vez señaladas las práctica tiene un enfoque de mejora
• Asegurar la correcta calidad de fronteras del cambio se realizarán continua en dos vertientes, la que se
los mapas de referencia. escenarios de solución a la modi- detona por la operación y que afecta
• Poner a disposición de los ficación conjuntando un equipo a los procesos y la que se encarga de
usuarios la información de la de trabajo con los expertos de las mejorar el metodo de trabajo de la
arquitectura. capas impactadas, los dueños de los arquitectura para brindar continua-
• Medir la eficiencia de la prác- procesos y el equipo de arquitectura, mente un mejor soporte a la ope-
tica de AE y mejorar constante- se realizará la toma de decisiones ración (5). Por último, es necesario
mente. más conveniente para el negocio y contar con personas capacitadas en
se modificarán los distintos mapas esta práctica (6), de lo cual hablare-
El proceso de arquitectura em-
(2). Una vez que se ha ejecutado el mos más adelante.
presarial comienza al detectarse
cambio en los mapas será necesario
un requerimiento de modificacion
de algún elemento de la operación
verificarlo de acuerdo a la calidad ¿Quiénes y cuándo participan?
de diagramación y consistencia de
trayendo como consecuencia un Muchas veces, el tratar de ver a
la información según los estándares
cambio en los mapas de los procesos la empresa como un todo implica
establecidos para el negocio (3). Se
de negocio., dicho cambio puede sumará la modificación particular una nueva forma de trabajar para
ser detonado por un sinnúmero de a los mapas que plantea la arqui- las personas de la organización,
factores que pueden ser internos tectura, ya sea en la construcción o basada en los procesos rediseñados
como una mejora en algun proceso, ajuste a un sistema, la implantación y en una plataforma tecnológica
un cambio de equipo tecnologico, de algún indicador estratégico con integrada con el soporte de la nueva
un cambio a la estructura organiza- nuevas variables, la sustitución de tecnología. Arquitectura Empre-
cional etc. o por algun factor externo algún proceso, etc. Cuando se haya sarial es una práctica de mejora
como es un cambio en el mercado, verificado la calidad de los cambios continua, visión integral y sistémica
la competencia, la entrada de un hechos en los mapas de negocio en la que estará involucrada toda la
outsourcing que realice alguna se tendrá una actualización de los comunidad de la empresa.
funcion de soporte informático, mapas de referencia y será necesario
etc., este requerimiento entra por un Arquitectura Empresarial es una
que se publique a la comunidad de
control de cambios (1). Al detectar el la organización que lo necesite para iniciativa que interactúa en cada una
requerimiento de cambio al modelo mantenerlos informados y actuali- de las áreas y que requiere de dos
de negocio se hará un análisis de zados de cualquier modificación y perfiles generales:
impacto de la modificación a través esto se hará por los medios de co- Perfil de negocio: con experiencia en
de la organización para crear un pa- municación que mejor le convengan la operación de la empresa.

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Perfil especialista: enfocado en el • Mantener actualizados los ma- Cada persona de la comunidad
método de trabajo de la AE y en las pas de referencia que reflejan las del negocio forma parte activa de
herramientas que la soportan. dimensiones de la operación. algún proceso, estos procesos con-
• Asegurar la consistencia de los tinuamente están evolucionando,
El Plan de involucramiento de
mapas de referencia. lo que implica cambios constantes
los miembros del equipo, contempla
• Identificar los impactos deriva- para mejorar y es aquí donde se
su incorporación desde el inicio del
dos de modificaciones. puede aprovechar las prácticas de
proyecto de la siguiente manera:
• Proporcionar recomendaciones AE para ayudar a la operación a
• Incorporación gradual. para mejoras de procesos de implantar estos cambios de manera
• Adquirir habilidades. negocio. integral, rápida y efectiva, por lo que
• Asumir nuevas responsabili- • Generar diferentes escenarios es importante que se tenga un alto
dades. para la toma de decisiones.
involucramiento en mayor o menor
• Iniciando con participación de • Establecer acuerdos respecto al
medida tanto en la implantación
medio tiempo. impacto de los cambios en los
como en el aseguramiento de que los
• Participar en talleres de tra- procesos.
bajo. procesos reflejan coherentemente
• Difundir la información de los
• Proveer información para dise- la realidad.
procesos de negocio a toda la
ñar la arquitectura. comunidad de la empresa. La implantación se da de acuer-
• Transición hacia sus nuevas • Proporcionar una visión integral do con la estrategia de despliegue
responsabilidades. entre las dimensiones para sus- que cada empresa requiera. La pri-
• Trabajar en conjunto con los tentar la toma de decisiones. mera fase es desarrollar en conjunto
expertos en la práctica. • Implantar los cambios en los con los expertos en la práctica una
• Continuar con las actividades procesos. serie de avances estratégicos y ope-
iniciadas por los expertos en la rativos. A partir de este momento
El involucramiento a la nueva
práctica. la Arquitectura Empresarial irá
práctica por parte de la comunidad
• Preparación hacia la implanta-
del negocio deberá ser gradual y evolucionando gradualmente, hasta
ción.
estar soportado por un plan de ca- dar soporte al resto de la operación
Los resultados del trabajo en pacitaciones que tendrá un enfoque y ya con todas sus dimensiones
equipo deben ser principalmente: general a uno especializado. contempladas.

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http://www.enterprise-architecture.info/


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