Una buena gestión de cobranzas puede reducir los plazos de pago de clientes. Es importante optimizar los procesos internos como analizar a quién otorgar crédito, comunicarse claramente con el cliente y automatizar tareas. También hay que facilitarle el trabajo al equipo de cobranzas priorizando clientes, dándoles rápido acceso a información y ayudándolos a administrar tareas. Finalmente, medir métricas como el plazo promedio de cobro y causas de disputas permite mejorar continuamente.

1. Claves para reducir los
plazos de pago de clientes
Agustín Badano
Director Comercial Intiza

2. Ver el video del webinar
http://blog.intiza.com sección “webinars”

3. ¿Cuánto le cuesta a tu empresa financiar a sus clientes?

4. ¿Cómo gestionan las empresas sus cobranzas?

5. Composición de las ventas por cobrar
Ventas
que aún
no han
vencido
Ventas
que han
vencido
Total
ventas por
cobrar

6. El cliente intenta demorar el pago lo máximo posible
Proveedores
críticos
Proveedores no
críticos
¿A quién pagan primero los clientes?
3° 2°
Pobre gestión
de cobranzas
1°
Buena gestión
de cobranzas
2°

7. El cliente no tiene presente el pago
Recibe la
factura
Acusa recibo
de la factura
Realiza pago
La factura se pierde en el
circuito de pagos del cliente

8. El cliente presentó una disputa a la factura
Recibe la
factura
Acusa recibo
de la factura
Realiza pago
Presenta una disputa y queda
a la espera de una respuesta

9. El cliente no recibió la factura o la recibió tarde
Recibe la
factura
Acusa recibo
de la factura
Realiza pago

10. El cliente no tiene capacidad o voluntad de pago
Se otorga un
mal crédito
Recibe la
factura
Realiza pago
Se envía a incobrables o se
realizan acciones legales

11. Causas de demora en los cobros
• El cliente intenta demorar el pago lo máximo posible
• El cliente no tiene presente el pago
• El cliente presentó una disputa a la factura
• El cliente no recibió la factura o la recibió tarde
• El cliente no tiene capacidad o voluntad de pago
Artículo: Las 5 causas de demora en las Cobranzas

12. Claves para reducir los plazos de pago de clientes
1 Optimizar los procesos internos de cobranzas
2 Facilitarle el trabajo a quienes gestionan cobranzas
3 Medir y mejorar

13. 1
Optimizar los procesos
internos de cobranzas

14. Analizar a quién se le otorga crédito comercial
Excelente
Malos clientes Malas cobranzas
gestión de cobranzas

15. Tener una comunicación clara con el cliente
• Especificar condiciones comerciales en cotizaciones y
contratos.
• Que el cliente entienda qué se le está facturando
– Detallar los conceptos facturados
– Comunicar la fecha de vencimiento
– Incluir información para el pago
– Agregar información relevante (orden de pago, tipo de cambio, etc.)
• Que el cliente pueda acceder en cualquier momento al
estado de su cuenta y las facturas.

16. Tener procesos definidos y cumplirlos
Mail
3 días
Mail
5 días
Grandes clientes
Clientes pequeños
Tarea
7 días
Mail
3 días
Mail
7 días
Gestión
personalizada
Tarea
15 días
Mail
12 días
Gestión
personalizada
Mail
Emisión
factura
Mail
Vence
en 3 días
Mail
Vence
hoy

17. Cuidar el recurso más escaso:
El tiempo del equipo de cobranzas
Gestiones de alto
valor agregado
Gestiones de bajo
valor agregado
Clientes no
críticos
PERSONALIZADO
Clientes críticos
SEMI
AUTOMATICO
AUTOMATICO AUTOMATICO

18. Automatizar tareas repetitivas
• Envío de mails a clientes
– Notificar nuevas facturas
– Aviso próximo vencimiento
– Reclamos por facturas vencidas
• Derivar clientes
– Otras áreas de la empresa
– Agencias externas de cobranzas
• Envío de cartas documento

19. Dar rápido tratamiento a las disputas
• Definir responsables para darle rápida resolución
• Identificar causas
• Corregir para que no se repitan
Artículo: ¿Cómo tratar las disputas de facturas por parte de tus clientes?

20. Optimizar los procesos internos de cobranzas
• Analizar a quién se le otorga crédito comercial
• Tener una comunicación clara con el cliente
• Tener procesos definidos y cumplirlos
• Automatizar tareas repetitivas
• Dar rápido tratamiento a las disputas

21. 2
Facilitarle el trabajo a
quienes gestionan cobranzas

22. Ayudarlos a priorizar los clientes a gestionar
Cliente 1
• Deuda $10.000
• Venció ayer
• Se comprometió a pagar
en 5 días
Cliente 2
• Deuda $7.000
• Venció hace 45 días
• Nadie habló con él por su
deuda

23. Intiza – Fórmula para priorizar clientes a gestionar
Monto de la
deuda
(35%)
Antigüedad
de la deuda
(25%)
Fecha de
última
gestión
(20%)
Tareas
pendientes
(20%)

24. Darles rápido acceso a la información de un cliente
Detalle de las facturas
pendientes
Datos de contacto
Historial de gestiones
realizadas y mails
intercambiados
Tareas a realizar

25. Ayudarlos a administrar tareas y programar
recordatorios

26. Facilitarle el trabajo a quienes gestionan las cobranzas
• Priorizar los clientes a gestionar
• Darles rápido acceso a la información de cada cliente
• Ayudarlos a administrar tareas y programar recordatorios

27. 3
Medir y mejorar

28. Métricas de Cobranzas
• Principales métricas:
– Plazo Promedio de Cobranza
– Antigüedad promedio de la deuda
• Otras métricas:
– % deuda vencida
– % incobrables
– Días promedio de mora
• Poder ver las métricas a nivel empresa y de cliente
• Analizar la evolución de las métricas

29. Gestiones realizadas
0 100 200 300 400 500 600
Hablamos con el cliente
Llamadas no exitosas
Visitas al cliente
Envío de mail de reclamo
Envío de carta documento

30. Causas de disputas por parte de clientes

31. …
Resumen

32. Resumen
• Una parte de la deuda de clientes se debe a que las
gestiones de cobranzas se hacen tarde (o no se hacen).
• Si realizan una buena gestión lograrán cobrar más rápido.
• Claves para una gestión eficiente:
– Optimizar los procesos internos de cobranzas
– Facilitarle el trabajo a quienes gestionan las cobranzas
– Medir y mejorar

33. Recursos
Software para Gestión de Cobranzas www.intiza.com
Blog http://www.blog.intiza.com
Twitter @IntizaSaaS @agustinbadano

34. ?
Preguntas