1. BUSINESS CASE: J GARCÍA CARRIÓN
La Comunicación
con el Canal de
Distribución
El ROI de la Integración de Procesos
de Pedido con Distribuidores

2. BUSINESS CASE: J GARCIA CARRIÓN I La Comunicación con el Canal de Distribución
Índice
Introducción ......................................................................................................................................................3
El caso de J. García Carrión ............................................................................................................................4
Descripción del nuevo sistema de distribuidores de JGC ..............................................................................5
Perspectivas futuras..........................................................................................................................................8
Conclusiones: mejoras obtenidas ....................................................................................................................9
Consultia ........................................................................................................................................................10
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3. BUSINESS CASE: J GARCIA CARRIÓN I La Comunicación con el Canal de Distribución
Introducción
Uno de los cambios más importantes que se está pro- A día de hoy, nadie duda que la tecnología ayuda a
duciendo en el mundo empresarial cuando se afrontan reducir el diferencial de competitividad entre las gran-
inversiones en tecnología es la necesidad de cuantifi- des multinacionales y compañías de menor tamaño.
car de forma clara en cuanto y cuando se va a produ- En los momentos actuales, la mejora en la calidad de
cir el retorno de una inversión. Hasta antes de la llega- servicio percibida de los clientes pasa por la reducción
da de este periodo de contracción económica, en de tiempos de respuesta a la demanda de estos.
innumerables ocasiones los argumentos se basaban
en la necesidad de modernización de la organización, Para completar el círculo, más allá del impacto que
de afrontar el reto del futuro, o simplemente porque un esta mejora en la calidad del servicio pueda tener
competidor lo había implementado. sobre las ventas de una compañía, o la mejora de los
procesos de una organización, la clave se encuentra
en el impacto en la cuenta de resultados. Es decir, la
cuantificación de la mejora en los márgenes operativos
que la integración de una tecnología produce, así
como la reducción de los periodos en los que se pro-
duce el retorno de la inversión (ROI).
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El caso de J. García Carrión
JGC es una empresa española con presencia inter- A continuación se describe el caso de la compañía J
nacional que siempre ha tenido muy en cuenta a las García Carrión. Esta compañía tiene una visión clara
nuevas tecnologías como un elemento importante de cómo la tecnología le ayuda en sus procesos de
en su estrategia de crecimiento de negocio. Hace forma que le permite ser competitiva en un mercado
unos años implementó un software de gestión dominado por las grandes multinacionales de la distri-
empresarial general, y posteriormente el sistema bución, así como de los retornos económicos en su
de integración de pedidos con distribuidores, en el cuenta de resultados.
que Consultia se ha basado para realizar este infor-
me de ROI, que se integra en el software de gestión Consultia, compañía que actúa como asesor en tecno-
general de la compañía (SAP R/3) logía del consejo de JGC, ha realizado el análisis del
impacto en la mejora de los procesos y ha cuantifica-
do este en la gestión de la relación que J García
Carrión mantiene con sus distribuidores gracias a la
inclusión de una pequeña pieza de software en la solu-
ción de SAP que utiliza la compañía.
JGC tiene más de 110 años de historia y desde sus ini-
cios la calidad ha sido uno de los factores clave de su
éxito, aspecto que continúa cuidando en todos sus
procesos y productos que ofrece. La compañía tiene
dos líneas de negocio claramente diferenciadas: gran
consumo y vinos de denominación de origen.
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Descripción del nuevo sistema de distribuidores de JGC
Frente a la dinámica de trabajo anterior en la que la
comunicación de pedidos entre el distribuidor y el
fabricante se desarrollaba de forma manual y a través
de medios tradicionales (mensajería, teléfono, fax), lo
que requería un elevado consumo de tiempo y recur-
sos y favorecía la ocurrencia de múltiples errores
(entregas, facturas, abonos), el nuevo sistema provee
al distribuidor de un interfaz de sencillo manejo que, a
través de un navegador web estándar, le facilita la rea-
lización de todas sus operaciones de gestión de pedi-
dos más habituales.
1. Pedidos recibidos:
a. Listado de pedidos pendientes de servir
b. Datos de pedidos
c. Generación de albarán
d. Posibilidad generación XML para subir al siste-
ma del Distribuidor
e. Edición / modificación pedidos
f. Confirmación pedidos servidos
2. Consultas:
a. Pedidos pendientes de servir según criterios
b. Situación de facturas
c. Resumen de entregas
3. Utilidades:
a. Información de existencias del distribuidor
b. Stock sugerido (en desarrollo)
c. Información promocional (en desarrollo)
d. Contacto
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De este modo, el sistema de Distribuidores de JGC La aportación fundamental de este componente de
permite agilizar las transacciones que éstos realizan software radica por tanto en el cambio de filosofía que
con el Fabricante, facilitando a los primeros el acceso supone respecto de la forma de trabajo previa. El obje-
a ciertos documentos y operaciones del sistema ERP tivo final es que el proceso de gestión de pedidos sea
de los últimos. El objetivo final es la mejora de la pro- automático y no se vea interrumpido en los diferentes
ductividad de los recursos dedicados a la gestión de interfaces físicos existentes entre fabricante y distribui-
pedidos en Fabricantes y Distribuidores y la reducción dores, como se aprecia en los diagramas de proceso
de otros costes asociados (comunicaciones, financie- esquemáticos de las siguientes figuras.
ros, etc.).
Caso 1: Modelo de FF.VV Directa (a cargo del fabricante)
Situación anterior (As is)
1. Captura de pedido por la FFVV del fabricante
2. Introducción del 3. Notificación al distribuidor 4. Preparación y entrega de la
pedido en SAP del pedido a servir (fax) mercancia y albarán
Fabricante Distribuidor Cliente
3. Recepción 5. Confirmación de entrega (fax)
manual
7. Abono al distribuidor
8. Emisión de factura al cliente
Situación actual (To be)
1. Captura de pedido por la FFVV del fabricante
3. El distribuidor accede online
a todos los pedidos del fabri-
cante que tiene que servir
2. Introducción del 4. Preparación y entrega de la
(web) o vía XML
pedido en SAP mercancia y albarán
Fabricante Distribuidor Cliente
5. Confirmación de entrega
3. Recepción online (web)
Automática
7. Abono al distribuidor
8. Emisión de factura al cliente
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Caso 2: Modelo de FF.VV Indirecta (a cargo del distribuidor)
Situación anterior (As is)
1. Captura de pedido por autoventa del distribuidor
4. Introducción del 3. Notificación al distribuidor 2. Preparación y entrega de la
pedido en SAP del pedido a servir (fax) mercancia y albarán
Fabricante Distribuidor Cliente
5. Recepción 6. Abono al distribuidor 7. Emisión de factura al cliente
manual
Situación actual (To be)
1. Captura de pedido por autoventa o preventa del distribuidor
3. El Distribuidor introduce
directamente el pedido onli- 2. Preparación y entrega de la
ne (Web) o vía XML mercancia y albarán
Fabricante Distribuidor Cliente
4. Gestión de pedido / 5. Abono al distribuidor 6. Emisión de factura al cliente
Recepción automática
Técnicamente, se trata de la integración de un servicio
web sobre el sistema de gestión existente de SAP R/3 a
través de un servidor Java, que permite acceder directa-
mente y en tiempo real a ciertas funcionalidades.
Fabricante
Intranet Browser
Browser
Browser
Internet Fireball R/3 System
Web JAVA
Browser
server
BAPI
PC
Browser R/3 Data
PC
GUI
Distribuidores
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Perspectivas futuras
El sistema descrito constituye tan sólo un primer paso Progresivamente, y a medida que los distribuidores se
en la aplicación de los servicios web como herramien- incorporen a plataformas de colaboración con fabri-
ta de desarrollo funcional en el entorno de los sistemas cantes como la que se inicia con este sistema en JGC,
ERP más allá de los límites de la propia empresa, se podrá llegar a hacer realidad el concepto de quot;portal
avanzando en los conceptos de quot;empresa extendidaquot; de proveedorquot;, como punto único de relación amplia
y quot;colaboración cliente-proveedorquot;. con los mismos con todo un abanico de servicios
mutuos por desarrollar (planificación colaborativa, rea-
provisionamiento automático, distribución de políticas
comerciales y promociones, etc.).
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9. BUSINESS CASE: J GARCIA CARRIÓN I La Comunicación con el Canal de Distribución
Conclusiones: mejoras obtenidas
Gracias a la implementación de esta nueva pieza de 4 Ahorros financieros para el Distribuidor por reduc-
software se ha generado un valor de 3,3 millones de ción del ciclo de abono.
euros para la compañía y de 2,4 millones de euros para
sus distribuidores, todo ello con una inversión total de 5 Ahorros por reducción de errores en la tramitación
tan sólo 80.000 (HW y SW). de pedidos y el coste derivado de las correspon-
dientes devoluciones.
Una vez puesto en funcionamiento el nuevo Sistema
de Distribuidores de JGC se han podido valorar una Todas estas mejoras se traducen en términos econó-
serie de mejoras tanto para fabricante como para dis- micos en:
tribuidores:
s Un ahorro de alrededor de 1 millón de anuales
1 Mejora de la productividad del personal de admi- para el conjunto de los 55 distribuidores principales
nistración de pedidos por reducción de los tiem- de JGC (alrededor de 28.000 / año por distribui-
pos de proceso requeridos. dor).
s Un ahorro de 0,6 millones de
2 Ahorros en costes de comunicaciones de pedidos anuales pata JGC,
servidos o a servir vía fax y mensajería de albara- que se traducen en un valor actual neto de la inver-
nes. sión realizada de 3,3 millones de y un periodo de
recuperación de dicha inversión de tan sólo 3 meses.
3 Ahorros financieros para el fabricante por reduc-
ción del ciclo de pedido y consecuente anticipa- Estos ahorros se distribuyen como se muestra en la
ción del cobro en términos reales. siguiente figura.
4%
Modelo Directo 82,6%
9,4%
4%
Modelo Indirecto 21,9% 21,9% 27,3% 28,9%
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Reducción de errores millones de euros
Ciclo de pedido
Comunicaciones
Mejoras de productividad
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10. BUSINESS CASE: J GARCIA CARRIÓN I La Comunicación con el Canal de Distribución
Consultia
Ante este escenario, asesores estratégicos en tecnolo- Consultia es una compañía de servicios profesionales
gías de la información como Consultia aportan el especializada en los sectores TMT, Energía y Gran
conocimiento y la experiencia a la hora de decidir e Consumo con un planteamiento estratégico que la dis-
implementar soluciones empresariales en tecnologías tingue de las grandes compañías del sector: mayor
de la información, no solo desde el punto de vista tec- foco en el negocio, honestidad en las propuestas de
nológico, sino que además permiten tener una visión valor, equipos de trabajo verdaderamente experimen-
más clara del impacto de las mejoras directas e indi- tados, flexibilidad para modificar el alcance de los pro-
rectas en los márgenes de la cuenta de resultados de yectos, y capacidad para colaborar con otras empre-
una compañía. sas y prestar servicios completos. En la actualidad
cuenta con un total de 30 profesionales con amplios
conocimientos en los ámbitos de la consultoría de
negocio y proceso, la consultoría tecnológica y el des-
arrollo e implantación de sistemas y la convergencia
digital.
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