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Gestión de Proyectos
Tematica
Planeamiento de Proyectos
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Objetivos y beneficios del planeamiento.
Sistema de planeamiento y control
Identificación de variables estratégicas.
Roles y cuestiones del planeamiento
Información necesaria
Estructura de Trabajo (WBS).
Control de Cambios. Procedimientos

Master en Evaluación de
Proyectos

3

Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Introducción
• Las responsabilidades más importantes del Project
Manager son: planeamiento, integración y ejecución.
• Se establecen cursos de acción en un medio proyectado.
• Comprende la toma de decisiones ante alternativas.
• Es una función de gestión requerida para facilitar la
comprensión de problemas complejos con factores
interrelacionados
• Es deseable que el project manager esté involucrado desde
la etapa de la concepción del proyecto hasta su ejecución
Planeamiento del Proyecto
• Debe ser:
Sistemático
Flexible
Disciplinado
Multifuncional
5
Objetivo Principal
• Definir por
completo todo el
trabajo necesario
• A través de
documentos
• Disponibles para
todos los
participantes de
proyecto
Master en Evaluación de
Proyectos

6

Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Consecuencias de un Planeamiento Pobre
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Iniciación Proyecto
Entusiasmo salvaje
Desilusión
Caos
Búsqueda de los culpables
Castigo de los inocentes
Promoción de los que no
participaron
• Definición de los
requerimientos
7
Beneficios de la Certidumbre
• Todo el trabajo preplaneado
• Mayor comprensión por anticipado
• Menos cambios en las prioridades,
programaciones y asignación de recursos
• Mayor cantidad de información se puede
procesar para asegurar efectividad de los
resultados
8
Sistema de Planeamiento y Control del Proyecto

METAS OBJETIVOS

REDES
PROGRAMACION

DESCRIPCIONES
INSTRUCCIONES
•SPECS
•SOW
•WBS

PROGRAMACION
DETALLE

•SISTEMA
•EMPRESA
SISTEMA DECISION
•Situación
•Estrategias
•Tablas repago

PRESUPUESTOS
MONITOREO
TIEMPOS COSTOS
RESULTADOS

SISTEMA DE
REPORTES
•Tiempos
•Costos
•Resultados
•Confiabil.

9
Los 9 componentes del Planeamiento
1.-Objetivo

Meta, blanco o cuota a cumplir

2.-Programa

Estrategia o acciones más importantes

3.-Programación

Plan de tareas: inicio y fin

4.-Presupuesto

Erogaciones planificadas para cumplir objetivo

5.-Forecast

Proyección de lo que sucederá en el período

6.-Organización

Cantidad y nivel de posiciones con sus
responsabilidades

7.-Políticas

Guía general de decisiones y acciones

8.-Procedimientos

Método para llevar a cabo la política

9.-Estándares

nivel de resultado de comparación
10
Forecasting
COMPETITI
VIDAD

MARKETING

PRODUC
CION

I&D
FORTALEZAS
DEBILIDADES

PERSONAL

FINANZAS

ESTRUCTU
RA

11
Políticas del Proyecto
• Subordinadas a las Políticas Superiores
• Basadas en los principios conocidos por las áreas
operativas
• Deben ser
 definibles
 comprensibles
 preferiblemente por escrito

• Flexibles y estables
• Razonablemente abarcativas en su alcance
12
Requerimientos de Planeamiento
para el Grupo de Trabajo o nivel funcional
• Acuerdo de propósitos
• Asignación y aceptación de responsabilidades
individuales y grupales
• Coordinación de tareas
• Compromiso con los objetivos grupales y
organizacionales
• Comunicación vertical y horizontal
• Reconocimiento y resolución de los conflictos de
objetivos del grupo
13
Variables Estratégicas
INTERNAS

EXTERNAS

Operativas
•Cambios de producto
•Economías de escala
•Salarios vs. automatización
•Investigación y Desarrollo

Operativas
•Requerimientos de clientes
•Capacidad de Plantas
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Legales
•Calidad del productos
•Requisitos sindicales

Legales
•Requerimientos de producto
•Niveles sonoros OMS

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•Indicadores
•Políticas precio promocionales

Económicos
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•Asignación de recursos
•Precios/disponibilidad materias primas
•Posibilidad de exportar
•Niveles de productividad

Sociopolíticos
•Producir lo rentable
•Productos primarios o con valor agregado
•Amenaza de importación
•Estabilidad de los mercados abiertos
14
“Definir los Requerimientos”
1.
2.
3.
4.
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6.
7.
8.
9.
10.

Alcance general
Objetivos y antecedentes
Tareas contratistas
Requerimientos contratistas
Referencias a estudios, documentos y especificaciones
Datos de ítems (documentación)
Soporte de equipos para ítems contratados
Propiedades, facilities, equipos y servicios
Documentación
Programas de resultados
15
Acuerdo con el Plan
ALTA
GERENCIA

Interfases
Gerenciales
GERENTE
DE
LINEA

PROJECT
MANAGER

16
Roles en el Planeamiento
• Project Manager define:
 metas y objetivos
 hitos principales
 requerimientos
 reglas generales y supuestos
 limitaciones en tiempos, costos y resultados
 procedimientos operativos
 políticas administrativas
 requerimientos de reportes
17
Roles en el Planeamiento
• El Gerente de Línea define:
 descripciones detalladas de tareas para hacer efectivos
los objetivos, requerimientos e hitos
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para sostener los presupuestos y programas
 áreas de riesgo, incertidumbre o conflictos

Master en Evaluación de
Proyectos

18

Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Roles en el Planeamiento
• Alta Gerencia
 actúan como negociadores entre los gerentes de
proyecto y los de línea
 provee aclaraciones ante cuestiones críticas
 provee canal de comunicación con la alta gerencia del
cliente

19
Cuestiones a partir de la definición de los Objetivos
• ¿Cuáles son los elementos principales del trabajo
requerido para satisfacer los objetivos?
• ¿Cómo están interrelacionados?
• ¿Qué áreas funcionales asumirán la
responsabilidad del trabajo requerido?
• ¿Los requerimientos de recursos están
disponibles?
• ¿Cuáles son los requerimientos del flujo de
información para el proyecto?
Master en Evaluación de
Proyectos

20

Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Información necesaria
Statement of Work

sow

Requerimientos de Trabajo

SPECS

Especificaciones

Programa
Hitos

Work breakdown
Structure

WBS
Master en Evaluación de
Proyectos

21

Estructura de
Trabajo

Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Requerimientos de Trabajo
• es una descripción narrativa del trabajo
requerido para el proyecto
• para las contrataciones se usa el CSOW
• es un documento sobre el que deben
operarse los cambios

22

sow
Requerimientos de Trabajo
Recomendaciones en su redacción
•
•
•
•
•

sow

Usar un lenguaje preciso
Utilizar una estructura y un orden cronológico
Diferenciar las areas por su importancia
Describirlas de acuerdo a su importancia
No mezclar conceptos:
tareas

especificaciones

aprobaciones

• Requerir la aprobación de terceras partes cuando
corresponda
Master en Evaluación de
Proyectos

23

Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Especificaciones del Proyecto
SPECS

• es el conjunto de estándares que se
establecen como obligatorios para la
ejecución de las tareas del proyecto
• condiciones:
actualizados
precisos
completos
24
Programa de hitos del Proyecto
• Contenido
fecha inicio del proyecto
fecha finalización del proyecto
otros hitos importantes
revisiones
disponibilidad prototipos
entregas
testeos

entregables o reportes
Master en Evaluación de
Proyectos

25

Gestión de Proyectos
Ing Pedro del Campo
Estructura de Trabajo

WBS

• “Es el elemento más importante porque provee un
marco de referencia común en el cual:
 el proyecto puede ser descrito como la suma de elementos
parciales
 permite una base para el planeamiento
 se establecen costos y presupuestos
 permite el monitoreo de costos, tiempos y resultados
 los objetivos se relaciones con los recursos
 se inicia la construcción de la red y el control posterior
 se establece el programa y procedimientos de los reportes
 se establecen las asignaciones de responsabilidad
26
Estructura de Trabajo

WBS

• CONDICIONES
 Deben desarrollarse hasta el mayor grado de detalle
posible, cada elemento debe cumplir la condición
Acción completa
Asignable
Medible

27
Realizado por:
Aprobado por:

ESTRUCTURA DE TRABAJO
Proyecto:
Fecha:

001

002

003

004

28

005
PROYECTO
Ampliación zona
de carga

2.- EJECUCION
AMPLIACION

1.- PLANEAMIENTO
AMPLIACION

1.1. Control de
Ingeniería

1.2.- Desarrollo
de Ingeniería

2.1.- Modificación
zona de carga

1.1.1.- Revisión de Planos actuales
1.1.2.- Establecer especificaciones
1.1.3.- Prever resultados
1.1.4.- Definir condiciones
1.1.5.- Verificar limitaciones

29

2.2.- Control de
Efectividad
1.-Desarrollo del Manual de Compras y Procedimientos
1.1.-Objetivos del Manual
1.2.-Compras de Caja Chica
1.3.-Compras Normales
1.3.1.-Materiales Catalogados
1.3.2.-Materiales no catalogados
1.4.-Solicitud de cambios y modificaciones
1.5.-Evaluación de Proveedores
1.6.-Pagos a Proveedores
1.7.-Aceptación de mercadería
1.7.1.-Reclamos de faltantes
1.7.2.-Devoluciones
1.8.-Aspectos de Seguridad
30
Sistema
Aeronave

Project
Management

Entrenamiento

Información

Aeronave

Equipamiento
Soporte

Servicios

Testeos &
Evaluación

Ingeniería de
Sistemas

Equipamiento

Técnica

Nivel
Organización

Construcción

Prototipo

Actividades
PM Soporte

Servicios

Ingeniería

Nivel
Apoyo

Mantenimiento

Test
Operativos

Actividades
Apoyo

Management

Nivel
Depósito

Test
Desarrollo

Pruebas

Fuselaje

Turbinas

Comunicaciones

31

Navegación

Controles
ESTRUCTURA DE TRABAJO
Proyecto: Construcción

Planta
Propia

Fecha:
001

Puesta en
Marcha

002

Instalaciones

003

Realizado por:
Aprobado por:

004

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Abastecimiento

005

Recursos
Humanos

006

Legales

Tirada Piloto

Edificios
(Compra, alqu. ,
construccion)

Especificación
Productos

Localizar
Proveedores

Definición

Requisitos
Nacionales
Locales

Aprobación

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Procesos

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Selección

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Equipos

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5.

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proyecto
33
Gestión de Configuración
Control de Cambios
• Debe proveer:
 niveles de aprobación de revisión y control de cambios
 elementos críticos para introducir cambios
 representantes autorizados

• Debe responder a:
 costo del cambio
 mejoras en la calidad
 justificación del costo adicional
 necesidad del cambio
 impacto en la fecha de finalización
34
Procedimientos - Beneficios
•provee uniformidad

•estimula la documentación

•comunica con efectividad

•estandariza formatos

•une a los grupos de proyecto

•provee base de análisis

•documenta acuerdos para el
futuro

•refuerza compromiso

•minimiza el papeleo

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35

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Tematica

  • 3. Planeamiento de Proyectos • • • • • • • Objetivos y beneficios del planeamiento. Sistema de planeamiento y control Identificación de variables estratégicas. Roles y cuestiones del planeamiento Información necesaria Estructura de Trabajo (WBS). Control de Cambios. Procedimientos Master en Evaluación de Proyectos 3 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo
  • 4. Introducción • Las responsabilidades más importantes del Project Manager son: planeamiento, integración y ejecución. • Se establecen cursos de acción en un medio proyectado. • Comprende la toma de decisiones ante alternativas. • Es una función de gestión requerida para facilitar la comprensión de problemas complejos con factores interrelacionados • Es deseable que el project manager esté involucrado desde la etapa de la concepción del proyecto hasta su ejecución
  • 5. Planeamiento del Proyecto • Debe ser: Sistemático Flexible Disciplinado Multifuncional 5
  • 6. Objetivo Principal • Definir por completo todo el trabajo necesario • A través de documentos • Disponibles para todos los participantes de proyecto Master en Evaluación de Proyectos 6 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo
  • 7. Consecuencias de un Planeamiento Pobre • • • • • • • Iniciación Proyecto Entusiasmo salvaje Desilusión Caos Búsqueda de los culpables Castigo de los inocentes Promoción de los que no participaron • Definición de los requerimientos 7
  • 8. Beneficios de la Certidumbre • Todo el trabajo preplaneado • Mayor comprensión por anticipado • Menos cambios en las prioridades, programaciones y asignación de recursos • Mayor cantidad de información se puede procesar para asegurar efectividad de los resultados 8
  • 9. Sistema de Planeamiento y Control del Proyecto METAS OBJETIVOS REDES PROGRAMACION DESCRIPCIONES INSTRUCCIONES •SPECS •SOW •WBS PROGRAMACION DETALLE •SISTEMA •EMPRESA SISTEMA DECISION •Situación •Estrategias •Tablas repago PRESUPUESTOS MONITOREO TIEMPOS COSTOS RESULTADOS SISTEMA DE REPORTES •Tiempos •Costos •Resultados •Confiabil. 9
  • 10. Los 9 componentes del Planeamiento 1.-Objetivo Meta, blanco o cuota a cumplir 2.-Programa Estrategia o acciones más importantes 3.-Programación Plan de tareas: inicio y fin 4.-Presupuesto Erogaciones planificadas para cumplir objetivo 5.-Forecast Proyección de lo que sucederá en el período 6.-Organización Cantidad y nivel de posiciones con sus responsabilidades 7.-Políticas Guía general de decisiones y acciones 8.-Procedimientos Método para llevar a cabo la política 9.-Estándares nivel de resultado de comparación 10
  • 12. Políticas del Proyecto • Subordinadas a las Políticas Superiores • Basadas en los principios conocidos por las áreas operativas • Deben ser  definibles  comprensibles  preferiblemente por escrito • Flexibles y estables • Razonablemente abarcativas en su alcance 12
  • 13. Requerimientos de Planeamiento para el Grupo de Trabajo o nivel funcional • Acuerdo de propósitos • Asignación y aceptación de responsabilidades individuales y grupales • Coordinación de tareas • Compromiso con los objetivos grupales y organizacionales • Comunicación vertical y horizontal • Reconocimiento y resolución de los conflictos de objetivos del grupo 13
  • 14. Variables Estratégicas INTERNAS EXTERNAS Operativas •Cambios de producto •Economías de escala •Salarios vs. automatización •Investigación y Desarrollo Operativas •Requerimientos de clientes •Capacidad de Plantas •Gastos de préstamos •Avances tecnológicos Legales •Calidad del productos •Requisitos sindicales Legales •Requerimientos de producto •Niveles sonoros OMS Económicas •Indicadores •Políticas precio promocionales Económicos •Proyecciones por sector •Niveles de stock en la cadena Sociopolíticas •Asignación de recursos •Precios/disponibilidad materias primas •Posibilidad de exportar •Niveles de productividad Sociopolíticos •Producir lo rentable •Productos primarios o con valor agregado •Amenaza de importación •Estabilidad de los mercados abiertos 14
  • 15. “Definir los Requerimientos” 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Alcance general Objetivos y antecedentes Tareas contratistas Requerimientos contratistas Referencias a estudios, documentos y especificaciones Datos de ítems (documentación) Soporte de equipos para ítems contratados Propiedades, facilities, equipos y servicios Documentación Programas de resultados 15
  • 16. Acuerdo con el Plan ALTA GERENCIA Interfases Gerenciales GERENTE DE LINEA PROJECT MANAGER 16
  • 17. Roles en el Planeamiento • Project Manager define:  metas y objetivos  hitos principales  requerimientos  reglas generales y supuestos  limitaciones en tiempos, costos y resultados  procedimientos operativos  políticas administrativas  requerimientos de reportes 17
  • 18. Roles en el Planeamiento • El Gerente de Línea define:  descripciones detalladas de tareas para hacer efectivos los objetivos, requerimientos e hitos  programaciones de detalle y asignación de personal para sostener los presupuestos y programas  áreas de riesgo, incertidumbre o conflictos Master en Evaluación de Proyectos 18 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo
  • 19. Roles en el Planeamiento • Alta Gerencia  actúan como negociadores entre los gerentes de proyecto y los de línea  provee aclaraciones ante cuestiones críticas  provee canal de comunicación con la alta gerencia del cliente 19
  • 20. Cuestiones a partir de la definición de los Objetivos • ¿Cuáles son los elementos principales del trabajo requerido para satisfacer los objetivos? • ¿Cómo están interrelacionados? • ¿Qué áreas funcionales asumirán la responsabilidad del trabajo requerido? • ¿Los requerimientos de recursos están disponibles? • ¿Cuáles son los requerimientos del flujo de información para el proyecto? Master en Evaluación de Proyectos 20 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo
  • 21. Información necesaria Statement of Work sow Requerimientos de Trabajo SPECS Especificaciones Programa Hitos Work breakdown Structure WBS Master en Evaluación de Proyectos 21 Estructura de Trabajo Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo
  • 22. Requerimientos de Trabajo • es una descripción narrativa del trabajo requerido para el proyecto • para las contrataciones se usa el CSOW • es un documento sobre el que deben operarse los cambios 22 sow
  • 23. Requerimientos de Trabajo Recomendaciones en su redacción • • • • • sow Usar un lenguaje preciso Utilizar una estructura y un orden cronológico Diferenciar las areas por su importancia Describirlas de acuerdo a su importancia No mezclar conceptos: tareas especificaciones aprobaciones • Requerir la aprobación de terceras partes cuando corresponda Master en Evaluación de Proyectos 23 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo
  • 24. Especificaciones del Proyecto SPECS • es el conjunto de estándares que se establecen como obligatorios para la ejecución de las tareas del proyecto • condiciones: actualizados precisos completos 24
  • 25. Programa de hitos del Proyecto • Contenido fecha inicio del proyecto fecha finalización del proyecto otros hitos importantes revisiones disponibilidad prototipos entregas testeos entregables o reportes Master en Evaluación de Proyectos 25 Gestión de Proyectos Ing Pedro del Campo
  • 26. Estructura de Trabajo WBS • “Es el elemento más importante porque provee un marco de referencia común en el cual:  el proyecto puede ser descrito como la suma de elementos parciales  permite una base para el planeamiento  se establecen costos y presupuestos  permite el monitoreo de costos, tiempos y resultados  los objetivos se relaciones con los recursos  se inicia la construcción de la red y el control posterior  se establece el programa y procedimientos de los reportes  se establecen las asignaciones de responsabilidad 26
  • 27. Estructura de Trabajo WBS • CONDICIONES  Deben desarrollarse hasta el mayor grado de detalle posible, cada elemento debe cumplir la condición Acción completa Asignable Medible 27
  • 28. Realizado por: Aprobado por: ESTRUCTURA DE TRABAJO Proyecto: Fecha: 001 002 003 004 28 005
  • 29. PROYECTO Ampliación zona de carga 2.- EJECUCION AMPLIACION 1.- PLANEAMIENTO AMPLIACION 1.1. Control de Ingeniería 1.2.- Desarrollo de Ingeniería 2.1.- Modificación zona de carga 1.1.1.- Revisión de Planos actuales 1.1.2.- Establecer especificaciones 1.1.3.- Prever resultados 1.1.4.- Definir condiciones 1.1.5.- Verificar limitaciones 29 2.2.- Control de Efectividad
  • 30. 1.-Desarrollo del Manual de Compras y Procedimientos 1.1.-Objetivos del Manual 1.2.-Compras de Caja Chica 1.3.-Compras Normales 1.3.1.-Materiales Catalogados 1.3.2.-Materiales no catalogados 1.4.-Solicitud de cambios y modificaciones 1.5.-Evaluación de Proveedores 1.6.-Pagos a Proveedores 1.7.-Aceptación de mercadería 1.7.1.-Reclamos de faltantes 1.7.2.-Devoluciones 1.8.-Aspectos de Seguridad 30
  • 31. Sistema Aeronave Project Management Entrenamiento Información Aeronave Equipamiento Soporte Servicios Testeos & Evaluación Ingeniería de Sistemas Equipamiento Técnica Nivel Organización Construcción Prototipo Actividades PM Soporte Servicios Ingeniería Nivel Apoyo Mantenimiento Test Operativos Actividades Apoyo Management Nivel Depósito Test Desarrollo Pruebas Fuselaje Turbinas Comunicaciones 31 Navegación Controles
  • 32. ESTRUCTURA DE TRABAJO Proyecto: Construcción Planta Propia Fecha: 001 Puesta en Marcha 002 Instalaciones 003 Realizado por: Aprobado por: 004 Calidad Abastecimiento 005 Recursos Humanos 006 Legales Tirada Piloto Edificios (Compra, alqu. , construccion) Especificación Productos Localizar Proveedores Definición Requisitos Nacionales Locales Aprobación Equipos Especificación Procesos Evaluación Selección Habilitación Especificación Equipos Aprobación Capacitación Fabricación en Serie Contratos 32
  • 33. Proyectos 1. Llamado a concurso y juzgamiento de ensayos acerca de Proyectos 2. Organización de un viaje de directivos de PYMES a una feria internacional de la Industria 3. Organizar una entrega de Premios con cena-show 4. Diseño de un sistema de evaluación de la presentación de un proyecto 5. Diseño y ejecución de un programa de radio dirigido a líderes de proyecto 33
  • 34. Gestión de Configuración Control de Cambios • Debe proveer:  niveles de aprobación de revisión y control de cambios  elementos críticos para introducir cambios  representantes autorizados • Debe responder a:  costo del cambio  mejoras en la calidad  justificación del costo adicional  necesidad del cambio  impacto en la fecha de finalización 34
  • 35. Procedimientos - Beneficios •provee uniformidad •estimula la documentación •comunica con efectividad •estandariza formatos •une a los grupos de proyecto •provee base de análisis •documenta acuerdos para el futuro •refuerza compromiso •minimiza el papeleo •minimiza conflictos y confusión •delinea tareas •conduce nuevos miembros •base de experiencias p/ futuro 35