UD. OP. T4. Gestión de inventarios

TEMA 4
GESTIÓN DE
INVENTARIOS

Ing. Alex Rayón Jerez
http://www.alexrayon.es
http://paginaspersonales.deusto.es/alrayon

4 de Octubre del 2011

Organización de la Producción – 2011/2012 – 5º Ingeniería en Automática y Electrónica Industrial

Índice de contenidos
 Introducción
 Tipos de inventarios
 Justificación existencia de inventarios
 Cuestiones fundamentales de la planificación
 Tipos de demanda
 Costes de los inventarios
 Tiempo de suministro
 Ordenación
 Importancia exactitud
 Incorporación de las tecnologías
 Indicadores


Introducción
Concepto de inventario

Lo que se hacía antes era producir en grandes lotes para reducir los
costes de producción
Ahora se hacen pedidos menos voluminosos pero con mayor
frecuencia. Ejemplo: tubería y grifo
Los inventarios, o stocks, son considerados tradicionalmente como
una inversión dentro del Activo de la empresa (Existencias)
Se definen como cualquier recurso ocioso (la empresa tiende a
eliminar los elementos ociosos) que es almacenado en espera de
ser utilizado
De ello se deduce que los inventarios se encuentran presentes en
cualquier empresa

Organización de la Producción – 2011/2012 – 5º Ingeniería en Automática y Electrónica Industrial 3

Introducción
Concepto de inventario (II)

Características:
Inversión que no genera beneficios
Inversión no productiva
Justificado si los costes fueran inferiores a los que se producen si
no lo hubiera
Existen costes intangibles muy difíciles de medir


Tipos de inventarios
Tipos básicos

Piezas de repuesto: están ligadas al mantenimiento y son necesarias para evitar
paradas en los equipos. Ejemplo: brocas de repuesto, etc.
Suministros industriales: materiales que se emplean en el proceso productivo
pero que no llegan a formar parte del producto terminado. Ejemplo: aceites para
transformadores
Materias primas: empleados en la fabricación tal como se reciben del proveedor
Items de fabricación ajena: son aquellas que, procedentes del exterior, no sufren
transformación alguna en la empresa. Ejemplo: pegatinas, etc.
Productos en curso: han comenzado su proceso de transformación pero dicho
proceso todavía no ha terminado
Productos terminados: artículos totalmente elaborados, controlados y aprobados
para la inspección final. Están listos para su expedición. Es el peor que se puede
tener en stock, ya que es difícil volver a elaborar algo


Tipos de inventarios
Gestión inventarios

¿Quién los gestiona? → gestión descentralizada
¿Stock de MP? Área de aprovisionamiento
¿Stock de WIP? Área de producción
¿Stock de PT? Área de distribución


Justificación inventarios

Las razones que justifican la existencia de inventario pueden ser
diversas, pudiéndose dar todas o sólo una parte de las mismas, según
el tipo de empresa:
Hacer frente a la demanda de productos finales
Evitar interrupciones del proceso productivo, por falta de
suministros internos o externos
Externo: los proveedores no entregan en la fecha prevista o el
pedido llega a tiempo pero incompleto
Interno: fallo de máquinas, fallos en el rendimiento del
personal, fallos de calidad, etc.


Justificación inventarios (II)

Razones que justifican la existencia: (continuación)
La propia naturaleza del proceso de producción: cuando en un
momento determinado existe la necesidad de un producto
concreto y éste no se encuentra disponible, se dice que se ha
producido una ruptura de stock. El inventario que se mantiene
para hacer frente a dicha eventualidad, se denomina stock de
seguridad
Nivelar el flujo de producción

¿Cuál preferirá
la empresa?


Justificación inventarios (III)

Razones que justifican la existencia: (continuación)
Obtener ventajas económicas (a mayor volumen de compra al
proveedor, más barato saldrá)
Falta de acoplamiento entre la producción y el consumo
Ahorro y especulación
Optimizar los costes de transporte (camiones llenos)


Justificación inventarios (IV)

Pedidos menos voluminosos pero con mayor frecuencia


Justificación inventarios (V)

Como hemos visto, existen razones que justifican la existencia de
inventarios
Sin embargo, muchas empresas decidieron hacer frente a alguno de
los problemas mencionados utilizando inventarios sin pararse a
analizar las causas de los mismos
Conclusión: ¡Hay que tratar de evitar que los inventarios sean la
forma fácil de esconder problemas!
Se pueden tener inventarios, pero sin que oculten problemas de
ineficiencia, calidad, rendimiento, personal, etc.

¡El inventario no es una causa, es un síntoma!


Cuestiones fundamentales
Introducción

Las cuestiones fundamentales que deben ser respondidas en
cualquier sistema de planificación de inventarios son dos:
¿Cuándo deben realizarse los pedidos de material?
¿Cuánto debe pedirse de cada material al emitirse el pedido?
¿Cuánto debe fabricarse?
¿Cuándo lanzar la orden de fabricación?


Niveles de inventario

¿Qué hacen las empresas cuando sus niveles de inventario son...?
Demasiado bajos
Intenta obtener un inventario de reemplazo tan pronto como sea posible,
incluso si eso significa pagar una prima
El margen bruto se reduce
Importante determinar qué salió mal (cómo se llegó a esa situación)
¿Se ha subestimado la demanda?
¿Se ha creado una venta promocional sin pensar en el efecto que tendría en
las posiciones de su inventario?
¿Problemas de transporte?
¿Insuficiente el tiempo de entrega?
¿Problemas de fabricación?
Analizar, determinar el problema, a continuación, corregir


Niveles de inventario (II)

¿Qué hacen las empresas cuando sus niveles de inventario son...?
Demasiado altos
Puede que se realizase una campaña de descuento muy fuerte
“El caso de los discos duros Toshiba de FNAC”

Se está vendiendo a un precio minorista no adecuado
Se haya tenido que dar salida a un exceso de stock puntualmente
El problema viene si esto pasa de ser coyuntural a estructural


Tipos de demanda

El consumo de los items en inventario puede proceder de dos tipos
de demanda:
Independiente: es aleatoria en función de las condiciones del
mercado. Ejemplo: cuantitativas, cualitativas.
Dependiente: su demanda depende de la de otros artículos
almacenados. Ejemplo: MRP


Costes de inventario

Los principales costes a tener en cuenta en la gestión de stocks son
los siguientes:
Coste de posesión: el dinero que se tiene inmovilizado
Coste de emisión: coste de lanzar un pedido
Coste de ruptura: es el más difícil de estimar. ¿Cuánto vale
perder un cliente? Que un cliente no compre en un momento dado
pero sí en el futuro
Coste de adquisición: ligado al coste de emisión. Es el asociado
a la compra de material
Cada vez se están reduciendo más todos estos costes


Tiempo de Suministro

Es el intervalo de tiempo que transcurre entre el momento en que se
solicita un pedido y el instante de su llegada
Este timpo se calcula de forma distinta dependiendo de si se trata de
un suministro interno o externo
Suministro externo
La empresa calcula el tiempo de suministro (Ts) en base a:
El plazo de entrega: el tiempo que tarda el proveedor en hacer llegar el
pedido desde el momento en que se hizo. Lo establece el proveedor.
El tiempo de seguridad: lo que la empresa añade en tiempo al plazo de
entrega. Es el tiempo con el que la empresa desea trabajar.
El tiempo de seguridad será mayor cuanto menos fiable sea el proveedor.
Ejemplo: un proveedoor que lo tengo estudiado y calculo la media de los
tiempos que se suele retrasar
Si el proveedor es muy fiable, el tiempo de seguridad será 0


Tiempo de Suministro (II)

Suministro interno
Se compone de los siguientes elementos:
Tiempo de confección del pedido: tiempo para prepara las materias primas
Tiempo de transporte: llevar la materia prima a las máquinas. Manual o automático
Tiempo de cola: mayor cuanta peor sincronización. Lo que espera la materia prima
para ser procesada
Tiempo de preparación: operaciones a realizar en la máquina para su preparación
Tiempo de ejecución: tiempo productivo. El único tiempo que añade valor al
producto
Tiempo de espera: tiempo que espera una pieza a ser transportada. Normalmente a la
salida de una máquina, para ser trasposada hasta otra máquina
Tiempo de inspección: una vez que se ha fabricado, se inspecciona
De todos estos componentes, sólo los de preparación y ejecución representan
carga en los centros de trabajo


Ordenación
Clasificación ABC

Muchas empresas almacenan gran cantidad de productos
Por ello, es importante que realicen una ordenación de los mismos
de acuerdo con algún criterio
La más extendida es la clasificación ABC que, para discriminar,
emplea el gasto annual de los artículos
En general, se observa que un escaso número de items (10-20%) del
principio de la lista (Grupo A) representa un elevado porcentaje
acumulado del gasto annual (60-80%). Por otra parte, un numeroso
conjunto de artículos (50-60%) a final de la lista (Grupo C), recoge
un pequeño porcentaje del valor annual acumulado (5-10%)


Ordenación
Clasificación ABC (II)

Un cliente que representa una proporción importante de la cifra de ventas de una
empresa, seguramente, tendrá un trato preferente con respecto a otro de escasa
importancia.
Por ello, y con el fin de precisar el alcance y contenido de los diferentes enfoques a
aplicar a cada cliente, es conveniente ordenarlos de acuerdo con su importancia
relativa.
Uno de los métodos de clasificación más eficaces es el denominado ABC.
Base estadística. Clasificación del 20/80, es decir, que el 20% de los clientes
representan el 80% del valor de las compras (Pareto).
Se ordenan los clientes en orden decreciente al valor de sus compras. Es decir:
El cliente nº1, el de mayor importancia para la empresa, será el que mayor
volumen de compras realice.
A continuación vendrán los siguientes, ordenados hasta el último y de menos
valoración para la empresa.
Para concluir, se representan en una gráfica los porcentajes acumulados de ventas
como función del porcentaje de clientes que representan esas ventas.


Ordenación
Clasificación ABC (III)

Clasificación ABC
Clientes Ventas Ventas acum. Ventas acum. Nº Acum. de % Acum. de
(euros) (%) clientes clientes
N=1 4,1 4,1 19,43 1 1,3

N=2 3,2 7,3 34,60 2 2,6

... ... ... ... ... ...

N = 17 0,062 17,5 82,94 17 21,8

... ... ... ... ... ...

N = 78 0,012 21,1 100,00 78 100,00

Ventas Ventas
Grupo A 4 clientes; 5,12% 54,5%
Grupo B 13 clientes; 16,67% 28,43%
Grupo C 61 clientes; 78,21% 17,07%


Ordenación
Clasificación ABC (IV)

La representación gráfica de la clasificación ABC quedaría:

GRUPO A:
- 10%- 20% del total del tipo de artículos
- 60%- 80% del Coste anual promedio de almacén.

GRUPO B:

GRUPO C:


Ordenación
Clasificación ABC (V)

La forma de la gráfica anterior es la que da lugar a la aplicación del Principio
de Pareto.
“La gente, la sociedad, se dividía naturalmente entre los pocos de mucho
y los muchos de poco. Así, se establecían dos grupos de proporciones,
80-20. El grupo minoritario, formado por un 20% de población,
ostentaba el 80% de algo y el grupo mayoritario, formado por un 80% de
población, el 20% de ese mismo algo.”
Clientes Tipo A: unos pocos clientes, los más importantes,
representan una parte importante de la cifra de ventas.
Clientes Tipo B: otros pocos más, de tamaño medio, aportan un
porcentaje intermedio de ventas.
Clientes Tipo C: un gran número de clientes, proporcionan muy
pocas ventas.


Ordenación
Clasificación ABC (VI)

Argumento empresas telecomunicaciones para discriminar entre bits: “el 20% de
los usuarios acaparan el 80% del tráfico de Internet.”
“Las nuevas tarifas ADSL de Telefónica O2 limitan expresamente la
velocidad de YouTube y las descargas P2P”.
¿Están las tarifas planas condenadas?


Ordenación
Clasificación ABC (VII)

Redes sociales (Regla 20/80 de los Prosumidores de contenidos)
Prosumidores = (Productores + consumidores)
Chris Anderson: modelos de negocio Long Tail en Internet
La reducción en el coste de almacenamiento y distribución ofrecen
focalizar el negocio en unos pocos productos de éxito. Ejemplos:
Amazon.com o Netflix.


Importancia exactitud

La exactitud de los datos de inventarios es de una importancia vital
para la planificación de inventarios
Para lograrlo es importante llevar a cabo las siguientes acciones:
Concienciar al personal relacionado con los movimientos de
materiales de la importancia de llevar una estricta contabilidad
de los mismos
Impedir que se retiren stocks sin la correspondiente autorización
(Albaranes de salida)
Realizar controles de existencias con objeto de actualizar los
datos, buscar las causas de las desviaciones y realizar acciones
correctoras


Importancia exactitud (II)

Una forma de paliar estos problemas, además de la realización de un
inventario (que está en desuso) annual, es la realización de
inventarios o recuentos/conteos cíclicos de diversos grupos de
artículos que reduzcan el riesgo de inexactitud, además que será más
fácil detectar errores y poder tomar acciones correctoras
Recuentos/conteos cíclicos
No requiere cerrar la empresa
Además, sólo se hace sobre los artículos más significativos: mayor
rotación, etc.
Contar artículos ↔ Registros
Analizar causas de desviaciones
Tomar acciones correctoras


Importancia exactitud (III)

Recuentos/conteos cíclicos (continuación)
Ventajas
Evita el cierre de las instalaciones
Emplea personal profesional
Permite diagnosticar la causa de errores


Incorporación tecnologías
Introducción

Códigos de barras
En productos individuales
En cajas, palets o contenedores
Escaneado electrónico
En los puntos de venta
Durante el desplazamiento de las mercancías
Nuevas Tendencias
Etiquetas de radiofrecuencia - RFID


Códigos de barras

Aplicación de códigos de barras al control de inventario
Lectura de códigos de barras mediante terminales de captura de
datos
Unidades en la estantería
Unidades en el almacén central
Si hay algún pedido pendiente
Los códigos de barras son escaneados en los mostradores
Se graban en el ordenador de la tienda
Se envían los datos a la oficina central
Desde la oficina central, los datos se redistribuyen a un centro gestión de
inventario que decide cuándo y cuánto enviar a cada tienda
Los nuevos stocks llegan cada 48 horas


Códigos de barras (II)

“Alan Haberman, Who Ushered In the Bar Code, Dies at 81”
1974, un hombre en Ohio compra un paquete de chicles Wrigley
Lo introduce en una cinta tranportadora y pasa por por un escáner
óptico que lee el código de barras que lleva incorporado el
paquete → que registra automáticamente el precio de 67 céntimos
Mucha incertidumbre en su introducción
Haberman no inventó el Universal Product Code (UPC), existía
desde 1940 (Drexel)→ el tipo de código de barras más conocido
Lo que sí que inventa es la forma de barras en blanco y negro
11 dígitos para codificar los datos
del fabricante y el producto
Hoy en día UPC tiene 12 dígitos


Códigos de barras (III)

Haberman fue cajero, y su idea era introducir algún mecanismo que
acelerase el checkout en los supermercados
Hoy en día, millones de diferentes objetos llevan incorporado un
código de barras, desde maletas para su tracking en aeropuertos, hasta
tickets de bus, libros, plátanos, etc.
Cada día, más de 5.000 millones de códigos de barras son escaneados
en el mundo en comercios (GS1 US)
La irrupción del código de barras desde su invención (1940) o su patente
(1952), se debe al subdesarrollo de los escáneres ópticos
Ello llevo a que cada fabricante o distribuidor usase su propia
codificación de productos → ¿leíble de uno a otro?
¿Por qué en 1974? Inflación → reducir costes laborales


Código de barras (IV)


Del “connecting people” al “connecting everything”

Internet of the Things: pasa por marcar todos esos objetos
inanimados con una etiqueta electrónica equipada identificación por
radiofrecuencia (RFID, en sus siglas en inglés)
Las cosas adquiren automáticamente una especie de alma de silicio
que no sólo les identifica, también les permite comunicarse con
otros (objetos, personas, ordenadores, etc.), asignarles determinada
información o tarea y abrirles la puerta del ciberespacio
Las empresas de logística hace años que descubrieron el potencial
del RFID
Estas etiquetas permiten la trazabilidad de los productos y un control
exhaustivo de los stocks
Las aplicaciones, son muchas: tráfico, geolocalización, seguridad,
sanidad, transacciones monetarias, sanidad, etc.

Del “connecting people” al “connecting everything” (II)

Otras aplicaciones para RFID
Pagos móviles: Square, terminales móviles (NFC), etc.
Carteles inteligentes: publicidad
Intercambio de datos: tarjetas personales, negocios, etc.
Billetes electrónicos: billetes de avión, eventos organizados, etc.
Cierres electrónicos: proyecto piloto en Suecia en un hotel Clarion para reemplazar
llaves de la habitación
Check-ins: social networking
Tarjetas de fidelidad: Groupon, Colectivia
Identidad: configuración asientos, personalizaciones domóticas
Sanidad electrónica
etc.


Wal-mart y la eficiencia

Artículo en el New York Times sobre cómo Wall-Mart maneja las
cuestiones de inventario
(…)With 3,600 stores in the United States and roughly 100 million customers walking
through the doors each week, Wal-Mart has access to information about a broad slice of
America - from individual Social Security and driver’s license numbers to geographic
proclivities for Mallomars, or lipsticks, or jugs of antifreeze. The data are gathered item
by item at the checkout aisle, then recorded, mapped and updated by store, by state, by
region.
By its own count, Wal-Mart has 460 terabytes of data stored on Teradata mainframes,
made by NCR, at its Bentonville headquarters. To put that in perspective, the Internet has
less than half as much data, according to experts [it is a new of 2005 ;-)]
Information about products, and often about customers, is most often obtained at checkout
scanners. Wireless hand-held units, operated by clerks and managers, gather more
inventory data. In most cases, such detail is stored for indefinite lengths of time.
Sometimes it is divided into categories or mapped across computer models, and it is
increasingly being used to answer discount retailing’s rabbinical questions, like how
many cashiers are needed during certain hours at a particular store. (…)


Society and ubiquity


Indicadores
Introducción

Se deben controlar una serie de medidas y ratios de control que
reflejen de la manera más completa posible la situación del activo
circulante y de los recursos puestos a su disposición para esa gestión
Magnitudes objeto de medida:
Existencias
Movimientos
Rotación
Cobertura
Tiempo de suministro


Indicadores
Magnitudes

Existencias: cuantificación del activo circulante.
Exactitud del inventario
Puede ser diarias, mensuales o anuales
O se pueden expresar como una media
Unidades físicas o en términos monetarios
Movimientos: del circulante
Mejor con apoyo de aplicación informática
Unidades físicas (unitarias, por lotes, en un determinado periodo
de tiempo, etc.) o en términos monetarios


Indicadores
Magnitudes (II)

¿Por qué minoristas como CVS y Walgreens ponen artículos a la
venta y con frecuencia no tienen en stock? (entran en ruptura stock)
Walgreens ha tenido problemas con el diseño de la tienda y, por extensión, con el
inventario
La cadena de distribución ha sido criticado por tener un diseño desordenado y
desorganizado y los clientes tienen problemas para localizar productos en la tienda
Las promociones comerciales suelen aumentar las ventas de forma espectacular
“Los precios reducidos en combinación con exposiciones especiales pueden
afectar las ventas de hasta 1.600%”
Si el descuento es generoso y el comprador no tiene mucha experiencia, entonces
las condiciones para que se produzca la ruptura de stock aumenta
proporcionalmente
Las promociones comerciales suelen ser iniciadas por el fabricante o proveedor
y se pasa a lo largo de la cadena (en parte) por el minorista al consumidor


Indicadores
Magnitudes (III)

Rotación: Nos informa del nº de veces que se renueva al año un
artículo almacenado.
Valor _ anual _ Inventario
Rotación =
Valor _ stock _ promedio _ anual

Cobertura: Inversa de la Rotación multiplicada por el factor tiempo
(días, semanas, meses…)
Tiempo de suministro: ya estudiado


References

Libros y Publicaciones
Allen Brown, Stephen [1997] Revolution at the checkout counter: The explosion of the bar code Harvard University Press, 1997
Omeñaca García, Jesús [2008] Supuestos prácticos de contabilidad financiera y de sociedades, 6ª Edición, Ediciones Deusto, Barcelona, España
Woodford, Protase E. y Schmitt, Conrad J. [1992] Finanzas y Contabilidad, 1ª Edición, McGraw-Hill, Washington DC, Estados Unidos

Sitios web
Alan Haberman, Who Ushered In the Bar Code, Dies at 81 [online]. URL:
http://www.nytimes.com/2011/06/16/business/16haberman.html?smid=tw-nytimes&seid=auto
Del “Connecting people” al ”Connecting Everything” [online]. URL: http://blogcmt.com/2009/07/21/del-connecting-people-al-connecting-everything/
What Wal-Mart Knows About Customers' Habits
http://www.nytimes.com/2004/11/14/business/yourmoney/14wal.html?_r=1&hp&ex=1100408400&amp;amp;amp;amp;en=4600bf878b8f7db8&ei=5
BMW And LG To Use NFC Payment Systems http://www.ibtimes.com/articles/108472/20110203/iphone-lg-electronics-retail-ipad-cloud-computing.htm
NFC phones replace room keys and eliminate check-in at Swedish hotel
http://www.nearfieldcommunicationsworld.com/2010/11/03/34886/nfc-keys-hotel-sweden/
Resumen del caso de los discos duros Toshiba de FNAC http://caso-toshiba-fnac.blogspot.com/


Copyright (c) 2011 Alex Rayón Jerez
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Profesor: Ing. Alex Rayón Jerez
Bilbao, Septiembre 2011

5º de Ingeniería en Automática y Electrónica Industrial
Facultad de Ingeniería
Universidad de Deusto
Departamento de Tecnologías Industriales, Facultad de Ingeniería, Universidad de Deusto
Avda. de las Universidades, 24, 48007 Bilbao, País Vasco, España

Alex Rayón Jerez

alex.rayon@deusto.es
Para contactar conmigo, muchas formas :-)
http://alexrayon.es/alex-rayon-20/


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