El pasado 24 de noviembre tuvo lugar el taller sobre gestión de la información organizado por la Asociación del Secretariado Profesional de Madrid. Con este taller finaliza la formación impartida durante 2012. Ya se está elaborando el plan de formación para el primer trimestre de 2013 que como se ha establecido en la Asamblea General de Socios tendrá carácter gratuito para los profesionales en desempleo. En este taller se trataron cuestiones tales como la importancia y valor de la información en la empresa, las técnicas de archivo, cómo compartir la información y finalmente las técnicas de archivo en la nube y la seguridad de la información.

1. “UN ARCHIVADOR EN EL AIRE”

2.  GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN
 TÉCNICAS DE ARCHIVO
 COMPARTIR Y RECUPERAR LA INFORMACIÓN
 CONTROL, SEGUIMIENTO Y CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS DIGITALES
 SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

3.  En sentido general, la información es un conjunto
organizado de datos, que constituye un mensaje
sobre un determinado asunto. Sin embargo, los
datos tienen escaso valor si no se recopilan,
procesan y organizan.
Datos sin Datos
organizar estructurados

4. Dar fe de
hechos
Comunicar e Desarrollar la
concretos
informar información
Los documentos permiten comunicar y desarrollar la
información, además de asegurar la permanencia de
ésta.

5. Integridad Disponibilidad Confidencialidad

6. Ataque externo 2%
Virus 4%
Empleados disgustados 9%
Empleados movidos por el ánimo de
10%
lucro
Desastres y problemas técnicos 20%
Error humano 55%
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Fuente: European Security

7. SOPORTES DE LA INFORMACIÓN A TRAVÉS DE LA HISTORIA

8. ¿De qué hablamos cuando nos referimos a "la información
de la empresa o los documentos del archivo“?
• Documentación en formato papel
• Recursos electrónicos
• Material cartográfico
• Material visual
• Partituras y grabaciones sonoras
• Revistas y periodicos
• Otros

9. 30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%

10. La protección de datos de carácter
personal, constituye una obligación para
las empresas y los profesionales, así como
para cualquier persona que trate datos
personales fuera del ámbito doméstico.

11. Reunir ordenadamente todos los
documentos que circulan en la
empresa
Asegurar la perfecta conservación
de la información
Asegurar la correcta recuperación
de los documentos requeridos por
las diversas áreas de la empresa

12. ARCHIVO ANALÓGICO ARCHIVO DIGITAL
O TRADICIONAL
PROS CONTRAS PROS CONTRAS
Imprescindible Coste Localización Seguridad
todavía porque Recuperación más eficiente
es obligatorio lenta de la
conservar información
determinados Incrementa la
documentos productividad
Incrementa la
velocidad de
recuperación

13.  Archivo de gestión. Reúnen y custodian la
documentación en la propia unidad
productora/receptora de documentos
(Archivo del Área de Personal, Archivo del
área de contabilidad, Archivo de la Dirección
Comercial). Conserva los documentos entre
5 o 6 años: 1ª edad del documento.

14.  Archivo Central. Se trata de un archivo
centralizado de la entidad en el que los
documentos se conservarán hasta su
transferencia a los archivos intermedios de
acuerdo con su uso y necesidad
administrativos, fijándose por defecto la
referencia de cinco años de permanencia.
 Archivo Histórico. Recoge toda la información
que se conservará de manera permanente.

15.  Activo o vivo. Son aquellos donde los
documentos son consultados frecuentemente o
en los que la documentación por su valor
administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde
vigencia.
 Archivos semiactivos. Conservan los documentos
que han sido retirados del archivo activo cuando
finaliza su vigencia administrativa, operativa o
fiscal y/o legal.
 Archivo inactivo o muerto. Contiene documentos
que no solo no requieren ya tramitación por estar
ésta concluida sino que además carecen de
vigencia en todos los aspectos.

16. CRITERIOS A APLICAR PARA LA
ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
Lógica Rigor Sencillez

17. Desde el punto de vista del responsable de la
organización del archivo es necesario
plantearse, entre otras, las siguientes
cuestiones:
• Volumen del archivo
• Tipo de información del archivo
• Formato
• Número estimado de usuarios

18. Para que el sistema de archivo sea
eficiente, es decir, que se
encuentren los documentos de
forma inequívoca y rápida, es
imprescindible establecer unas
normas de funcionamiento y
seguirlas de forma rigurosa, es
decir, sin excepciones ni criterios
subjetivos.

19. Siempre la forma más sencilla
es siempre la más adecuada y
con respecto al archivo parece
una verdad incuestionable.

20. Acumulación
de
documentos
Búsquedas
Más papel
EL complejas
CIRCULO
VICIOSO
DEL
“TIGRE DE
PAPEL”
Reproducción
Extravio de
de
información
documentos

21. ¿Quién es responsable del
problema y qué se puede hacer?
La culpa de esta debacle siempre
recae en diferentes actores:
• La dirección culpa a los empleados
• Los empleados culpan a la dirección
• Las organizaciones no disponen de sistemas de gestión de la
información adecuados
• Los empleados no saben muy bien como archivar
• Las organizaciones no valoran ni el trabajo del archivo ni a éste
como fuente de información.

22. 1. ¿Qué información es necesario conservar?
2. ¿En qué formato?
3. ¿Por cuánto tiempo?
4. Quién es el responsable de mantener la
información?
5. ¿Quién debe acceder a la información?
6. ¿Cómo se debe acceder a la información?

23. Diseño y clasificación
Conservación
Transferencia
Eliminación (si procede)

24. Alfabético Numérico
SISTEMAS DE
CLASIFICACION
Cronológico Alfanumérico

25.  De nada sirve archivar si los documentos no
se pueden consultar o compartir.
 El archivo no se puede considerar un sistema
aislado de la organización.
 No se trata de compartir todo. Hay que
diseñar sistemas seguros con niveles de
confidencialidad que eviten fugas de
información.
 La clave del buen funcionamiento de un
archivo es la utilización posterior.

26. Los procedimientos imprescindibles para el buen
funcionamiento del archivo, su utilidad y facilidad
de uso son:
• Registro de la información
• Inventario o índice el archivo
• Manual de gestión documental o archivo

27. El elemento clave para la recuperación eficaz
de los documentos del archivo es el registro de
todos y cada uno de los documentos que
componen el archivo. Esta fase es quizá la
piedra angular de toda gestión documental.

28. El “documento” es el principal Un expediente es el
elemento para el archivo, ya conjunto de los
que contiene la información documentos que
que se requerirá corresponden a una
posteriormente. En los archivos determinada cuestión. En
electrónicos, se también se los archivos electrónicos,
denomina fichero. carpeta.

29. Nombre_Expediente
Consejo de Administración
Registro Mercantil
Normativa
Contabilidad
Personal
Clientes
Prospectos
Proyectos
Bancos
Proveedores
Selección
Etc.

30. Palabras_Clave
Escrituras
RR. HH
Comité
Actas
Investigación
Promoción
Noticias
Etc.

31. En la definición más simple y más
auténtica del término, un sistema de
gestión documental es un sistema
utilizado para gestionar documentos,
cualquiera sea su formato.

33.  Se genera mediante  Permite tener una
un informe de la clara imagen de la
base de datos o de estructura del
la hoja Excel archivo
 Permite saber qué  Análisis del
información está sistema de archivo
disponible y dónde  Facilidad para las
está ubicada transferencias y
 Evita duplicados eliminación de
archivos

34.  El manual de archivo es el
documento que describe los
criterios de clasificación que se
han utilizado, los métodos de
archivo y su ubicación física.
 Este documento debe estar a
disposición de todos los usuarios
del archivo y tiene que ser tan
descriptivo como sea posible
para evitar errores en la
clasificación

35.  Procedimiento de recepción  Normas de conservación y
de un documento para destrucción.
incluir en el archivo
 Normas de solicitud de
 Normas y sistemas de documentación: orientada a
clasificación (incluye facilitar el acceso a la
normativa acerca de la información.
utilización de abreviaturas,
siglas, utilización de  Niveles de acceso
artículos y preposiciones en
los nombres de persona).
 Tratamiento de la
confidencialidad de la
 Normas de transferencia de documentación: debe
los documentos. atenerse a la normativa de
la empresa y a la legislación
sobre protección de datos.

36.  ¿Mito o realidad?
Hasta hace poco un mito que va camino de convertirse en
realidad.

37.  Se está implantando por:
• El avance de las TIC y los servicios de
eCloud
• La firma y la factura electrónica
• Cuestiones medioambientales
• Incremento de la productividad
• Razones económicas

38.  El concepto de Cloud (Nube en
castellano), este término, hace
referencia a una red informática para
el almacenamiento y sincronización
online, donde varios servidores
virtuales (no son máquinas físicas) se
encuentran conectados entre sí.

39.  Los servicios de almacenamiento en la nube,
pueden aportar distinto uso y aplicación en
función de la necesidad del usuario. Sin un
conocimiento amplio acerca de tecnologías
de almacenamiento, un usuario “de a pie”
será capaz de reconocer las posibilidades que
este tipo de servicios ofrecen, desde el
mismo momento en el que cree una cuenta y
comience a sincronizar ficheros.

40.  Cloud Computing al usuario la posibilidad de tener
accesible un disco duro virtual, vía Internet; ya sea
mediante conexión a la Web del propio servicio, o
bien accediendo mediante una aplicación de
escritorio.

41.  Google Drive
Permite almacenar hasta 5Gb de forma gratuita y acceder desde
cualquier dispositivo.
 Dropbox
Servicio de alojamiento de archivos multiplataforma en la nube,
operado por la compañía Dropbox. El servicio permite a los usuarios
almacenar y sincronizar archivos en línea y entre computadoras y
compartir archivos y carpetas con otros (2Gb gratis).
 iCloud
Servicio de almacenamiento en la nube de Apple. Permite almacenar
hasta 5Gb de forma gratuita

42.  Se prescinde de dispositivos de
almacenamiento
 Almacenamiento online
 Se evitan tareas de mantenimiento
 Información (casi) siempre localizada
 Disponibilidad 24/7

43.  Rendimiento
 Seguridad de los datos almacenados y por
almacenar
 No es viable para su uso en organismos
públicos

44.  De forma cada vez mas frecuente, la información
está almacenada físicamente en papel o en
equipos informáticos
 La existencia de archivos mixtos (físico +
electrónico) es una práctica sumamente extendida
 La información:
◦ Puede ser confidencial para algunas personas o a escala
institucional
◦ Puede ser mal utilizada o divulgada
◦ Puede sufrir desastres naturales y/o accidentales
◦ Puede estar sujeta a robos, sabotaje o fraudes

45. El terremoto de Lorca del 11 de
mayo de 2011 en Murcia, España,
Tuvo una magnitud de 5,1 grados.
Entre los daños materiales cabe
citar la pérdida de numerosos
documentos históricos,
eclesiásticos y administrativos.

46. Disponibilidad
Integridad Confidencialidad
=
CONFIANZA

47.  Deterioro de la documentación por el propio uso
y el envejecimiento del documento.
 Deterioro del documento a causa de un uso
descuidado: páginas extraviadas, manchas, etc.
 Pérdida de documentación.
 Averías y hechos fortuitos en el local donde se
almacena el archivo: inundación, incendio, etc.

48.  Digitalizar toda la documentación de carácter relevante.
 Cuando el valor de la información es muy grande, es conveniente
que esta información se copie y digitalice y se custodie en un lugar
distinto, con objeto de evitar que un desastre fortuito destruya la
información y su posible recuperación. En esta medida de seguridad
pueden colaborar muy eficazmente las empresas de archivo exterior.
 Utilización de armarios ignífugos, al menos para almacenar los
documentos originales difícilmente reemplazables.
 Vigilancia del estricto cumplimiento de la normativa relacionada con
la seguridad.
 Obligado cumplimiento de las normas que regulan el uso del
archivo.

49. “Las contraseñas son
como la ropa interior. No
puedes dejar que nadie la
vea, debes cambiarla
regularmente y no debes
compartirla con extraños”.