Dirección De Proyectos TI Parte 1

Sistemas de Información
DIRECCIÓN DE PROYECTOS TI – Parte 1

Dirección de Proyectos TI
INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTO DE SISTEMAS

Objetivo:
OBTENER UNA VISIÓN BÁSICA DE LOS TEMAS FUNDAMENTALES A
TRATAR EN ESTE MÓDULO

Finalidad:
EVITAR ASOCIAR DIRECCIÓN DE PROYECTO DE TI A GESTIÓN DEL
CRONOGRAMA DE PROYECTO

INTRODUCCIÓN A LA DIRECCIÓN DE PROYECTO DE SISTEMAS

En el año 2008 se sigue
estimando que sólo entre el15%
Y el 25% de los proyectos
finaliza satisfactoriamente
(desviaciones inferiores al 10%),
que un 50% finaliza con
desviaciones significativas
(+10%) o muy significativas
(+50%), y que entre un 35% y un
25% de los proyectos son
cancelados.

DEFINICIÓN DE PROYECTO: ¿Qué es un Proyecto?
LA REALIZACIÓN DE UN PROYECTO IMPLICA EMPRENDER UN ESFUERZO TEMPORAL PARA
CREAR UN PRODUCTO O SERVICIO ÚNICO, O SEA, NO EXISTENTE HASTA LA FECHA
(PMBOK-2003 PÁGINA 5)

• ESFUERZO TEMPORAL:
• Todo proyecto tiene una fecha inicio y una fecha final claramente definida,
aunque pueden variar en el tiempo

• SE CREA UN EQUIPO NUEVO Y ÚNICO PARA EL PROYECTO, Y CUANDO FINALIZA
ESTE EQUIPO ES REASIGNADO A OTROS PROYECTOS

• PRODUCTO O SERVICIO NO EXISTENTE:

• Por ejemplo, la construcción de un estadio olímpico, o la puesta en marcha de los procesos
operativos de una empresa aunque ya hayamos construido estadios olímpicos, uno más
implica nuevos propietarios, nuevo presupuesto, nuevo diseño, etc

• ELABORACION GRADUAL

DEFINICIÓN DE PROYECTO: Temporal y Elaboración Gradual
Temporal:
• Inicio y final definidos
• El final se alcanza cuando:
• Se han logrado los objetivos
• Cuando queda claro que los objetivos no podrán ser alcanzados
• Cuando ya no exista la necesidad del proyecto

• Al acabar el proyecto suele disolverse el equipo de trabajo
Los proyectos requieren una Elaboración gradual:
• Elaboración  Trabajo cuidadoso y con integración de muchos elementos
• Gradual  Paso a Paso, menos elaborado al principio y más elaborado
al final

DEFINICIÓN DE PROYECTO

Se engloban en el término "proyecto" aquellas peticiones que no pueden
satisfacerse mediante la operatoria normal de la empresa

No identifican al proyecto
• Su duración pequeña o grande
• El número de recursos asignados
• Los departamentos u organizaciones implicados
• Si el promotor es interno o externo

OBJETIVO DE LA GESTIÓN : Proyectos vs. Operaciones

Aunque los proyectos y las operaciones tienen realmente elementos en común como son
la participación de las personas, la restricciones en tiempo y coste, y que suelen ser
planificados, ejecutados y controlados, no hay que confundir ambos conceptos ya que:

• LOS PROYECTOS:
• Tienen una duración acotada en el tiempo, generan un resultado único, y el equipo

técnico ha de crearse y deshacerse con el proyecto

• Su objetivo es conseguir los objetivos fijados y finalizar

• LAS OPERACIONES:
• Son procesos repetitivos y el equipo técnico puede mantenerse constante en el
tiempo

• Su objetivo es mantenerse en funcionamiento

DIRECCION DE PROYECTOS

La Dirección de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos
del proyecto (PMBOK®)

• La Dirección de Proyectos ofrece un conjunto de técnicas y herramientas que
permiten describir, organizar y monitorizar el trabajo de las actividades del proyecto

La Dirección de Proyectos incluye :

• Identificar los requisitos

• Establecer unos objetivos claros y posibles de realizar

• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes

• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y
expectativas de los diferentes interesados

DIRECCION DE PROYECTOS II

Dirigir un proyecto es un conjunto de iteraciones de progresiva elaboración en las
que a medida que se avanza en el conocimiento del propio proyecto, mejores
decisiones se pueden tomar

• Tomar decisiones es propio de la Dirección no de la Gestión

La Dirección de Proyectos se encarga de llevar a término el trabajo con
independencia de la metodología utilizada y asegurando el éxito

• Se considera que un proyecto ha tenido éxito cuando se alcanzan o superan las
necesidades y expectativas de los interesados en el proyecto

• La metodología dice cómo hacer el trabajo

DIRECCION DE PROYECTOS III

Para dirigir correctamente un proyecto es necesario tener los
conocimientos suficientes sobre todas aquellos factores que
pueden influir en el éxito o fracaso del mismo
• Exigencias (constraints) fundamentales de un proyecto
• Plazos
• Coste
• Alcance (El contenido del proyecto)

AREAS DE CONOCIMIENTO

La triple restricción (triangulo fundamental de un Proyecto)
• Alcance, tiempos y costes
• La calidad se ve afectada por el equilibrio entre las tres restricciones

Costo

DEFINICIÓN DE PROYECTO: ¿Cuál ?

COSTO

COSTO OBJETIVO

TIEMPO
REQUISITOS
(Alcance)
OBJETIVO

COSTO

OBJETIVO
TIEMPO

REQUISITOS
(Alcance) TIEMPO
REQUISITOS


Recursos que intervienen en la ejecución del proyecto
• RRHH internos
• Suministros y aprovisionamientos externos
• Integración y coordinación

Integración

Costo

RRHH Suministros


Consideraciones a tener en cuenta a lo largo de todo el proyecto

• La calidad
• La comunicación
• Los riesgos
Integración

Costo

RRHH Calidad Suministros

LAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO

La Dirección de proyectos incluye en mayor o menor medida nueve
disciplinas o áreas de conocimiento
• Integración o coordinación global del proyecto
• Gestión del alcance
• Gestión del tiempo
• Gestión del coste
• Gestión de la calidad
• Gestión de los recursos internos
• Gestión de las comunicaciones
• Gestión de los riesgos
• Gestión de los recursos externos

LAS 9 AREAS DE CONOCIMIENTO : Descripción de las mismas
Gestión de la Integración del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que los diversos elementos del
proyecto sean coordinados apropiadamente

Gestión del Alcance del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido y solo el trabajo requerido para completar el proyecto con
éxito

Gestión del Tiempo del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete a
tiempo


Gestión de Costes del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto se complete
dentro del presupuesto aprobado

Gestión de la Calidad del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que el proyecto va a satisfacer
las necesidades por las que se ha llevado a término

Gestión de la Comunicación del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para asegurar que la información se genera,
almacena y distribuye en el tiempo y forma adecuada


Gestión del Riesgo del Proyecto

• Describe los procesos relativos a la identificación, análisis y respuesta a los
riesgos del proyecto

Gestión de los RRHH del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para hacer el uso más efectivo de las
personas involucradas en el proyecto

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

• Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios fuera de la
organización ejecutante

ELEMENTOS DE LA GESTIÓN

LAS TAREAS DE EXPERIENCIA DEL DIRECTOR DE PROYECTOS

Fundamentos
de la Dirección
de proyectos

Guía de
PMBOK®
Habilidades Conocimientos, normas
interpersonales y regulaciones del área
de aplicación

Conocimientos y Comprensión del
habilidades de entorno del
dirección general proyecto

FUNDAMENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS

• Definición del ciclo de vida del proyecto
• Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del
trabajo que se está desarrollando
• El conjunto de fases en que se divide un proyecto suele llamarse "Ciclo de vida
del proyecto"

• Cinco grupos de procesos de la Dirección de Proyectos
• Iniciar el proceso
• Planificar el proceso
• Ejecutar el proceso
• Controlar el proceso
• Cerrar el proceso

• Nueve áreas de Conocimiento

CONOCIMIENTOS, NORMAS Y REGULACIONES DEL AREA DE
APLICACION

• Una norma es un documento establecido por consenso y aprobado por un
cuerpo reconocido, y que proporciona reglas, pautas, con el propósito de
lograr el óptimo grado de orden en un contexto

• No son de obligado cumplimiento
• Cada organización establecerá el grado de cumplimiento

• Una regulación es un requisito impuesto por el gobierno, que especifica las
características de productos, procesos o servicios

• Son de obligado cumplimiento

COMPRENSIÓN DEL ENTORNO DEL PROYECTO

• Entorno cultural y social
• Económico, demográfico, educativo, ético, étnicos, religiosos, 

• Entorno internacional y político
• Leyes, costumbres, clima político
• Nacionales, regionales y locales
• Horarios, festivos, ..
• Entorno físico
• Si el proyecto va a afectar o puede ser afectado por el entorno geográfico,
ecológico , ..

CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES DE DIRECCIÓN GENERAL

• Gestión financiera y contabilidad
• Compras y adquisiciones
• Ventas y comercialización
• Contratos y derecho mercantil
• Fabricación y distribución
• Logística y cadena de suministro
• Planificación estratégica, táctica y operativa
• RRHH
• Tecnología de la información..

HABILIDADES INTERPERSONALES

• Comunicación efectiva
• Influencia en la organización
• Capacidad para "logra que las cosas se hagan"
• Liderazgo
• Motivación
• Negociación y gestión de conflictos
• Resolución de problemas
• Definición de problemas
• Identificación y análisis de alternativas
• Toma de decisiones

CONTEXTO DE LA DIRECCION DE PROYECTOS

Programa
• Un programa es un grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada para
obtener beneficios y control que no se obtendrían si fueran dirigidos de forma individual

Dirección de Programas
• La Dirección de Programas es la dirección centralizada y coordinada de un grupo de proyectos para lograr
los objetivos y beneficios estratégicos del programa

Portafolios
• Las organizaciones gestionan sus portafolios sobre la base de metas específica para maximizar el valor del
portafolio Usar los recursos de forma eficiente

Oficina de Gestión de Proyectos

• Una oficina de proyectos (PMO) es una unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección

de proyectos a su cargo ,pueden operar en funciones de respaldo O tomar la dirección y responsabilidad
directa de los proyectos

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Los proyectos suelen dividirse en fases a fin de permitir un mejor control del
trabajo que se está desarrollando

El conjunto de fases en que se divide un proyecto suele llamarse "Ciclo de vida del proyecto"

Fase de Diseño
Iniciar Planificar

Fase de construcción
Controlar Ejecutar Iniciar Planificar

Cerrar
Controlar Ejecutar

El cierre de una fase proporciona
Cerrar
los elementos para iniciar la
siguiente

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Cada fase del proyecto se caracteriza por la finalización y entrega de unos
resultados previamente definidos: "entregables"

• Los entregables deben ser tangibles y verificables

La finalización de cada fase del proyecto suele darse cuando se han verificado y
aceptado los entregables de aquella fase

• Suele coincidir con una revisión de la marcha del proyecto en cuanto a costes y plazos
• La conclusión formal de una fase no incluye la autorización de la fase posterior

Las fases de un proyecto suelen tomar el nombre de los entregables principales de
aquella fases y que son los que marcarán el nivel de calidad del resultado obtenido.
• Definición de requerimientos
Cerrar
• Diseño
• Construcción
• Documentación ,etc.

CARACTERISTICAS DEL CICLO DE VIDA

La secuencia de fases definida en la mayoría de ciclos de vida, comporta una
transferencia de tecnología

• Requerimientos a Diseño

• Diseño a Construcción

• Esta característica obliga a que se apruebe una fase antes de que pueda empezar la
siguiente

Se denomina "fast tracking" al hecho de empezar una fase antes de que se haya
terminado la anterior y por tanto, de que se haya aprobado

• Esta práctica acorta los plazos pero entraña un considerable riesgo

Fast tracking = Ejecución rápida

GENERALMENTE EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DEFINE:

Qué trabajo técnico debe hacerse en cada fase y en que fase debe hacerse cada
trabajo

• En que fase se realiza la documentación de usuario

Quién estará involucrado en cada fase

• Si los usuarios participarán o no de la especificación funcional detallada (operatoria)

Cuándo se deben generar los productos entregables

• Y cómo se revisa, verifica y valida cada producto entregable

Cómo controlar y aprobar cada fase

CARACTERISTICAS COMUNES DE LA MAYORIA DE CICLOS DE VIDA

• Al comenzar el proyecto, el riesgo y la incertidumbre son altos

• A medida que el proyecto avanza, aumenta la probabilidad de completarlo
con éxito

• El nivel de costo y de personal son bajos al comienzo, crecen al avanzar el
proyecto y caen rápidamente al final

• El poder de los interesados para influir en las características finales del
producto y en el coste del proyecto

• Es muy alto al comienzo

• Decrece a medida que el proyecto avanza

• La razón es que el coste de los cambios y la corrección de errores aumenta
a medida que avanza el proyecto

NO DEBE CONFUNDIRSE

• El ciclo de vida de la gestión del proyecto
• El ciclo de vida del proyecto
• El ciclo de vida del producto
• El proyecto de lanzamiento de un producto al mercado suele ser una fase del
ciclo de vida del producto

Reflexión final

• El descomponer un proyecto en fases permite al Director de Proyecto
• Centrar la atención en la fase actual,
• Dirigiendo cada una de las fases como si fuera un proyecto completo

PMI trata cada fase como un subproyecto, desde su inicio hasta su cierre

INTERESADOS EN EL PROYECTO
En la Dirección de Proyectos se utiliza frecuentemente el término "Interesados en
el Proyecto" o "Stakeholders"

• Son y están interesados en el proyecto

• los individuos y organizaciones que están activamente involucrados en él

• o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente como resultado de la
ejecución o conclusión del proyecto

El Director del Proyecto debe

• identificar a los Interesados en el proyecto,

• determinar sus requerimientos

• gestionar e influir sobre estos requerimientos para asegurar el éxito del proyecto
A veces, la identificación de todos los interesados es especialmente difícil

FORMAN PARTE DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO :

• El Director del Proyecto y la Oficina de Proyectos
• Los usuarios
• La organización que ejecuta el proyecto
• El equipo de proyecto
• El patrocinador (Sponsor)
• Clientes actuales y potenciales
• Proveedores
• Administración y otros influyentes
• Etc.

INTERESADOS EN EL PROYECTO

Proyecto Patrocinador
del
proyecto

Director
del
proyecto

Equipo de Dirección del
proyecto

Equipo del proyecto

Interesados en el proyecto

GESTION DE EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS EN EL PROYECTO
La gestión de expectativas de los interesados puede ser difícil

• Con frecuencia tienen objetivos distintos que pueden entrar en conflicto

• El poder de los interesados en el proyecto para influir en las características y coste del
producto final

• Son altas al principio

• Y disminuyen paulatinamente a medida que el proyecto avanza

Los conflictos entre los interesados en el proyecto debe resolverse siempre a favor
del cliente

• Este hecho pone de manifiesto la importancia de identificar rápidamente a todos los
interesados en el proyecto, sus necesidades y expectativas

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