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TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS Y SEGURIDAD JURÍDICA
DERECHO SOCIETARIO Y DERECHO CONCURSAL ELECTRÓNICOS
CONTABILIDAD DIGITAL Y PRUEBA
Nombre y apellido del autor o autores: Dr. Guillermo Antonio Besana
Dirección y código postal: Pedro I Rivera 4471 Of 2 C.A.B.A.
Teléfono: 011- 4522-9578 – Celular: 011 - 154143-1678
Dirección de correo electrónico: gbesana@consejo.org.ar besana@arnet.com.ar
Título que identifique el trabajo.
El libro más importante de la contabilidad
Un resumen de la propuesta de no más de 200 palabras.
El avance de los medios tecnológicos en los últimos años, en especial la computación y
los medios de registro y almacenamiento produjeron en la contabilidad un avance de
características inimaginables, sin embargo sus principios rectores y el derecho contable
están basados sobre pilares muy sólidos por lo que todo intento de modernización debe
ser muy bien pensado y analizado para evitar desequilibrios.
El presente trabajo tiene por finalidad mostrar algunos de los problemas que tenemos
los Profesionales en Ciencias Económicas y del Derecho de Argentina y las posibles
propuestas de solución a efectos de ser pensadas y analizadas en un marco de
colaboración y excelencia de ambas disciplinas.
El trabajo trata sobre la necesidad impulsar de modificación del Artículo 61 de la Ley
de Sociedades Comerciales y la redacción de la Resolución 7 de la Inspección General
de Justicia.
Introducción
En el año 1859 cuando la Provincia de Buenos Aires adopta el Código de Comercio, el
país contaba con 1.800.000 habitantes, el 29% de su población alfabetizada, y solo
había 429 abogados en todo el país.
La idea de presentar este marco de referencia tiene por finalidad tratar de imaginar hoy,
a 150 anos, cual sería nuestro pensamiento, si en 1859 nos pedían la redacción de un
Código de Comercio.
La genialidad de Vélez Sarsfield y Eduardo Acevedo ha sido de tal magnitud que
habiendo redactado normas contables de aplicación obligatoria para nuestro país y
también adoptado por Paraguay y Uruguay, no solamente sus conceptos se encuentran
vigentes, sino que los intentos de modificación con la idea de adaptarlos a la avances
tecnológicos han sido, en mi opinión, generadores de fuente de confusión.
El art 45 está dedicado al libro más importante del sistema contable, el libro diario, el
conjunto de registros que muestran con claridad cada uno de los actos de comercio de
un ente económico y que es fuente de lo que más tarde será lo que volcaremos en el
segundo libro obligatorio, el Inventario y Balances.
Hoy podríamos decir que el diario es una película de la empresa y el inventario una
ampliación del último fotograma.
La idea de este trabajo es analizar el estado de utilización de medios tecnológicos para
la obtención y mantenimiento de información empresarial, legal y confiable.
Desarrollo
Cuando leía el art. 45, el que transcribo para recordarlo correctamente y releerlo con
mente tecnológica, imaginaba su comparación con sistemas actuales.
“Art. 45. En el libro Diario se asentarán día por día, y según el orden en que se vayan
efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante, letras u otros cualquiera
papeles de crédito que diere, recibiere, afianzare o endosare; y en general, todo cuanto
recibiere o entregare de su cuenta o de la ajena, por cualquier título que fuera, de
modo que cada partida manifieste quién sea el acreedor y quién el deudor en la
negociación a que se refiere.
Las partidas de gastos domésticos basta asentarlas en globo en la fecha en que salieron
de la caja.”
Encuentro que el mismo es una definición más que acertada de lo que es un sistema de
gestión en tiempo real u ”on-line” .
Este articulo habla de asiento “diario” y “en el orden en que se vayan efectuando”.
Esto está vinculado con la numeración secuencial de los registros y su orden
cronológico dentro del mismo día.
No se establece cual es el tiempo que tiene que transcurrir entre el acto de comercio y su
registración, pero es claro que cuanto menor sea el mismo, existen mayores
posibilidades de que las registraciones sean fieles.
En el artículo 61 de la Ley 19550 se introducen modificaciones con la idea de adaptar su
contenido a los avances de los tiempos, pero los tiempos siguieron avanzando, y hoy, a
más de 25 anos, la tecnología avanzo mucho más en dirección a la fuente que al parche
reparador.
Desde mi punto de vista, el permiso de inclusión de asientos globales en el libro Diario
abrió las puertas a interpretaciones que alimentan la mediocridad de las técnicas más
que a su excelencia.
Los sistemas de gestión más avanzados en el mundo hoy trabajan de acuerdo a los
lineamientos del Art 45 del Código de Comercio y muy alejados por cierto del intento
modernizador del Art 61 de la Ley 19550.
Volviendo al ejemplo de la cinematografía, eso de resumir varios fotogramas en uno, a
veces no resulta feliz cuando queremos ver la película, y no centrarnos en el fotograma
final.
En mi vida profesional he visto gran cantidad de errores, algunos intencionales, otros
por desconocimiento, producidos por la incorrecta interpretación del Art 61.
Periodicidad de los registros
Algunos ejemplos son la confusión de muchos contadores al interpretar que volcando en
el diario general el asiento resumen de subdiarios no rubricados creen que cumplen con
las disposiciones legales, sin hablar de los otros que ni siquiera tienen subdiarios y
acumulan los comprobantes de un mes registrándolos en masa, interpretando que el
articulo 61 cambio la periodicidad de diaria a mensual.
Ordenamiento de los registros dentro de la periodicidad diaria
Cuando analizamos los movimientos contables de grandes empresas, nos vamos a
encontrar que existen innumerables actividades comerciales simultáneas, con solo
pensar en un moderno supermercado y las líneas de caja de sus sucursales nos podemos
dar una idea de las ventas simultáneas que se producen minuto a minuto.
Nada dicen las normas sobre la manera de ordenar los débitos y créditos
correspondientes a un mismo comprobante.
He visto libros diarios en donde los débitos y créditos de un mismo comprobantes están
registrados y balanceados, pero no ordenados por comprobante, con lo que puede
resultar que el debito esta en un folio y el crédito en dos o tres folios posteriores, todos
ellos correspondientes al mismo día.
Realmente creo que el procedimiento no es violatorio de las disposiciones legales pero
la complicación que presenta para su análisis hace muy dificultosa la tarea de un perito
o inspector.
Numeración de los registros en forma correlativa y progresiva
En lo que se refiere a ERP, sistemas de gestión y de contabilidad he observado que
muchos de ellos no solamente permiten, sino que promocionan comercialmente la
posibilidad de renumeración se asientos contables.
Esas alternativas modernizadoras no son otra cosa que una facilidad para quienes no
registran, por desorganización o por motivos tributarios, la totalidad de sus operaciones
y deben recurrir a asientos de ajuste a fin de que por lo menos se cumpla con la partida
doble.
Técnicas que no aseguran integridad dentro del sistema de registros
Hay muchas empresas que poseen sistemas de facturación y cuentas corrientes que no
se integran con el sistema de contabilidad y otros que se dicen integrados pero que
internamente funcionan como subdiarios totalmente separados y en muchos casos no
balancean sus partidas, como por ejemplo que la suma de todos los clientes individuales
de los subdiarios no es igual al total de la cuenta Clientes de la contabilidad general.
Registros Contables y Tributarios
Los registros tributarios son imposiciones del organismo recaudador que tienen por
finalidad la de controlar la recaudación de los diferentes tributos y no la de proveer un
marco de información confiable para otros fines, una factura puede no ser válida
impositivamente por errores de forma y eso hace decaer la posibilidad de su deducción
impositiva, pero no así la fundamentación legal del crédito que representa.
Con los registros tributarios pasa lo mismo. La información que proveen tiene solo
funcionalidad tributaria.
No son pocos los entes que registran en el Diario y en forma global las partidas
resultantes de los libros tributarios no rubricados de IVA Compras y Ventas.
Aplicación de la partida doble
Es una buena práctica programar los formularios de carga de los registros, de manera de
limitar la registración de solo aquellos que balancean el debe con el haber.
Pero no todos los sistemas la aplican y en muchos casos ni siquiera existen mecanismos
de control para localizarlos.
Hay casos en que cuando un asiento no balancea el sistema automáticamente hace un
ajuste para asegurar la permanencia de la partida doble.
Ni el Código de Comercio ni la Ley de Sociedades menciona la necesidad de que el
debe sea igual al haber, pero toda la técnica contable está basada en la partida doble, si
no se cumple con ella entiendo que tampoco con el espíritu del Art 43.
Nuevos Paradigmas
La evolución más importante que se da con los avances tecnológicos tiene que ver con
la forma de pensar los conceptos de control.
De la lectura del Capítulo III del Código se desprenden muchos artículos orientados al
medio en donde esos registros quedaban asentados para el futuro Se resaltan las
alteraciones al medio que pueden resultar alteraciones al contenido (raspaduras,
interlineados, eliminación de folios, etc).
Parecería que si la forma está bien entonces el contenido tiene validez.
Es algo parecido a lo que nos pasa cuando recibimos un billete de alto valor, si vemos
que no es falso entonces lo aceptamos sin preocuparnos si realmente tiene o no respaldo
en el Banco Central.
Hoy en informática la atención está puesta en el contenido y no en el medio.
Integridad del contenido. Concepto de Hash
En el mundo digital, el medio necesariamente debe ser cambiado ya sea por
obsolescencia técnica o durabilidad material, es algo absolutamente natural y existen
mecanismos para asegurar que el contenido no pueda ser alterado.
En Argentina los diferentes organismos de control tienen posiciones tomadas que no
van en el mismo sentido.
Por ejemplo la Comisión Nacional de Valores y la Superintendencia de Seguros ponen
énfasis en el contenido de los archivos almacenados en los medios ópticos mientras que
la IGJ pone énfasis en la identificación del medio de almacenamiento.
La Resolución 7 de la IGJ insiste en este error conceptual de identificar el medio.
Para asegurar la integridad de un archivo se utilizan una formulas matemáticas.
Que es un Hash?
Son los algoritmos de verificación de integridad que consisten en una fórmula
matemática que aplicada a una cadena de caracteres que permite relacionar el valor de
cada caracter con el orden que ocupa en dicha cadena generando un número de longitud
constante, por ejemplo 32 dígitos.
Dicho número es único para cada cadena de caracteres y varía sustancialmente ante el
menor cambio en la cadena que le dio origen.
Por ejemplo, en el caso de que esa cadena de caracteres sea un archivo de texto que
contenga un contrato, la inclusión o extracción de una coma o un espacio en el texto
original genera valores de hash absolutamente diferentes y nos indica que el archivo
sufrió una alteración por mínima que ella sea.
Si bien existen infinitos valores de hash repetidos, el significado que le damos al
contenido de la cadena que los alimenta es diferente.
Con el valor de un hash no se puede conocer la cadena que le dio origen pues son
infinitas, pero cada cadena tiene un valor único de hash.
Los algoritmos de hash son usados en informática en forma permanente para asegurar
integridad de archivos, el uso más común de ellos es asegurar la copia correcta de un
archivo de un medio a otro.
Es decir, que un hash es un método a través del cuál me aseguro que el documento
original no pueda ser alterado. Si lo altero, mi hash cambia, por lo tanto, es el hash de
otro documento, el alterado
Casos de Aplicación.
He visto casos donde aplicando correctamente las disposiciones de la resolución 7 una
empresa identifico en el libro inventario y Balances la numeración de los CD donde
había transcripto sus archivos de los libros autorizados, pero el operador no noto que la
caja de donde los extraía contenía 100 CD con exactamente la misma numeración de
fabrica, por lo que la contabilidad de varios meses está en diferentes Cd todos ellos
identificados con igual número.
Otro caso para resaltar es aquel en que la empresa identifico en el inventario el CD
original y guardo una copia en otro lugar alejado y seguro. El caso es que por el uso se
produjo una raspadura y ese original dejo de ser operativo el problema es que no estaba
identificado el CD de la copia con lo cual toda la seguridad y legalidad de la copia se
cayó junto con la raspadura.
En caso de haber identificado el HASH del archivo en cuestión la empresa solo se
limitaría a mantener ese archivo en forma accesible pues puede asegurarse de su
integridad en cualquier momento independientemente del medio donde lo tenia
almacenado.
Integridad del Sistema Contable
Otro de los aspectos contenidos en el Capítulo III del Código de Comercio es el de la
integridad del sistema contable. Está explicita la referencia a la integridad entre el
sistema contable y la documentación de respaldo, pero no lo está la integración entre los
diferentes libros.
Si bien esos conceptos para un contador están implícitos en la integridad, la realidad
informática a veces me indica lo contrario.
El problema surge porque los sistemas modernos están compuestos por dos elementos
interrelacionados.
El programa, aplicativo, ejecutable, interfaz o como se lo quiera llamar por un lado y la
base que contiene los datos por el otro.
De manera sencilla podemos decir que el programa es quien interactúa ente el humano y
los datos almacenados en una base de datos.
Los procesos en la generalidad de los casos consisten en cargar registros que se
almacenan en la base de datos, una vez al mes se realiza el cierre y se emiten los
listados que luego serán copiados en los libros rubricados o volcados en los medios de
almacenamiento de acuerdo a la autorización asignada.
A fin de ejercicio se hace el cierre, se obtiene lo que se llama balance de sumas y saldos
y se vuelve a numerar cada registros desde el Nro 1.
El balance de sumas y saldos se llama así porque contiene de cada cuenta de la
contabilidad las sumas los débitos y créditos que ha tenido durante todo el ejercicio.
Los saldos son el resultado de la suma de débitos menos la suma de créditos y es la cifra
que aparecerá para cada cuenta en el balance general.
Programa de verificación de Integridad
Una manera ancestral y muy sencilla de evaluar la integridad entre el diario y el
inventario y balances es verificar que la suma de todos los débitos y créditos registrados
en el diario de un ejercicio coincidan con las sumas de los débitos y créditos de cada
una de las cuentas del balance de sumas y saldos.
Si realizamos una revisión de los procesos realizados en los sistemas de contabilidad de
años de Velez Sardfield y los actuales vemos una diferencia que no es menor.
En los viejos sistemas, para obtener el balance de sumas y saldos se tomaban todas las
registraciones del diario y se las resumía mediante mayores manuales en el sumas y
saldos.
En los sistemas modernos el Diario es un listado más que arroja el programa de gestión
en virtud de los datos que lee de la base de datos y el balance se sumas y saldos
también es otro listado basado en el ordenamiento y suma posterior de esos mismos
datos.
La diferencia es que en el caso antiguo los datos del libro diario son la fuente de
información, mientras en los modernos la fuente pasa a ser los registros en la base de
datos.
Lo que muchos profesionales desconocen es que las bases de datos pueden ser
alteradas luego de emitir los listados muchas veces desde el mismo programa y otras
desde alguna otra aplicación.
Por supuesto que de esas alteraciones no queda ningún rastro como las enmiendas o
raspaduras del antiguo medio papel.
Las modernas y costosas bases de datos mas avanzadas tienen medios muy eficientes
para controlar los accesos a las mismas, pero existen otras que no los tienen, y las que si
lo hacen en definitiva dependen de una persona o grupo de ellas que son las que otorgan
los permisos de acceso y tienen la posibilidad de borrado de las evidencias.
Parecería que todo esto muestra un problema muy serio al momento de verificar la
integridad del sistema contable y mucho más serio si consideramos a esa integridad
como elemento constituyente de la “Legal forma” que se pretende que el perito o
auditor contable asegure.
Si el ente objeto de análisis tiene pocos movimientos, se puede recurrir a los
procedimientos manuales que con ayuda de una calculadora o una planilla de cálculo
podríamos muy fácilmente verificar, pero si esos movimientos son muchos y no son
accesibles de manera electrónica entonces el inconveniente se agrava considerablemente
en tiempo y costos.
Este problema genera una desvalorización del libro más importante de la contabilidad y
por consiguiente todo trabajo profesional basado en el análisis de sus registraciones se
vuelve poco confiable.
En las empresas que utilizan medios ópticos, la cosa es diferente, pues el diario es
digital, y en la gran mayoría de los casos esos datos guardados en un CD pueden ser
accedidos y analizados utilizando métodos digitales.
He tenido el caso de una empresa muy grande autorizada llevar medios ópticos donde
pude analizar el diario con el objeto de verificar la integridad del sistema contable.
Para dar una idea de la magnitud imagine Ud. que de listarse el diario serian unas
60.000 (Sesenta mil) hojas por mes conteniendo más de 1.000.000 de registros
mensuales.
El diario estaba en un archivo con un formato de datos muy común como es el PDF y
podía ser leído e impreso desde cualquier computadora.
El programa lector, también de gran difusión y gratuito, permite realizar búsquedas
dentro del Archivo.
Todo está dentro de los lineamientos de la Resolución 7, pero tiene un problema, los
datos no pueden ser ordenados ni procesados.
Para ello hubo que transformarlos a un estándar de lectura que permita introducirlos en
una base de datos y allí trabajar con ellos.
Los datos fueron transformados a formato de texto plano (solo caracteres alfanuméricos
e imprimibles) y desde allí mediante un programa de reconocimiento de datos se
alimento una base de datos que permitió verificar la aplicación de la partida doble y la
integridad con el balance.
Como resultado del análisis resulto que del millón de registros había en promedio unos
2000 registros mensuales en donde no balanceaba el debe y el haber.
La relación del dos por mil de registros desbalanceados era lo suficientemente chica
como para escapar a cualquier filtro estadístico que pretenda detectarlos y la magnitud
del desbalanceo lo suficientemente grande como para asegurar que la contabilidad no
era integra y a mi criterio no cumplía con la legal forma.
Si el libro hubiese estado en otro estándar que no permita su transformación a texto
plano (extensión TXT) o bien en papel, hojas móviles o microfilmado, no se hubiese
podido hacer ningún trabajo ya que es materialmente imposible analizar “a mano” la
información contenida en 60.000 paginas
Conclusiones
La intención del presente trabajo es la de concientizar y ayudar desde mi lugar de
contador con expertiz tecnológica a devolver al libro diario la importancia que siempre
debió tener, favorecer el trabajo de Peritos, Auditores, Jueces y empresarios con la
adopción de las siguientes propuestas a ser analizadas en el marco de la presente
jornada.
Propuestas:
1) Modificar la redacción del Art 61 de la Ley 19550 considerando lo siguiente:
a. Sustitución del término “Medios mecánicos” por “Medios Digitales”
b. Eliminación del párrafo que dice “El libro Diario podrá ser llevado con
asientos globales que no comprendan períodos mayores de un (1) mes.”
2) Modificar la redacción de la Resolución 7 de la IGJ de manera que contemple:
a. La obligatoriedad de utilización de medios digitales de archivo del libro
Diario para las empresas que excedan determinado volumen de
información contable.
b. Un estándar de transferencia de datos para que en forma obligatoria deba
ser utilizado por los entes económicos a efectos de guardar
electrónicamente sus registros del libro Diario y permitir verificar la
fidelidad de las registraciones y la integración contable. Se propone el
estándar XML (Extensible Markup Language) por su sencillez,
funcionalidad y difusión.
c. La inclusión de un mínimo de datos obligatorios en los registros
contables digitales del libo Diario General como ser:
•Número de Registro correlativo y progresivo reiniciando desde el
Nro. 1 a partir del inicio de cada ejercicio.
•Fecha de registro.
•Tipo de comprobante.
•Numero de comprobante
•Código o nombre de Cuenta
•Importe de la registración
•Indicación de debito o crédito (Puede ser el signo)
d. La identificación mediante el cálculo del Hash de los archivos que
contengan los registros contables digitales.
FIN

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El libro mas importante de la contabilidad

  • 1. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS Y SEGURIDAD JURÍDICA DERECHO SOCIETARIO Y DERECHO CONCURSAL ELECTRÓNICOS CONTABILIDAD DIGITAL Y PRUEBA Nombre y apellido del autor o autores: Dr. Guillermo Antonio Besana Dirección y código postal: Pedro I Rivera 4471 Of 2 C.A.B.A. Teléfono: 011- 4522-9578 – Celular: 011 - 154143-1678 Dirección de correo electrónico: gbesana@consejo.org.ar besana@arnet.com.ar Título que identifique el trabajo. El libro más importante de la contabilidad Un resumen de la propuesta de no más de 200 palabras. El avance de los medios tecnológicos en los últimos años, en especial la computación y los medios de registro y almacenamiento produjeron en la contabilidad un avance de características inimaginables, sin embargo sus principios rectores y el derecho contable están basados sobre pilares muy sólidos por lo que todo intento de modernización debe ser muy bien pensado y analizado para evitar desequilibrios. El presente trabajo tiene por finalidad mostrar algunos de los problemas que tenemos los Profesionales en Ciencias Económicas y del Derecho de Argentina y las posibles propuestas de solución a efectos de ser pensadas y analizadas en un marco de colaboración y excelencia de ambas disciplinas. El trabajo trata sobre la necesidad impulsar de modificación del Artículo 61 de la Ley de Sociedades Comerciales y la redacción de la Resolución 7 de la Inspección General de Justicia.
  • 2. Introducción En el año 1859 cuando la Provincia de Buenos Aires adopta el Código de Comercio, el país contaba con 1.800.000 habitantes, el 29% de su población alfabetizada, y solo había 429 abogados en todo el país. La idea de presentar este marco de referencia tiene por finalidad tratar de imaginar hoy, a 150 anos, cual sería nuestro pensamiento, si en 1859 nos pedían la redacción de un Código de Comercio. La genialidad de Vélez Sarsfield y Eduardo Acevedo ha sido de tal magnitud que habiendo redactado normas contables de aplicación obligatoria para nuestro país y también adoptado por Paraguay y Uruguay, no solamente sus conceptos se encuentran vigentes, sino que los intentos de modificación con la idea de adaptarlos a la avances tecnológicos han sido, en mi opinión, generadores de fuente de confusión. El art 45 está dedicado al libro más importante del sistema contable, el libro diario, el conjunto de registros que muestran con claridad cada uno de los actos de comercio de un ente económico y que es fuente de lo que más tarde será lo que volcaremos en el segundo libro obligatorio, el Inventario y Balances. Hoy podríamos decir que el diario es una película de la empresa y el inventario una ampliación del último fotograma. La idea de este trabajo es analizar el estado de utilización de medios tecnológicos para la obtención y mantenimiento de información empresarial, legal y confiable. Desarrollo Cuando leía el art. 45, el que transcribo para recordarlo correctamente y releerlo con mente tecnológica, imaginaba su comparación con sistemas actuales. “Art. 45. En el libro Diario se asentarán día por día, y según el orden en que se vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante, letras u otros cualquiera papeles de crédito que diere, recibiere, afianzare o endosare; y en general, todo cuanto recibiere o entregare de su cuenta o de la ajena, por cualquier título que fuera, de modo que cada partida manifieste quién sea el acreedor y quién el deudor en la negociación a que se refiere. Las partidas de gastos domésticos basta asentarlas en globo en la fecha en que salieron de la caja.” Encuentro que el mismo es una definición más que acertada de lo que es un sistema de gestión en tiempo real u ”on-line” . Este articulo habla de asiento “diario” y “en el orden en que se vayan efectuando”. Esto está vinculado con la numeración secuencial de los registros y su orden cronológico dentro del mismo día. No se establece cual es el tiempo que tiene que transcurrir entre el acto de comercio y su registración, pero es claro que cuanto menor sea el mismo, existen mayores posibilidades de que las registraciones sean fieles. En el artículo 61 de la Ley 19550 se introducen modificaciones con la idea de adaptar su contenido a los avances de los tiempos, pero los tiempos siguieron avanzando, y hoy, a más de 25 anos, la tecnología avanzo mucho más en dirección a la fuente que al parche reparador. Desde mi punto de vista, el permiso de inclusión de asientos globales en el libro Diario abrió las puertas a interpretaciones que alimentan la mediocridad de las técnicas más que a su excelencia. Los sistemas de gestión más avanzados en el mundo hoy trabajan de acuerdo a los lineamientos del Art 45 del Código de Comercio y muy alejados por cierto del intento modernizador del Art 61 de la Ley 19550.
  • 3. Volviendo al ejemplo de la cinematografía, eso de resumir varios fotogramas en uno, a veces no resulta feliz cuando queremos ver la película, y no centrarnos en el fotograma final. En mi vida profesional he visto gran cantidad de errores, algunos intencionales, otros por desconocimiento, producidos por la incorrecta interpretación del Art 61. Periodicidad de los registros Algunos ejemplos son la confusión de muchos contadores al interpretar que volcando en el diario general el asiento resumen de subdiarios no rubricados creen que cumplen con las disposiciones legales, sin hablar de los otros que ni siquiera tienen subdiarios y acumulan los comprobantes de un mes registrándolos en masa, interpretando que el articulo 61 cambio la periodicidad de diaria a mensual. Ordenamiento de los registros dentro de la periodicidad diaria Cuando analizamos los movimientos contables de grandes empresas, nos vamos a encontrar que existen innumerables actividades comerciales simultáneas, con solo pensar en un moderno supermercado y las líneas de caja de sus sucursales nos podemos dar una idea de las ventas simultáneas que se producen minuto a minuto. Nada dicen las normas sobre la manera de ordenar los débitos y créditos correspondientes a un mismo comprobante. He visto libros diarios en donde los débitos y créditos de un mismo comprobantes están registrados y balanceados, pero no ordenados por comprobante, con lo que puede resultar que el debito esta en un folio y el crédito en dos o tres folios posteriores, todos ellos correspondientes al mismo día. Realmente creo que el procedimiento no es violatorio de las disposiciones legales pero la complicación que presenta para su análisis hace muy dificultosa la tarea de un perito o inspector. Numeración de los registros en forma correlativa y progresiva En lo que se refiere a ERP, sistemas de gestión y de contabilidad he observado que muchos de ellos no solamente permiten, sino que promocionan comercialmente la posibilidad de renumeración se asientos contables. Esas alternativas modernizadoras no son otra cosa que una facilidad para quienes no registran, por desorganización o por motivos tributarios, la totalidad de sus operaciones y deben recurrir a asientos de ajuste a fin de que por lo menos se cumpla con la partida doble. Técnicas que no aseguran integridad dentro del sistema de registros Hay muchas empresas que poseen sistemas de facturación y cuentas corrientes que no se integran con el sistema de contabilidad y otros que se dicen integrados pero que internamente funcionan como subdiarios totalmente separados y en muchos casos no balancean sus partidas, como por ejemplo que la suma de todos los clientes individuales de los subdiarios no es igual al total de la cuenta Clientes de la contabilidad general. Registros Contables y Tributarios Los registros tributarios son imposiciones del organismo recaudador que tienen por finalidad la de controlar la recaudación de los diferentes tributos y no la de proveer un marco de información confiable para otros fines, una factura puede no ser válida impositivamente por errores de forma y eso hace decaer la posibilidad de su deducción impositiva, pero no así la fundamentación legal del crédito que representa. Con los registros tributarios pasa lo mismo. La información que proveen tiene solo funcionalidad tributaria. No son pocos los entes que registran en el Diario y en forma global las partidas resultantes de los libros tributarios no rubricados de IVA Compras y Ventas. Aplicación de la partida doble
  • 4. Es una buena práctica programar los formularios de carga de los registros, de manera de limitar la registración de solo aquellos que balancean el debe con el haber. Pero no todos los sistemas la aplican y en muchos casos ni siquiera existen mecanismos de control para localizarlos. Hay casos en que cuando un asiento no balancea el sistema automáticamente hace un ajuste para asegurar la permanencia de la partida doble. Ni el Código de Comercio ni la Ley de Sociedades menciona la necesidad de que el debe sea igual al haber, pero toda la técnica contable está basada en la partida doble, si no se cumple con ella entiendo que tampoco con el espíritu del Art 43. Nuevos Paradigmas La evolución más importante que se da con los avances tecnológicos tiene que ver con la forma de pensar los conceptos de control. De la lectura del Capítulo III del Código se desprenden muchos artículos orientados al medio en donde esos registros quedaban asentados para el futuro Se resaltan las alteraciones al medio que pueden resultar alteraciones al contenido (raspaduras, interlineados, eliminación de folios, etc). Parecería que si la forma está bien entonces el contenido tiene validez. Es algo parecido a lo que nos pasa cuando recibimos un billete de alto valor, si vemos que no es falso entonces lo aceptamos sin preocuparnos si realmente tiene o no respaldo en el Banco Central. Hoy en informática la atención está puesta en el contenido y no en el medio. Integridad del contenido. Concepto de Hash En el mundo digital, el medio necesariamente debe ser cambiado ya sea por obsolescencia técnica o durabilidad material, es algo absolutamente natural y existen mecanismos para asegurar que el contenido no pueda ser alterado. En Argentina los diferentes organismos de control tienen posiciones tomadas que no van en el mismo sentido. Por ejemplo la Comisión Nacional de Valores y la Superintendencia de Seguros ponen énfasis en el contenido de los archivos almacenados en los medios ópticos mientras que la IGJ pone énfasis en la identificación del medio de almacenamiento. La Resolución 7 de la IGJ insiste en este error conceptual de identificar el medio. Para asegurar la integridad de un archivo se utilizan una formulas matemáticas. Que es un Hash? Son los algoritmos de verificación de integridad que consisten en una fórmula matemática que aplicada a una cadena de caracteres que permite relacionar el valor de cada caracter con el orden que ocupa en dicha cadena generando un número de longitud constante, por ejemplo 32 dígitos. Dicho número es único para cada cadena de caracteres y varía sustancialmente ante el menor cambio en la cadena que le dio origen. Por ejemplo, en el caso de que esa cadena de caracteres sea un archivo de texto que contenga un contrato, la inclusión o extracción de una coma o un espacio en el texto original genera valores de hash absolutamente diferentes y nos indica que el archivo sufrió una alteración por mínima que ella sea. Si bien existen infinitos valores de hash repetidos, el significado que le damos al contenido de la cadena que los alimenta es diferente. Con el valor de un hash no se puede conocer la cadena que le dio origen pues son infinitas, pero cada cadena tiene un valor único de hash.
  • 5. Los algoritmos de hash son usados en informática en forma permanente para asegurar integridad de archivos, el uso más común de ellos es asegurar la copia correcta de un archivo de un medio a otro. Es decir, que un hash es un método a través del cuál me aseguro que el documento original no pueda ser alterado. Si lo altero, mi hash cambia, por lo tanto, es el hash de otro documento, el alterado Casos de Aplicación. He visto casos donde aplicando correctamente las disposiciones de la resolución 7 una empresa identifico en el libro inventario y Balances la numeración de los CD donde había transcripto sus archivos de los libros autorizados, pero el operador no noto que la caja de donde los extraía contenía 100 CD con exactamente la misma numeración de fabrica, por lo que la contabilidad de varios meses está en diferentes Cd todos ellos identificados con igual número. Otro caso para resaltar es aquel en que la empresa identifico en el inventario el CD original y guardo una copia en otro lugar alejado y seguro. El caso es que por el uso se produjo una raspadura y ese original dejo de ser operativo el problema es que no estaba identificado el CD de la copia con lo cual toda la seguridad y legalidad de la copia se cayó junto con la raspadura. En caso de haber identificado el HASH del archivo en cuestión la empresa solo se limitaría a mantener ese archivo en forma accesible pues puede asegurarse de su integridad en cualquier momento independientemente del medio donde lo tenia almacenado. Integridad del Sistema Contable Otro de los aspectos contenidos en el Capítulo III del Código de Comercio es el de la integridad del sistema contable. Está explicita la referencia a la integridad entre el sistema contable y la documentación de respaldo, pero no lo está la integración entre los diferentes libros. Si bien esos conceptos para un contador están implícitos en la integridad, la realidad informática a veces me indica lo contrario. El problema surge porque los sistemas modernos están compuestos por dos elementos interrelacionados. El programa, aplicativo, ejecutable, interfaz o como se lo quiera llamar por un lado y la base que contiene los datos por el otro. De manera sencilla podemos decir que el programa es quien interactúa ente el humano y los datos almacenados en una base de datos. Los procesos en la generalidad de los casos consisten en cargar registros que se almacenan en la base de datos, una vez al mes se realiza el cierre y se emiten los listados que luego serán copiados en los libros rubricados o volcados en los medios de almacenamiento de acuerdo a la autorización asignada. A fin de ejercicio se hace el cierre, se obtiene lo que se llama balance de sumas y saldos y se vuelve a numerar cada registros desde el Nro 1. El balance de sumas y saldos se llama así porque contiene de cada cuenta de la contabilidad las sumas los débitos y créditos que ha tenido durante todo el ejercicio. Los saldos son el resultado de la suma de débitos menos la suma de créditos y es la cifra que aparecerá para cada cuenta en el balance general. Programa de verificación de Integridad Una manera ancestral y muy sencilla de evaluar la integridad entre el diario y el inventario y balances es verificar que la suma de todos los débitos y créditos registrados en el diario de un ejercicio coincidan con las sumas de los débitos y créditos de cada una de las cuentas del balance de sumas y saldos.
  • 6. Si realizamos una revisión de los procesos realizados en los sistemas de contabilidad de años de Velez Sardfield y los actuales vemos una diferencia que no es menor. En los viejos sistemas, para obtener el balance de sumas y saldos se tomaban todas las registraciones del diario y se las resumía mediante mayores manuales en el sumas y saldos. En los sistemas modernos el Diario es un listado más que arroja el programa de gestión en virtud de los datos que lee de la base de datos y el balance se sumas y saldos también es otro listado basado en el ordenamiento y suma posterior de esos mismos datos. La diferencia es que en el caso antiguo los datos del libro diario son la fuente de información, mientras en los modernos la fuente pasa a ser los registros en la base de datos. Lo que muchos profesionales desconocen es que las bases de datos pueden ser alteradas luego de emitir los listados muchas veces desde el mismo programa y otras desde alguna otra aplicación. Por supuesto que de esas alteraciones no queda ningún rastro como las enmiendas o raspaduras del antiguo medio papel. Las modernas y costosas bases de datos mas avanzadas tienen medios muy eficientes para controlar los accesos a las mismas, pero existen otras que no los tienen, y las que si lo hacen en definitiva dependen de una persona o grupo de ellas que son las que otorgan los permisos de acceso y tienen la posibilidad de borrado de las evidencias. Parecería que todo esto muestra un problema muy serio al momento de verificar la integridad del sistema contable y mucho más serio si consideramos a esa integridad como elemento constituyente de la “Legal forma” que se pretende que el perito o auditor contable asegure. Si el ente objeto de análisis tiene pocos movimientos, se puede recurrir a los procedimientos manuales que con ayuda de una calculadora o una planilla de cálculo podríamos muy fácilmente verificar, pero si esos movimientos son muchos y no son accesibles de manera electrónica entonces el inconveniente se agrava considerablemente en tiempo y costos. Este problema genera una desvalorización del libro más importante de la contabilidad y por consiguiente todo trabajo profesional basado en el análisis de sus registraciones se vuelve poco confiable. En las empresas que utilizan medios ópticos, la cosa es diferente, pues el diario es digital, y en la gran mayoría de los casos esos datos guardados en un CD pueden ser accedidos y analizados utilizando métodos digitales. He tenido el caso de una empresa muy grande autorizada llevar medios ópticos donde pude analizar el diario con el objeto de verificar la integridad del sistema contable. Para dar una idea de la magnitud imagine Ud. que de listarse el diario serian unas 60.000 (Sesenta mil) hojas por mes conteniendo más de 1.000.000 de registros mensuales. El diario estaba en un archivo con un formato de datos muy común como es el PDF y podía ser leído e impreso desde cualquier computadora. El programa lector, también de gran difusión y gratuito, permite realizar búsquedas dentro del Archivo. Todo está dentro de los lineamientos de la Resolución 7, pero tiene un problema, los datos no pueden ser ordenados ni procesados. Para ello hubo que transformarlos a un estándar de lectura que permita introducirlos en una base de datos y allí trabajar con ellos.
  • 7. Los datos fueron transformados a formato de texto plano (solo caracteres alfanuméricos e imprimibles) y desde allí mediante un programa de reconocimiento de datos se alimento una base de datos que permitió verificar la aplicación de la partida doble y la integridad con el balance. Como resultado del análisis resulto que del millón de registros había en promedio unos 2000 registros mensuales en donde no balanceaba el debe y el haber. La relación del dos por mil de registros desbalanceados era lo suficientemente chica como para escapar a cualquier filtro estadístico que pretenda detectarlos y la magnitud del desbalanceo lo suficientemente grande como para asegurar que la contabilidad no era integra y a mi criterio no cumplía con la legal forma. Si el libro hubiese estado en otro estándar que no permita su transformación a texto plano (extensión TXT) o bien en papel, hojas móviles o microfilmado, no se hubiese podido hacer ningún trabajo ya que es materialmente imposible analizar “a mano” la información contenida en 60.000 paginas Conclusiones La intención del presente trabajo es la de concientizar y ayudar desde mi lugar de contador con expertiz tecnológica a devolver al libro diario la importancia que siempre debió tener, favorecer el trabajo de Peritos, Auditores, Jueces y empresarios con la adopción de las siguientes propuestas a ser analizadas en el marco de la presente jornada. Propuestas: 1) Modificar la redacción del Art 61 de la Ley 19550 considerando lo siguiente: a. Sustitución del término “Medios mecánicos” por “Medios Digitales” b. Eliminación del párrafo que dice “El libro Diario podrá ser llevado con asientos globales que no comprendan períodos mayores de un (1) mes.” 2) Modificar la redacción de la Resolución 7 de la IGJ de manera que contemple: a. La obligatoriedad de utilización de medios digitales de archivo del libro Diario para las empresas que excedan determinado volumen de información contable. b. Un estándar de transferencia de datos para que en forma obligatoria deba ser utilizado por los entes económicos a efectos de guardar electrónicamente sus registros del libro Diario y permitir verificar la fidelidad de las registraciones y la integración contable. Se propone el estándar XML (Extensible Markup Language) por su sencillez, funcionalidad y difusión. c. La inclusión de un mínimo de datos obligatorios en los registros contables digitales del libo Diario General como ser: •Número de Registro correlativo y progresivo reiniciando desde el Nro. 1 a partir del inicio de cada ejercicio. •Fecha de registro. •Tipo de comprobante. •Numero de comprobante •Código o nombre de Cuenta •Importe de la registración •Indicación de debito o crédito (Puede ser el signo) d. La identificación mediante el cálculo del Hash de los archivos que contengan los registros contables digitales. FIN