Temas relevantes de la Gestión documental

1. Presentado por: Diana Oyola
Presentado a : Ricardo Antonio Botero Ríos
Asignatura: Documentos digitales
Gestión Documental

2. TABLA DE CONTENIDO
Gestión Documental
• Definición
• Propósito
• Principios
• Aspectos del software
• Ejemplos de software
• Legislación
• Conclusiones
• Bibliografía

3. DEFINICIÓN – GESTIÓN DIGITAL DOCUMENTAL
Es el proceso de creación,
almacenamiento y
utilización de los
documentos digitales,
donde su selección,
clasificación, conservación,
búsqueda, recuperación, y
reproducción, se realiza
desde los dispositivos
electrónicos.

4. PROPOSITO
Brindar a las personas e
instituciones, las
facilidades
para hacer un uso efectivo
y eficiente de los
documentos.
Obteniendo beneficios
como:
Minimizar los costos para
adquirir, procesar, usar y
eliminar documentos

5. PROPOSITO
Todo documento que emplea
una empresa se considera un
registro y puede ser físico o
electrónico con un contenido,
una estructura y un contexto
determinado.

6. PRINCIPIOS
El programa debe ser identificado
desde otros programas
Debe tener unas políticas,
autorizadas divulgadas
institucionalmente.
El plan debe ser estratégico y
operativo
Debe ser manejado en lo posible
por personas con habilidades y
conocimientos en el campo de la
información, la gestión de
documentos y la informática

7. Aspectos a tener en cuenta para
escoger el software
 Evaluar la necesidad de la
empresa
 Fácil uso
 Programa que permita visualizar,
editar y controlar los flujos de
trabajo
 Evaluar las versiones que ofertan
para que no queden obsoletas
 Soporte técnico y formación
 Facilidad de consulta teniendo en
cuenta los requerimientos de la
empresa por parte de los
empleados internos o externos.

8. EJEMPLOS DE SOFTWARE
Ejemplos de software
Documentum,nuxeo,exo,lifer
ay,filinet
Orfeo: Es un sistema de
gestión documental
desarrollado en Colombia,
protege la libre distribución,
modificación y uso del sw.

9. LEGISLACIÓN
Política cero papel: consiste en la sustitución de los flujos
documentales en papel por soportes y medios
electrónicos, sustentados en la utilización de Tecnologías
de la Información y las Telecomunicaciones.
Beneficios de la implementación de la Política Cero Papel
Buenas prácticas en Gestión Documental
 Procesos y servicios más eficaces
 Aumento en la Productividad
 Uso óptimo de los recursos
 Ahorro de papel
 Reducción en residuos contaminantes
 Mejora el acceso a la información dentro y entre las
entidades
 Mayor control y seguridad en el manejo de información
 Eliminar la duplicidad de documentos

10. LEGISLACIÓN
Algunas directrices a nivel nacional
- Directiva Presidencial 04 de 2012 impulsa la obligatoriedad de la implementación de la
iniciativa de Cero Papel, indicando plazos, metas y planes de implementación.
- Ley 527 de 1999 permite la seguridad electrónica de los usuarios, por medio del
reglamento para el acceso y uso del servicio, el comercio electrónico, y de las firmas
digitales, estableciendo las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones«
- LEY 1581 DE 2012: LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
- CIRCULAR 002 DEL 6 MARZO DE 2012 Adquisición de herramientas tecnológicas de
Gestión Documental
- CIRCULAR 005 DEL 11 SEPTIEMBRE DE 2012 Recomendaciones para llevar a cabo
procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la
iniciativa cero papel.
• LEY 1437 DE 2011 art.59 EXPEDIENTE ELECTRÓNICO es el conjunto de documentos
electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el
tipo de información que contengan.
El foliado se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la
autoridad, órgano o entidad actuante, según proceda, garantizará la integridad
del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se requiera.

11. CONCLUSIONES
• Para que la Gestión documental se
lleve a cabo con éxito se requiere
de profesionales de la información
que se encarguen de la puesta en
marcha y aplicación.
• Permite ahorrar tiempo, recursos y
detectar qué procesos pueden ser
simplificados.
• Se debe escoger un software que
cumpla las necesidades de la
empresa

12. BIBLIOGRAFIA
• Gaitan,M. (2007).El sistema de gestión documental.Bogotá:Javegraf
• Soler, J (2009).La preservación de los documentos electrónicos.
Barcelona: Editorial UOC.
• Rodríguez, C (2011).Sistemas de Gestión documental. Bogotá:
Editorial Bonaventuriana
• (2014).Manual: Implementación de un Programa de Gestión
Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación.
• Ley 1437 de 2011 (Enero 18). Diario Oficial No. 47956.Bogotá.
• Barros, A. (2017). Gestión Documental Digital, un gran desafío! – El
Escritorio de
• Alejandro Barros. Alejandrobarros.com. Recuperado el 14 de
Agosto de 2017, desde http://www.alejandrobarros.com/gestion-
documental-digital-un-gran-desafio/