Gestión penal taller

MODELOGESTIONPENAL
Taller Práctico de
Capacitación Modelo de
Gestión Penal
• Licda. Ambar Díaz Melo
• Licda. Cleury Tejada
• Licda. Sennia Marmolejos Gutiérrez
Taller Práctico de Capacitación Modelo de Gestión Penal está distribuido bajo
una

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PRESENTAME !
!!!

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Cuales son tus Expectativas sobre este taller?

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Objetivo General del Taller
Conocer las herramientas prácticas
sobre la gestión, organización y
estructura de los Despachos
Penales y la interacción que existe
entre cada una de sus unidades de
servicios.

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Objetivos Especificos
• Identificar el rol de cada servidor judicial dentro
del Organigrama del Despacho Penal.
• Conocer las principales funciones del
Secretario General del Despacho Penal.
• Conocer detalladamente las funciones de las
Unidades de Servicios (Atención al Usuario,
Instrucción, Primera Instancia, Corte, Gestión
de Audiencias, Notificaciones y Citaciones y
Archivo).

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Organigrama, Funciones,
Responsabilidades del
Despacho Penal.
Rol del Secretario(a)
General.

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Organigrama Despacho Judicial
Penal
Secretario (a) General
Unidad de
Servicios de
Primera
Instancia
Unidad de
Servicios de
Corte
Unidad de
Servicios a la
Instrucción
Unidad
Atención al
Usuario Archivista
Oficinistas de
Atención a
Usuarios
Oficinista de
Apoderamiento
y Mero Trámite
Oficinista de
Apoderamiento
y Mero Trámite
Oficinista de
Apoderamiento
y Mero Trámite
Juez Presidente de la
Corte
Unidad de
Notificaciones,
Citaciones, y
Comunicaciones
Judiciales
Supervisor
Oficinista
Notificadores
Unidad de
Audiencias
Oficinistas
Soporte a
Jueces
Supervisor
Oficinista
Soporte
Audiencias
Oficinista de
Sala
Responsable
Custodia de
Objetos
Secuestrados
Secretaria de la
Instrucción
Secretaria
Primera
Instancia
Secretaria de
Corte

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El Secretario (a) General del
Despacho Penal
Los Tribunales
administrativamente
están dirigidos por el
secretario, quien a su
vez está bajo el
control del juez que
preside el tribunal.

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El Secretario (a) General del
Despacho Penal
Es el responsable de prever, planear,
organizar, dirigir y controlar los asuntos
administrativos y de organización del
despacho judicial o tribunal a su cargo.
Así mismo, hacer más eficiente el servicio
a los usuarios y administrar los recursos
materiales, humanos y financieros que le
sean asignados.

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Perfil del Secretario
a) Ser licenciado o doctor en Derecho, preferiblemente,
administración de empresas, psicología industrial o
carreras afines.
b) No haber sido condenado a pena aflictiva o infamante,
o por falta a la ética.
c) Aprobar las pruebas generales de ingreso para ser
empleado del Poder Judicial
c) Aprobar las pruebas específicas de capacidad para el
desempeño del cargo previstas por el Poder Judicial.

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Conocimientos Fundamentales
Los secretarios de los tribunales deben
poseer:
conocimientos generales de la normativa de su
tribunal.
dominio al máximo sobre administración de
personal,
estadística básica a los fines de elaboración de
informes,
dominar las técnicas de archivo
conocer al máximo todos los procesos
administrativos del tribunal en que ha sido
designado.

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Habilidades y Destrezas
Habilidades de Liderazgo Gerencial
De organización y control
Dar seguimiento a procesos y procedimientos
 Destrezas de comunicación por escrito y
verbalmente con sus superiores, subordinados,
usuarios internos y externos
Capacidad para resolver situaciones difíciles y
sobre todo para trabajar en equipo.

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Unidad de Servicios y Atención al
Usuario

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La Unidad de Servicios y Atención
al Usuario
Estructura
• Esta unidad es la encargada de atender a los usuarios
que acuden al Despacho, ya sea en busca de
orientación, información o servicios en general relativos
a los procesos que cursan en los diferentes tribunales de
la jurisdicción.
• El personal de esta unidad está clasificado en dos
principales tareas 1) Oficinistas que brindan la
información, recepción y atención al usuario y 2)
oficinistas dedicados a registrar en el sistema Supremo
Plus, todas las solicitadas en el Despacho.

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Unidad de Servicios de Atencion al
Usuario.
• Está conformada por Oficinistas de Servicio y Atención a
Usuarios, los cuales realizan su trabajo en base a sus
conocimientos sobre el proceso penal, sus habilidades
de comunicación y servicio al usuario así como el uso de
la herramienta informática supremo plus, que garantiza
fiabilidad en la información suministrada a los usuarios.
• Estos oficinistas dependen jerárquicamente del
Secretario General.

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Principales Funciones
• Recepción de instancias y/o solicitudes dirigidas a los
diferentes tribunales.
– Verificación del cumplimiento de los requisitos exigidos.
– Cotejo de los documentos anexos.
– Recepción de recibo y/o sello de impuestos de ley correspondientes.
• Registro de instancias y/o solicitudes en el sistema
Supremo Plus.
– Verificación de la existencia del folder del proceso en el Sistema.
– Introducción de información de la solicitud y/o instancia en el folder
correspondiente.
– Impresión de los apoderamientos.
– Clasificación y distribución de las solicitudes/instancias a las unidades
operativas correspondientes.
– Tramitación de las solicitudes a las unidades correspondientes.

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• Recepción de Servicios de mero trámite
(certificaciones, desgloses, copias de expedientes).
– Llenado del formulario de Solicitudes (presentar formulario).
– Recibo y/o sello de los impuestos correspondientes.
– Fecha promesa para entrega del servicio requerido.
• Orientación e información general a los usuarios.
– Orientaciones relativas a los procedimientos y requisitos para la
obtención de los servicios ante los diferentes tribunales.
– Información relativa al estado de los procesos.

• Despacho de servicios y decisiones.
– Entrega de los servicios conforme la fecha prometida para la
entrega.
• Notificación de Decisiones Vía Ventanilla

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Instrucción_______ Sala_______ Corte de Apelación______ Tribunal Colegiado___________ Juez de la Ejecucion ________
Número de Caso:__________________________
Nombre del Imputado:_______________________________________________ Violación:________________
Nombre del Solicitante:______________________________________________Teléfono:__________________
Fecha Solicitud: _______/________/________
Copias
Copias Piezas Caso (1) (2) Otras ______, Especifique piezas ____________________________
________________________________________________________________________________________
Copia Caso Completo, (1) (2) Otras _______
Certificación (Preguntar fecha tentativa de entrega del servicio)
De estado de Caso __________
De Arresto ________ De no recurso/recurso_____
De Bachilleres Postulantes _______ De Existencia de caso______
De Decisión ________ De Desglose
De no existencia de Acto Conclusivo______
*Observaciones ____________________________
Depósito de Sellos y Recibos (Exija sellar como recibido)
Recibos IMPORTE Sellos IMPORTE
$232.00 (Ley 80-99) 30.00 (Ley 196)
Cantidad
Hojas a 2.00
IMPORTE
$50.00 (Ley 80-99) $30.00 (Ley 196)
$30.00 (Ley 33-91) $.30 (Ley 91)
$20.00 (Ley 33-91) $30,00 (Ley 91)
$10.00 (Ley 33-91) $30,00 (Ley 67)
TOTAL SELLOS $30,00(Ley 91)
$30.00
TOTAL RECIBOS Total
Fecha estimada de entrega
___________/______/_________
Firma de Recibido y Sello:_____________________
Servicio entregado por: ____________________________
Jurisdicción Penal Distrito Judicial de Santo Domingo
Formulario de Solicitud de Servicios Administrativos
Telef. 483-4437 Fax. 483-4497
Copia Certificada (1) (2), Otras _______
Tipo de Solicitud: (Marque el o los servicios requeridos)
Copias

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Dinámica de casos
de Atención al
Usuario

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A
comerrrrrr !!!!!

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UNIDAD DE LA INSTRUCCION
Esta Unidad se encarga de tramitar todos los
asuntos administrativos relativos a la etapa
preparatoria e intermedia del proceso penal que las
partes requieran de la intervención del Juez de la
Instrucción, como también en aquellos casos en
que no admiten demora mediante la Jurisdicción de
Atención Permanente.
Para ser más específicos en cada uno de los
procedimientos agotados en esta Unidad,
señalaremos los cada uno de ellos, a saber:

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I- ACTOS CONCLUSIVOS:

1.Los Actos Conclusivos son recibidos por la Supervisora de la
Unidad, la cual procede a imprimir el apoderamiento y se envían a
firmar a la Jueza Coordinadora de la Instrucción.
1.Luego se registran en el libro de entrada del tribunal apoderado.
1.Se procede a la fijación de la audiencia preliminar, se imprime el
Auto de Fijación y se remite al Juez apoderado para su firma.
1.Posteriormente preparan los requerimientos necesarios para cada
una de las partes y se envían a la Unidad de Citaciones con un
tiempo mínimo de diez (10) de antelación a la fecha programada
para la audiencia.

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II- MEDIDAS DE COERCÍON DE VIOLENCIA DE
GENERO:

1. Recibidas por la Unidad, se registran en el Sistema Supremo Plus
asignándole un número de proceso.
2. Se registran en el libro de entrada del tribunal apoderado (esto lo
hace normalmente la Supervisora de la Unidad, pero también
puede hacerlo quien reciba la solicitud).
3. Se envía al Cuarto Juzgado de la Instrucción a los fines de su
conocimiento, ya que es el tribunal designado por resolución de la
Suprema Corte de Justicia, como especializado en la materia.
4. Conocida la medida de coerción, la Supervisora de la Unidad de
Gestión de Audiencias envía el expediente con la resolución lista
a la Unidad de la Instrucción a fines de notificar la misma, la cual
se registra en el libro de salida, y se envía el expediente a la
Fiscalía.

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III- REVISIONES DE MEDIDAS DE COERCION:

1. Recibida la solicitud se imprime el apoderamiento y se le remite
para la firma a la Jueza Coordinadora de la Instrucción.
2. Luego se registra en el libro de entrada y se le envía la solicitud al
Juez apoderado a fin de que el mismo determine su admisibilidad.
3. Cuando el juez declara la solicitud de revisión inadmisible es
enviada a la Unidad de Soporte a Jueces a fin de elaborar el Auto
de que se trata.
4. Cuando la revisión de medida es fijada por el Juez, se prepara el
expediente fijando la audiencia de revisión en el Sistema,
enviándole a firmar el Auto de Fijación al Juez y se elaboran los
requerimientos de las partes en el proceso y se tramitan a la
Unidad de Citaciones, y finalmente se envía el expediente a la
Unidad de Archivo hasta el día de la audiencia.

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IV- RECURSO DE APELACION:

1. Recibido el Recurso de Apelación, se verifica que las
partes hayan sido debidamente notificadas de la
Resolución recurrida.
2. Se registra en el Sistema y en el libro correspondiente al
tribunal del que emanó la decisión objeto de recurso, y
se elabora un oficio dirigido a la Corte remitiendo el
expediente.
3. Las apelaciones deben ser tramitadas el mismo día en
que son recibidas por la Unidad.

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V- LEVANTAMIENTO DE REBELDIA:

Luego de recibida la solicitud de levantamiento de rebeldía por la
Encargada de la Unidad o que se presenta voluntariamente el
ciudadano rebelde a la Despacho, se localiza el expediente en el
archivo, se le remite inmediatamente al Juez de la Instrucción
apoderado y que dictó la rebeldía a los fines de que proceda a
decidir si se conoce el mismo día el levantamiento se fija para el
día siguiente, o se levanta de manera administrativa en el
Despacho mediante acta, cualquiera que sea la decisión se
registra en el Sistema Supremo Plus y se notifica a las partes.

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VI- ASUNTOS ADMINISTRATIVOS:
1. Se registra la entrada al tribunal apoderado, se imprime el Auto de
Apoderamiento y se envía a la Jueza Coordinadora de Instrucción para
firmar.
2. Se redacta un breve historial para el Juez de la Instrucción apoderado
respecto de las incidencias del proceso y se le envía a fin de ponderar la
solicitud.
3. Tomada la decisión el Juez lo remite a la Unidad de la Instrucción, y ésta
a su vez, lo tramita a la Unidad de Soporte a Jueces para redactar el Auto
correspondiente.
4. En caso de que el Juez de la Instrucción requiera alguna información
adicional del proceso puesto a su consideración, la Supervisora de la
Unidad debe comunicarse con la parte solicitante a tales fines.
5. Elaborada y firmada la decisión se notifica a las partes y se envía al
Departamento de Litigación de la Fiscalía.
6. Las Ordenes de Protección son tramitadas en la Unidad de la Instrucción,
inmediatamente se le presentan a la Juez para su decisión y se elabora
un Auto que luego de firmado se le entrega al Departamento de Violencia
de Género de la Fiscalía.

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VII- CERTIFICACIONES
En esta Unidad se reciben todas las solicitudes
de certificaciones de todos los Juzgados de la
Instrucción, sin importar el tipo, entiéndase: de
Apelación, Acto Conclusivo, Certificación de
Resoluciones. Se verifica si existe registro en el
Sistema o en Archivo y se procede a elaborar la
Certificación.
El plazo para la entrega oscila entre tres (03) y
diez (10) días, dependiendo del tipo de
certificación.

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VIII- Notificación de resoluciones de los Juzgados de la
Instrucción:
1.Recibidas las Resoluciones de las Audiencias Preliminares, de
Revisión de Medidas de Coerción o cualquier otro tipo de
resolución, son trabajadas por orden de fecha.
2.Se registran y preparan los requerimientos de notificación a las
partes y se envían a la Unidad de Citaciones.
3.Luego se notificadas todas las partes admitidas en el proceso, el
expediente se prepara con un índice de las piezas que lo
componen y se remite a la Unidad de Primera Instancia para que
apodere el tribunal de Juicio, esto en el caso de que la decisión
emanada fuera un Auto de Apertura a Juicio.
4.En los demás casos los expedientes se envían a la Fiscalía.

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IX- Apoyo a la Coordinación de los Juzgados de la
Instrucción:

1. Verificación de Expedientes y Apoderamiento:
Recibidos los expedientes en la Unidad de Recepción del
Despacho, verificados por la Jueza Coordinación de la
Instrucción se registran en el Supremo se envían a la
Unidad de la Instrucción ya con el Juzgado de la Instrucción
designado. Apoderado el tribunal se le da entrada en el
libro correspondiente, y se procede a fijar la audiencia de
que se trate, mediante auto firmado por el Juez apoderado.

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3. Calendario de Rotación de Jueces en Atención
Permanente: La Supervisora de la Unidad conjuntamente
con la Jueza Coordinadora elaboran el calendario trimestral
de rotación de los Jueces de la Instrucción y Jueces de Paz
para laborar en la Oficina de Atención Permanente los fines
de semana y días feriados en horario extendido, el cual es
notificado a todos los jueces.
4. Calendario de Rotación en Atención Permanente
del Personal Administrativo: La Secretaria General
conjuntamente con la Supervisora de la Unidad de la
Instrucción elaboran el calendario semestral con todo el
personal del Despacho Penal para realizar las labores
administrativas en la Oficina de Atención Permanente los
fines de semana y días feriados en horario extendido de
9:30 a.m. a 3:30 p.m.

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2. Designación de Jueces:
Cuando un Juez de la Instrucción o de la
Oficina de Atención Permanente tiene
notifica un permiso, licencia o vacaciones, la
Jueza de Coordinación emite un auto
designando un Juez de Paz en el Juzgado
de la Instrucción de que se trate, el cual es
elaborado en la referida Unidad.

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Unidad de Primera Instancia
Es la responsable de la tramitación y
seguimiento de los asuntos y diligencias
administrativas y jurídico administrativas
del tribunal unipersonal, colegiado de
primera instancia y el tribunal de
ejecución de la pena.

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• Está representada por un
encargado (a), que debe planear,
prever, organizar, dirigir y controlar
los asuntos administrativos y de
organización de esa unidad de
servicio. Así mismo, hacer más
eficiente el servicio a los usuarios y
administrar los recursos materiales
y humanos que le son asignados.

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a) En caso de ser una solicitud de mero
trámite (Solicitud de certificación, copia
certificada de documentos o sentencia,
solicitud de búsqueda o fotocopia del
expediente, estado de costas y
honorarios, etc), realiza el procedimiento
correspondiente y le devuelve a la unidad
de atención al usuario el producto
solicitado, en un plazo no mayor de las
24 horas.

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b) Cuando se trate de un asunto
jurisdiccional, o sea, si recibe un
expediente con auto de apertura a juicio,
con la acusación admitida, coordina la
fijación de audiencia con el ministerio
público y la defensa, emite el auto de
fijación de audiencia de juicio para
desarrollarse dentro de los 15 a los 45
días que siguen a su fijación.

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• En caso de que el imputado este privado
de su libertad, solicita su traslado al
encargado de su custodia y produce el
requerimiento de notificación del auto de
fijación de audiencia, remitiéndolo a la
Unidad de Citaciones, Notificaciones y
Comunicaciones Judiciales, a los fines de
que sea notificado a todas las partes
involucradas en el proceso.

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• Recepción del orden de las pruebas y de
las recusaciones e incidentes.
• En los 5 días que siguen a la convocatoria a
juicio, las partes notificadas por el encargado de
la unidad de primera instancia, pueden acudir al
despacho judicial para indicar el orden en que
pretenden presentar y acreditar sus pruebas en
el juicio, en este caso se registra y requiere a la
Unidad de Notificaciones, Citaciones y
Comunicaciones judiciales que notifique el
orden en que las partes pretenden hacer valer
sus pruebas en el juicio.

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• Una vez concluido este proceso y entregado el
requerimiento de notificaciones y citaciones, a la unidad
antes mencionada, el expediente se deposita al
encargado de archivo para su preservación y custodia
hasta el día antes de la audiencia, donde iniciamos el
proceso de verificación de que las citaciones y
notificaciones solicitadas hayan sido realizadas de
manera exitosa, mediante la vía mas idónea que haya
determinado el centro de citaciones.

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• Se confirma con el encargado de la
custodia del interno en la cárcel o centro
de privación de libertad que el imputado
se encuentre en la lista para ser
trasladado el día siguiente a su audiencia,
este proceso lo realiza la Unidad de
Gestión de Audiencias y levanta el
respectivo informe o control de
audiencias que se le presenta a los
jueces antes del inicio de las audiencias.

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• La unidad de primera instancia requiere
la notificación de todas las decisiones
emanadas de sus tribunales, mediante el
mismo procedimiento de las citaciones
que acabamos de relatar, así como el
procedimiento para tramitar los recursos
que se incoen cuando las partes estén en
desacuerdo con la decisión, al tribunal de
alzada, siempre cumpliendo los procesos
y los plazos estipulados por la Ley.

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• También tendrán a cargo el manejo
adecuado de los registros y las
estadísticas de cada uno de los
tribunales, enviando mensualmente los
formularios estadísticos a la Dirección del
Poder Judicial correspondiente dentro de
los primeros 10 días del mes siguiente y
entregándole una copia a la Secretaria
General.

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Retroalimentación !!!!

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Unidad de Servicios a la Corte
• Esta unidad tiene como objetivo realizar las tareas
jurídico-administrativas concernientes a los casos que son
recurridos en apelación, en este sentido, podemos decir,
que se encargará de todos los trámites operativos relativos
al conocimiento de los recursos de apelación.
• Esta unidad está conformada por un supervisor que hace
las veces de Secretario para aquellos asuntos que sean de
la competencia de la Corte de Trabajo, así como por un
cuerpo de oficinistas auxiliares que apoyan la labor del
mismo.
• Jerárquicamente el supervisor o encargado de servicios a
Corte depende del Secretario General del despacho.

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FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD
Tramitación de las Admisibilidades
• La secretaria de la Unidad de Corte recibe de la unidad
correspondiente (Unidad de Servicios a Primera Instancia y
Unidad de Servicios y Atención a Usuarios) la decisión recurrida,
conjuntamente con el proceso. Luego procede a registrarlo en el
libro de entrada y en el sistema Supremo Plus, inmediatamente,
remite el proceso al Juez Presidente, para fines de evaluar su
admisibilidad.
• Si la decisión es una inadmisibilidad La Unidad de Soporte a
Jueces elabora de manera administrativa el auto, pero, si por el
contrario, se declara admisible se procede a la preparación del
proceso y la fijacion de la audiencia.

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• Preparación primera audiencia.
– Calendarización de la audiencia en el Libro Registro destinado a tales fines.
– Fijación de la audiencia en el Sistema Supremo Plus.
– Realización de requerimientos de citaciones a las partes involucradas.
– Archivo de expedientes por fecha de audiencia.
• Este expediente, ingresa nuevamente a la Unidad de Corte, luego de ser
fallado por el tribunal, para fines de ser firmado por la Secretaria y
notificado a las partes.
•
• El proceso de notificación se realiza de la siguiente manera:
– Verificación datos de localización suministrados por las partes (domicilio
procesal, correo electrónico, etc.).
– Realización requerimiento de notificaciones correspondientes.
– Archivo de los actos de notificaciones en los expedientes correspondientes.
– Remisión de expedientes a la Unidad de Archivos Judiciales.

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• Tareas de mero trámite
• El proceso de notificación se realiza de la siguiente manera:
– Verificación datos de localización suministrados por las partes (domicilio
procesal, correo electrónico, etc.).
– Realización requerimiento de notificaciones correspondientes.
– Archivo de los actos de notificaciones en los expedientes
correspondientes.
– Remisión de expedientes a la Unidad de Archivos Judiciales.
• Tareas de mero trámite
• Las tareas de mero trámite son tareas que son de la exclusiva
responsabilidad de la secretaría, es decir, no requieren de la
intervención o autorización del juez para su realización. Estas pueden
ser:

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• Elaboración de Certificaciones.
– Localización del expediente con información a
Certificar.
– Confirmación de la información solicitada.
– Redacción de la Certificación.
– Liquidación/cancelación de impuestos de ley.
• Desglose de Documentos.
– Localización del expediente a desglosar.
– Elaboración de la Certificación de desglose en
atención a solicitud.

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• Copias Certificadas.
– Reproducción de documentos a Certificar.
– Sellado y firma de las copias correspondientes a la solicitud.
• Tramitación de los Recursos de Casación.
– Localización del proceso recurrido en casación.
– Verificación orden cronológico de los documentos.
– Desglose de los documentos.
– Sellado y numeración de los folios.
– Índice de los documentos y oficio de remisión.

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UNIDAD DE GESTION DE AUDIENCIAS
V- ATENCION A USUARIOS:
La Unidad de Gestión de Audiencias además del
procedimiento precedentemente descrito, brinda
informaciones vía telefónica a los usuarios, tanto externos
como internos, en relación a todo lo concerniente a las
audiencias (desarrollo, fijaciones, condiciones del
expediente para la audiencia, resultado de audiencias, entre
otras).
No le está permitido a los oficinistas suministrar ninguna
información a los usuarios al salir del salón de audiencias,
deben remitirlos área de recepción del Despacho.

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Esta Unidad es la responsable de agotar todas las
diligencias previas que sean necesarias para que la
celebración de la audiencia se lleve a cabo de manera
efectiva, realizando aquellas acciones administrativas que
puedan ser resueltas con anterioridad y cuya ejecución
disminuya las posibilidades de suspensión o aplazamiento
de la audiencia fijada.
A seguidas señalaremos algunos puntos importantes que
deberán ser tomados en cuenta para el eficiente desarrollo
de las labores en la referida Unidad.

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I- ROTACIONES DE LOS OFICINISTAS:
Cada tres semanas se realizan reuniones, el día jueves de
la semana que corresponda, a las 7:45 A.M.; en la misma
se da seguimiento al cumplimiento de las gestiones de los
procesos y se dan la rotaciones de los oficinistas para las
siguientes tres semanas, estas consisten en asignar dos
personas por cada tribunal, con la finalidad de que asistan
en estrado interdiario, pudiendo así completar los
expedientes en su día libre de audiencia, además de
preparar los procesos del día siguiente.

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II- SOLICITUD DE INTERNOS:
Todos los expedientes de la semana próxima completa, son
solicitados a la Unidad de Archivo; recibidos en la Unidad de
Gestión de Audiencias por un oficinista que los verifica y a la vez,
elabora el listado de los internos que serán requeridos a todos los
CCR y cárceles públicas del país; dicho oficinista envía el
formulario correspondiente de solicitud de reos, ya sea vía fax,
mail o un formulario físico en caso de que venga alguna parte del
proceso a gestionar el traslado, confirmando vía telefónica la
recepción de tal solicitud.
Además de la verificar la recepción de la solicitud de marras, el
oficinista confirma que efectivamente ese interno se encuentra en
ese centro, ya que en caso contrario debe requerirlo nueva vez al
recinto penitenciario en el que realmente esté guardando prisión
el procesado.

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III- GESTION DIARIA DE LAS AUDIENCIAS:
Los expedientes son recibidos por los oficinistas que subieran a
cada tribunal por lo menos un (01) día antes de la audiencia, y los
mismos deben asegurarse de lo siguiente:
1. Que estén todas las constancias de citas y notificaciones
correspondientes; de no estar pedirlas a la Unidad de Citaciones
del Despacho.
2. Tener copia de la constancia de solicitud del interno anexa al
expediente.
3. Imprimir los roles de audiencias de los tribunales y los boletines
del Sistema.

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1. Levantar las actas, haciendo constar las generales de todas
las partes (Imputado, Defensa Técnica, Víctima, Querellante,
Actor Civil y sus representantes legales, Ministerio Público,
Alguacil, Testigos, Interpretes o cualquier otra parte
interviniente en el proceso; además se hace constar la
imputación; quedando dicha acta lista para comenzar con el
desarrollo de la audiencia.
2. Cada oficinista debe subir al Estrado correspondiente a las
9:00 A.M., hacer constar la hora de inicio y final de cada
audiencia y copiar todas las incidencias ocurridas en la misma;
solicitudes de las partes, motivación y disposiciones del Juez o
Tribunal.
3. Al terminar las audiencias, cada oficinista debe retornar al
Despacho, dar un reporte a la Supervisora de la Unidad sobre
lo ocurrido en las audiencias, terminar las actas
correspondientes y cumplir con las ordenanzas contenidas en
el dispositivo de las mismas, de la siguiente manera:

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a. Expedientes de la Instrucción:
 Generar los requerimientos de citación para aquellas partes que
no fueron notificadas para la audiencia recién celebrada o no
comparecieron, los cuales se entregan a la Unidad de
Citaciones;
 Los oficinistas luego de haber recibido las motivaciones propias
del Juez apoderado, deben elaborar en un solo documento Acta
y Resolución de los expedientes que hayan sido decididos
(Apertura a Juicio, No Ha Lugar, Archivo, Extinción, Rebeldías,
etc.), remitirlo al Juez para su corrección y firma y finalmente,
entregarlos a la Supervisora de Gestión Audiencias para que
ésta a su vez, los remita a la Unidad de la Instrucción para su
notificación a las partes.
 Los aplazamientos son enviados a la Unidad de Archivo.

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a. Expedientes de los Colegiados y Salas:
comparecieron, los cuales se entregan a la Unidad de Citaciones
del Despacho;
 Para la conducencia de testigos, se le notifica el acta al Ministerio
Público;
 Para la realización de los interrogatorios Niños Niñas y
Adolescentes se envía el proceso a la Unidad de Primera
Instancia para realizar el trámite correspondiente por ante la
jurisdicción especializada.

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 En el caso de las decisiones definitivas, si son Condenatorias o
Suspensivas el expediente se envía a la Unidad de Soporte a
Jueces para la elaboración de la sentencia; si es Absolutoria o
Extinción de la Acción Penal y el imputado se encuentra privado
de libertad, se elabora un dispositivo o copia del acta
debidamente firmada y se envía a la Unidad de Primera Instancia
a los fines de ejecutar la libertad correspondiente y
posteriormente, el expediente se envía a la Unidad de Soporte a
Jueces para la elaboración de la sentencia;
 Los expedientes en los que se haya ordenado una rebeldía o que
hayan sido aplazados son enviados a la Unidad de Archivo.

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c. Expedientes de la Corte:
 Generar los requerimientos de citación para aquellas
partes que no fueron notificadas para la audiencia recién
celebrada o no comparecieron, los cuales se entregan a
la Unidad de Citaciones;
 En el caso de las decisiones definitivas o fallos
reservados, el expediente se envía a la Unidad de
Soporte a Jueces para la elaboración de la sentencia; Si
se ordena la libertad del ciudadano, se elabora un
dispositivo debidamente firmado y se envía a la Unidad
de la Corte a los fines de tramitar la ejecución de la
libertad correspondiente.

MODELOGESTIONPENAL
a. Expediente de la Ejecución de la Pena:
comparecieron, los cuales se entregan a la Unidad de
Citaciones;
 En el caso de las decisiones definitivas o fallos reservados, el
Juez solicita quedarse con el expediente para motivarlo y luego
pasan a la Unidad de Soporte a Jueces;
 Si se ordena una libertad (Suspensión Condicional de la Pena,
Libertad Condicional), se elabora un dispositivo debidamente
firmado y se envía a la Unidad de Primera Instancia a la que se
encuentra adscrita la Ejecución de la Pena, a los fines de
ejecutar la libertad correspondiente.

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7- Todos los expedientes son entregados a la Supervisora de la
Unidad, con un rol anexo, para ser devueltos a la Unidad
correspondiente o al Archivo a los fines de esperar la próxima
audiencia.
8- Los expedientes deben ser trabajados en Word y luego en el
Supremo Plus, ya que todo debe ser registrado en el Sistema,
salvo algún error que deba ser corregido en la base de datos del
mismo, de ser así debe reportarse al Soporte Técnico y trabajar el
proceso en Word hasta tanto se subsane el inconveniente.

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IV- CONTROL DE EVIDENCIAS:
En los procesos en donde figuren algunas pruebas materiales y se
conozca en fondo de los mismos, dichas evidencias son
entregadas por el oficinista a la Supervisora de la Unidad al termino
de las audiencias del día, acompañadas de un formulario recibido
de la Cadena de Custodia de la Fiscalía, agregándole el Número
Único del proceso y una copia del Acta de Audiencia.
Cada mes se hace un inventario estadístico de dichas pruebas, el
cual es entregado, con acuse de recibo, a la Secretaria General del
Despacho, conjuntamente con dichas pruebas.
Las pruebas materiales de audiencias suspendidas se conservan
en la Unidad hasta tanto se concluya el proceso.

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Unidad de Citaciones,
Notificaciones y Comunicaciones
Judiciales
• La Resolución 1732-2005, de fecha 15 del mes de
septiembre del año 2005, dictada por la Suprema Corte de
Justicia, establece el Reglamento para la tramitación de
Notificaciones, Citaciones y Comunicaciones Judiciales, la
cual se dicta con el propósito de delinear los
procedimientos que rigen la práctica para la tramitación y
regulación de los trámites procedimentales de la rama
judicial penal.
• El mismo es un mecanismo de implementación del Código
Procesal Penal, en el cual se establecen requisitos
materiales para la efectividad de las notificaciones,
citaciones y comunicaciones judiciales, con la finalidad de
modernizar, estandarizar y agilizar este servicio en
cumplimiento de lo estipulado en los principios que regulan
las garantías judiciales.

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Judiciales
• El artículo 3 ordinal c, de la resolución antes indicada,
define el Centro de Citaciones, como la oficina de apoyo a
los tribunales que funcionan en los departamentos y
distritos judiciales donde se disponga su creación, que
tiene por objeto diligenciar las labores de notificar, citar y
comunicar actos judiciales de los procesos en curso a
través de los medios dispuestos por el reglamento, cuando
le sea requerido.
• El Centro de Citaciones estará conformado por un
Coordinador, los alguaciles de Estrados y ordinarios, los
notificadores y el personal auxiliar que fuere necesario. El
Coordinador organiza, distribuye, dirige y supervisa el
trabajo del Centro de Citaciones y sus funciones son
incompatibles con las de alguacil.

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Judiciales
• Que es una citación o convocatoria?
• Es un acto judicial que emana del secretario a
requerimiento de las partes o del juez del tribunal dirigido a
las partes, testigos, peritos y demás interesados en un
proceso con la finalidad de avisarles que deben
comparecer ante el tribunal que requiera su presencia.
• Las citaciones se harán en persona, en audiencia, en el
domicilio real, en el domicilio procesal o en el extranjero;
se hará una citación en audiencia cuando en presencia de
las partes se suspenda el conocimiento del proceso, o
cuando terminado el procedimiento se fija la lectura del
acto jurisdiccional para una fecha posterior.

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Judiciales
• Definición de Notificación:
• Es una comunicación formal a las partes en un
proceso determinado de una resolución judicial o
administrativa, que puede constituir el punto de
partida del término de plazos para el ejercicio de
actuaciones procesales.
• Notificación en domicilio procesal:
• Se hará personalmente por un ministerial,
alguacil o notificador de la Unidad de Citaciones,
en el lugar que previamente haya establecido el
requerido.

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• Notificación y citación a imputados en
prisión:
La notificación se hará personalmente y debe
también ser notificado el encargado de su
custodia, cualquier persona que en su calidad de
empleado del recinto carcelario que reciba la
notificación se considerará como su destinatario.

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• Notificación y citación en calidad de testigos a
los miembros de las Fuerzas Armadas y la Policía
Nacional.
• Estos testigos se citan por la vía correspondiente, es decir,
estas instituciones poseen una Oficina dedicada a la
citación y/o notificación de audiencias de sus miembros
que figuren como testigos de procesos, la encargada de la
unidad de citaciones debe mantener un contacto diario y
permanente con estas instituciones, enviándole la
comunicación de citación y confirmando con la persona
designada si el testigo fue informado, de lo cual levantará
una certificación que depositará al expediente de que se
trate.

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Judiciales
• Medios de tramitación de las Notificaciones,
Citaciones y Comunicaciones Judiciales.
• a) de manera personal, vía ventanilla de la recepción
• b) por las vías telemáticas: fax, internet, correo electrónico
y convocatorias mediante llamadas telefónicas, estas vías
constituyen un medio de comunicación de fácil acceso y
de uso común.
• c) a través de casilleros judiciales, físicos o electrónicos.
• d) por correo certificado.
• e) Notificación por encomienda
• f) vía alguacil o notificador.

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Judiciales
• Procedimiento:
El Centro de Citaciones, como regularmente se
le denomina, se apodera a través del
requerimiento que le hacen las unidades de
servicios, (Instrucción, Primera Instancia, Corte y
Gestión de Audiencias), una vez recibido el
requerimiento se clasifica por prioridad con
relación a la fecha de fijación y a los plazos
procesales, además se determina que medio de
tramitación se usará para realizar la citación o
notificación.

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• El supervisor del Centro le entrega a la oficinista
encargada de preparar los formularios, se les
asigna alguacil a aquellos que así lo requieran o
se realizan las certificaciones para notificar vía
personal y ventanilla, se clasifican las
notificaciones por encomienda para enviarla a los
diferentes centros de citaciones o tribunales del
país vía mensajería, registrándose cada una de
estas actuaciones en controles de excel, para
que al momento de producirse una búsqueda, se
pueda otorgar un servicio más rápido y eficiente.

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Judiciales
De cada acto o certificación se reproducen 3
juegos, uno para la persona requerida, otro para
el protocolo de la Unidad de Notificaciones y
Citaciones y el último se le entrega a la unidad
que requirió la citación o notificación para que
sea anexada al expediente correspondiente.

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Almuerzo!!!!!!!

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Unidad de Soporte a Jueces y
Abogados Ayudantes
Esta Unidad fue creada para brindar asistencia
logística a los jueces penales en la estructuración de
sus decisiones. Conforme se establece en su perfil de
puesto, estos se encargan de:
 Redacción de proyectos de sentencias y autos en
materia penal
 Documentación y análisis de los expedientes de casos
judiciales.
 Información a los usuarios y abogados sobre
expedientes depositados.
 Revisión de autos y sentencias digitados.

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Soporte a Jueces y Abogados Ayudantes
Esta Unidad es supervisada directamente por la Secretaria
General, la cual se encarga de asignar y mantener el
control del trabajo correspondiente a cada Soporte o
Abogado Ayudante.
En ese sentido, luego que el Oficinista de la Unidad de
Gestión de Audiencias a terminado de celebrar la
audiencia y colgar al acta de la misma en el Sistema
Supremo Plus, el expediente es entregado a la Secretaria
General, la cual mediante registro diseñado a tales fines,
asigna el proceso a un Soporte.

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Soporte a Jueces y Abogados Ayudantes
Luego que ya está estructurado el borrador de la decisión, se le
remite al Juez apoderado para su motivación, corrección y
posterior firma. El envío de este borrador al Juez se puede
realizar por escrito conjuntamente con el expediente o de manera
digital ya sea por una carpeta compartida creada con esa
finalidad, al correo electrónico del Juez o mediante el uso de
memorias portátiles. Firmada la decisión se entrega a la unidad
correspondiente para agilizar la notificación de la misma.

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CUSTODIA DE OBJETOS
PRESENTADOS COMO PRUEBA.
Procedimiento:
1) El Ministerio Público presenta las pruebas
materiales en la audiencia de juicio al tribunal.
Una vez acogidas por los jueces, el tribunal las
entrega a la secretaria de audiencia, quien
procede a registrarlas en el acta. Finalizada la
audiencia, dicho secretario elabora una ficha de
identificación del objeto, con la cual etiqueta el
objeto (si es pequeño lo guarda en un sobre
manila) y entrega el objeto con una ficha a la
Secretaria General.

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CUSTODIA DE OBJETOS
2) Con dicha ficha, la Secretaria General lleva un
“Registro Control de los Objetos Entrados”, en
un fólder donde va anexando las fichas
cronológicamente, en la medida que recibe los
objetos depositados, se lleva un registro físico y
uno digital en excel. Luego, la Secretaria
General procede a ubicar el objeto en la caja
que corresponda. Las cajas son identificadas
con un número secuencial en la parte superior e
inmediatamente debajo tiene una lista de los
expedientes que contiene.

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CUSTODIA DE OBJETOS
3) La caja es ubicada en el lugar destinado para la
custodia, además tenemos una caja de seguridad.
La Secretaria General es la única persona que tiene
llave de dicho depósito. Al intervenir una sentencia
firme e irrevocable si se ordena el decomiso del
objeto y es un arma de fuego, se remite a la
Secretaría de Estado de Interior y Policía, si es un
vehículo relacionado con un expediente de drogas,
se le remite al Consejo Nacional de Drogas o a
Bienes Nacionales en caso contrario. Todo objeto
presentado como prueba que no esté sometido a
decomiso o destrucción se le devuelve a la parte que
lo presentó, en la mayoría de los casos a la fiscalía
(art. 26 de la Resolución de los Secretarios).

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X- INTERACCIÓN DE LAS UNIDADES DEL
DESPACHO PENAL CON LAS UNIDADES
DE APOYO AL SISTEMA: ARCHIVO,
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y
JUECES DEL DESPACHO PENAL

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Unidad de Archivos Judiciales.
• Esta unidad está bajo la supervisión del Coordinador
Nacional de Archivos del Poder Judicial, en cada
despacho judicial existe un supervisor de archivos el cual
posee la custodia de los expedientes penales, lo que
convierte al Despacho Penal en el usuario interno del
Archivo.
• Los expedientes pueden ser requeridos a la unidad de
archivos mediante la utilización de Outlook o chat interno,
vía telefónica o por escrito, debiendo acusar recepción del
mismo.
• Al momento del préstamo del expediente la unidad de
archivos judiciales hace un movimiento en el sistema que
indique a que unidad y usuario fue prestado el proceso y
para cuales fines. Asimismo, al momento de su
devolución la unidad que haya trabajado el expediente
debe registrar la remisión del mismo al archivo.

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Departamento Administrativo
• Este departamento se encarga de los servicios
de carácter administrativo, como son: suministro
de material gastable, servicios de mensajería,
conserjería, control del activo fijo del despacho,
reproducción de documentos, mantenimiento de
las áreas físicas, entre otras.
• Cualquiera de las solicitudes indicadas
precedentemente son gestionadas de manera
directa por el Secretario General con el
Encargado Administrativo del Palacio de
Justicia.

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Relación personal administrativo del
Despacho y Jueces Penales.
• Este nuevo modelo de gestión penal si
bien ha venido a deslindar las funciones
administrativas de las jurisdiccionales
esto no implica en ninguna medida que
olvidemos de los jueces continúan siendo
nuestros superiores y que por tanto,
debemos estar prestos a cumplir con los
requerimientos que estos nos realicen,
siempre con el conocimiento y anuencia
del Secretario (a) General.

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Relación personal administrativo del
Despacho y Jueces Penales.
• En este sentido se debe cultivar y
mantener un ambiente armónico entre los
servidores administrativos y los jueces,
logrando así que conformemos un equipo
de trabajo proactivo que genere
resultados extraordinarios, respetando
los roles y funciones de cada de uno de
los actores.

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Sistema Supremo Plus

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Gracias!!!
18/02/13

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