trabajo de administracion del grupo 3.4

1. Materias:
Administración de
oficinas
Herramientas de
Informática
Nombres:
 Ávila Zea Juliana
 Bárcenas López Estefanía
 Carbajal Villarreal
Francisco
 Herrera Moreno Tania
Valeria
 Santos López Sofía carolina
Grupo 3.4
Turno: matutino 

2. ÍNDICE:
3.- reuniones y conferencias
4.- las reuniones
5.- ¿que son las reuniones formales?
6.- ¿Qué son las reuniones informales?
7.- organización
12.- atendiendo una reunión
13.- ¿Que hacer antes de una reunión?
14.- ¿Qué hacer durante una reunión?
15.- ¿Qué hacer después de la reunión?
16.- Planeación de una reunión numerosa
19.-Actividades a desarrollarse en el día de la reunión
20.- Herramientas de informática
21.- Sistemas
22.- tipos de sistemas
31.- Ciclo de vida de un sistema
39.- Derechos de autor
43.- Psicología del color

3. BLOQUE V: Reuniones y conferencias
Profesor: Juan Daniel García Guerrero
3er Parcial
Equipo 9

4. 5.1 Las
reuniones
• Se llevan a cabo en pasillos y
en otros lugares de reunión
ocasional
• Surgen de manera
espontanea
• Promueven relaciones de
amistad y compañerismo
¿Qué son las reuniones informales?

5. ¿Qué son las reuniones formales?
• Se realizan, periódicamente
o en una ocasión
determinada
• Convocatoria anticipada y
una agenda anticipada de
trabajo previamente
establecida
• Participantes seleccionados

6. ¿ Qué son las reuniones informales ?
• •Estas son utilizadas
principalmente en empresas y
organizaciones. Tienen
diferentes fines pero su función
principal es promover al
trabajador y conseguir una
actividad de mejor calidad.
• •Se llama reunión cuando
un grupo de dos o más personas
se encuentran en determinado
lugar para discutir uno o varios
temas particulares

7. Asigna un responsable para cada
reunión:
• Cada reunión tiene que
tener un responsable que
se encargue de hacer las
convocatorias, organizar el
orden del día, dirigir la
reunión y enviar la
documentación o resumen
final sobre las decisiones
tomadas a cada uno de los
miembros.
.
O R G A N I A C I Ó N
REUNIONES
FORMALES

8. Convoca a los miembros que estén realmente implicados.
• Muchas veces asistes a una
reunión y te preguntas, ¿para
qué me habrán convocado?
Asegúrate de reunirte con los
miembros de tu equipo que
estén realmente implicados en
las cuestiones que se van a
tratar. El tiempo es oro para
todos.

9. Prepara bien la
logística.
• Asegúrate de tenerlo todo
preparado para que podáis
empezar a la hora indicada
y no se os vaya el tiempo en
nimiedades.

10. Toma decisiones
• Cuando tengas una
reunión, que sea
para tomar
decisiones o centrar
bien los objetivos del
equipo. De lo
contrario, habrás
perdido un tiempo
precioso para nada.

11. No estires el tiempo.
Si has terminado con el
asunto a tratar, que no se
hable más. La reunión
habrá concluido y todos
podréis regresar a vuestro
trabajo de nuevo.

12. 5.2 Atendiendo una
reunión
Reuniones
informales :
•Si un ejecutivo solicita una
reunión no programada la
asistente administrativa debe
determinar:
•Hora y fecha
•Notificar a los participantes
Si la reunión se lleva acabo en la
oficina del ejecutivo, el
asistente administrativo debe
asegurarse de:
•Que el salón este en orden
•Suficientes sillas disponibles
•Material organizado
•Tomar nota

13. Antes de la reunión
• Envía una lista de los temas a cubrir con 24
horas de anticipación
• Llega 2 horas más temprano de
lo convenido. Además de proyectar una bu
ena imagen profesional, esto te permitirá c
hequear todos los implementos tecnológico
s que se emplearán en la reunión, si este es
el caso.
• Acude preparado. Ten presentes y a mano
los datos relevantes para la reunión.
• Asigna a un responsable. Uno de
los participantes debe
ser públicamente responsable de registrar
por escrito lo acordado en
la reunión y luego compartirlo con el resto
de los asistentes.

14. Durante la reunión
• No interrumpas a los demás
• Si estás en desacuerdo con alguien, exprésalo de
forma amable y respetuosa, es decir, desafía a
la idea y no a la persona.
• Incentiva que todos participen.
• Nada de mirar el celular mientras otros hablan.
• Evita las conversaciones paralelas.
• Ve al grano y no te salgas del tema en cuestión.

15. Después de la reunión
• Elaborar y enviar la minuta. La persona
designada como responsable de la reunión
deberá, preferentemente dentro de las
siguientes 24 horas, enviar la minuta de la
reunión, en las que queden claramente
establecidos los temas abordados en ella, las
tareas pendientes, quiénes deben realizarlas
y para cuándo.
• Hacer un seguimiento. La misma persona
responsable debe, con una periodicidad
previamente acordada, realizar un
seguimiento para monitorear que las tareas
se estén realizando en tiempo y forma.

16. 5.3 planeación de una
reunión numerosa
• •Para poder organizar una reunión con
numerosas personas como por ejemplo
una de 200 personas
• •Tengo que comenzar por establecer
fechas en las cuales puedan asistir
• •Tenemos que mandar con anticipación el
programa
• •tendremos que buscar un lugar en el
cuál realizaremos la reunión formal en
este caso buscaremos hoteles, se tienen
que buscar varias opciones para ver cual
es la mejor y que ofrece cada uno de
estos para lo cual nosotros elegimos los

17. Holiday Inn Querétaro
•Este hotel nos ofrece :
•Equipo audiovisual (
pantallas, micrófonos,
proyectores, etc)
•Desayuno
•Salón acueducto 2
•Con capacidad para 300
personas
Está ubicado en:
Av.5 De Febrero: 110
Bis, Querétaro, Querétaro76
010 México

18. HS HOTSSON HOTEL QUERETARO
• •Ofrece :
• •Equipo audiovisual y desayuno
• Así como servicio de personal
• Con salones con capacidad de
hasta 600 personas
• Se ubica en:
• Blvd. Bernardo Quintana 8300,
Centro Sur, 76090 Santiago de
Querétaro, Qro.

19. 5.4 Actividades a
desarrollarse en el día de la
reunión, de la conferencia y
evaluación de resultados
Al terminar una reunión de trabajo se tiene que llevar un registro de todos los
acuerdos a los que se han llegado y una minuta de reuniones para poder tener
un orden
No tienes que perder tiempo así que es recomendable que para que todo el
tiempo valga, hacer una orden del día con todos los temas a tratar

20. Luz del Carmen Ramírez Velázquez
Herramientas
de
informática

21. Sistemas
• Conjunto de elementos que
trabajan coordinadamente
para alcanzar un fin.
• Un ejemplo es el cuerpo
humano y sus sistemas así
como el óseo, el nervioso, el
digestivo etcétera.
• Los sistemas se aplican en la
vida personal, familiar y
laboral

22. Sistemas de
información
• Es el conjunto de componentes
relacionados que recolectan, procesan,
almacenan, y distribuyen información
para apoyar a la toma de decisiones y el
control de una organización.
• Es un conjunto de partes o elementos
organizados y relacionados que
interactúan entre sí para alcanzar un
objetivo.

23. Sistemas naturales
En el sistema natural deben estar contenidos
datos específicos, que son de vital importancia
para dar un estudio más detallado acerca de la
clasificación de los seres vivos.

24. Alta
Gerencia
(Estratégica)
Gerencia
Media(
Funcional-
táctica)
Gerencia Operativa
Tipos de sistemas de
información

25. 1.Nivel
estratégico
2.Nivel de
gestión y
administración
3.Nivel de
conocimiento
4.Nivel operativo
Grupos al que sirven
1. Alta dirección
2. Directivos intermedios
3. Trabajadores de datos
y conocimiento
4. Directivos operativos
Tipos de sistemas de información
Sistemas de información
ejecutiva (ESS)
Sistemas de soporte de
decisiones (DSS)
Sistemas de información
de gestión (MIS)
Sistemas de gestión del
conocimiento (KWS)
Sistemas de oficinas
(OfficeS)
Sistemas de
procesamiento de
transacciones (TPS)

26. Sistemas de
transición
• Son los trabajos rutinarios
en la base principal de
cualquier organización
• Agilizar las tareas
operacionales de la
organización
• Alta transaccionalidad
(entrada y salida de
información)
• Nivel de cálculo bajo

27. Sistema de apoyo a la
toma de decisiones
• El objetivo principal de este sistema
es ayudar a agrupar y acomodar la
información generada en los
sistemas transaccionales
• Baja transaccionalidad
• Nivel alto de cáculo
• Operaciones complejas

28. Sistemas estratégicos
• Son aquellos que manejan información de
toda la organización de modo que se puede
utilizar ara ser más competitivo
renunciando a algunas cosas para alcanzar
el objetivo propuesto
• La complejidad de estos es alta
• La implementación de estos la llevan las
anteriores
• Apunta hacia otros horizontes pueden ser
positivos o negativos
• Nivel de conocimiento alto y especializado

29. Sistemas de
información
abiertos
Presentan intercambio de con el ambiente a
través de entradas y salidas. Intercambian
energía y materia con el ambiente. Son
adaptativos y eso les permite sobrevivir en
cualquier ambiente ya que eso les permite un
continuo proceso de aprendizaje y auto
organización.

30. Sistemas de información
cerrados
Aquel que no presenta un
intercambio con el medio ambiente
que los rodea, son herméticos, es
decir, cerrados a cualquier
influencia ambiental. No reciben
ningún recurso externo y no
producen nada que sea enviado de
afuera.
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31. Ciclo de vida de
un sistema
• El ciclo de vida de un
sistema de información
es un enfoque por fases
de análisis y diseño que
sostiene a los sistemas
que son desarrollados
de mejor manera
mediante el uso de un
ciclo especifico de
actividades del analista
y de los usuarios

32. Ciclo de vida
de un
sistema

33. Investigación preliminar
Es el primer paso del
proceso porque implica
conocer la actividad de la
organización en cuestión.
Es en este momento cuando
se identifican las
necesidades y los
problemas relacionados con
la gestión de la información.

34. s Averiguar qué es
exactamente lo que tiene
que hacer el sistema.
La etapa de análisis en el
ciclo de vida del software
corresponde al proceso
mediante el cual
se intenta descubrir qué
es lo que realmente se
necesita y se llega a una
comprensión adecuada
de los requerimientos del
sistema.
Análisis

35. Diseño del sistema
• Se han de estudiar posibles alternativas de
implementación para el sistema de información
que hemos de construir y se ha de decidir la
estructura general que tendrá el sistema (su
diseño arquitectónico). El diseño de un sistema
es complejo y el proceso de diseño ha de
realizarse de forma iterativa.

36. Desarrollo
Es la fase de desarrollo
propiamente dicho. Aquí se
inicia la programación del
nuevo software.
Si se está adquiriendo un
programa ya hecho, la fase se
concentra más en la
documentación del mismo.

37. Pruebas del sistema
• Luego de que la compañía esté utilizando el
sistema, a veces es necesario realizar
cambios al sistema para hacer
mantenimiento o mejoras. Los cambios de
mantenimiento son para corregir errores o
adaptar el sistema.

38. • Los programas son
escritos, probados y
documentados. El
propósito de esta fase es
entregar un sistema de
información completo y
documentado, que haya
sido revisado y
aprobado por la gerencia
y usuarios. Los
preparativos finales
incluyen la conversión
de datos,
adiestramientos y la
transición del sistema
viejo al nuevo. En esta
fase se debe realizar una
evaluación del sistema
luego de implantado
para verificar costo-
beneficio. El resultado
final de la fase de
implantación es un
sistema listo para
usarse.

39. Derechos d
e autor

40. • En la terminología
jurídica, la
expresión "derecho de
autor" se utiliza para
describir los derechos de
los creadores sobre sus
obras literarias y artísticas.
¿Qué son los derechos de autor?

41. ¿Qué puede
protegerse por
derecho de autor?
• Las obras literarias como las novelas, los
poemas, las presentaciones escénicas, las
obras de referencia, los artículos
periodísticos.
• Los programas informáticos y las bases de
datos.
• Las películas, las composiciones musicales
y las coreografías.
• La arquitectura.
• Los anuncios, los mapas y los dibujos
técnicos.

42. ¿Qué derechos se
prevén en el marco
del derecho
de autor? • Los derechos patrimoniales,
que permiten que el titular de los
derechos obtengan
compensación financieras por el uso
de sus obras.
• En la mayoría de los casos, en
la legislación de derechos de autor
se estipula que es titular de los
derechos gozan del derecho
patrimonial a autorizar o impedir
determinados usos de la obra.

43. ¿Se registra el derecho
de autor?
En la mayoría de los países y conforme a
lo que se dispone en el convenio
de Bernan la protección del derecho de
autor se obtiene automáticamente sin
necesidad de efectuar ningún registro ni
otros trámites.

44. El uso óptimo de la teoría de los
colores te ayudará incrementar tus
ventas. Sólo debes entender
claramente los siguientes puntos:
• 1. Piensa en el mercado al cual apunta tu negocio. los materiales
de marketing (sitio web, folletos, volantes, cartelería, etc.) deberán
estar diseñados pensando en el público al que va dirigido
• 2. Los colores influyen. están en relación directa con las
aprensiones de la gente en cuanto a tomar decisiones por cuenta
propia

45. • rojo
Los clientes que prefieren el rojo son por
lo general extrovertidos y dinámicos.
• Amarillo
Los clientes que escogen el amarillo
tienen tendencia a lo intelectual.
• Verde
Los clientes que seleccionan el color
verde-azulado son analíticos y de
carácter tranquilo.
• El naranja
estimula la actividad mental y sea asocia
a creatividad y a la felicidad. Incita a la
compra y encaja muy bien con el público
joven.es un color muy vibrante y
enérgico. Se puede asociar con la tierra
y con el otoño
Significado de los colores en el mercado

46. • El Azul
se utiliza ampliamente para representar a
la calma y la responsabilidad. se asocia con
estabilidad, representa lealtad y
confianza. Por este motivo es muy
utilizado por empresas que quieren
transmitir confianza.
• EL negro
tiene dos lados, el lado positivo, que es
comúnmente asociado con el poder, la
elegancia y la formalidad y el lado
negativo, que puede estar asociado con el
mal, la muerte y el misterio.Se utiliza para
productos elegantes, sofisticados y de
lujo, aunque también para buscar un gran
contraste al mezclarlo con otros colores.
• El Blanco
está en el extremo opuesto del negro,
pero como el negro, puede funcionar bien
con casi cualquier otro color Blanco a
menudo se asocia con la pureza, la
limpieza, y la virtud.

47. Herramientas de
informática
• Llegamos a la conclusión de que los sistemas son muy
importantes, ya que estan presentes en nuestra vida,
como en nosotros, un ejemplo son los sistemas cómo el
digestivo, el circulatorio, etc.
• Los derechos de autor son muy importantes para poder
proteger las obras y que no se usen inapropiadamente
• Los colores son muy importantes en el mercado
dependiendo del tipo de personas al que va dirigido
para poder llamar su atención y aumentar tus ventas ya
que influyen mucho
Conclusiones:

48. Administración de oficinas:
Las reuniones se deben organizar con mucho tiempo y
deben verificarse los datos, así cómo la asistencia de los
invitados que son relamente necesarios, se debe llevar un
seguimiento de los acuerdos y conclusiones a los que se
llegan por medio de una minuta de reuniones, además que
para no perder el tiempo de los días en los que se
reunirán, se debe hacer una orden del día, cómo asistente
administrativo yo tengo que buscar y conseguir los
mejores lugares y precios para poder llevar a cabo la
reunión y organizar todo el material que sea necesario y
asegurarme de que todo esté en orden y al final de la
reunión si todo salió correctamente agradecer con una
tarjeta a todos los participantes.

49. • https://noticias.universia.net.co/consejos-
profesionales/noticia/2015/12/03/1134338/hacer-despues-
reunion-trabajo.html
•https://www.tipos.co/tipos-de-reunion/
• https://blog.elinsignia.com/2017/06/22/sistemas-abiertos-y-
cerrados/
• https://www.booking.com/hotel/mx/hs-hotsson-
queretaro.es.html?aid=306396&label=queretaro-
2pw3Fk1y24kZwsE6U%2A1K4gS98137861645%3Apl%3Ata%
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https://www.lifeder.com/ciclo-vida-sistema-
informacion/
https://www.entrepreneur.com/article/262456
Bibliografía