El documento describe la aplicación de la metodología LEAN para mejorar la seguridad y eficiencia en la gestión de medicamentos en el servicio de urgencias de un hospital. Inicialmente, se analizó la situación existente identificando problemas como pérdida de tiempo, desperdicio económico y riesgos para la seguridad. Luego, mediante la aplicación de las 5S (separar, ordenar, limpiar, estandarizar, mejorar), se logró reducir el stock de medicamentos en un 53%, disminuir las pérdidas económicas por caduc

1. Metodología LEAN aplicada al uso seguro
de medicamentos en Urgencias
Helena Esteban Cartelle
Servicio de Farmacia
Complejo Hospitalario Universitario de Santiago de Compostela

2. • Ritmo de trabajo: 300 pacientes/día
– Órdenes verbales frecuentes
– No revisión de O.M. de rutina
• Gran variedad de medicación
• Medicación IV de alto riesgo
• Interrupciones y distracciones constantes
• Desconocimiento mutuo con los Servicios de Farmacia
FACTORES RELACIONADOS CON EL MEDICAMENTO
ANTECEDENTES: El Servicio de Urgencias
PROBLEMAS DE SEGURIDAD
Emergencias 2010; 22: 415-428

3. ANTECEDENTES: El Servicio de Urgencias
PERSONAL DESCONTENTO:
Protestas y quejas
Evitación del área de observación
Peticiones a Farmacia constantes
Retrasos en la administración

4. PROYECTO

5. LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
• ANÁLISIS DE STOCKS
EN LAS DISTINTAS ÁREAS DEL SERVICIO DE URGENCIAS
54%
28%
18%
% coste
OBSERVACIÓN BOXES CRÍTICOS/MONITORES
ÁREA DE OBSERVACIÓN
> Cantidad
> Variedad

6. LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
• STOCK PACTADO: reposición
LUNES-MIÉRCOLES-VIERNES
(10 botiquines)
• PETICIONES URGENTES AL S.
FARMACIA  TUBO NEUMÁTICO
– Medicación domiciliaria
específica
– Gran variedad
– Medicamentos multidosis:
jarabes, etc

7. LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
2
Pérdida de tiempo de
enfermería en cubrir
peticiones y hacer viajes al
tubo neumático
Se acumulan grandes
cantidades de medicación
pactada y no pactada (“POR SI
ACASOS”)
4
3
Esperas inaceptables por
medicación urgente (80
minutos en algunos casos)
Pérdida de tiempo en buscar
medicación por desorden y
etiquetado confuso
5
1
La elaboración del pedido no es
ágil: 3 mañanas a la semana
una Supervisora
Peticiones repetidas del mismo
medicamento para el mismo
paciente (diferentes áreas)
7
6
Pérdidas por caducidad,
mala conservación de los
medicamentos

8. PÉRDIDA DE TIEMPO
• Tiempo de enfermería
– Cubrir peticiones urgentes (a
veces varias para lo mismo)
– Buscar en un botiquín
desordenado
– Idas y venidas al tubo
• Tiempo de Supervisoras
– Proceso de pedido ordinario
engorroso (ocupa media
mañana)
DESPILFARRO ECONÓMICO
• Caducidad
– 1500 € en medicación
caducada en el momento del
inicio (18% del total)
• Mala conservación
– 2500 € en medicación mal
conservada (fuera de nevera,
deteriorada, fotosensible,
abierta, etc)
LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL

9. PÉRDIDA DE TIEMPO
• Tiempo de enfermería
– Cubrir peticiones urgentes (a
veces varias para lo mismo)
– Buscar en un botiquín
desordenado
– Idas y venidas al tubo
• Tiempo de Supervisoras
– Proceso de pedido ordinario
engorroso (ocupa media
mañana)
DESPILFARRO ECONÓMICO
• Caducidad
– 1500 € en medicación
caducada en el momento del
inicio (18% del total)
• Mala conservación
– 2500 € en medicación mal
conservada (fuera de nevera,
deteriorada, fotosensible,
abierta, etc)
LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
SEGURIDAD Y CALIDAD DE LA ATENCIÓN AL PACIENTE

10. LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
MEDICAMENTOS DE ALTO RIESGO ETIQUETADO CONFUSO
• SEGURIDAD

11. LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
“POR SI ACASO”
ENVASES MULTIDOSIS

12. LOGÍSTICA DEL MEDICAMENTO EN EL SU
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN INICIAL
CADUCADOS

13. METODOLOGÍA 5S

14. • REAJUSTE DE STOCKS DE ACUERDO CON
HISTÓRICOS DE CONSUMO
METODOLOGÍA 5S
1S: SEPARAR LO QUE NO ES NECESARIO

15. • ELIMINACIÓN DE “POR SI ACASOS”
1S: SEPARAR LO QUE NO ES NECESARIO
METODOLOGÍA 5S

16. • Ordenación por vía de administración y nombre de
principio activo
• Definir las ubicaciones de los diferentes
medicamentos
2S: ORDENACIÓN
METODOLOGÍA 5S

17. 2S: ORDENACIÓN
IDENTIFICACIÓN DE
MEDICAMENTOS DE ALTO RIESGO
METODOLOGÍA 5S

18. • Limpieza a fondo de estanterías y gavetas
• Eliminación de rótulos y carteles antiguos
3S: LIMPIEZA
METODOLOGÍA 5S

19. 4S: ESTANDARIZAR PROCEDIMIENTOS
DISEÑO DE UN SISTEMA EFICIENTE DE REPOSICIÓN
DEL STOCK PACTADO
• Sistema de DOBLE CAJÓN
• Evita acumulación
• Asegura la rotación
• Reduce pérdidas por caducidad
METODOLOGÍA 5S

20. 10
ampollas
NOTA: Una vez colocada la medicación,
situar la tarjeta en la cubeta tal como se
indica en el dibujo
ACETILCISTEINA 300mg
HIDONAC 300mg ampollas
CN.758706
10
ampollas
Cantidad total 20
Cantidad a reponer
(Farmacia)
10
PRINCIPIO ACTIVO
PRESENTACIÓN COMERCIAL
COLOCACIÓN EN LA GAVETA

21. 4S: ESTANDARIZAR PROCEDIMIENTOS
METODOLOGÍA 5S
Supervisoras
Farmacia
Auxiliares
Enfermería

22. 4S: ESTANDARIZAR PROCEDIMIENTOS
METODOLOGÍA 5S
• DEVOLUCIÓN BISEMANAL DE MEDICACIÓN FUERA DE PACTO

23. 4S: ESTANDARIZAR PROCEDIMIENTOS
METODOLOGÍA 5S
• Información sobre reconstitución y administración de
inyectables

24. 5S: MEJORA CONTINUA
• ROTULACIÓN DE ENVASES MULTIDOSIS CON LA FECHA DE
APERTURA
METODOLOGÍA 5S

25. 5S: MEJORA CONTINUA
• Seguimiento de roturas de stock: Supervisoras
• Pizarra de propuestas para enfermería/auxiliares
• Comunicación directa con Supervisoras
• Sesiones formativas a enfermería/auxiliares y médicos
METODOLOGÍA 5S

27. MEDIDAS DE SEGURIDAD
RESULTADOS
0
500
Inicio 1 año
174 238
303 43
Nº de medicamentos diferentes
PACTO FUERA DE PACTO
 Reducción del stock total en la unidad, sobre todo a costa de
los medicamentos que no están en el pacto.
 Reducción del número de medicamentos de alto riesgo
presentes en la unidad, de 32 a 19 medicamentos diferentes
(40%)

28. MEDIDAS DE EFICIENCIA
RESULTADOS
Inicio 1 año
3207,4 2732,5
3167,3
289,5
PACTO FUERA DE PACTO
6375 €
3022 €
• Reducción del stock total
un 53%
• El stock pactado apenas se
ha reducido, pero está
mejor invertido
COSTE DEL STOCK
Reducción en el consumo anual de medicamentos en torno a 37.500€

29. MEDIDAS DE EFICIENCIA
RESULTADOS
0
500
1000
1500
2000
Inicio 1 año
63,3 4,9
1442,3
35,81
Coste caducidades
PACTO FUERA DE PACTO
0
100
200
300
400
Inicio 1 año
61
12
314
64
Nº de unidades
PACTO FUERA DE PACTO
1506 €
41 €76
375
CADUCIDAD
• Reducción de las pérdidas económicas por caducidad en un 97%

30. • Otros botiquines dentro de la unidad
• Sistematizar el envío de medicación con el paciente
al ingreso hospitalario
• Auditorías
• Mejorar cultura de seguridad y eficiencia en el
personal
QUEDA MUCHO POR HACER…
RESULTADOS
TRABAJO LARGO, REQUIERE CONSTANCIA…

31. Gracias