Este documento proporciona 10 consejos para crear un presupuesto efectivo: 1) Alinear el presupuesto con los objetivos del negocio, 2) Identificar todos los recursos necesarios, 3) Incluir la generación de ingresos como parte del presupuesto, 4) Detallar los gastos del proyecto, 5) Organizar un flujo de ingresos y egresos, 6) Realizar un seguimiento comparando lo presupuestado vs. lo ejecutado, 7) Considerar diferentes escenarios, 8) Solicitar retroalimentación de otros, 9) In
CULTURA EN LA NEGOCIACIÓN CONCEPTOS Y DEFINICIONES
Presupuesto: 10 tips para no morir en el intento
1. PRESUPUESTO
1 0 T I P S PA R A N O M O R I R E N E L I N T E N TO
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2. 1 ALINEA EL
PRESUPUESTO
CON LOS
OBJETIVOS
D E L N E G O C I O, P R OY E C TO, I N I C I AT I VA
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3. 1. ALINEA EL PRESUPUESTO CON LOS
OBJETIVOS DEL NEGOCIO O PROYECTO
• Permite justificar la necesidad del gasto o inversión, y ayuda en la
toma de decisión de quien dará los fondos o autorizará el desembolso.
• Presupuesta tanto gasto como ingresos, recuerda que todo gasto o
inversión debe estar asociado a resultados.
• Recuerda que se puede valorizar monetariamente todo resultado
esperado, para medir el éxito del proyecto o negocio.
• Si no logras alinear el gasto o inversión con los objetivos, descarta el
presupuesto.
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4. 2 IDENTIFICA
LOS RECURSOS
D E TA L L A TO D O L O Q U E N E C E S I TA S
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5. 2. IDENTIFICA LOS RECURSOS
• Haz un listado de todo lo que necesitas.
• Organiza el listado por categorías. Por ejemplo: Gastos de Marketing, Producción,
Organización de evento.
• Muchos proyectos ya cuentan con un presupuesto estimado previamente, consulta el monto
disponible.
• Uno de los recursos que se subestiman son las horas-hombre (horas-mujer), verifica la
cantidad de personas responsables y el valor de su trabajo.
• Verifica qué recursos son activos de largo plazo (máquinas,computadoras o laptops,
equipos audiovisuales,entre otros); son tratados contablemente de manera diferente.
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6. 3 GENERACIÓN
DE INGRESOS
TA M B I É N E S PA RT E D E L P R E S U P U E S T O
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7. 3. GENERACIÓN DE INGRESOS
• La parte más importante de un presupuesto es la generación de ingresos,entiéndase VENTAS,ya sea de un
producto o servicio.
• Las ventas están fundamentadas en la simple ecuación PxQ (Precio por cantidad).
• El precio (P) se determina por tipo de producto o servicio,normalmente asociado a una unidad de medida.
Por ejemplo:2 soles x tasa de café / 20 soles x metro cuadrado / 10 soles x hora trabajada.
• La cantidad (Q) es la cantidad de unidades de medidas en un período determinado de tiempo.Ejemplo,total
de tazas de café a vender en un mes.
• Se recomienda encontrar una unidad de medida que sea usual en el mercado,para poder compararse.
• Importante:El precio dependerá si se trata de un producto muy diferenciado,o orientado a grandes masas.
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8. 4 GASTOS DEL
PROYECTO
LO J U S TO Y N E C E S A R I O
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9. 4. GASTOS DEL PROYECTO
• Luego de identificar todos tus recursos necesarios para el proyecto, haz el ejercicio de
imaginar la ejecución y quienes participan en el éxito del mismo. ¿Te faltó alguien o
algo en tu listado de recursos necesarios para el proyecto?
• Determina qué recursos representarán gastos fijos y variables.Los fijos son los que se
mantienen estables,sin importar si se vende mucho o poco. Los variables dependen de la
variable Q (cantidad) de ventas o producción, dependiendo si eres producto o servicio.
• Un gasto fijo puede ser la remuneración del personal, los gastos de seguros o alquileres.
• Un gasto variable los insumos para producir materiales, o gastos de ventas.
• Asume todo los gastos asociados estrictamente al proyecto para medir su real viabilidad.
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10. 5 ORGANIZA UN
FLUJO
D E I N G R E S O S Y E G R E S O S
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11. 5. ORGANIZA UN FLUJO
• Organiza el listado de recursos con fechas estimadas de desembolso. Puede ser por
semana o mes del año.
• Organiza un flujo semanal o mensual, separando ingresos y egresos.
• Determina el resultado del ejercicio por periodo (ingresos menos egresos), para
determinar el monto a financiar mensualmente.
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12. 6 HAZ
SEGUIMIENTO
C O M PA R A E L P R E S U P U E S TO V S . LO
R E A L E J E C U TA D O
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13. 6. HAZ SEGUIMIENTO
• Define un periodo de evaluación de lo ejecutado (gasto real) versus lo presupuestado.
Dependerá de la iniciativa, proyecto o unidad de negocio.
• Identifica puntos de mejoras en el presupuesto,y actualiza la información para el próximo
presupuesto.
• Planifica una extensión de presupuesto. Si identificas incrementos de recursos por
modificaciones en el proyecto o negocio; documéntalos para justificar a tiempo un incremento
de presupuesto,o en su defecto la modificación del entregable final.
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14. 7 ESCENARIOS
P LA N I F I C A D I F E R E N T E S R E S U LTA D O S
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15. 7. ESCENARIOS
• No asumas que venderás 20,cuando crees que serán 15,aunque hay estudios que indican 10.
Hablamos de escenarios: optimista,moderado y pesimista,la forma más tradicional de
mostrar opciones de ingresos,y tener un intervalo de acción.
• Asocia los gastos a los escenarios de ingresos o resultados. Son los gastos variables,
asociados a la cantidad (Q) los que modifican el estimado por escenario.Algunos fijos podrían
variar, sobretodo en temas de alquileres o contratación de terceros.
• Se recomienda exponer siempre el escenario moderado, se aprecia más superar metas
que quedarse corto en las metas.
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16. 8 PIDE
RETROALIMEN-
TACIÓN
D I F Í C I L M E N T E T R A B A J A S S Ó L O
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17. 8. PIDE RETROALIMENTACIÓN
• Si estás dentro de una empresa, consulta con tus colegas y revisa los recursos que los
involucre. Revisa si las cifras que has considerado se ajustan a la realidad.
• La definición de los ingresos responden a varios criterios: mercado,margen sobre costos,
o precio objetivo (fijado en concurso).
• Si cuentas con área de finanzas en tu empresa, haz la consulta sobre tus estimaciones, y revisa
si tu presupuesto se ajusta a los estándares de la empresa.
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18. 9 INDICADORES
DE ÉXITO
I M P O RTA N T E S PA R A V E N D E R T U
P R O P U E S TA
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19. 9. INDICADORES DE ÉXITO
• Uno de los indicadores más comunes es el denominado margen operativo (MO).Se calcula restando las
ventas o ingresos (I),restando el costo de ventas o de producción (C),y luego restando los gastos de
administración y ventas.,llamados gastos operativos(GO).
– VENTAS (I) – COSTO DE VENTAS (CV) = UTILIDAD BRUTA (UB) [$100 – $50 = $50]
– UTILIDAD BRUTA – GASTOS OPERATIVO (GO) = UTILIDAD OPERATIVO (UO) [$50 - $40 = $10]
– UTILIDAD OPERATIVA (UO) / VENTAS (V) = MARGEN OPERATIVO (MO) - [$10/$100 = 0.10 = 10%]
• Periodo de recupero.Número de meses o semanas en la que voy a recuperar el monto invertido.
– INVERSIÓN INICIAL = 10,000
– UTILIDAD OPERATIVA MENSUAL = 1,000
– PERÍODO DE RECUPERO = 10 meses
• Beneficio Neto = total de INGRESOS menos total de GASTOS.
• Valor Presente Neto =VPN.Es el valor actual de los flujos de beneficios o caja futuros descontados a una
tasa de interés o de riesgo.(importante para valorar tu proyecto cuando se proyecta o presupuesta por más de
un año).
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20. 10 ORGANIZA
TU EXCEL
LO B Á S I C O PA R A O R G A N I Z A R T E
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21. 10. ORGANIZA TU EXCEL
• MICROSOFT EXCEL es y será por los próximo años la herramienta por excelencia para
tus flujos y cálculos financieros.
• Consolida los recursos en tablas que sirvan de fuentes para las fórmulas.
• Organiza tu listado de recursos en una única hoja que permita la creación de tablas
dinámicas.
• Usa fórmulas y nombra celdas como la tasa de interés,tipo de cambio, tipo de cambio,
entre otras variables que deban ser usadas con más regularidad.
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