El documento describe la importancia de tener manuales de políticas y procedimientos actualizados para optimizar los procesos de negocio dentro de una organización. La falta de estos manuales puede dar lugar a ineficiencias como la duplicación de funciones y el uso ineficiente de recursos. La firma Protiviti ofrece servicios de consultoría para el diseño, optimización y transformación de los procesos de una organización, incluyendo la automatización de la administración y difusión de los manuales de políticas y procedimientos.

1. Optimización
Diseño y Optimización de Procesos
A través de la experiencia de diversas compañías, se ha demostrado que la eficiencia de los procesos que se llevan a cabo
dentro de una compañía y el control de sus riesgos podrían verse afectados por la falta de manuales de Políticas y
Procedimientos que definan las actividades a seguir, así como los responsables por cada proceso.
Usualmente, la ausencia de manuales de Políticas y Procedimientos, trae como consecuencia escenarios en los que el
personal de la compañía desarrolla sus actividades de diferentes formas, planteándose su propio sistema de trabajo, sin
atender las capacidades o necesidades de su área. Ello podría ocasionar duplicidad de funciones, reprocesamiento de datos,
existencia de actividades sin un responsable asignado, uso ineficiente de los recursos informáticos, entre otras prácticas
inadecuadas; lo cual incidiría en un uso ineficiente de esfuerzos y recursos que contribuyan de manera negativa a la
productividad y al desarrollo de la compañía.
Soluciones al Nivel de las Más Altas Exigencias
Por esta razón, la preocupación de las compañías ha ido apuntando a la necesidad
de disponer y mantener actualizados sus manuales de Políticas y Procedimientos,
los cuales contengan instrucciones necesarias para realizar las diversas tareas y
actividades. De esta manera se asigna y delimita responsabilidades promoviendo
la eficiencia y la especialización del personal en el desarrollo de sus actividades.
Como consecuencia del ambiente dinámico en el que la Alta Gerencia toma
actualmente sus decisiones, existen compañías que si bien disponen de políticas y
procedimientos, éstos no están actualizados y alineados con los nuevos objetivos
estratégicos.
Es por ello que Protiviti ofrece una solución integrada que permite a su compañía
no sólo definir sus procesos y adecuar sus políticas y procedimientos a la nueva
estrategia, sino establecer un sistema que les permita mantenerlos actualizados
en el tiempo; maximizando los beneficios de la compañía y disponiendo de los
mismos recursos.
Maximizar la eficiencia y productividad
de la compañía.
Metodología
Nuestra Metodología
Debido a las diversas características de cada compañía, nuestra metodología
busca en primera instancia entender su negocio en el contexto de los objetivos
corporativos y el marco regulatorio que lo rodea. Luego se enfoca en la
identificación de los riesgos inherentes de cada proceso, la posterior evaluación de
los controles existentes y finalmente el planteamiento de un proceso más eficiente:
Mejora Continua
Analizar
procesos
existentes
Entender el
Negocio
• Entender los
objetivos
corporativos.
• Obtener información
sobre el marco
regulatorio en el cual
la compañía ejecuta
sus operaciones.
• Entrevistarse con
personal clave de
cada proceso.
• Obtener políticas y
procedimientos
existentes.
• Documentar mapa
general de procesos
• Analizar los
procesos, utilizando
el PCS (Process
Classification
Scheme)
• Identificar riesgos y
controles existentes
• Identificar
indicadores de
desempeño
• Identificar Brechas
de Desempeño
• Analizar la actual
segregación de
funciones en cada
proceso
Documentar
procesos
diseñados
Rediseñar
procesos
• Sugerir
modificaciones
pertinente a los
procesos utilizando
criterios de las
mejores prácticas de
la industria
• Diseñar nuevos
controles que
mitiguen los riesgos
existentes
• Mejorar los controles
existentes de manera
tal que sean
eficientes
• Validar los procesos
rediseñados con los
dueños de cada
proceso
Documentar
estructura
organizativa
• Elaborar mapas de
procesos
rediseñados.
• Elaborar manuales
de procedimientos.
• Elaborar manuales
de políticas.
• Elaborar matriz de
riesgos y controles.
• Elaborar diagramas
de estructura
organizacional.
• Elaborar manual de
organización y
funciones (MOF)
Marco Regulatorio
Objetivos Corporativos
Intellity Cons ulting 2009. All Rights Reserved.
Implementar
procesos
rediseñados
• Difundir manuales de
políticas y
procedimientos.
• Difundir la nueva
estructura
organizativa
• Difundir manuales de
organización y
funciones (MOF)
• Promover la
capacitación del
personal
• Monitorear que el
personal haya
comprendido los
nuevos procesos y
supervisar su
cumplimiento.

2. Automatización
Administración
ión,
Automatización de la Administrac ión , Gestión y Difusión de los
anuales de
M anuales de Políticas y Procedimientos
En la actualidad la creación, modificación, aprobación y difusión de las políticas y
procedimientos en las compañías se realiza manualmente mediante la entrega y
manipulación de documentos impresos, medios magnéticos, o mediante el uso de
la Intranet o de una variedad de bases de datos. Ello sin contar que muchas veces
se incurre continuamente en costos de contratación de asesores externos para que
asistan en la actualización de dichas políticas y procedimientos.
Conociendo la importancia que dichas políticas y procedimientos siempre estén
actualizadas y en concordancia con los cambios organizacionales y tecnológicos
de la compañía, Protiviti le ofrece una herramienta que le permitirá:
• Administrar la elaboración, modificación y aprobación de las políticas y
procedimientos corporativos de manera efectiva y económica haciendo posible
supervisar el grado de avance de los manuales.
• Administrar y crear usuarios, asignándoles diversos niveles de seguridad, lo cual
facilita la tarea de actualización, de obtención de retroalimentación por parte de
otros usuarios y de incorporación de nuevas políticas y procedimientos.
Los servicios de consultoría para el
diseño, optimización y transformación
de los procesos de negocio de las
organizaciones son hoy más necesarios
que nunca.
• Automatizar la gestión y difusión de los manuales de Políticas y Procedimientos.
• Reducir los costos operativos y de implementación de las futuras
actualizaciones de dichos Manuales.
• Crear exámenes y preguntas de cumplimiento, las cuales son dirigidas al
personal clave de cada proceso, permitiendo medir el nivel de entendimiento de
cada usuario y procurar su adecuada capacitación en determinadas áreas
críticas.
Protiviti es una firma Global de Consultoría y Auditoría Interna con más de 60 oficinas alrededor del mundo e integrada por
profesionales especializados en servicios de riesgos de negocios, transacciones y asesoría empresarial. Asistimos a
nuestros clientes a resolver problemas en las áreas de finanzas, operaciones, tecnología, legal, gobierno corporativo,
riesgo y cumplimiento; proporcionando una perspectiva única en una amplia gama de temas críticos de negocios.
Para mayor información sobre nuestros servicios, por favor contáctenos a: contacto@protivitiglobal.com.pe
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