GFI - SQA - Propuesta de servicios de implantación de una PMO (Project Management Office), objetivos, tipos de PMO, fases, áreas de implantación, herramientas etc.

1. Oficina de Proyectos TI
Organización e implantación de una PMO
21/10/2013
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
1

2. Índice
I.
Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
2

3. Índice
I.
Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
3

4. Introducción
Una oficina de gestión de proyectos (PMO) es una unidad de la organización
para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo(*).
Una PMO puede operar en aspectos que van desde:
•Proporcionar las funciones de respaldo para la dirección de proyectos
bajo la forma de formación, software, políticas estandarizadas y
procedimientos
•hasta la dirección y responsabilidad directas en sí mismas para lograr
los objetivos del proyecto.
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
(*) Definición según el modelo PMBOK (project Management Book
of Knowledge)
4

5. ¿Cuando desplegar una PMO en nuestra empresa?
> Necesidades que determinen la instauración de una PMO en la
organización
• La multiplicación del número de proyectos
• La creciente complejidad de los mismos
• La demanda de una gestión eficaz
• La demanda significativa por un método sistemático de implantación de
las metodologías, técnicas y herramientas de Project Management en
las organizaciones
• La necesidad de controlar la asignación de recursos a proyectos, en
escenarios de organizaciones matriciales
• La necesidad de seguir múltiples proyectos con una relación entre si
(Programa o Portfolio)
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
5

6. Objetivos de una PMO
10
9
8
7
Coordinar
comunicación
entre proyectos
Reducir costes
por
desviaciones
Completar los
proyectos
según el
cronograma
especificado
1
Monitorizar y
controlar
cumplimiento
objetivos de
los proyectos
Gestión y
asignación
eficiente de
recursos
Desarrollar
políticas,
procedimientos y
plantillas y otra
documentación
compartida
Identificar y
desarrollar una
metodología,
mejores
prácticas para
dirección de
proyectos
Identificar y
gestionar los
riesgos
6
Identificación
áreas de mejora
Instruir,
orientar,
capacitar y
supervisar
2
3
4
5
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
6

7. Alcance de una PMO
> Alcance de las Oficinas de Gestión de Proyectos
Campo acción PMO
Alcance
Portfolio global
compañía
Programa
proyecto cliente
(N líneas negocio)
Programa
proyecto cliente
(1 línea negocio)
Proyectos
aislados
Tiempo
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
7

8. Fundamentos de la PMOs
> Aspectos en los que se focaliza la PMO
Estrategia
organización
Estructura
organizacional
Gestión
conocimiento
Herramientas
PPM
Enfoque
metodológico
Monitorización
Portfolio
• Alinear la estrategia definida por la dirección, con los resultados a
obtener por parte de los proyectos gestionados por la PMO
• La estructura de la PMO basada en el tipo y la propia organización, el
conjunto de personas interesadas e involucradas.
• La gestión del conocimiento centralizado
• La tecnología utilizada para el control del portfolio de proyectos.
• El conjunto de estándares y procesos a seguir, basados en buenas
prácticas y las ya existentes en la organización
• Monitorización de los procesos y productos resultantes de los proyectos.
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
8

9. Beneficios
> Metodología
• Estandariza la metodología, los procedimientos, herramientas y plantillas
para la gestión.
> Calidad
• Mejora los niveles de calidad en el proyecto y en el producto
> Estrategia
• Prioriza las estrategias, programas y proyectos
> Estimaciones
• Mejora la estimación y el cumplimiento de los tiempos en el proyecto.
> Costes
• Mejora el presupuesto y el cumplimiento de la ejecución de los costos
asignados al proyecto.
> Comunicación
• Optimiza los niveles de comunicación entre proyectos.
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
9

10. Beneficios
> Visibilidad
• Aumenta la visibilidad del desempeño de los proyectos.
> Confiabilidad
• Confiabilidad en la información para la toma de decisiones dentro del
proyecto o de la alta gerencia.
> Riesgos
• Minimiza los riesgos y su impacto.
> Eficiencia recursos
• Racionaliza el uso de recursos compartidos.
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
10

11. Índice
I.
Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
11

12. Estructura PMO Genérica
COMITÉ DIRECTIVO
PATROCINADOR
Estrategias alto nivel
Metodología
Servicios comunes,
training y documentación
Consolidación
Informes progreso
PMO (EQUIPO PMO)
Proyecto2
Proyecto3
DP1
DP2
DP3
EQUIPO1
EQUIPO2
EQUIPO3
RECURSOS 1
Necesidades
Negocio
Proyecto1
Informes progreso
RECURSOS 2
RECURSOS 3
Productos
Negocio
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
12

13. Tipos PMO(*)
> Tipos de PMO existentes
• Consultivas o Estación de control(Weather Station): enfocada al
control mediante indicadores de desempeño de los distintos
proyectos.
• No tiene poder de decisión sobre los proyectos, no puede influir en las decisiones de
los Directores de Proyectos.
• Informa a los directores de producción de los resultados de sus proyectos
• Fuertes o Torre de control (Control Tower): enfocada a la dirección
de proyectos, y al desarrollo de las mejores prácticas y
estándares para mejorar la ejecución de proyectos
• Los Directores de proyecto dependen del administrador de la PMO
• Con capacidad para influir en la decisión de los DP sobre los proyectos. Metodología
común, plantillas, informes, entregables etc…
• Gestora de recursos: Cuyo objetivo es proveer de un pool
entrenado de recursos, tanto de directores de proyecto como de
componentes del equipo
• Con capacidad para el entrenamiento, contratación de recursos
• Con capacidad de asignación de recursos a proyectos
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
Fuente: (*) Casey & Perck
13

14. Tipos PMO(*)
FOCO PMO
Focos para la
organización
Información de
indicadores
Proyectos Multi
funcionales
Proyectos
grandes
funcionales
Proyectos
Medios
funcionales
Estación de
control de
proceso
Consultivas
Dirección, gestió
n y control de
Proyectos
Panel de Control
Fuertes
Gestión y
aplicación de
recursos
Equipo de
Recursos
Gestoras de
recursos
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
Fuente: (*) Casey & Perck
14

15. Tipos PMO(*)
FOCO PMO
Focos para la
organización
Información de
indicadores
Estación de
control de
proceso
Consultivas
Dirección,
gestión y control
de Proyectos
Fuertes
Gestión y
aplicación de
recursos
Gestoras de
recursos
Proyectos Multi
funcionales
Proyectos
grandes
funcionales
Proyectos
Medios
funcionales
INFORMAR
Panel de Control
INFLUENCIAR / DIRIGIR
Equipo de
Recursos
GESTIONAR RECURSOS
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
Fuente: (*) Casey & Perck
15

16. Roles y Responsabilidades PMO genérica
PMO (EQUIPO PMO)
ADMINISTRADOR PMO
DIRECTOR PMO
Project Manager Officer
Project Manager Officer
GESTOR PORTFOLIO
GESTOR PORTFOLIO
Portfolio Manager
Portfolio Manager
Gestión PMO
OTROS POSIBLES INTEGRANTES
RESPONSABLE PROCESOS
RECURSOS ASIGNADOS
EXPERTOS
Resources
ORGANIZACIÓN
AyudaPMO
GESTOR DE PROGRAMAS
GESTOR DE PROGRAMAS
Program Manager
Program Manager
RECURSOS ASIGNADOS
Resources
CLIENTES
Interesados PMO
DIRECTORES DE PROYECTOS
DIRECTORES DE PROYECTOS
Project Manager
Project Manager
RECURSOS ASIGNADOS
PROVEEDORES
Resources
EXTERNOS
RECURSOS ASIGNADOS
OTROSResources
INTERESADOS
EQUIPOS ASIGNADOS Y
EQUIPOS DE RESERVA
EQUIPOS DE RESERVA
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
16

17. PMO en la Organización
> Depende de la estructura de la empresa y su cultura corporativa
para el desarrollo de proyectos:
• Funcional: Gerencia funcional es la responsable de proyectos y recursos
• No existe la figura del Director de proyectos.
• Matricial (Fuerte, mixta, débil)
• Fuerte: Director de proyectos dispone del poder decisorio
• Mixta: Balanceo de poder decisorio entre gerentes funcionales y de proyectos.
• Débil: Gerente funcional dispone del poder decisorio
• Por Proyecto Puras: organizadas para el desarrollo de proyectos.
• Otro tipo de organización…
> Adaptaremos la estructura de la PMO dependiendo de:
• El tipo de organización y su estructura
• El grado de madurez de la organización actual
• El tipo de PMO que se determine así como el conjunto de servicios que
deba ofrecer.
• El conjunto de roles asignados a la PMO y a los proyectos.
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
17

18. PMO en la Organización - Ejemplos
Org. Funcional
ALCANCE: DEPT. INFORMÁTICA E INGENIERÍA
Org. Matricial
ALCANCE: PROYECTOS DEPT. INFORMÄTICA
Dirección
general
Dirección
general
Calidad
Calidad
Dept.
Informática
Dept.
Ingeniería
Ventas
Dept.
Financiero
Compras
Proyectos
Informática
DP1
Recurso1
DP2
Recurso2
DP3
Recurso3
PMO
Consultiva
Recurso1
PMO
Fuerte
Recurso2
Recurso3
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
18

19. Madurez de las organizaciones con las PMO
> Las organizaciones pasan por diversos estados de madurez en lo
relativo a la gestión de proyectos y las PMO
• !!! Conocer donde nos encontramos para poder avanzar !!!
MADUREZ EN EL NEGOCIO
SOPORTE A LOS PROCESOS
CONTROL DE PROCESOS
CONTROL
Fase2
PROYECTOS
PMO
Fase1
BÁSICA
OFICINA
Proveer
PROYECTOS
estándares y
Gestión de
entregables y
objetivos por
costes,
cronograma, y
uso recursos
•1 o mas
proyectos
•1 Gestor
proyecto
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
metodología PM
reutilizable para
todos los
proyectos
•Múltiples PR
•Múltiples PM
•Program
Manager
•Recursos PMO
tiempo parcial
Fase3
PMO
ESTANDARD
Establecer
capacidades e
infraestructura
para el soporte y
gobierno de un
ecosistema de
proyectos
•Múltiples PR
•Múltiples PM
•Program
Managers
•Director PMO
•Recursos PMO
parciales y fulltime
Fase 4
PMO
AVANZADA
Gestión
integrada del
programa de
proyectos y
capacidad de
medir objetivos
de negocio
•Múltiples PR
•Múltiples PM
•Program
Managers
•Director PMO
•Recursos PMO
full-time
19

20. Índice
I.
Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
20

21. Marco de servicios que ofrece la PMO
> Prácticas de Gestión
•
•
•
•
Metodología gestión Proyectos
Herramientas gestión proyectos
Estándares y métricas
Gestión del conocimiento
> Gestión Infraestructura
•
•
•
•
Gobierno de los proyectos
Asesoramiento experto
Organización y estructura
Instalaciones y equipos de apoyo
> Integración de recursos
•
•
•
•
> Soporte técnico
•
•
•
•
Mentoring
Soporte para las planificaciones
Auditoría de proyectos
Project recovery
> Alineamiento Negocio
•
•
•
•
•
Gestión del portfolio de proyectos
Relaciones con los clientes
Relaciones con los vendedores
Relaciones con proveedores
Gestión de desempeño del negocio
Gestión de los recursos
Formación
Gestión de planes de carrera
Desarrollo de equipos
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
21

22. Buenas prácticas PMBOK para gestionar los proyectos
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
Fuente: A Guide to the Project Management Body of Knowledge
22

23. Índice
I.
Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
23

24. Fases de implantación PMO en una organización
> Inicio & creación
• Definición de requisitos y estrategia de la PMO
• Cliente, objetivos, alcance PMO, recursos necesarios, herramientas de respaldo, ciclo de vida
• Grado madurez de la organización actual
> Definición plan ejecución PMO
• Definición modelo y procesos PMO implicados
• Prácticas gestión, infraestructura, integración recursos, soporte técnico, alineamiento negocio
• Definición procesos PM implicados
• Recursos / costos / cronograma / riesgos / alcance / calidad / cambios / comunicaciones /
gestión del cambio
> Ejecución Implantación del modelo previsto
• Modelo de incorporación proyectos a PMO (piloto, uno a uno, global)
• Uso aplicación PPM para el registro, ejecución y seguimiento
> Seguimiento y control del programa/proyecto
• Dashboard e informes de seguimiento
• Reuniones de seguimiento periódicas
> Cierre
• Finalización Oficina de Proyectos
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
24

25. Índice
I.
Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
25

26. Herramientas PPM
> Gartner Magic Quadrant para aplicaciones PPM (2010)
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
Fuente: Gartner PPM Magic Quadrant 2010
26

27. Herramientas PPM
> La apuesta de GFI: Herramienta opensource Talaia OpenPPM.
1.- Propuestas e inversiones
7.- Gestión Costes
2.- Portafolio proyectos
8.- Imputación/aprobación horas
3.- Programas
9.- Gestión calendario trabajo
4.- Proyectos
10.- Asignación recursos
5.- Planificaciones
11.- Gestión adquisiciones
6.- Riesgos
12.- Lecciones aprendidas
13.- INDICADORES (KPI) ECONÓMICOS, DESEMPEÑO
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
Fuente: Talaia OpenPPM
27

28. Índice
I.
Introducción, fundamentos, objetivos y beneficios
II. Estructura, tipos, modelos y organización de una PMO
III. Marco de servicios de la PMO
IV. Lanzamiento y fases implantación de la PMO
V. Herramientas PPM
VI. ¿Por qué GFI?
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
28

29. ¿ Por qué GFI?
> Cobertura ámbito nacional con mas de 1300 empleados.
> Múltiples referencias a nivel nacional referentes a PMO,
Oficinas técnicas de Gestión de Servicios y prestaciones de
servicios
> Empresa orientada a la realización de proyectos, con centros
de excelencia en los siguientes ámbitos:
> Compromiso con la calidad:
• Certificada:
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
29

30. www.gfi.es
Contacto:
C/ Comte d'Urgell, 240, 7ª planta A
08036 BARCELONA
Tfno: +34 93 224 02 66
Fax: +34 93 225 51 70
David Comin Roig, dcomin@gfi.es
www.gfi.es
Organización e implantación de una PMO
© 2013 – GFI Informática
21/10/2013
30