Manual del área de administración

2. MANUAL DE
OPERACIÓN
Área Administrativa
Información de la Compañía
Ensaladas Cesar’s
Dirección:CDMX
Tel.55 32376450
www.ensaladacesars.com
07/03/2018

3. ÍNDICE
Índice.
Introducción ________________________________________________________________ 1
Objetivos del Manual _________________________________________________________ 2
Misión, Visión y Valores del Área _______________________________________________ 3
Funciones del Área por departamento ___________________________________________ 4
Organigrama _______________________________________________________________ 5
Información de Contacto _____________________________________________________ 11
Bibliografía ________________________________________________________________ 14

4. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 1
Introducción
En el presente manual de Ensaladas Cesar´s, podremos encontrar la información necesaria
sobre las tareas y actividades del Área de Administración de nuestra empresa, la misión y
visión que rige nuestra actuación dentro de dicha área y los valores con los cuales trabajamos
día a día para lograr el objetivo que como área tenemos definido:
“Llevar a cabo la planeación, organización y control de las actividades y recursos de la
empresa con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de la misma”.
Es importante mencionar que todo procedimiento implica la determinación del tiempo, uso de
recursos materiales y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y control para lograr un
eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones, evitando así cualquier tipo de
omisión.
Con la aplicación del presente manual en el desarrollo de nuestras actividades pretendemos
generalizar y unificar los criterios básicos para análisis y ejecución de procedimientos.
En esta empresa se ha convertido en una necesidad imperiosa el tener este manual, puesto
que el mismo establece las directrices del funcionamiento y la aplicación y definición de las
funciones de cada uno de los cargos que conforman su organigrama en el área de
Administración de la misma, por lo que hace más organizada y simplificada su operación
dentro de la empresa.
Con lo anterior, pretendemos que todos los colaboradores de esta área y aquéllos de nuevo
ingreso, participen en el alcance del objetivo general de nuestra empresa y logremos en forma
conjunta con el resto de las áreas involucradas, el ofrecer productos alimenticios saludables,
caseros y de calidad; satisfaciendo así, las necesidades de los consumidores de comida
rápida con alimentos sanos y variados y alcanzar así el objetivo más importante de nuestra
organización al posicionarnos como líderes dentro del mercado de la comida “to go”, con
productos de calidad gourmet; así como ser la organización alimentaria favorita de comida
rápida y saludable en cada rincón del país y en un futuro, en el extranjero.

5. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 2
Objetivos del Manual
El presente Manual de organización tiene como propósito contar con una guía clara y
específica que garantice la óptima operación y desarrollo de las diferentes actividades de
administración de nuestra empresa, así como el de servir como un instrumento de apoyo y de
mejora empresarial.
Comprende en forma ordenada, secuencial y detallada la explicación sobre las funciones a
seguir para cada actividad laboral, promoviendo el buen desarrollo administrativo de la
empresa y dando cumplimiento a la organización, misión, visión y valores tanto del área,
como de la empresa en general.
Contempla el desarrollo de procedimientos con su respectivo organigrama y la descripción de
puestos en cada función contemplada, así como la mención de quién es el responsable de
ejecutar cada una de ellas.
Es importante señalar, que este documento está sujeto a actualización en la medida que se
presenten variaciones en la ejecución de los procedimientos, o bien en algún otro aspecto que
influya en la operatividad del mismo, con el fin de cuidar su vigencia operativa.
Este manual tiene como objetivo también el que cada uno de los integrantes del área de
administración y de la empresa entera, conozca la forma de operación de cada uno de los
departamentos que integran la división administrativa y cuáles son las funciones específicas
de cada posición y su relación jerárquica y líneas de autoridad existentes. Así mismo, el servir
como guía para que los empleados de nuevo ingreso puedan familiarizarse con el área y su
operación.

6. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 3
Misión, Visión y Valores del Área
Misión
Gestionar y administrar los recursos financieros y materiales de la empresa; diseñando y
ejecutando en forma continua, procesos administrativos que permitan mantener la
operatividad y el funcionamiento óptimo de la compañía.
Visión
Ser la base principal de la gestión empresarial; administrando los recursos financieros y
materiales, integrando a los encargados de las otras áreas en los procesos administrativos y
de gestión financiera, para así cumplir con las metas propuestas por la empresa.
Valores
Dentro del Departamento de Administración de Ensaladas Cesar´s, estamos comprometidos
con la mejora continua de las diferentes áreas que conforman esta empresa, coordinando las
actividades de trabajo de manera eficiente para obtener los mejores resultados y así
conseguir las metas planteadas por la organización.

7. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 4
Funciones del Área
El área administrativa de Ensaladas Cesar´s tiene la función de planear, organizar, dirigir y
controlar los procesos que forman parte de la empresa para el logro de los objetivos mediante
un compromiso real y visible de la alta Dirección.
Funciones:
 Comprender las necesidades actuales y futuras de nuestros clientes y esforzarnos por
cumplir sus expectativas.
 Crear un ambiente interno en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente
en el logro de los objetivos de la empresa.
 Optimizar recursos a través de los diferentes puestos de trabajo para obtener una
mejora continua.
 Analizar todos los datos e información obtenida por las demás áreas de la empresa
para tomar decisiones adecuadas y hacer las correcciones necesarias.
 Gestionar la correcta relación de Ensaladas Cesar´s con la sociedad, los socios y
proveedores que contribuyen al éxito sostenido de la empresa.
 Asegurar que todas y cada una de las áreas de la empresa, cuentan con los recursos
necesarios para cumplir con sus tareas.
 Mantenernos fieles a nuestra misión y visión cumpliendo con los valores de honestidad,
respeto, trabajo duro, responsabilidad y empatía.
 Promover la mejora continua, comprometiendo, dirigiendo y apoyando a los
empleados para contribuir a la eficacia y el éxito de Ensaladas Cesar´s.
 Asegurar que las responsabilidades y autoridades asignadas, se comuniquen y se
entiendan en toda la organización.
 Planificar, integrar e implementar las acciones necesarias para prevenir o reducir
efectos no deseados.

8. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 5
Organigrama
FIGURA 1 ORGANIGRAMA DEL ÁREA ADMINISTRATIVA

9. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 6
Descripción de Funciones por departamento
Director Administrativo
Función básica:
Dirige cada una de los puestos bajo su supervisión y verifica que se realicen con
efectividad.
Funciones específicas:
 Optimizar los recursos tanto financieros, humanos y económicos para lograr los
objetivos de la empresa.
 Coordinar los departamentos de contabilidad, tesorería y auditoría.
 Realizar y mantener las negociaciones con los proveedores.
Gerente Administrativo
Función básica:
Selecciona y coordina los recursos para la producción, estableciendo metas y
objetivos preparando planes y presupuestos.
Funciones específicas:
 Supervisar que se formule, ejecute y evalúe el presupuesto anual.
 Revisar los cheques para pagos de proveedores, servicios, alquileres, etc.
 Elaboración y control de presupuestos.
 Control de los contratos de inicio a fin.
Asistente Administrativo
Función básica:
Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende y poseer el
conocimiento del departamento que lleva.
Funciones específicas:
 Gestión de documentos, almacenar, organizar y administrar archivos.
 Atención a los proveedores y clientes.
 Administración de las agendas del gerente y director.

10. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 7
Encargadode Control de Activos
Función básica:
Usa la obtención de fondos para analizar y planear dónde asignar los fondos de
manera eficiente para tener una liquidez adecuada.
Funciones específicas:
 Ingresar y controlar las altas, bajas y traslados de bienes en las distintas sucursales.
 Llevar un control con marcación de código de barras para los bienes del activo fijo.
 Controlar los bienes que se encuentran inventariados y que se llevan a reparación o
mantenimiento.
Encargadode Auditorías
Función básica:
Tiene una visión objetiva y mejora las expectativas de alcanzar los resultados
esperados en tiempos y circunstancias estimadas.
Funciones específicas:
 Realizar auditorías internas en la empresa periódicamente.
 Dar seguimiento a los hallazgos detectados derivados de la auditoría para tomar las
medidas preventivas y corregirlas.
 Colaborar y coordinar con las instancias de finanzas para el cumplimiento de las
mismas.
Asistente de Control de Activos y de Auditorías
Función básica:
Analiza y evalúa los riesgos en los procesos solicitados, evaluando la efectividad del
control interno.
Funciones específicas:
 Registro y dominio de las operaciones a realizar.
 Realiza cálculos y amortizaciones.
 Registra y completa informes.

11. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 8
Encargadode Inversiones
Función básica:
Decide todo lo relacionado con la inversión y el uso de fondos que tiene a su
disposición considerando variables como, monto, nivel de riesgo, plazos e
innovaciones.
Funciones específicas:
 Brindar asesorías y apoyar en la elaboración de estrategias para presentarlas al
Director.
 Elaborar y ejecutar operaciones de fondos bajo la autorización del Director.
 Mantenerse al día en cuanto a las innovaciones que hay en el mercado y las
empleadas por los competidores para brindar un mejor servicio a los clientes
considerando los costos.
Encargadode Trámites
Función básica:
Resguarda los documentos importantes, equipo y material de trabajo que utiliza la
empresa, así como el registro de toda la documentación importante.
Funciones específicas:
 Realizar los trámites que se le asignen ante las dependencias correspondientes.
 Dar seguimiento a las acciones de documentación para nuevas aperturas.
Asistente de Inversiones y de Trámites
Función básica:
Realiza el soporte del proceso de las inversiones e ingresa toda la documentación
importante a los archivos.
Funciones específicas:
 Maneja la cartera de inversiones.
 Mantener correcto los saldos de las inversiones.
 Archivar la documentación de cada sucursal.

12. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 9
Encargadode Legal
Función básica:
Representa legalmente a la empresa en juzgados y tribunales, así como resolver los
problemas internos de la empresa y aplicar sanciones según sea el caso.
Funciones específicas:
 Se encarga de cumplir la normativa vigente en general.
 Supervisa legalmente las actividades y proyectos.
 Defiende los intereses legales de la empresa.
Encargadode Procesos Generales
Función básica:
Es el responsable del funcionamiento, coordinación y organización del área de
producción de la empresa, con el objetivo de cumplirla en tiempo con calidad en el
trabajo.
Funciones específicas:
 Organiza y planifica la producción.
 Coordina las diferentes áreas de comercialización, finanzas, etc. con el fin de cumplir
las metas de la empresa.
 Optimizar los procesos de producción y trabajo de la empresa.
Asistente de Legal y Procesos Generales
Función básica:
Controlar y elaborar listado de documentos, así como el registro ante las instituciones
y el resguardo de facturas y estados financieros.
Funciones específicas:
 Elabora los contratos.
 Elabora comprobantes de ingresos y egresos.
 Archivar los balances y documentos antes las instituciones legales.

13. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 10
Encargadode Nuevos Proyectos
Función básica:
Administra el portafolio de proyectos y el reporte de programas mediante un plan anual
de formación.
Funciones específicas:
 Define y ejecuta un plan de marketing.
 Diseño de un nuevo producto o servicio.
 Implementación de un nuevo sistema de información.
Encargadode Control de Gastos
Función básica:
Negocia personalmente los contratos comerciales con los clientes potenciales y
generando nuevas oportunidades de negocios.
Funciones específicas:
 Organiza y dirige el equipo comercial.
 Posiciona los productos a nivel nacional.
 Ejecuta los planes comerciales de la empresa.
Encargadode Mantenimiento
Función básica:
Desempeña la supervisión, coordinación y dirección de los equipos, redes e
instalaciones de la empresa.
Funciones específicas:
 Planifica las actividades de mantenimiento.
 Evaluar periódicamente la infraestructura y equipos de la empresa.
 Da atención de emergencia inmediata si se le solicita.
Asistente de Control de Gastos, Mantenimiento y Nuevos Proyectos
Función básica:
Elabora presentaciones de presupuestos y organiza las actividades de mantenimiento,
así como la presentación del portafolio de nuevos proyectos.
Funciones específicas:
 Elaborar presentaciones de nuevos proyectos.
 Archiva y realiza comparaciones de presupuestos.
 Solicita mantenimiento continuo a las instalaciones.

14. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 11
Información de Contacto
Para contactar con alguno de nuestros colaboradores del área administrativa
MIRIAM TORRES COLÍN
DIRECTORA
ADMINISTRATIVA
CECILIA VILLANUEVA
RIVERA
GERENTE ADMINISTRATIVO
KRYSTEL AMAIRANI
SÁNCHEZ BERNAL
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
Tel.55 32376450 ext.350
dir.admvo@ensaladacesars.
com
Tel.55 32376450 ext.351
gte.admvo@ensaladacesars.
com
Tel.55 32376450 ext.352
asist.admvo@ensaladacesars.
com
CRISTINA VICTORIA ESQUIVEL
ENCARGADO DE CONTROL DE
ACTIVOS
MARÍA ALEJANDRA
RAMÍREZ RODRÍGUEZ
ENCARGADO DE
AUDITORÍA
JOSÉ DAVID SÁNCHEZ
VÁZQUEZ
ENCARGADO DE
INVERSIONES
Tel.55 32376450 ext.350
control.activos@ensaladacesars
.com
Tel.55 32376450 ext.354
auditoria@ensaladacesars.
com
Tel.55 32376450 ext.355
inversiones@ensaladacesars
.com

15. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 12
CLARISA GUADALUPE
ROMERO ALATORRE
ENCARGADO DE TRÁMITES
SONIA JANET SALAS
VILLASEÑOR
ENCARGADO DE LEGAL
ANDREA RAMÍREZ VELÁZQUEZ
ENCARGADO DE PROCESOS
GENERALES
Tel.55 32376450 ext.356
tramites@ensaladacesars.co
m
Tel. 55 32376450
ext.357
legal@ensaladacesars.co
m
Tel.55 32376450 ext.358
proc.grales@ensaladacesars.co
m
ISELA KARINA TAPIA
MAGAÑA
ENCARGADO DE NUEVOS
PROYECTOS
VERÓNICA SMITH THOMAS
ENCARGADO DE CONTROL
DE GASTOS
GUSTAVO ARTURO
RODRÍGUEZ HERNÁNDEZ
ENCARGADO DE
MANTENIMIENTO
Tel.55 32376450 ext.359
nvos.proyectos@ensaladaces
ars.com
Tel.55 32376450 ext.360
control.gastos@ensaladaces
ars.com
Tel.55 32376450 ext.361
Fax [Fax]
mantenimiento@ensaladaces
ars.com

16. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 13
MARÍA FABIOLA RAMÍREZ
HERNÁNDEZ
ASISTENTE CONTROL DE
ACTIVOS Y AUDITORIA
ANTONIO CUITLÁHUAC
RESENDEZ GUEVARA
ASISTENTE DE
INVERSIONES Y DE
TRÁMITES
STEPHANIE SALGADO
RAMÍREZ
ASISTENTE DE LEGAL Y
PROCESOS GENERALES
Tel.55 32376450 ext.362
asist.activ-
audit@ensaladacesars.com
Tel.55 32376450 ext.363
asist.invers-
tramit@ensaladacesars.com
Tel.55 32376450 ext.364
asist.legal-
procgral@ensaladacesars.co
m
MIGUEL EMERSON SÁNCHEZ
MARTÍNEZ
ASISTENTE DE CONTROL DE
GASTOS, MANTENIMIENTO Y
NUEVOS PROYECTOS
Tel.55 32376450 ext.365
asist.gast-nvoproy-
mnto@ensaladacesars.com

17. MANUAL DEL ÁREA ADMINISTRATIVA
Página 14
Bibliografía
IPN. (s.f.). IPN. Obtenido de http://www.dems.ipn.mx/Paginas/Funciones/Funciones-del-
Departamento-de-Servicios-Administrativos.aspx
Jorge. (2015 de Diciembre de 11). Emprendices. Obtenido de
https://www.emprendices.co/ejemplo-manual-organizacion-una-empresa/
Riquelme, M. (11 de Abril de 2012). Web y Empresas. Obtenido de
https://www.webyempresas.com/que-son-las-funciones-administrativas/
Rojas, A. (23 de Septiembre de 2015). Grandes Pymes. Obtenido de
http://www.grandespymes.com.ar/2015/09/23/que-es-la-mision-vision-y-valores-de-
una-empresa-y-como-enunciarlos/
UNAM. (2004). UNAM. Obtenido de
http://fcaenlinea1.unam.mx/anexos/1244/1244_u11_ejemplo-manual-de-organización
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO. (20 de Mayo de 2014).
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO. Obtenido de
https://www.uaeh.edu.mx/calidad/MO/guiamanualesdeorganizacion.pdf