Presentación de Promigas durante la Quinta Ronda de Buenas Prácticas de Transparencia Empresarial, organizada por Transparencia por Colombia y ELECTRICARIBE.

1. PROMIGAS S.A. E.S.P.

2. Cumplimiento y su Contribución a
la Cultura Ética de Promigas

3. Nuestro Programa de Cumplimiento
 Asegura una cultura ética en la organización, minimizando el riesgo a la empresa,
sus directivos y funcionarios.
 Es un compromiso con una forma ética de hacer negocios y un sistema para ayudar
a las personas a hacer lo correcto.
 Integra personas, procesos, políticas y procedimientos para asegurar el
cumplimiento de todas las leyes y regulaciones que rigen nuestro Gobierno
Corporativo.
 Es un proceso vivo, continuo que hace parte de la estructura de la organización.

4. ¿Porqué se implementó el Programa de Cumplimiento?
 Buena práctica de Gobierno Corporativo.
 Crear y mantener una conciencia ética en la organización para mitigar el riesgo de
fraude.
 Cumplimiento con los requisitos de la Ley Sarbanes Oxley – SOX.

5. Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Compromiso
de la Alta
Dirección
Controles
claros y
escritos
Comunicación
y
Entrenamiento
Mecanismos
confiables
para
reportar
Refuerzo
permanente
Debido
cuidado
en la
delegación
de autoridad
Análisis
de riesgos y
mejoramiento
continuo
del proceso
El programa debe ser auditado y monitoreado.

6. Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Compromiso
de la Alta
Dirección
Controles
claros y
escritos
Comunicación
y
Entrenamiento
Mecanismos
confiables
para
reportar
Refuerzo
permanente
Debido
cuidado
en la
delegación de
autoridad
Análisis
de riesgos y
mejoramiento
continuo
del proceso
 Apoyo al Programa de Cumplimiento.
 Actuar como modelo a través de sus comportamientos, acciones y palabras hacia los demás y animarlos a hacer lo mismo.
 Integración del programa de cumplimiento como parte del negocio, en la Política Corporativa: 2º Compromiso: “Conducta
Ética y Transparente”
 Mensaje claro: “El comportamiento ético prima sobre el cumplimiento de metas o interés comercial”.
 Tomar acciones disciplinarias con los empleados por comportamientos inadecuados o violaciones al Código de Conducta,
aunque sean de alto nivel y generen resultados positivos.

7. Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Compromiso
de la Alta
Dirección
Controles
claros y
escritos
Comunicación
y
Entrenamiento
Mecanismos
confiables
para
reportar
Refuerzo
permanente
 Definición de los valores de la organización (Respeto, Integridad, Solidaridad, Excelencia y Liderazgo)
 Diseño de Código de Conducta con lineamientos claros y divulgarlo a Todos (Empleados y Terceros).
 Contar con Código de Buen Gobierno Corporativo, Política Antifraude y Código de Conducta: “Pilares de Nuestra Cultura Ética”.
 Asegurar la certificación anual de cumplimiento del Código de Conducta de todos los empleados.
 Establecer políticas y procedimientos de Cumplimiento y divulgarlos a todo el personal.
 Mantener las mejores prácticas de control interno y auditoría.
 Incluir cláusulas de ética y conflictos de interés en los contratos con terceros.
Debido
cuidado
en la
delegación
de autoridad
Análisis
de riesgos y
mejoramiento
continuo
del proceso

9. Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Compromiso
de la Alta
Dirección
Controles
claros y
escritos
Comunicación
y
Entrenamiento
Mecanismos
confiables
para
reportar
Refuerzo
permanente
Debido
cuidado
en la
delegación
de autoridad
Análisis
de riesgos y
mejoramiento
continuo
del proceso
 Entrenamiento continuo a través de diferentes medios (capacitaciones en vivo y en línea).
 Diseño de programas de capacitación que respondan a las necesidades específicas en temas como;
 Conflictos de interés
 Acoso
 Mecanismos para reportar
 Manejo de relaciones con funcionarios y
entidades del gobierno
 Obsequios y atenciones
 Prevención del fraude
 Sistema de Prevención del Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo – SARLAFT -
 Ejemplos de la “vida real”
 Comunicar a todos los colaboradores en forma oportuna y transparente los hechos relevantes que se presentan en la
organización.

11. Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Compromiso
de la Alta
Dirección
Controles
claros y
escritos
Comunicación
y
Entrenamiento
Mecanismos
confiables
para
reportar
Refuerzo
permanente
Debido
cuidado
en la
delegación
de autoridad
Análisis
de riesgos y
mejoramiento
continuo
del proceso
 Mantener mecanismos confidenciales y anónimos, contratados con un proveedor en el exterior, para reportar conductas
inapropiadas.
LRC-018009120577 – www.reportesconfidencialespromigas.com
LRC-018009120534 – www.reportesconfidencialesdistribuidoras.com
 Asegurar que lo empleados perciban de los mecanismos de denuncias anónimas:
 La confidencialidad, anonimato e integridad del sistema;
 Disponibilidad 24/7;
 Todas denuncias son importantes y son recibidas, investigadas y respondidas.
 Presentar informes al Comité de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo sobre denuncias confirmadas y las acciones a tomar.
 Contar con un programa robusto de auditoría interna y externa de apoyo a la gestión de cumplimiento.

13. Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Compromiso
de la Alta
Dirección
Controles
claros y
escritos
Comunicación
Entrenamiento
 Reforzar la Política de No Retaliación.
y
Mecanismos
confiables
para
reportar
Refuerzo
permanente
 Tomar acciones disciplinarias con empleados que demuestren comportamientos inadecuados o de violación del Código de
Conducta, aunque estos empleados:
Sean de la Alta Dirección y
Generen resultados positivos para la organización.
 Recordar a través de diferentes mecanismos cómo reportar conductas inapropiadas.
Debido
cuidado
en la
delegación
de autoridad
Análisis
de riesgos y
mejoramiento
continuo
del proceso

15. Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Compromiso
de la Alta
Dirección
Controles
claros y
escritos
Comunicación
y
Entrenamiento
Mecanismos
confiables
para
reportar
Refuerzo
permanente
Debido
cuidado
en la
delegación
de autoridad
 Independencia del Funcionario de Cumplimiento y acceso a todos los niveles de la compañía con disponibilidad de los
recursos necesarios para realizar el trabajo.
 Políticas de contratación definida por la dependencia de Gestión Humana de la compañía que incluye una debida diligencia en
las contrataciones de sus funcionarios.
 Debida diligencia a las donaciones a entidades de beneficencia.
 Reportes a Junta Directiva de Transacciones con partes relacionadas a los Administradores.
Análisis
de riesgos y
mejoramiento
continuo
del proceso

16. Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas
Compromiso
de la Alta
Dirección
Controles
claros y
escritos
Comunicación
y
Entrenamiento
Mecanismos
confiables
para
reportar
Refuerzo
permanente
Debido
cuidado
en la
delegación
de autoridad
 Mantener un programa de gestión de riesgos de procesos críticos de cumplimiento en la organización.
Prevenir Detectar Monitorear
Capacitación
Divulgación
Mecanismos de Denuncia (Jefe
inmediato o de forma anónima)
Auditorías Internas y Externas
Informes al Comité de Auditoría y
Buen Gobierno Corporativo
Seguimiento a Acciones y Señales
de Alerta
 Establecer y evaluar periódicamente indicadores de la Gerencia de Cumplimiento.
 Benchmarking para conocer la percepción de los empleados de programa de Cumplimiento.
Análisis
de riesgos y
mejoramiento
continuo
del proceso

17. Impacto del Programa de Cumplimiento de Promigas
Participantes
SURTIGAS CEO TRANSMETANO PROMIORIENTE
TRANSOCCIDENTE Y
ENERCOLSA
Total
362 503 579 188 21 39 35 1,727
Capacitaciones/Eventos
Código de Conducta Terceros 103 83 90 66 27 17 19 405
Taller de Valores 263 469 215 17 33 997
Tarjetas Política de
Obsequios
627 243 438 303 30 91 1,732
51 34 38 26 21 6 176
2 2 3 1 1 1 10
Total 1,408 1,334 1,148 799 117 96 145 5,047
 Ana María Buitrago – Gerente de Cumplimiento, certificada
PROMIGAS
GASES DE
OCCIDENTE
Lavado Activos/Financiación
Terrorismo
Mejores Prácticas en Ética y
Cumplimiento
 Gerente de Cumplimiento
 Oficiales de Enlace de empresas
 Gerente de Control Corporativo
 Auditores internos de empresas
Código de Conducta
Empleados
por la Soc Encuentro Anual de iedad de Ética y Cumplimiento Corporativo (SCCE)
Capacitación SCCE

18. Impacto del Programa de Cumplimiento de Promigas
Denuncias Promigas y sus Empresas Vinculadas
2011 2012 2013
76
89 46%
54%
29
39%
42
57%
3
4%
46
46%
55
54%
Denuncias No.
Confirmadas 46
No confirmadas 55
Total 101
Denuncias No.
Confirmadas 76
No confirmadas 89
Total 165
Denuncias No.
Confirmadas 29
No confirmadas 42
En investigación 3
Total 74
No Confirmadas Confirmadas En Investigación

19. Factores que han facilitado el proceso
 Iniciativa y apoyo de Presidente y Comité de Auditoría y Buen Gobierno Corporativo.
 Compromiso y Ejemplo de la Alta Dirección.
 Independencia organizacional de la Gerencia de Cumplimiento.
 Trabajo en equipo con Auditoría Interna y Gestión Humana.
 Presupuesto para desarrollo del programa y herramientas tecnológicas (Navex Global, LRN).
 Contar con mecanismos para reportar de forma anónima.
 Indagación de experiencias con empresas que han implementado este programa.
 Haber sido subsidiaria de una compañía americana que ya tenía implementado un
programa de Cumplimiento. (Punto de Partida)

20. Factores que han dificultado el proceso
 Falta de compromiso con el programa en los mandos medios.
 Demora en la toma de decisiones para la remediación de conductas inapropiadas.
 Miedo a reportar conductas inapropiadas por temor a represalias.
 Resistencia al cambio de los empleados y terceros.

21. Beneficios del Programa de Cumplimiento
Promueve la moral, transparencia y productividad del
talento humano y un ambiente positivo de trabajo.
Estimula la confianza de los clientes.
Proporciona un sistema de “alerta temprana”
para la identificación de problemas.
Identifica y previene conductas
antiéticas.
Desarrolla procedimientos que permiten
identificar supuesta conducta inapropiada.
Fomenta en los empleados el
reporte de problemas potenciales.
Minimiza el riesgo para la empresa,
sus directivos y funcionarios
Protege
la reputación
corporativa.

22. ¡Muchas Gracias!