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Como Redactar
y Presentar
Propuestas
Federales
Presentado por:

Marcus Sullivan, MBA, CVA
Sullivan Consulting, Inc
23 de septiembre de 2013
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Propuestas Federales
˃Se elaboran para cubrir el total ó parte de los
costos de un proyecto ó programa
˃Son libres y por competencia
˃Están dirigidos mayormente al sector público y
organizaciones sin fines de lucro
˃Los criterios de elegibilidad son muy estrictos
˃Tienen presupuesto y fecha límite
˃Pueden ser multianuales
2
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Propuestas Federales
˃El uso de fondos es reembolsable y auditable
˃Deben de tener un componente importante de
beneficio comunitario
˃Dirigido a servir una población desventajada

˃Deben demostrar viabilidad económica
˃Hay que demostrar capacidad administrativa y
experiencia en el manejo de fondos
˃Cada programa dicta la cantidad y el tipo pareo
(matching) según los criterios
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

3
Pasos antes de Formular
una Propuesta
˃Tener una idea clara de lo que se quiere hacer
˃Recopilar información suficiente sobre las necesidades
del programa y/o proyecto

˃Llevar a cabo una búsqueda sobre
anteriores y como alcanzaron sus metas

propuestas

˃Identificar las necesidades del proyecto
˃Atemperar las necesidades del proyecto con los
requerimientos del programa federal
4
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Formato
˃Las propuestas se someten
electrónicamente
˃Fecha límite es clave (no hay
prórrogas)

˃Propuesta deber incluir todas
las secciones requeridas y los
documentos de apoyo
˃Formato
del
narrativo:
tipografía, tamaño, espacios y
número de páginas
5
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
¿Qué queremos lograr?
˃ Satisfacer las necesidades de
una organización y/o comunidad
˃ Presentar la información
relevante que sea fácil de
entender. Ejm; (Estadísticas
descriptivas, tablas y graficas)
˃ Alcanzar un equilibrio entre
elementos cualitativos y
cuantitativos
˃ Promover una imagen seria
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

6
¿Qué debemos evitar?
˃Poner información errónea o incorrecta
˃Hacer falsas representaciones
˃Prometer cosas que no podemos cumplir

˃Lucir desesperados o inseguros
˃Demostrar falta de experiencia y conocimiento

˃Mostrar indiferencia o falta de participación en
el proyecto
7
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Guias del Programa
˃Fecha límite
˃Elegibilidad del proponente/proyecto
˃Formato de la propuesta

˃ Cost-sharing
˃Fondos disponibles
˃Tipos de grants
8
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Composición de las
Propuestas Federales
SF424

• Info básica

Narrativo

• Descripción del proyecto
• Presupuesto
• Timeline, etc…

Certificaciones.

• Assurances

Anejos

• Resumes
• Planos
• Fotos
9

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Standard Form 424
˃ Representa la portada de la propuesta
˃ Presenta la información básica del proyecto
˃ Expone la información de contacto del proponente y el
representante autorizado
˃ Se compone de documentos obligatorios y opcionales
˃ Incluye hasta 15 anejos

˃ Debe de estar electrónicamente firmada por el máximo
responsable de la organización
10
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Standard Form 424
˃Deberá incluir:
˃Titulo del proyecto
˃Nombre de la agencia federal
˃Nombre de la organización
˃Número patronal (EIN)
˃Nombre y firma del representante autorizado
˃Dirección de la identidad
˃Número de teléfono, email y/o pagina web
˃Fecha

11
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Standard Form 424

12
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Standard Form 424

13
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Standard Form 424

14
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Standard Form 424

15
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Standard Form 424

16
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Composición del Narrativo

Resumen del
Proyecto

Declaración
de
necesidades

Descripción
del proyecto

Objetivos

Presupuesto y
Costos

Análisis de
sostenibilidad

Timeline

17
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Aspectos Claves
del Narrativo
˃Representa la parte más importante y crítica de la
propuesta
˃Es donde hay más sustancia, detalle y contenido

˃Se detalla toda la información necesaria y relevante
para que se apruebe la propuesta
˃Representa información confidencial y privada que
debe de ser manejada con mucho cuidado
18
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Resumen del Proyecto
˃ Representa
el
resumen
ejecutivo de la propuesta
˃ No debe de exceder 1 página
˃ Debe
de
resaltar
las
fortalezas de la propuesta y
los puntos más relevantes
˃ Debe
de
exponer
los
objetivos, costos y resultados
esperados del proyecto
19
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Declaración de Necesidades
˃Se presenta el propósito del proyecto
˃Se identifica el problema
˃Se plantea como se atenderán las necesidades
˃Se describe la población a impactar
˃Está relacionada con la misión de la organización
˃Se respalda con estadística, evidencia y otros datos

cuantitativos
20
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Análisis de la
Situación Actual
˃¿Cuál es el problema actual?
˃¿Qué necesidades existen?
˃¿Qué recursos hacen falta?
˃¿Qué capacidad y
experiencia tenemos?
˃¿Cuál es la meta?
˃¿Qué pasaría si no se
atiende el problema?
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21
Descripción del Proyecto
˃Metas y objetivos propuestos
˃Beneficios e impacto
˃Implementación (por etapas anual vs multianual)

˃Equipo de trabajo (empleados, contratistas, etc…)
˃Metodología
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˃Expectativas y resultados esperados
22
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Necesidad y Justificación
del Proyecto
˃ ¿Cual es la situación actual y que retos atiende?

˃¿Por qué son necesarios los fondos?
˃¿Qué méritos propios tiene el proyecto?

˃¿A que población se dirige el proyecto?
˃¿Que beneficios aporta a la comunidad?
˃¿Cuál es el impacto social que tiene el proyecto?
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23
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Objetivos
˃¿Cuáles son las metas
objetivos estratégicos?

y

˃¿Por qué son importantes y
relevantes al proyecto?
˃¿Cómo podemos
resultados?

medir

los

˃¿En cuánto tiempo se estima
que se cumplan?
24
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Trasfondo Histórico
del Proponente
˃¿Es un proyecto nuevo o existente?
˃¿Por que se crea y que pretende lograr?
˃¿Cuánto tiempo lleva operando?

˃¿Qué beneficio comunitario aporta?
˃¿Ha recibido fondos federales anteriormente?
˃¿Qué capacidad administrativa tiene?
˃¿Cuál fue su experiencia?
25
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Población a Impactar
˃¿A quién se dirige el proyecto?
˃¿Cuáles son las características de esta población?
˃¿Son elegibles para recibir estos servicios?
˃¿Qué necesidades tienen?
˃¿Por qué esta población?

˃¿Cómo y por que se van a beneficiar?
26
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Evaluación y Monitoreo
˃¿Cómo mediremos el rendimiento del proyecto?
˃¿Qué factores determinaran el éxito?
˃¿Qué será evaluado y monitoreado?

˃¿Quién/es será/n los responsable/s?
˃¿Que pasará si no se cumplen las expectativas?
˃¿En cuanto tiempo y de que forma?
˃¿Existe un plan de mitigación?
27
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Metodología
˃¿Cómo se va a implementar el proyecto para cumplir
con los objetivos establecidos?
˃¿Qué procedimientos y técnicas se usarán y por qué?
˃¿Cuanto tiempo se espera que dure cada etapa del
proyecto?
˃¿Cuales serán las fuentes de información y por qué?

˃¿Que datos son relevantes y críticos para medir el
éxito del proyecto?
28
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Presupuesto
˃Se acompaña de un memorial explicativo

˃Es importante distinguir las partidas de la siguiente
forma:
˃Costos directos vs indirectos

˃Inversión del proponente vs. federales
˃Las categorías deben de estar permitidas
˃Los costos deben de ser razonables y justificables

˃Se establecen por un periodo de tiempo definido
˃Se deben de evidenciar
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29
Categorías del
Presupuesto
˃ Salarios

˃ Beneficios
˃ Equipo
˃ Materiales
˃ Adiestramientos
˃ Servicios profesionales

˃ Otros gastos
˃ Costos indirectos

30
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Tipos de Costos

˃Costos directos – relacionado con el desarrollo del
proyecto (salarios, equipos, materiales, etc…)
˃Costos indirectos – no asociados de manera
directa con el desarrollo del proyecto (primas de
seguros, renta, mantenimiento, etc..)

˃Costos directos + indirectos = Costos totales
31
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Presupuesto

32
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Preguntas Claves
del Presupuesto
˃¿Es viable el presupuesto?
˃¿Se pueden desarrollar las actividades propuestas?
˃¿Los costos son razonables para el mercado?
˃¿Es consistente con la propuesta?
˃¿Se justifica?

33
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Actividades
˃Listar todas las actividades necesarias para desarrollar
el proyecto
˃Desglosar las actividades más complejas en subactividades
˃Presentar los elementos necesarios para completar
cada actividad
˃Determinar responsable, costos y tiempo estimado
para completar cada actividad
34
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Timeline

35
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Equipo de Trabajo
˃Descripción de puestos y responsabilidades
˃Esquema organizacional
˃Roles dentro del proyecto

˃Tiempo asignado al proyecto
˃Experiencia laboral relevante
˃Preparación académica
˃Logros
36
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Equipo de Trabajo
˃¿Qué personas estarán involucrados en el proyecto?
˃Demostrar sus habilidades y experiencias

˃¿Qué experiencia han tenido con proyectos similares?
˃¿Han utilizado
previamente?

y

manejado

fondos

federales

˃Si es el caso, cuáles fueron los logros de estos proyectos
anteriores?

˃¿Por qué estas personas son las mejores para
administrar el proyecto y los fondos?
37
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Asignación de costos
RR.HH.
Tiempo
asignado
al proyecto

Costo
real

(75%)
Federal

(25%)
Local

Puesto

Tareas

Salarios y
beneficios

Director

---

$50,000

50%

$25,000

$18,750

$6,250

Gerente

---

$30,000

80%

$24,000

$18,000

$6,000

Técnico

---

$24,000

100%

$24,000

$18,000

$6,000

Asistente

---

$20,000

100%

$20,000

$15,000

$5,000

$93,000

$69,750

$23,250

$124,000

38
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Plan Financiero
˃¿Cuánto se necesita?

˃¿En qué se van a utilizar los fondos?
˃¿Cuál es la aportación del proponente?

˃¿Cuál es el pareo requerido?
˃¿Qué experiencia reciente existe con el manejo
de fondos federales?

˃¿Qué controles internos se establecerán?
˃¿Qué dependencia existe de los fondos?
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39
Anejos
˃Se deben incluir solo documentos relevantes a la
propuesta
˃Deben de aportar credibilidad y solidez al proyecto y
al proponente

˃Pueden incluir mapas, planos, fotos, cartas, etc…
˃Preferiblemente en formato PDF y en inglés
˃Libres de virus (debe de certificarse como virus-free)
40
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Anejos

41
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Anejos

42
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Certificaciones

43
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Assurances –
Non-construcion Projects

44
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Vamos a Grants.gov

45
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Login Grants.gov

46
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Extraer Solicitud

47
47
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Envío de Propuesta

48
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Pasos Claves
˃Bajar la propuesta

˃Completar y firmar electrónicamente todos los
documentos
˃Revisar toda la información

˃Integrar los anejos en formatos aceptados
˃Guardar la propuesta y documentos

˃Confirmar que el registro esté actualizado y correcto
˃Enviar y esperar confirmación
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49
Acuse de Recibo

50
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Aspectos Claves
˃Lograr apoyo y participación de la comunidad

˃Desarrollar y formalizar alianzas estratégicas
˃Involucrar a “stakeholders” claves
˃Trayectoria sólida en la ejecución de programas
˃Mantener la razonabilidad de los costos
˃Alineado con la misión del programa federal

˃Equipo de trabajo competente y con experiencia
˃Fácil de justificar, único e innovador
51
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Debilidades Comunes de
las Propuestas Federales
˃No se describe adecuadamente el proyecto
˃No se atiende como el proyecto atiende el problema
˃La propuesta está incompleta

˃Hay falta de información y evidencia relevante
˃Falta de experiencia y conocimiento
˃Costos altos e injustificables
˃Mala administración
52
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Retos de las
Propuestas Federales
˃Identificar programas adecuados
˃Presentar proyectos que sean elegibles
˃Fondos son altamente competitivos

˃Requieren un pareo y cost-sharing
˃Cumplir con requisitos estipulados
˃Retos con el desembolso de fondos (cash-flow)
˃Hacer los proyectos auto-sostenibles
53
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Conclusiones
˃Las propuestas son una herramienta indispensable
para la creación y financiamiento de proyectos
˃Es un proceso largo, complejo y consecuente
˃Mientras más específico y preciso pueda detallar la
información, mejor
˃Prestar atención a los requisitos específicos de la
propuesta
˃Asignar personas capacitadas y con experiencia
˃Comenzar la propuesta con tiempo de antemano
54
© 2013 Sullivan Consulting, Inc.
Información de Contacto

Marcus A. Sullivan
Sullivan Consulting Inc.
Centro Internacional de Mercadeo
Torre II, Suite 402
Guaynabo, PR 00968
msullivan@sullivanconsultingpr.com
Oficina: 787.708.6800
Celular: 787.501.8070
55
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Propuestas federales

  • 1. Como Redactar y Presentar Propuestas Federales Presentado por: Marcus Sullivan, MBA, CVA Sullivan Consulting, Inc 23 de septiembre de 2013 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 2. Propuestas Federales ˃Se elaboran para cubrir el total ó parte de los costos de un proyecto ó programa ˃Son libres y por competencia ˃Están dirigidos mayormente al sector público y organizaciones sin fines de lucro ˃Los criterios de elegibilidad son muy estrictos ˃Tienen presupuesto y fecha límite ˃Pueden ser multianuales 2 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 3. Propuestas Federales ˃El uso de fondos es reembolsable y auditable ˃Deben de tener un componente importante de beneficio comunitario ˃Dirigido a servir una población desventajada ˃Deben demostrar viabilidad económica ˃Hay que demostrar capacidad administrativa y experiencia en el manejo de fondos ˃Cada programa dicta la cantidad y el tipo pareo (matching) según los criterios © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 3
  • 4. Pasos antes de Formular una Propuesta ˃Tener una idea clara de lo que se quiere hacer ˃Recopilar información suficiente sobre las necesidades del programa y/o proyecto ˃Llevar a cabo una búsqueda sobre anteriores y como alcanzaron sus metas propuestas ˃Identificar las necesidades del proyecto ˃Atemperar las necesidades del proyecto con los requerimientos del programa federal 4 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 5. Formato ˃Las propuestas se someten electrónicamente ˃Fecha límite es clave (no hay prórrogas) ˃Propuesta deber incluir todas las secciones requeridas y los documentos de apoyo ˃Formato del narrativo: tipografía, tamaño, espacios y número de páginas 5 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 6. ¿Qué queremos lograr? ˃ Satisfacer las necesidades de una organización y/o comunidad ˃ Presentar la información relevante que sea fácil de entender. Ejm; (Estadísticas descriptivas, tablas y graficas) ˃ Alcanzar un equilibrio entre elementos cualitativos y cuantitativos ˃ Promover una imagen seria © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 6
  • 7. ¿Qué debemos evitar? ˃Poner información errónea o incorrecta ˃Hacer falsas representaciones ˃Prometer cosas que no podemos cumplir ˃Lucir desesperados o inseguros ˃Demostrar falta de experiencia y conocimiento ˃Mostrar indiferencia o falta de participación en el proyecto 7 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 8. Guias del Programa ˃Fecha límite ˃Elegibilidad del proponente/proyecto ˃Formato de la propuesta ˃ Cost-sharing ˃Fondos disponibles ˃Tipos de grants 8 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 9. Composición de las Propuestas Federales SF424 • Info básica Narrativo • Descripción del proyecto • Presupuesto • Timeline, etc… Certificaciones. • Assurances Anejos • Resumes • Planos • Fotos 9 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 10. Standard Form 424 ˃ Representa la portada de la propuesta ˃ Presenta la información básica del proyecto ˃ Expone la información de contacto del proponente y el representante autorizado ˃ Se compone de documentos obligatorios y opcionales ˃ Incluye hasta 15 anejos ˃ Debe de estar electrónicamente firmada por el máximo responsable de la organización 10 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 11. Standard Form 424 ˃Deberá incluir: ˃Titulo del proyecto ˃Nombre de la agencia federal ˃Nombre de la organización ˃Número patronal (EIN) ˃Nombre y firma del representante autorizado ˃Dirección de la identidad ˃Número de teléfono, email y/o pagina web ˃Fecha 11 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 12. Standard Form 424 12 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 13. Standard Form 424 13 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 14. Standard Form 424 14 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 15. Standard Form 424 15 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 16. Standard Form 424 16 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 17. Composición del Narrativo Resumen del Proyecto Declaración de necesidades Descripción del proyecto Objetivos Presupuesto y Costos Análisis de sostenibilidad Timeline 17 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 18. Aspectos Claves del Narrativo ˃Representa la parte más importante y crítica de la propuesta ˃Es donde hay más sustancia, detalle y contenido ˃Se detalla toda la información necesaria y relevante para que se apruebe la propuesta ˃Representa información confidencial y privada que debe de ser manejada con mucho cuidado 18 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 19. Resumen del Proyecto ˃ Representa el resumen ejecutivo de la propuesta ˃ No debe de exceder 1 página ˃ Debe de resaltar las fortalezas de la propuesta y los puntos más relevantes ˃ Debe de exponer los objetivos, costos y resultados esperados del proyecto 19 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 20. Declaración de Necesidades ˃Se presenta el propósito del proyecto ˃Se identifica el problema ˃Se plantea como se atenderán las necesidades ˃Se describe la población a impactar ˃Está relacionada con la misión de la organización ˃Se respalda con estadística, evidencia y otros datos cuantitativos 20 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 21. Análisis de la Situación Actual ˃¿Cuál es el problema actual? ˃¿Qué necesidades existen? ˃¿Qué recursos hacen falta? ˃¿Qué capacidad y experiencia tenemos? ˃¿Cuál es la meta? ˃¿Qué pasaría si no se atiende el problema? © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 21
  • 22. Descripción del Proyecto ˃Metas y objetivos propuestos ˃Beneficios e impacto ˃Implementación (por etapas anual vs multianual) ˃Equipo de trabajo (empleados, contratistas, etc…) ˃Metodología ˃Tiempo y recursos ˃Expectativas y resultados esperados 22 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 23. Necesidad y Justificación del Proyecto ˃ ¿Cual es la situación actual y que retos atiende? ˃¿Por qué son necesarios los fondos? ˃¿Qué méritos propios tiene el proyecto? ˃¿A que población se dirige el proyecto? ˃¿Que beneficios aporta a la comunidad? ˃¿Cuál es el impacto social que tiene el proyecto? ˃¿Cómo mejorará la calidad de vida? 23 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 24. Objetivos ˃¿Cuáles son las metas objetivos estratégicos? y ˃¿Por qué son importantes y relevantes al proyecto? ˃¿Cómo podemos resultados? medir los ˃¿En cuánto tiempo se estima que se cumplan? 24 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 25. Trasfondo Histórico del Proponente ˃¿Es un proyecto nuevo o existente? ˃¿Por que se crea y que pretende lograr? ˃¿Cuánto tiempo lleva operando? ˃¿Qué beneficio comunitario aporta? ˃¿Ha recibido fondos federales anteriormente? ˃¿Qué capacidad administrativa tiene? ˃¿Cuál fue su experiencia? 25 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 26. Población a Impactar ˃¿A quién se dirige el proyecto? ˃¿Cuáles son las características de esta población? ˃¿Son elegibles para recibir estos servicios? ˃¿Qué necesidades tienen? ˃¿Por qué esta población? ˃¿Cómo y por que se van a beneficiar? 26 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 27. Evaluación y Monitoreo ˃¿Cómo mediremos el rendimiento del proyecto? ˃¿Qué factores determinaran el éxito? ˃¿Qué será evaluado y monitoreado? ˃¿Quién/es será/n los responsable/s? ˃¿Que pasará si no se cumplen las expectativas? ˃¿En cuanto tiempo y de que forma? ˃¿Existe un plan de mitigación? 27 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 28. Metodología ˃¿Cómo se va a implementar el proyecto para cumplir con los objetivos establecidos? ˃¿Qué procedimientos y técnicas se usarán y por qué? ˃¿Cuanto tiempo se espera que dure cada etapa del proyecto? ˃¿Cuales serán las fuentes de información y por qué? ˃¿Que datos son relevantes y críticos para medir el éxito del proyecto? 28 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 29. Presupuesto ˃Se acompaña de un memorial explicativo ˃Es importante distinguir las partidas de la siguiente forma: ˃Costos directos vs indirectos ˃Inversión del proponente vs. federales ˃Las categorías deben de estar permitidas ˃Los costos deben de ser razonables y justificables ˃Se establecen por un periodo de tiempo definido ˃Se deben de evidenciar © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 29
  • 30. Categorías del Presupuesto ˃ Salarios ˃ Beneficios ˃ Equipo ˃ Materiales ˃ Adiestramientos ˃ Servicios profesionales ˃ Otros gastos ˃ Costos indirectos 30 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 31. Tipos de Costos ˃Costos directos – relacionado con el desarrollo del proyecto (salarios, equipos, materiales, etc…) ˃Costos indirectos – no asociados de manera directa con el desarrollo del proyecto (primas de seguros, renta, mantenimiento, etc..) ˃Costos directos + indirectos = Costos totales 31 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 33. Preguntas Claves del Presupuesto ˃¿Es viable el presupuesto? ˃¿Se pueden desarrollar las actividades propuestas? ˃¿Los costos son razonables para el mercado? ˃¿Es consistente con la propuesta? ˃¿Se justifica? 33 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 34. Actividades ˃Listar todas las actividades necesarias para desarrollar el proyecto ˃Desglosar las actividades más complejas en subactividades ˃Presentar los elementos necesarios para completar cada actividad ˃Determinar responsable, costos y tiempo estimado para completar cada actividad 34 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 35. Timeline 35 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 36. Equipo de Trabajo ˃Descripción de puestos y responsabilidades ˃Esquema organizacional ˃Roles dentro del proyecto ˃Tiempo asignado al proyecto ˃Experiencia laboral relevante ˃Preparación académica ˃Logros 36 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 37. Equipo de Trabajo ˃¿Qué personas estarán involucrados en el proyecto? ˃Demostrar sus habilidades y experiencias ˃¿Qué experiencia han tenido con proyectos similares? ˃¿Han utilizado previamente? y manejado fondos federales ˃Si es el caso, cuáles fueron los logros de estos proyectos anteriores? ˃¿Por qué estas personas son las mejores para administrar el proyecto y los fondos? 37 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 38. Asignación de costos RR.HH. Tiempo asignado al proyecto Costo real (75%) Federal (25%) Local Puesto Tareas Salarios y beneficios Director --- $50,000 50% $25,000 $18,750 $6,250 Gerente --- $30,000 80% $24,000 $18,000 $6,000 Técnico --- $24,000 100% $24,000 $18,000 $6,000 Asistente --- $20,000 100% $20,000 $15,000 $5,000 $93,000 $69,750 $23,250 $124,000 38 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 39. Plan Financiero ˃¿Cuánto se necesita? ˃¿En qué se van a utilizar los fondos? ˃¿Cuál es la aportación del proponente? ˃¿Cuál es el pareo requerido? ˃¿Qué experiencia reciente existe con el manejo de fondos federales? ˃¿Qué controles internos se establecerán? ˃¿Qué dependencia existe de los fondos? © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 39
  • 40. Anejos ˃Se deben incluir solo documentos relevantes a la propuesta ˃Deben de aportar credibilidad y solidez al proyecto y al proponente ˃Pueden incluir mapas, planos, fotos, cartas, etc… ˃Preferiblemente en formato PDF y en inglés ˃Libres de virus (debe de certificarse como virus-free) 40 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 41. Anejos 41 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 42. Anejos 42 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 44. Assurances – Non-construcion Projects 44 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 45. Vamos a Grants.gov 45 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 46. Login Grants.gov 46 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 47. Extraer Solicitud 47 47 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 48. Envío de Propuesta 48 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 49. Pasos Claves ˃Bajar la propuesta ˃Completar y firmar electrónicamente todos los documentos ˃Revisar toda la información ˃Integrar los anejos en formatos aceptados ˃Guardar la propuesta y documentos ˃Confirmar que el registro esté actualizado y correcto ˃Enviar y esperar confirmación © 2013 Sullivan Consulting, Inc. 49
  • 50. Acuse de Recibo 50 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 51. Aspectos Claves ˃Lograr apoyo y participación de la comunidad ˃Desarrollar y formalizar alianzas estratégicas ˃Involucrar a “stakeholders” claves ˃Trayectoria sólida en la ejecución de programas ˃Mantener la razonabilidad de los costos ˃Alineado con la misión del programa federal ˃Equipo de trabajo competente y con experiencia ˃Fácil de justificar, único e innovador 51 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 52. Debilidades Comunes de las Propuestas Federales ˃No se describe adecuadamente el proyecto ˃No se atiende como el proyecto atiende el problema ˃La propuesta está incompleta ˃Hay falta de información y evidencia relevante ˃Falta de experiencia y conocimiento ˃Costos altos e injustificables ˃Mala administración 52 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 53. Retos de las Propuestas Federales ˃Identificar programas adecuados ˃Presentar proyectos que sean elegibles ˃Fondos son altamente competitivos ˃Requieren un pareo y cost-sharing ˃Cumplir con requisitos estipulados ˃Retos con el desembolso de fondos (cash-flow) ˃Hacer los proyectos auto-sostenibles 53 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 54. Conclusiones ˃Las propuestas son una herramienta indispensable para la creación y financiamiento de proyectos ˃Es un proceso largo, complejo y consecuente ˃Mientras más específico y preciso pueda detallar la información, mejor ˃Prestar atención a los requisitos específicos de la propuesta ˃Asignar personas capacitadas y con experiencia ˃Comenzar la propuesta con tiempo de antemano 54 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.
  • 55. Información de Contacto Marcus A. Sullivan Sullivan Consulting Inc. Centro Internacional de Mercadeo Torre II, Suite 402 Guaynabo, PR 00968 msullivan@sullivanconsultingpr.com Oficina: 787.708.6800 Celular: 787.501.8070 55 © 2013 Sullivan Consulting, Inc.