Metodo de mejora logrando fines y no necesariamente solucionando problemas. La diferencia entre hacer cosas diferentes mas que reduciendo diferencias o desviaciones.

1. QC STORY II.
Ing. Ricardo Hirata Okamoto.
Diciembre, 2003
Introducción.
¿Cuántos conocen el QC STORY?
¿Cuántos lo aplican?
¿Cuántos tienen problemas al
aplicarlo?
¿Cuántos sienten que el QC Story no
es suficiente?
KEISEN CONSULTORES 2
1

2. Introducción.
¿Cuántos tienen equipos de mejora?
¿Cuántos aplican el QC Story?
¿Cuántos dominan el manejo del QC
Story?
¿Cuántos sienten que los equipos se
tardan demasiado tiempo utilizando el
QC Story?
KEISEN CONSULTORES 3
¿QUÉ ES UN PROBLEMA?
2

3. Problema
Situación ideal y objetivo.
Desviación = Problema
Desviación entre el objetivo y la
situación presente.
Situación presente
KEISEN CONSULTORES 5
Ejemplos buenos y malos de problemas.
Abasto de medicamentos deficiente.
Solo el 60% de los medicamentos del
paquete básico en la receta son
entregados al usuario.
Falta de capacitación del personal.
4 de cada 5 reclamos del cliente se
debe a la falta de la pieza X en el
producto Y.
KEISEN CONSULTORES 6
3

4. Ejemplos buenos y malos de fines o retos.
Ganarle a la competencia.
Incrementar el número de productos
nuevos al año en el mercado W.
Reducir el desperdicio.
Implantar el software K para sustituir
los formatos A, B, C y D del proceso G
(paperless).
KEISEN CONSULTORES 7
QC STORY 1
Método General de
Solución de Problemas.
4

5. QC STORY 1
Enfoque de Solución de un Problema.
Problema
Surgimiento de
una desviación Soluciones
Identificar las Análisis de Implantación
causas raíz soluciones de soluciones
KEISEN CONSULTORES 9
PDCA
A P A P
（ACTION） （PLAN)
ACTION） （ACTION） （PLAN)
ACTION）
C D C D
（CHECK） (DO）
CHECK） DO） （CHECK） (DO）
CHECK） DO）
ESTANDARIZACION
KEISEN CONSULTORES 10
5

6. Pasos del QC Story 1
Identificación del problema.
Conclusiones
Observación y planeación
Estandarización y control Análisis del problema
A P
Análisis de las soluciones
C D
Confirmación del efecto Implantación
KEISEN CONSULTORES 11
Tips paso 1.
30
Además de las 25
20
votaciones, hay que
f 15
10
5
medir la magnitud de 0
26.95 27.15 27.35 27.55 27.75 27.95 28.15 28.35 28.55 28.75 28.95 29.15
los problemas. 120
100
n=116
93.2
100
120
100
88.9
80 80.3 80
Frecuencia
60 58.7 60 %
32.8 30
Es importante la
40 40
38 25
20 10 5 8 20
0 0
evidencia numérica 7
A B C D n=100 E F
de la existencia de 6
5
p 4
los problemas.
(%) 3
2
1
0
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28
días
KEISEN CONSULTORES 12
6

7. Uso de herramientas básicas.
n=116
Medición de la 50 38
40
problemática y su 30
Frecuencia
30 25
%
estratificación.
20
10 8
10 5
0
A B C D E F
Selección
n=38
cuantitativa del
50
40
Frecuencia
problema
30
18 %
20
10
específico. 10
0
5 3 1 1
A1 A2 A3 A4 A5 A6
KEISEN CONSULTORES 13
Medición del impacto de cada estrato en
el problema.
50 38
n=116
40
30
Frecuencia
30 25
%
20
10 8 50
10 5 n=30
40
21
Frecuencia
0 30
%
A B C D E F 20
10 7
1 1
0
B1 B2 B3 B4
50
n=38
40
Frecuencia
30
18 %
20
10
10 5 3 1 1
0
A1 A2 A3 A4 A5 A6
KEISEN CONSULTORES 14
7

8. Tips de Metas
Justificación cuantitativa de la
selección de las metas.
C D E
B 5% 3%2%
10%
A A4
80% 3 10%
15%
A1 A12 A13
50% 8% 2%
A2
25%
A11
90%
KEISEN CONSULTORES 15
Tips de Análisis de causas
Evidencia cuantitativa en la verificación
de causas reales.
No es verificar si existe o no la causa.
Es encontrar una relación cuantitativa real
entre causa y efecto.
Se utilizan datos frescos (normalmente).
KEISEN CONSULTORES 16
8

9. Relación entre la causa y efecto
n=50
Y
X
KEISEN CONSULTORES 17
Uso de herramientas básicas.
Evidencia gráfica o esquemática del
impacto de la solución final.
KEISEN CONSULTORES 18
9

10. Congruencia
De el problema específico (elegido).
El tópico o dirección de mejora.
La meta
La cabeza del Pescado (Diag. C.E.).
Las soluciones.
La evaluación (Antes vs. Después)
La estandarización.
KEISEN CONSULTORES 19
Estandarización.
Seguimiento de la mejora.
mejora
control
KEISEN CONSULTORES 20
10

11. Problema en QC STORY 1
Situación ideal y objetivo.
Desviación = Problema
Desviación entre el objetivo y la
situación presente.
Situación presente
Desviación generada = no conformidad o falla.
Las causas deben ser encontradas para tratarlas
en consecuencia.
KEISEN CONSULTORES 21
QC STORY 2
Cumplimiento de una
Tarea o Fin.
11

12. QC STORY 2
Pero, ¿qué pasa cuando?
Hay desviaciones que no tienen causas.
Ya se conocen las soluciones.
Hay que implantar por fases un plan.
El reto está en innovar y crear valor vs.
corregir las deficiencias.
Lo que se busca es el:
Logro de un fin o cumplimiento de una tarea.
KEISEN CONSULTORES 23
QC STORY 2
Enfoque de Cumplimiento de una tarea.
Es el enfoque de DISEÑO.
Problema Soluciones
Análisis de
Surgimiento de escenarios de
una desviación éxito Construir el
escenario de
éxito
Definir la tarea Definir la
a cumplir solución
KEISEN CONSULTORES 24
12

13. Diferencias vs. QC Story 1
No hay causas que buscar.
Se relaciona con situaciones nuevas
El gran reto está en la definición de
fines e implantación de soluciones.
Implica la ejecución de acciones para
implantar la solución en sí,
Implica la ejecución de acciones para
construir el escenario de éxito para la
implantación de la solución en sí.
KEISEN CONSULTORES 25
Problema en QC STORY 2
Situación ideal y objetivo.
Desviación = Problema
Desviación entre el objetivo y la
situación presente.
Situación presente
La desviación = Oportunidad de cambio.
No se trata de mejorar el actual sistema
sino de crear un nuevo sistema.
KEISEN CONSULTORES 26
13

14. Selección del enfoque Inicio
N No S
Confor-
midad?
N
Nueva
tarea?
QC Story 1
Adelantarse N
S A un reto
S visualizado?
Calidad
De
N
Encanta-
S miento?
Cambio
N Volver a
radical? investigar.
S
QC Story 2
KEISEN CONSULTORES 27
Pasos del QC Story 2
Identificación del problema.
Conclusiones
Observación y planeación
Estandarización y control Análisis de soluciones
A P
Análisis de escenarios
de éxito
C D
Confirmación del efecto Construcción del escenario de
Éxito y de la Solución
KEISEN CONSULTORES 28
14

15. QC STORY 1 QC STORY 2.
Paso 1
♦ Identificación de la problemática y selección del tema o fin a alcanzar.
♦ Definición de un plan de trabajo general.
Paso 2 Paso 2
♦ Observación y entendimiento de ♦ Definición particular de los fines a alcanzar desde varios puntos de vista.
la situación actual. ♦ Observación y entendimiento de la situación actual.
♦ Establecimiento de metas. ♦ Conocimiento de las diferencias entre la situación actual y los fines a alcanzar.
♦ Definición de un programa de ♦ Establecer los puntos clave en donde desarrollar de soluciones.
trabajo. ♦ Establecer las metas.
Paso 3 Paso 3
♦ Análisis de causas potenciales. ♦ Diseñar soluciones (ideas) para el logro de las metas.
♦ Definición de causas reales. ♦ Elegir las que nos acercan al fin y no que corrigen la situación actual.
Paso 4 Paso 4
♦ Análisis de alternativas de ♦ Definir los escenarios de éxito que permitiran la implantación de las soluciones
solución. e ideas diseñadas.
♦ Definición de soluciones finales. ♦ Pronosticar el resultado potencial a obtener.
♦ Determinar los obstáculos para alcanzar el escenario de éxito.
♦ Evaluar los potenciales riesgos.
♦ Elegir el mejor escenario para la implantación de soluciones.
Paso 5 Paso 5
♦ Implantación de soluciones y ♦ Planear la implantación del escenario de éxito.
acciones. ♦ Implantación del escenario de éxito.
Paso 6
♦ Confirmación del efecto.
♦ Verificación de metas.
Paso 7
♦ Estandarización y establecimiento de los métodos de control.
Paso 8
♦ Reflexión final, conclusiones y plan a futuro.
KEISEN CONSULTORES 29
Paso 1: Selección del tema.
Identificación de la problemática.
Selección del tema o fin a alcanzar.
Justificación de la selección.
Definición de un programa general de trabajo.
Problema específico
PROBLEMATICA
KEISEN CONSULTORES 30
15

16. Paso 1.
30
25
20
50 38
n=116
f 15
40
30
Frecuencia
10 30 25
%
5 20
10 8
0 10 5
26.95 27.15 27.35 27.55 27.75 27.95 28.15 28.35 28.55 28.75 28.95 29.15
0
A B C D E F
120 100
120
n=116
100 93.2 100
88.9
80 80.3 80
Frecuencia
60 58.7 60 %
32.8 30
50
40 40 n=30
38 25 40
10 21
Frecuencia
20 5 8 20
30
20
%
7
0 0 10
1 1
0
A B C D n=100 E F B1 B2 B3 B4
7
6
5
p 4
50
n=38
40
(%) 3
Frecuencia
30
18 %
2
20
1 10
10 5 3 1 1
0
0
0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28
días A1 A2 A3 A4 A5 A6
KEISEN CONSULTORES 31
Paso 2: Observación y planeación
Definición de tópicos particulares
(características, métricas, unidades).
Observación de la situación actual.
Definición de la situación deseada y las
desviaciones vs. la actualidad.
Establecer puntos clave en donde
desarrollar soluciones.
Establecer las métas del proyecto.
KEISEN CONSULTORES 32
16

17. Paso 2.
Característica Valor actual Valor deseado Puntos clave a
atacar
KEISEN CONSULTORES 33
Metas
Qué quiero, Cuánto quiero y Para
Cuándo.
Uso de unidades de la característica de
calidad y no %´s.
Pasar de _______________ [u]
A _____________________ [u]
Y esto representa un cambio de_____%
KEISEN CONSULTORES 34
17

18. Paso 3: Análisis de las soluciones.
Diseño de las soluciones para el logro
de las metas.
Diseñar soluciones para cada elemento
clave (paso 2).
Selección de las mejores soluciones en
función del pronóstico de su impacto y
relación con prioridades del proyecto.
KEISEN CONSULTORES 35
Paso 3
Nivel 2 de soluciones
Desarrollo de medios Nivel 1 de soluciones
Sol. 1.1.1
Solución 1.1
Sol. 1.1.2
Sol. 1.2.1
Solución 1.2
Elemento clave 1
Sol. 1.2.2
Sol. 1.3.1
Reto o fin
Solución 1.3
Sol. 1.3.2
Sol. 2.1.1
Solución 2.1
Elemento clave 2 Sol. 2.1.2
Sol. 2.2.1
Solución 2.2
Sol. 2.2.2
Confirmación de objetivos
KEISEN CONSULTORES 36
18

19. ANALISIS DE SOLUCIONES.
RETO ELEMENTOS SOL. Nivel 1 SOL. Nivel 2.
Alternativa 1.1.1
Soluciones
Soluciones Alternativa 1.1.2
Alternativa 1.1.2
Actividades 1.1
Actividades 1.1 Alternativa 1.1.3
Alternativa 1.1.3
Elemento clave Alternativa 1.2.1
Alternativa 1.2.1
Elemento clave Soluciones
Soluciones
aamejorar o
mejorar o Actividades 1.2
Actividades 1.2 Alternativa 1.2.2
Alternativa 1.2.2
innovar 11
innovar
Alternativa 1.3.1
Alternativa 1.3.1
Soluciones
Soluciones Alternativa 1.3.2
Actividades 1.3 Alternativa 1.3.2
Actividades 1.3
PROBLEMA
PROBLEMA Alternativa 1.3.3
Alternativa 1.3.3
Soluciones
Actividades 2.1
Elemento Soluciones
clave a Actividades 2.2
mejorar o
innovar 2
Soluciones
Actividades 2.3
KEISEN CONSULTORES 37
Paso 4: Análisis de escenarios de éxito.
Definir los escenarios de éxito que
permitirán la implantación de las soluciones
e ideas diseñadas.
Definir las acciones particulares requeridas.
Pronosticar el resultado potencial a obtener
(efectos secundarios).
Evaluar potenciales riesgos.
Elegir el mejor escenario para la
implantación de las soluciones.
KEISEN CONSULTORES 38
19

20. Paso 4:
Por un lado:
Desglose de tareas para implantar la
solución deseada.
Y en su caso seleccionar las mejores
tareas y acciones (opciones) a ejecutar.
KEISEN CONSULTORES 39
Desglose de la solución en las tareas
SOLUCION MACRO-ACCIONES
MACRO- MICRO- ACCIONES
MICRO-
Micro-acción
Micro-acción
1.1.1.1.1
1.1.1.1.1
Macro-acción
Macro-acción
1.1.1.1 Micro-acción
Micro-acción
1.1.1.1 1.1.1.1.2|
1.1.1.1.2|
5W 1H
5W 1H
Micro-acción
Micro-acción
1.1.1.1.3
1.1.1.1.3
ALTERNATIVA
ALTERNATIVA
1.1.1
1.1.1
Microacciones
Microacciones
1.1.1.2.1
1.1.1.2.1
Macro-acción
Macro-acción Microacciones
Microacciones
1.1.1.2
1.1.1.2 1.1.1.2.2
1.1.1.2.2
Microacciones
Microacciones
1.1.1.2.3
1.1.1.2.3
KEISEN CONSULTORES 40
20

21. Paso 4:
Por otro lado:
Construcción del entorno que permita la
implantación de la solución en sí.
Es el diseño de acciones dirigidas a
garantizar que la solución se podrá
implantar como se planeó (planes
complementarios, de contingencia, etc.).
KEISEN CONSULTORES 41
Construcción del entorno adecuado
Análisis de riesgos y diseño de medidas preventivas.
Tipo Descripción Posible solución Costo Horas Capac Tiem-
Tiem- Viabilidad
Hom. Tecnol po
F Falla 1 S 1.1
a
l
l
Falla 2 S 1.2
a
... ...
Efec. ES 1 S 2.1
S
e
c
ES 2 S 2.2
u
n ... ...
d.
KEISEN CONSULTORES 42
21

22. Construcción del entorno adecuado
Análisis de contingencias vs. eventos potenciales.
Estado actual
Acción 1 Acción 2 Acción 3
Resultado 1.1 Resultado 1.2 Resultado 2.1 Resultado 3.1
Acción 1.1.1 Acción 1.2.1 Acción 2.1.1 Acción 3.1.1
Resultado 1.1.1 Resultado 2.1.1 Resultado 3.1.1.1 Resultado 3.1.1.2
Acción 1.1.2 Acción 2.1.2 Acción 3.1.2.1 Acción 3.1.2.2
Resultado 1.1.2.2
Resultado 1.1.2.1 Acción 2.1.3
Resultado 3.1.2.2.1 Resultado 3.1.2.2.2
Acción 1.1.3.2
Acción 1.1.3.1 Resultado 2.1.3
Resultado 1.1.3.1.1 Resultado 1.1.3.1.2 Estado deseado
KEISEN CONSULTORES 43
Paso 5: Construcción del Escenario de
Éxito y de la Solución
Planeación e implantación del
escenario de éxito:
Acciones particulares para lograr el
cumplimiento del fin.
Implantación de acciones preventivas.
Construcción del “camino” para que las
soluciones diseñadas se implanten sin
problemas.
Administración de la implantación y sus
entregables.
KEISEN CONSULTORES 44
22

23. Programación e implantación
5W & 1H
KEISEN CONSULTORES 45
Paso 6: Confirmación del efecto.
Verificación de los resultados
obtenidos.
Comparación del Antes vs. Después.
Evaluación de los logros vs. las metas.
Evaluación de la ejecución vs. el plan.
KEISEN CONSULTORES 46
23

24. Uso de herramientas básicas.
Evidencia gráfica o esquemática del
impacto de la solución final.
KEISEN CONSULTORES 47
Paso 7: Estandarización y Control
Estandarización.
Estándares.
Especificaciones.
Sistema documental.
Establecimiento de métodos de control.
Sistema de monitoreo y seguimiento.
Métodos estadísticos de control.
Educación y entrenamiento.
KEISEN CONSULTORES 48
24

25. Estandarización.
Seguimiento de la mejora.
mejora
control
KEISEN CONSULTORES 49
Paso 8: Reflexión final.
Reflexiones finales.
Conclusiones.
Plan a futuro.
KEISEN CONSULTORES 50
25

26. CONCLUSIONES.
Reflexiones finales
Cuando se habla de KAIZEN o Mejoramiento, habrá
que entender que existen dos enfoques al menos:
Solución de un problema.
Cumplimiento de una tarea o fin.
Muchos de los fines organizacionales se cumplen
solamente con la generación de valor, la innovación
e implantación de soluciones dirigidas a la
construcción de los mismos fines.
Hay que utilizar sabiamente ambos enfoques.
KEISEN CONSULTORES 52
26

27. Reflexiones
El QC Story 2 no sustituye al QC Story 1.
Son complementarios para una organización.
El gran reto del QC Story 1:
Encontrar las causas raíz.
El gran reto del QC Story 2:
Implantar las soluciones e ideas.
Ambos buscan un cambio en las salidas de un
proceso o sistema.
KEISEN CONSULTORES 53
Reflexiones
Riesgos en el uso del QC Story 2:
“Coyotear”
Improvisación e indisciplina.
Caer en prueba y error.
Implantación de soluciones no óptimas.
Uso para mejoras que requieren el QC
Story 1.
KEISEN CONSULTORES 54
27

28. GRACIAS.
Ricardo Hirata Okamoto
rhirata@keisen.com
28