Este documento discute los conceptos de sistemas, procedimientos y manuales administrativos. Define un sistema como un conjunto de elementos que interactúan para lograr un objetivo, mencionando que los sistemas reciben entrada y proveen salida. Explica que los procedimientos siguen pasos predefinidos para realizar tareas de manera eficaz y que los manuales administrativos registran y transmiten información de una organización de forma ordenada. Finalmente, destaca la importancia de los manuales para comunicar decisiones administrativas y guiar a nuevos empleados.

1. Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO “SANTIAGO MARIÑO”
SEDE CARACAS
Profesor: Ing. Oscar Sandoval Autor: Carlos Beltran
CI:21.132.662
Caracas, Julio del 2016

2. ¿Que es un Sistema?
Un sistema es un conjunto de partes o
elementos organizadas y relacionadas que
interactúan entre sí para lograr un
objetivo. Los sistemas reciben (entrada)
datos, energía o materia del ambiente y
proveen (salida) información, energía o
materia.
Carlos Beltran

3. ¿Cual es la Función de los Sistemas?
 Crear un sistema nuevo, para resolver algún problema específico.
 Reducir la cantidad de errores posibles en un sistema, ya que al ser informatizado,
muchas de las tareas se hacen por computadora. Lo más importante de un sistema
informatizado, es que reduce la cantidad de tareas "manuales", las cuales son muy
proclives a errores.
 En menor medida, un sistema informático puede aumentar la productividad de la
empresa, reducir la cantidad de trabajadores u horas de trabajo necesarias, ahorro de
dinero, etc.
 Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar,
ordenar, calcular, resumir y almacenar los datos originados por las transacciones, que
tienen lugar durante la realización de actividades en la organización.
 Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento
de transacciones, de acuerdo a una estructura u organización de almacenamiento
adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su almacenamiento,
actualización. Carlos Beltran

4.  ¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento, en este sentido, consiste
en seguir ciertos pasos predefinidos para
desarrollar una labor de manera eficaz. Su
objetivo debería ser único y de fácil
identificación, aunque es posible que existan
diversos procedimientos que persigan el mismo
fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes,
y que ofrezcan más o menos eficiencia.
Carlos Beltran

5. ¿Qué es un manual Administrativo?
Los manuales administrativos
son documentos que sirven como medios
de comunicación y coordinación que
permiten registrar y transmitir en forma
ordenada y sistemática la información de
una organización.
Carlos Beltran

6. ¿Cuál es la necesidad de los manuales en las empresas?
 La elaboración de estos documentos permite una optimización del
cumplimiento de las atribuciones de cada miembro de la organización, de
manera particular, y de cada una de las unidades que forman la empresa, en
general.
Sirve para dar conocimiento a todos de cuáles son las pautas a seguir; de las
obligaciones, derechos y responsabilidades de cada uno. Se pone de manifiesto y
se comunica de forma clara todos los aspectos necesarios para que cada persona
pueda desempeñar de manera adecuada su labor.
Además sirve para poner en situación a las personas que se incorporan a la
empresa y que éstas tengan una información general y particular de cómo
funciona la organización.
Carlos Beltran

7.  ¿Cuál es la estructura de los manuales?
El manual debe contener los siguientes detalles.
 Portada.- (Logo, Datos del Servicio, Versión, Datos del Manual)
 Formatos de identificación de firmas de validación.- (garantiza que el manual está
debidamente autorizado por los responsables de la norma.
 Índice.- Es la relación de los apartados que integran el manual, su paginación de
ser progresiva y en forma arábiga.
 Introducción
 Objetivos
 Políticas y Operación del Servicio
 Flujo de operaciones del servicio
 Actividades del servicio y su detalle
 Glosario
 Control de Versiones (Permite identificar el histórico de las modificaciones que ha
tenido el manual)
Carlos Beltran

8.  ¿ Por qué los manuales son un instrumento de comunicación en las empresas?
 La tarea de elaborar manuales se considera como una función de
mantener informado al personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la
dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y
procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado
puede ser un valioso instrumento administrativo.
 En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación
de las decisiones administrativas, y por ello, que tiene como propósito señalar en
forma sistemática la información administrativa.
 En la actualidad las organizaciones están adoptando el uso de manuales
administrativos como medios para la satisfacción de distintos tipos de necesidades.
Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que más se
adapte a sus necesidades.
Carlos Beltran

9.  ¿ Cuál es la importancia de los manuales en las empresas en el área de sistemas
de información?
 La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada
los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar
grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la
empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando
la duplicidad de funciones. Además son de gran utilidad cuando ingresan nuevas
personas a la organización ya que le explican todo lo relacionado con la misma,
desde su reseña histórica, haciendo referencia a su estructura organizacional,
hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento.
Carlos Beltran