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SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
TEMA 5
LOS INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN PARA LA CALIFICACIÓN DE
PROVEEDORES Y LA TOMA DE DECISIONES.
1. Los instrumentos de evaluación
1.1.

Necesidad y formatos

La evaluación de proveedores requiere de la aplicación de instrumentos
para recolectar, clasificar, procesar y registrar la información sobre los
proveedores y sus productos, a fin de evaluar de manera objetiva,
imparcial y equitativa, los diferentes factores involucrados en el proceso
de compra. En el anexo se presentan algunos de los aspectos a considerar
en los instrumentos de evaluación del proveedor.
Algunos formatos para estos instrumentos incluyen:
Cuestionarios sobre la organización y su sistema de gestión de
calidad.
Listas de verificación o de chequeo.
Encuestas de satisfacción de los usuarios y de las unidades
operativas.
Planillas de inspección de productos y servicios.
Planillas o fichas de calificación.
Con estos instrumentos, la Dirección de la organización compradora
debería determinar cuáles proveedores ofrecen mayor confiabilidad
en sus suministros.
1.2.

Diseño

Un instrumento adecuado para la evaluación debería diseñarse según las
necesidades de la organización y permitir la clasificación de los
proveedores en función de la capacidad de éstos para cumplir los
requisitos. Estos instrumentos pueden estar normalizados o no. Con el
uso de los primeros se busca una comparación equitativa entre diversos
proveedores de productos o servicios similares. Los criterios de
evaluación tienen una ponderación según su importancia para el
comprador.
En muchas oportunidades, las diferencias en las características de las
empresas proveedoras existentes atenta contra el objetivo de tener un
instrumento que sirva para todos los proveedores de algún rubro
específico. En consecuencia, el criterio del evaluador y el análisis
ponderado de la información disponible es complemento indispensable
de los instrumentos de evaluación normalizados.
La figura 1 muestra un modelo que puede ser adecuado a la hora de
establecer la importancia de cada criterio para la evaluación.
Criterio

Ponderación Puntuación

Sub-total

1)
2)

Escala que señala
el nivel de
importancia del
criterio

3)
4)
5)
6)
7)
8)
……

Establecido por
la organización
como factor de
evaluación

Escala que señala
el nivel en que el
proveedor cumple
con el criterio

Producto de la
importancia del
criterio por el
nivel de
cumplimiento

_________
Total (calificación)

Clasificación del proveedor de acuerdo con su calificación:__
Acciones a seguir:_______________________________

Figura 1. Modelo para un instrumento de evaluación
Adicionalmente, se debería fijar una escala para la puntuación que se le
asigne a cada criterio de acuerdo con su importancia para la organización.
Un ejemplo de escala puede ser la mostrada en la figura 2.

Ejemplo de escala de evaluación
IMPORTANCIA

PONDERACIÓN

Criterio de gran importancia .
Su
incumplimiento puede afectar seriamente a la
calidad ó causar pérdidas mayores a la
organización, incluyendo al cliente.

3

Criterio de importancia. Su incumplimiento
puede ocasionar retrasos, incomodidad del
cliente, necesidad de ajustes para mantener la
calidad y/o aumento en los costos.

2

Criterio de mediana importancia.
Su
incumplimiento puede afectar la eficacia de los
procesos, aunque sin pérdidas considerables en
calidad y/o recursos

1

Figura 2. Escala de evaluación
La calificación asignada en cada criterio a los proveedores también debe
tener una escala. Por ejemplo, se puede usar la siguiente mostrada en la
figura 3.

Ejemplo de escala de calificación
CALIFICACIÓN
El proveedor no solo cumple con el criterio, si no que
ha demostrado compromiso en la mejora continua,
excediendo las expectativas en la mayoría de los casos .

5

El proveedor es consistente con el cumplimiento del
criterio .

4

El proveedor cumple regularmente con el criterio salvo
contadas excepciones.

3

El proveedor a incurrido en oportunidades en el
incumplimiento del criterio, pero ha mostrado
disposición para solventar la situación.

2

El proveedor incumple el criterio en forma regular .

1

Figura 3. Escala de calificación
Cuando la existencia de un sistema de Gestión de la calidad (u otro tipo
de sistema de gestión) o un conjunto de requisitos específicos para un
tipo determinado de organización, sea un criterio para la selección y/o
evaluación del proveedor, probablemente sea necesario un instrumento
de evaluación adicional para calificar a dicho sistema.
El diseño del instrumento debería validarse para verificar que resulta
adecuado para su uso. En este sentido, puede aplicarse a organizaciones
de desempeño previamente conocido y comparar los resultados
obtenidos mediante el instrumento con los resultados de las
evaluaciones anteriores realizadas al proveedor.
2. Calificación de los proveedores.
2.1.

Criterios

La calificación de los proveedores es un mecanismo que permite medir la
capacidad real de los proveedores mediante escalas de puntuación,
conforme a los resultados de la evaluación realizada.
En la medida de lo posible, los parámetros utilizados para los diversos
proveedores deben ser los mismos, sobre todo en rubros similares. Por
ejemplo, si el cliente requiere productos de informática, los proveedores
de este tipo de producto deben ser evaluados bajo los mismos criterios
para que sea posible la comparación entre éstos.
Los criterios aplicados pueden variar según el proveedor, pero es
conveniente que esta variación no sea importante, o se perdería la
objetividad en la comparación de los proveedores. Obviamente,
establecer diferentes criterios en cada caso complica el proceso; por lo
tanto, es preferible mantener criterios uniformes en cierto rango y variar
quizás el nivel de exigencia.
2.2.

Calificación de la Calidad en los suministros:

Una medida práctica de la Calidad de los suministros se obtiene
calificando la Calidad del material entrante o el desempeño de la
prestación del servicio. En un sistema de calificación se deben definir los
siguientes aspectos:
a. Finalidad de la calificación.
b. Defectos, desviaciones o no conformidades relevantes en el
producto o servicio suministrado.
c. Registros para recolección de datos.
d. Patrones o normas para la comparación.
e. Unidades de medida para cada parámetro.
f. Criterios de calificación, aceptación y rechazo.
2.3.

Calificación del sistema de gestión de calidad del proveedor:

También se puede calificar al proveedor según el resultado de la
evaluación de su SGC mediante auditorías. Se requiere especialmente
tomar en cuenta el impacto de las no conformidades, e incluso los
hallazgos de la auditoría en la calidad de los productos comprados. La
calificación permite comparar y clasificar diferentes proveedores que
suministran bienes o servicios similares, de acuerdo a los requerimientos
del cliente, pero que pueden tener diferencias en su SGC. La dirección del
comprador debería definir:
a. La finalidad de la calificación.
b. Las no conformidades del sistema de gestión de calidad que son
relevantes para el comprador.
c. El peso de los elementos del sistema según los criterios y
necesidades del comprador
d. La escala con su criterio de clasificación
Más allá de la puntuación, el sistema de calificación debe permitir la
clasificación apropiada de los proveedores.
3. Clasificación de los proveedores
Como resultado de la calificación obtenida por los proveedores y el
análisis de las ponderaciones asignadas a los diferentes factores, se
puede establecer una jerarquización de los proveedores de acuerdo a su
capacidad de responder eficazmente a los requisitos del comprador. De
una manera general, los proveedores se clasifican en las siguientes
categorías:
Proveedores altamente confiables: Esta categoría incluye
proveedores con sistemas de gestión de calidad desarrollados e
implementados eficazmente, con productos que tienen un
desempeño regular, con un número mínimo de quejas y
devoluciones. Su selección a la hora de la adquisición o
contratación a largo plazo le da confianza a la empresa.
Proveedores medianamente confiables: Son proveedores que
presentan algunas deficiencias en los sistemas de gestión de
calidad, sin embargo su historial es favorable, especialmente en el
comportamiento aceptable de sus productos y servicios, sin
embargo no brindan suficiente confianza con miras a futuras
compras, existiendo algún riesgo a futuro.
Proveedores poco confiables: Son proveedores que además de
presentar deficiencias en el sistema de gestión de calidad, su
historial es irregular lo cual representa un alto riesgo para la
Empresa adquirirle insumos claves. Es opcional mantenerlo en el
registro para utilizarlos en casos especiales.
Otros proveedores: Pueden existir en el registro otros
proveedores cuyo desempeño no haya cumplido anteriormente
con los requisitos, o su desempeño sea desconocido ya que nunca
se le ha comprado. Se le puede comprar a estos proveedores en
casos de extrema necesidad, siempre y cuando se le realicen
controles estrictos para reducir el riesgo por incumplimiento.
Esta clasificación es simplemente referencial. Cada organización puede
establecer categorías diferentes con diferentes denominaciones, cuyas
características dependen de la misma organización y sus necesidades.
4. La toma de decisiones
La clasificación del proveedor proporciona una guía para que el
comprador tome sus decisiones de compra en función de la calificación
total obtenida por el proveedor y su evolución en el tiempo. Además de
contribuir a la eficacia en la decisión de compra, la calificación del
proveedor puede propiciar también decisiones concernientes a la
relación con el proveedor tales como:
a. Continuar la relación con el proveedor;
b. Descartarlo eliminándolo del registro;
c. Invitarlo a participar en el programa de desarrollo de
proveedores;
d. Buscar nuevas fuentes de suministro.
Cuando la organización compradora no disponga de proveedores
confiables en rubros críticos/estratégicos y de importancia mayor, puede
emprender programas para desarrollar proveedores. En estos programas
se les brinda a éstos el apoyo necesario para que adquieran las
competencias y capacidades requeridas por el comprador, asistiéndolos
de forma directa y facilitándoles las herramientas para mejorar su
desempeño. De esta manera se crea una relación de mutuo beneficio
entre ambas partes. Para mayor información sobre el desarrollo de
proveedores, véase el archivo adjunto.
5. Conclusión
Deming dijo que la Calidad debería verse bajo un enfoque GANAR –
GANAR, y este debería ser el enfoque para la Calidad en las relaciones
Cliente – Proveedor, ya sea desde una vinculación tan estrecha como
plantea el Desarrollo de Proveedores hasta otras más distantes como un
pedido realizado por una llamada telefónica. El centro de todo es la
Calidad. Cualquier comprador que haya adquirido un compromiso con la
Calidad, depende de sus proveedores para cumplir este propósito. De allí
la importancia que están tomando los principios y herramientas
estudiados, aún más en el mundo globalizado de nuestros días.
Como conclusión, para la selección y evaluación de los proveedores la
organización compradora debería seguir los siguientes pasos:
i. Identificar las necesidades de insumos (materiales y servicios) que
tiene la organización
ii. Clasificar los proveedores por tipo de insumo.
iii. Implementar un programa de evaluación de proveedores donde:
a. se establezcan los criterios a evaluar y se ponderen
criterios de acuerdo a su importancia

estos
b.Se diseñen y apliquen los instrumentos de evaluación adecuados;
c. Se califiquen los proveedores según los resultados de la
evaluación, y
d.Se lleve el registro de proveedores con las estadísticas de los
resultados de las evaluaciones
iv. Clasificar a los proveedores según su calificación
v. tomar decisiones seleccionando y comprando los materiales y
servicios a los proveedores con mayor confiabilidad.
vi. Incorporar cuando sea preciso a proveedores con potencial de
mejora a un programa de desarrollo de proveedores, siempre que
éstos así lo deseen.
De esta manera, la organización podrá asegurarse el cumplimiento de los
requisitos de los productos que adquiere.
• RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M.
• mayo 2012

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Pasos para la implantación de un sistema de gestión
 
El sistema de gestión d ela calidad
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El sistema de gestión d ela calidad
 

T ema 5. sep. instrumentos de evaluación toma de decisiones

  • 1. SELECCIÓN Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES TEMA 5 LOS INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN PARA LA CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES Y LA TOMA DE DECISIONES. 1. Los instrumentos de evaluación 1.1. Necesidad y formatos La evaluación de proveedores requiere de la aplicación de instrumentos para recolectar, clasificar, procesar y registrar la información sobre los proveedores y sus productos, a fin de evaluar de manera objetiva,
  • 2. imparcial y equitativa, los diferentes factores involucrados en el proceso de compra. En el anexo se presentan algunos de los aspectos a considerar en los instrumentos de evaluación del proveedor. Algunos formatos para estos instrumentos incluyen: Cuestionarios sobre la organización y su sistema de gestión de calidad. Listas de verificación o de chequeo. Encuestas de satisfacción de los usuarios y de las unidades operativas. Planillas de inspección de productos y servicios. Planillas o fichas de calificación.
  • 3. Con estos instrumentos, la Dirección de la organización compradora debería determinar cuáles proveedores ofrecen mayor confiabilidad en sus suministros. 1.2. Diseño Un instrumento adecuado para la evaluación debería diseñarse según las necesidades de la organización y permitir la clasificación de los proveedores en función de la capacidad de éstos para cumplir los requisitos. Estos instrumentos pueden estar normalizados o no. Con el uso de los primeros se busca una comparación equitativa entre diversos proveedores de productos o servicios similares. Los criterios de evaluación tienen una ponderación según su importancia para el comprador.
  • 4. En muchas oportunidades, las diferencias en las características de las empresas proveedoras existentes atenta contra el objetivo de tener un instrumento que sirva para todos los proveedores de algún rubro específico. En consecuencia, el criterio del evaluador y el análisis ponderado de la información disponible es complemento indispensable de los instrumentos de evaluación normalizados. La figura 1 muestra un modelo que puede ser adecuado a la hora de establecer la importancia de cada criterio para la evaluación.
  • 5. Criterio Ponderación Puntuación Sub-total 1) 2) Escala que señala el nivel de importancia del criterio 3) 4) 5) 6) 7) 8) …… Establecido por la organización como factor de evaluación Escala que señala el nivel en que el proveedor cumple con el criterio Producto de la importancia del criterio por el nivel de cumplimiento _________ Total (calificación) Clasificación del proveedor de acuerdo con su calificación:__ Acciones a seguir:_______________________________ Figura 1. Modelo para un instrumento de evaluación
  • 6. Adicionalmente, se debería fijar una escala para la puntuación que se le asigne a cada criterio de acuerdo con su importancia para la organización. Un ejemplo de escala puede ser la mostrada en la figura 2. Ejemplo de escala de evaluación IMPORTANCIA PONDERACIÓN Criterio de gran importancia . Su incumplimiento puede afectar seriamente a la calidad ó causar pérdidas mayores a la organización, incluyendo al cliente. 3 Criterio de importancia. Su incumplimiento puede ocasionar retrasos, incomodidad del cliente, necesidad de ajustes para mantener la calidad y/o aumento en los costos. 2 Criterio de mediana importancia. Su incumplimiento puede afectar la eficacia de los procesos, aunque sin pérdidas considerables en calidad y/o recursos 1 Figura 2. Escala de evaluación
  • 7. La calificación asignada en cada criterio a los proveedores también debe tener una escala. Por ejemplo, se puede usar la siguiente mostrada en la figura 3. Ejemplo de escala de calificación CALIFICACIÓN El proveedor no solo cumple con el criterio, si no que ha demostrado compromiso en la mejora continua, excediendo las expectativas en la mayoría de los casos . 5 El proveedor es consistente con el cumplimiento del criterio . 4 El proveedor cumple regularmente con el criterio salvo contadas excepciones. 3 El proveedor a incurrido en oportunidades en el incumplimiento del criterio, pero ha mostrado disposición para solventar la situación. 2 El proveedor incumple el criterio en forma regular . 1 Figura 3. Escala de calificación
  • 8. Cuando la existencia de un sistema de Gestión de la calidad (u otro tipo de sistema de gestión) o un conjunto de requisitos específicos para un tipo determinado de organización, sea un criterio para la selección y/o evaluación del proveedor, probablemente sea necesario un instrumento de evaluación adicional para calificar a dicho sistema. El diseño del instrumento debería validarse para verificar que resulta adecuado para su uso. En este sentido, puede aplicarse a organizaciones de desempeño previamente conocido y comparar los resultados obtenidos mediante el instrumento con los resultados de las evaluaciones anteriores realizadas al proveedor.
  • 9. 2. Calificación de los proveedores. 2.1. Criterios La calificación de los proveedores es un mecanismo que permite medir la capacidad real de los proveedores mediante escalas de puntuación, conforme a los resultados de la evaluación realizada. En la medida de lo posible, los parámetros utilizados para los diversos proveedores deben ser los mismos, sobre todo en rubros similares. Por ejemplo, si el cliente requiere productos de informática, los proveedores de este tipo de producto deben ser evaluados bajo los mismos criterios para que sea posible la comparación entre éstos.
  • 10. Los criterios aplicados pueden variar según el proveedor, pero es conveniente que esta variación no sea importante, o se perdería la objetividad en la comparación de los proveedores. Obviamente, establecer diferentes criterios en cada caso complica el proceso; por lo tanto, es preferible mantener criterios uniformes en cierto rango y variar quizás el nivel de exigencia. 2.2. Calificación de la Calidad en los suministros: Una medida práctica de la Calidad de los suministros se obtiene calificando la Calidad del material entrante o el desempeño de la prestación del servicio. En un sistema de calificación se deben definir los siguientes aspectos:
  • 11. a. Finalidad de la calificación. b. Defectos, desviaciones o no conformidades relevantes en el producto o servicio suministrado. c. Registros para recolección de datos. d. Patrones o normas para la comparación. e. Unidades de medida para cada parámetro. f. Criterios de calificación, aceptación y rechazo. 2.3. Calificación del sistema de gestión de calidad del proveedor: También se puede calificar al proveedor según el resultado de la evaluación de su SGC mediante auditorías. Se requiere especialmente tomar en cuenta el impacto de las no conformidades, e incluso los hallazgos de la auditoría en la calidad de los productos comprados. La
  • 12. calificación permite comparar y clasificar diferentes proveedores que suministran bienes o servicios similares, de acuerdo a los requerimientos del cliente, pero que pueden tener diferencias en su SGC. La dirección del comprador debería definir: a. La finalidad de la calificación. b. Las no conformidades del sistema de gestión de calidad que son relevantes para el comprador. c. El peso de los elementos del sistema según los criterios y necesidades del comprador d. La escala con su criterio de clasificación Más allá de la puntuación, el sistema de calificación debe permitir la clasificación apropiada de los proveedores.
  • 13. 3. Clasificación de los proveedores Como resultado de la calificación obtenida por los proveedores y el análisis de las ponderaciones asignadas a los diferentes factores, se puede establecer una jerarquización de los proveedores de acuerdo a su capacidad de responder eficazmente a los requisitos del comprador. De una manera general, los proveedores se clasifican en las siguientes categorías: Proveedores altamente confiables: Esta categoría incluye proveedores con sistemas de gestión de calidad desarrollados e implementados eficazmente, con productos que tienen un desempeño regular, con un número mínimo de quejas y
  • 14. devoluciones. Su selección a la hora de la adquisición o contratación a largo plazo le da confianza a la empresa. Proveedores medianamente confiables: Son proveedores que presentan algunas deficiencias en los sistemas de gestión de calidad, sin embargo su historial es favorable, especialmente en el comportamiento aceptable de sus productos y servicios, sin embargo no brindan suficiente confianza con miras a futuras compras, existiendo algún riesgo a futuro. Proveedores poco confiables: Son proveedores que además de presentar deficiencias en el sistema de gestión de calidad, su historial es irregular lo cual representa un alto riesgo para la Empresa adquirirle insumos claves. Es opcional mantenerlo en el registro para utilizarlos en casos especiales.
  • 15. Otros proveedores: Pueden existir en el registro otros proveedores cuyo desempeño no haya cumplido anteriormente con los requisitos, o su desempeño sea desconocido ya que nunca se le ha comprado. Se le puede comprar a estos proveedores en casos de extrema necesidad, siempre y cuando se le realicen controles estrictos para reducir el riesgo por incumplimiento. Esta clasificación es simplemente referencial. Cada organización puede establecer categorías diferentes con diferentes denominaciones, cuyas características dependen de la misma organización y sus necesidades. 4. La toma de decisiones La clasificación del proveedor proporciona una guía para que el comprador tome sus decisiones de compra en función de la calificación
  • 16. total obtenida por el proveedor y su evolución en el tiempo. Además de contribuir a la eficacia en la decisión de compra, la calificación del proveedor puede propiciar también decisiones concernientes a la relación con el proveedor tales como: a. Continuar la relación con el proveedor; b. Descartarlo eliminándolo del registro; c. Invitarlo a participar en el programa de desarrollo de proveedores; d. Buscar nuevas fuentes de suministro. Cuando la organización compradora no disponga de proveedores confiables en rubros críticos/estratégicos y de importancia mayor, puede emprender programas para desarrollar proveedores. En estos programas se les brinda a éstos el apoyo necesario para que adquieran las
  • 17. competencias y capacidades requeridas por el comprador, asistiéndolos de forma directa y facilitándoles las herramientas para mejorar su desempeño. De esta manera se crea una relación de mutuo beneficio entre ambas partes. Para mayor información sobre el desarrollo de proveedores, véase el archivo adjunto. 5. Conclusión Deming dijo que la Calidad debería verse bajo un enfoque GANAR – GANAR, y este debería ser el enfoque para la Calidad en las relaciones Cliente – Proveedor, ya sea desde una vinculación tan estrecha como plantea el Desarrollo de Proveedores hasta otras más distantes como un pedido realizado por una llamada telefónica. El centro de todo es la Calidad. Cualquier comprador que haya adquirido un compromiso con la
  • 18. Calidad, depende de sus proveedores para cumplir este propósito. De allí la importancia que están tomando los principios y herramientas estudiados, aún más en el mundo globalizado de nuestros días. Como conclusión, para la selección y evaluación de los proveedores la organización compradora debería seguir los siguientes pasos: i. Identificar las necesidades de insumos (materiales y servicios) que tiene la organización ii. Clasificar los proveedores por tipo de insumo. iii. Implementar un programa de evaluación de proveedores donde: a. se establezcan los criterios a evaluar y se ponderen criterios de acuerdo a su importancia estos
  • 19. b.Se diseñen y apliquen los instrumentos de evaluación adecuados; c. Se califiquen los proveedores según los resultados de la evaluación, y d.Se lleve el registro de proveedores con las estadísticas de los resultados de las evaluaciones iv. Clasificar a los proveedores según su calificación v. tomar decisiones seleccionando y comprando los materiales y servicios a los proveedores con mayor confiabilidad. vi. Incorporar cuando sea preciso a proveedores con potencial de mejora a un programa de desarrollo de proveedores, siempre que éstos así lo deseen.
  • 20. De esta manera, la organización podrá asegurarse el cumplimiento de los requisitos de los productos que adquiere. • RECOPILADO POR: José Manuel Sarmiento M. • mayo 2012