El documento describe los elementos clave de un mensaje efectivo. Un mensaje efectivo contiene información relevante codificada de manera adecuada al receptor y estructurada de forma coherente. El emisor debe considerar el tipo de pensamiento preferido del receptor (visual, auditivo o kinestésico) para maximizar la comprensión del mensaje.

1. TECNICAS PARA LA COMUNICACIÓN EFECTIVA
Tema 2
EL MENSAJE

2. 1. El mensaje: Definición
En la teoría de la Comunicación, el mensaje es la información que
un emisor trasmite a un receptor a través de un canal o medio de
comunicación. Está conformado por un conjunto de signos,
símbolos o señales que a menudo le otorga su significado y permite
la interpretación por el receptor.

3. 1. El mensaje: Definición
El mensaje tiene cuatro rasgos o características esenciales que se
deberían definir conforme al propósito que se busca en el proceso
comunicacional, tales son:
La información que contiene.
Los códigos (símbolos, señales o de cualquier otro tipo).
La presentación: verbal, escrita, por imágenes o gestual.
La estructura: secuencia u orden en la disposición de los códigos.
(Por ejemplo, para los mensajes escritos, la redacción o sintaxis en el
uso del idioma).
El mensaje debería ser adecuado tanto en forma como en contenido
para que pueda cumplir el propósito del proceso comunicacional.

4. 2. La información
Definición
Una definición muy simple de información es aquella que afirma
que información es cualquier dato que posee significado. A nuestro
alrededor tenemos cantidades de datos que nos llegan a nuestro
cerebro a través de nuestros sentidos, la mayoría de ellos
cualitativos. Sin embargo, muy pocos tienen algún significado para
nuestras decisiones, o para comunicarlos a otros en un mensaje. A los
datos que son realmente importantes se les denomina
INFORMACIÓN.

5. 2. La información
Fuentes de Información
A menudo, la información que necesitamos no la obtenemos
directamente, sino que nos llega a través de mensajes, sean verbales,
escritos por imágenes o gestuales, trasmitidos generalmente a
nosotros por otras personas, y no siempre provenientes de la fuente
original. Por eso, la información que recibimos puede ser correcta en
la medida que el mensaje que recibimos tenga las cualidades
necesarias.

6. 2. La información
Cualidades de la Información
Algunas de las cualidades que debe tener la información para que la
comunicación sea efectiva pueden ser:
Ser veraz
Ser recibida de manera oportuna
Tenga un origen plenamente conocido y provenga de una fuente
confiable
Ser pertinente según las necesidades de quien la recibe
Ser clara y comprensible para el receptor
Ser precisa en su contenido, sin dar lugar a ambigüedades o malas
interpretaciones.
Ser impactante y amena de tal forma que despierte el interés
Proporcione ideas útiles o una contribución para quien la recibe

7. 3. Códigos
Casi todos los mensajes vienen en códigos. Por ejemplo, el idioma
que hablamos y escribimos y por el cual nos comunicamos es un
sistema complejo de códigos con letras y signos de puntuación, que
se conforman en palabras y oraciones que traducen nuestras ideas y
pensamientos para podernos comunicar con nuestros semejantes.

8. 3. Códigos
El sistema de códigos, símbolos, signos o señales que escogemos
para codificar el mensaje debe considerar al receptor, quien debería
estar en capacidad de decodificarlo para poder recibir correctamente
el mensaje. Entre los códigos más utilizados tenemos entre muchos
otros:
Los idiomas y su gramática
los algoritmos en la informática
El código Morse
El lenguaje Braille para ciegos
Las señales gestuales que se utilizan para los sordos
el código que utilizan los marinos para comunicarse;
A menudo, a estos códigos se les denomina lenguaje. Así tenemos el
lenguaje oral, el escrito, el corporal y por imágenes, entre otros.

9. 4. Presentación de los mensajes
Mensajes Escritos.
El comunicador eficaz se preocupa y muestra interés en escribir
correctamente valorando el uso de:
Una buena ortografía en todo lo que escribe;
El uso de los signos de puntuación de forma correcta, para darle la
intencionalidad deseada a sus escritos.
Su vocabulario para expresarse de manera precisa y correcta; y,
Una redacción coherente ordenada y fluida de las ideas que quiere
trasmitir, para facilitar la comprensión e interpretación del lector.

10. 4. Presentación de los mensajes
Mensajes Verbales
La Comunicación oral es el proceso donde predomina la palabra
hablada como medio para transmitir el mensaje, pudiendo contar el
emisor con el apoyo de los recursos adecuados, generalmente de
carácter audiovisual o escrito. Entre los recursos que puede utilizar
tenemos:
Habilidades y destrezas como orador
Lenguaje adecuado al receptor
Expresión corporal
Apoyo visual
Información escrita (material de apoyo)
Control dinámico de grupos
Infraestructura de la sala o auditorio en el caso de dirigirse a un
grupo de personas.

11. 4. Presentación de los mensajes
Mensajes gestuales o con imágenes
Es muy conocida la frase: “Una imagen dice más que mil palabras”.
Una valla publicitaria en una carretera, un video en Internet o una
presentación en power point con fotos o diagramas también
trasmiten mensajes. Los gestos de cierta forma son imágenes y
entran dentro de esta categoría. Todo esto siempre y cuando el
receptor pueda interpretar adecuadamente su significado.

12. 4. Presentación de los mensajes
Combinación
Los mensajes que a menudo se
trasmiten son más efectivos si
cuentan con una combinación de los
formatos mencionados. En las
conferencias o charlas que se dan a
nivel profesional u organizacional se
aplican todos estos formatos para
lograr los objetivos. El comunicador
efectivo identifica los mejores
medios para trasmitir su mensaje y
busca la forma más adecuada para
hacerlo.

13. 5. Estructura, orden y secuencia.
La manera como se ordenan los códigos y la selección de los
medios adecuados influyen decisivamente en que se logren los
objetivos de la comunicación. Esto Puede contribuir a la coherencia
y fluidez del mensaje, o generar interferencias en el receptor, en
particular a la hora de interpretar el mensaje. En pocas palabras,
puede ser que entienda el significado de los códigos y lo decodifique,
pero la pregunta es:
¿Realmente se comprende el mensaje? ¿Es
interpretado correctamente por el receptor?

14. 5. Estructura, orden y secuencia.
¿Cuántas veces leemos un texto, comprendemos las palabras
que contiene, y el mensaje es interpretado de forma errónea?
Por ejemplo, el uso de signos de puntuación puede hasta cambiar el
sentido del mensaje. También, encontramos con frecuencia mensajes
incompletos o fuera de contexto que han llevado a grandes equívocos
en quienes los reciben, incluso de forma intencional. En otras
oportunidades los mensajes llevan consigo información superflua,
ambigua o contradictoria que hace que la idea central se diluya entre
tantas palabras o gestos.

15. 6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes
“La percepción es más poderosa que los hechos” (Virginia Satir).
El lenguaje no crea la realidad en sí misma, pero sí la
EXPERIENCIA que se vive como realidad.
La percepción es como lo dice la palabra: lo que la persona percibe.
Los mensajes escritos se leen, los mensajes verbales se escuchan y
las imágenes o gestos se observan. También, las personas perciben a
través de sus otros sentidos (olfato, gusto y tacto) ciertos datos del
entorno (por ejemplo, un olor a comida en una casa puede significar
que alguien está preparando el almuerzo) lo cual constituye un
mensaje.

16. 6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes
El siguiente paso en el proceso es la interpretación del individuo
acerca de los datos recibidos y que son trasmitidos hacia su cerebro
donde en realidad se decodifica el mensaje.
A la hora de codificar su mensaje, el comunicador eficaz sabe que
cuando se dirige a un grupo va a encontrar personas con diversos
tipos de percepción, basados en sus preferencias de pensamiento:
visuales, auditivos y kinestésicos.

17. 6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes
Visuales
El receptor visual capta mejor los mensajes gráficos o escritos que los
verbales. Cuando se le trasmite un mensaje hablado, casi siempre tiene
que venir acompañado de imágenes, gráficos, textos escritos, gestos,
expresión corporal, que refuercen ese mensaje, y pocas veces se ven
perturbados por el ruido (sonido) circundante

18. 6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes
Auditivos
El receptor auditivo capta mejor los mensajes hablados que los
visuales. Las imágenes, gráficos y diagramas usualmente deberían
venir acompañados con palabras explicativas para comprender el
mensaje. Requiere sitios tranquilos y sin ruido para captar
apropiadamente la información.

19. 6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes
Kinestésicos
El receptor Kinestésico necesita
“palpar” el mensaje. Utiliza para ello
cualquiera de sus otros sentidos: olfato,
gusto y tacto. Necesita la proximidad o
algún tipo de contacto con el emisor para
sentir su presencia. Le cuesta captar
apropiadamente mensajes a distancia
(por teléfono, correo electrónico). El
ambiente donde se encuentra en el
momento de recibir el mensaje puede
producirle ruido (barreras).

20. 6. Percepción, interpretación y expresión de los mensajes
La expresión: De lo anterior se deduce que no es sencillo
comunicarse apropiadamente con audiencias y grupos de
trabajo. La comunicación individual es mucho más sencilla
porque se puede escoger el lenguaje, la presentación y la
estructura adecuada según la persona, mientras que en los
grupos conseguimos una gama de estilos de percepción. En estos
casos se puede requerir combinar los formatos para cubrir todas
las necesidades de la audiencia.

21. 7. El meta-mensaje
Es un mensaje “paralelo” al mensaje que es trasmitido por el emisor,
a menudo implícito, es decir, aquello que no se dice o no está visible
en el mensaje principal, por ejemplo, el emisor dice algo pero sus
gestos dicen otra cosa, o en un mensaje escrito es lo que con
frecuencia se califica como “lo que está escrito entre líneas”.

22. 7. El meta-mensaje
El “meta-mensaje” puede ser un recurso si es intencionado, pero no
siempre puede ser captado por el receptor, y en otras oportunidades,
se trasmite de manera no intencionada por otros canales. En este
caso, al no ser intencional, puede generar interferencias o
confusiones en el mensaje principal. Por eso es fundamental que el
comunicador efectivo tenga especial cuidado en ser coherente entre
los tres tipos de lenguaje: el escrito, el verbal y el corporal, a la hora
de trasmitir su mensaje al receptor.,

23. 8. Conclusion
Para que la comunicación sea efectiva, se requiere prestarle atención
al mensaje, tanto al contenido como a la forma. El contenido consiste
en la información y la forma tiene que ver con los códigos que se
utilizan (idiomas, señales, imágenes, etc.), la presentación (formato
verbal, escrito, gestual) y la estructura (orden y secuencia). El emisor
debería en todo momento preocuparse porque el receptor no solo
reciba el mensaje, sino que lo interprete correctamente para que se
logren los objetivos del proceso comunicacional. Conocer cuál es el
tipo preferido de pensamiento que tiene el receptor para captar el
mensaje (visual, auditivo, quinestésico) es otro factor a considerar si
se quiere tener éxito al trasmitir nuestros mensajes.
Finalmente, el comunicador debe estar consciente de los “meta-mensajes”
que puede estar transmitiendo de forma intencional o no,
y para prevenir esto último, es necesario ser coherente a la hora de
trasmitir su mensaje.