1. NINY JOHANA NEIRA RUIZ

2. TRABAJO FINAL
NINY JOHANNA NEIRA RUIZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
GRUPO 4
NEIVA
2014

3. TRABAJO FINAL
NINY JOHANNA NEIRA RUIZ
TUTOR
MARIA ALEXANDRA LEON MARTINEZ
LICENCIADA EN EDUCACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y
ARCHIVÍSTICA
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
EXPRESIÓN ORAL Y ESCRITA
GRUPO 4
NEIVA
2014

4. CONTENIDO
• INTRODUCCIÓN
• OBJETIVOS
• TRABAJO FINAL
• CONCLUSIONES
• VIDEO
• BIBLIOGRAFÍA

5. INTRODUCCIÓN
En este trabajo final, el propósito es mostrar la importancia de la radicación de
documentos a través del sistema de gestión documental para nosotros como
estudiantes CIDBA y futuros profesionales vemos y aprendemos de el seguimiento de
empezar de un documento hasta una disposición final.
Dar a conocer el medio de la radicación por un sistema de gestión documental, con
sus características, en el campo de acción, para quienes lo ejercemos y desarrollarnos
en el medio de nuestro trabajo y también en las instituciones educativas, nos ofrece
integración, responsabilidad para brindarnos la carrera de ciencias de la información
donde es el medio virtual donde nos desenvolvemos como profesionales de la
información para nuestro futuro.

6. OBJETIVOS
GENERAL
• Asimilar el proceso de la
radicación dentro de los
archivos y gestión
documental , la
interpretación de la
organización eficiente de las
consultas y los documentos
del sistema.
ESPECÍFICOS
• Dar a conocer a las
personas la importancia de
la radicación y la gestión
organizada de nuestra
institución como tal, y el
medio documental.

8. COMUNICACIONES OFICIALES
• son todas aquellas comunicaciones recibidas o
producidas para el desarrollo de las funciones
asignadas legalmente a la entidad, cualquiera
que sea el medio utilizado. a través del
sistema de gestión documental para darle el
tramite y ser orientadas con el control de la
entrada, salientes y internas de los sistemas
de la información

9. • La gestión documental se reconoce, como una
actividad intrínsecamente ligada a los archivos
y su desarrollo e s paralelo a la búsqueda de la
transparencia en la gestión administrativa
como es la radicación.

11. PRODUCCIÓN :
Generación de documentos de las instituciones en
cumplimiento de funciones (origen, creación y diseño de
formatos y documentos) Comunicaciones Oficiales
Documentos normativos Documentos Contractuales y
manuales de la empresa que se encuentran soportados
de la entidad en el proceso de gestión documental.

12. RECEPCIÓN
Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar
Radicación de comunicaciones oficiales en
soporte físico , ó electrónico.

13. RADICACION DE DOCUMENTOS RECIBIDAS,
ENVIADAS O INTERNAS
De acuerdo al documento seguimos los siguientes
pasos:
a) Área del destinatario (Si se conoce).
b) Contenido del documento.
c) Folios y anexos
d) Nombre y cargo de quien Firma
e) Después el sistema da un radicado

14. DISTRIBUCIÓN La distribución se
relaciona con el flujo de los
documentos al interior y al exterior de
la entidad. (personal, fax, correo
tradicional, correo electrónico,
apartado aéreo, trámite en línea,
página web, otros). En las
dependencias la distribución se debe
controlar a través del registro de
traslado a dependencia o a funcionario
en el aplicativo

15. TRÁMITE: Curso del documento desde su
producción o recepción hasta el cumplimiento de
su función administrativa Cada dependencia
genera un conjunto de documentos objeto de
trámites administrativos, los cuales integran sus
respectivas series documentales. De acuerdo con
la normatividad existente en el país, se deben
tener en cuenta los tiempos máximos
establecidos para el trámite oportuno de las
comunicaciones al entregar a sus destinos con su
planilla para llevar un consecutivo de la entrega
de las comunicaciones.

16. ORGANIZACIÓN Conjunto de acciones
orientadas a la clasificación, ordenación y
descripción de los documentos de una
institución, como parte integral de los
procesos archivísticos de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad”.
Actividades: •Identificación de unidades
administrativas y funcionales. •Aplicación
TRD •Conformación de series y sub-series
documentales. •Identificación de tipos
documentales •Control en el tratamiento y
organización de los documentos.

17. CONSULTA: objecto de facilitar su
utilización de un documento por
medio magnético, físico o virtual.

18. CONSERVACION Nunca intervenir los documentos con el uso
de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la
preservación y conservación del documento. Se debe emplear
el formato de trámite de documentos o escribir con lápiz
sobre el documento. Las tintas de impresión y de firma de los
documentos deben ser de color negro. • Evite de ser posible,
perforar los documentos. Si es necesario aplicar este
procedimiento emplee ganchos legajado res plásticos.

19. DISPOSICION FINAL: Establecer criterios
para valorar documentos que se
generen en los Archivos de Gestión,
Central e Histórico a través del Comité
de Archivo para la disposición final de
los documentos en la organización.

21. CONCLUSIONES
Este ejercicio nos permite conocer más sobre nuestros procesos de gestión
documental, la gran importancia de la radicación, es el proceso principal de
las comunicaciones oficiales, para contribuir el trámite de las mismas para la
gestión archivística.
 El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una
empresa ya que este documento contiene las normas que se deben aplicar
dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la
correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para
archivar los documentos desde su inicio hasta su disposición final.

22. VIDEO
http://www.youtube.com/watch?v=Jj_kXRcAM90

23. BIBLIOGRAFÍA
http://orfeo.defensajuridica.gov.co/Manual/GUIA_RADSALIDA.pdf
http://www.slideshare.net/angela1985/manual-de-correspondencia-sena
http://www.slideshare.net/scarchivistas/acuerdo-060-de-
2001administracin-de-correspondencia
http://www.juntadeandalucia.es/culturaydeporte/archivos_html/sites/defaul
t/contenidos/general/revista/numeros/Numero_1/galeria/01-
02_Alejandro_Delgado_Gxmez.pdf

24. GRACIAS