El documento describe varios pasos para mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad en el trabajo. Recomienda planificar el día dedicando 5 minutos al inicio, priorizar tareas centrándose en lo importante sobre lo urgente, y aplicar habilidades de gestión como motivación, comunicación, toma de decisiones y trabajo en equipo. También cubre temas como organización del espacio de trabajo, métodos para optimizar el tiempo, calidad, relaciones interpersonales y uso de herramientas como teléfono, ordenador, fax y tecnologías multimedia.

2. http://www.youtube.com/watch?v=-aOR2u7yzkk

4. 1. EFICIENCIA, EFICACIA Y EFECTIVIDAD
2. MEDIOS Y MÉTODOS DE TRABAJO
3. PLANIFICACIÓN COMO HÁBITO
• El lugar de trabajo: la oficina y su organización
• Preparación previa de la jornada de trabajo
4. PRIORIZACIÓN
• Formas de fijar prioridades
• Lo urgente y lo importante
• El entorno
• Divide y vencerás
1.LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

5. 5. ORGANIZACIÓN
• La división del trabajo
• La departamentalización
• La jerarquía
La coordinación
Distribución racional de las tareas a lo largo de una jornada
6. DELEGACIÓN
• Qué, cómo y cuándo delegar
7. CONTROL Y AJUSTE. CONTROL DEL TIEMPO
• Ladrones de tiempo
• Métodos de optiminización del tiempo.
• El tiempo y el estrés
8. CALIDAD EN LOS TRABAJOS DE SECRETARIADO
• El concepto de calidad
• La imagen

6. 9. HABILIDADES DE RELACIÓN INTRA-PERSONAL
• Definición de relaciones intra-personales
Conceptos integradores de las relaciones intra-
personales
• Optimizar el tiempo a través de las relaciones intra-personales
10. HABILIDADES DE RELACIÓN INTERPERSONAL PARA
OPTIMIZAR EL TIEMPO
• Las relaciones interpersonales
• Optimizar el tiempo a través de las relaciones
interpersonales
11.EL PUESTO DE TRABAJO DE SECRETARIA
• El teléfono
• El ordenador
• El fax
• Fotocopiadora
• Tecnología multimedia

7. •Es la capacidad de
disponer de alguien o
algo para conseguir un
efecto determinado.
Eficiencia
•Capacidad de lograr el
efecto que se desea o
se espera
Eficacia
•El mismo concepto que
eficacia agregando un
componente de
realidad y validez.
Ejemplo: “El
documento necesita la
firma del director para
su efectividad”.
Efectividad

8. PASOS MÁS IMPORTANTES PARA QUE EL TRABAJO SEA
EFICAZ, EFICIENTE Y EFECTIVO Y CONSEGUIR LA
OPERATIVIDAD, RENTABILIDAD Y PRODUCTIVIDAD
•Al llegar al trabajo dediquemos 5 minutos para planificar yprogramar el día.
•Planifica siempre antes de actuar y céntrate en lo importante.
•Sigue tus biorritmos y aprovecha los períodos de máximo rendimiento para realizar
las tareas más importantes o más complejas.
•Agrupar los asuntos y acciones relacionadas entre sí.
Las principales habilidades básicas de gestión :
•Motivación
•Comunicación
•Toma de decisiones
•Gestión y trabajo en equipo
•Técnicas de negociación
•Priorización
•Nuevas tecnologías
•Liderazgo
•Gestión del tiempo
•Técnicas de delegación
•Técnicas de creatividad
•Técnicas de investigación
•Planificación y organización.

9. MEDIOS Y MÉTODOS DE TRABAJO
•Seleccionar el trabajo que debemos mejorar
•Registrar ese trabajo
•Criticar ese trabajo
•Idear un nuevo método mejor
•Definir el nuevo método
•Implantar el nuevo método
•Mantener el nuevo método

10. LA PLANIFICACIÓN COMO HÁBITO
El lugar de trabajo: la oficina y su organización
Oficina ideal:
Sin ruidos exteriores para crear ambiente relajado y de concentración.
En caso de compartir, espacios separados para no entorpecer
conversaciones
Luz natural y artificial. Si es natural no debe entrarnos por la espalda.
Temperaturas
Decoración sencilla
Sillas para recibir
Mesa escritorio totalmente despejada.
Eliminar notas o documentos de trabajos que han sido terminados y
archivados
Usar bandeja: pendientes y para archivar. Portafirmas para salida y
entrada.
Preparación previa de la jornada de trabajo
Paso 1: Planificación de la jornada laboral
Paso 2: Focalizar
Paso 3: Revisión

11. PORTAFIRMAS

12. Planificación de las actividades
Incrementa la probabilidad de que se realicen
las tareas y se facilita de esta manera la
organización del tiempo dedicado a la vida
personal.
Planificar es tener una visión de conjunto de las
tareas a cumplir, asignarles un tiempo razonable
y prever un margen para los imprevistos.
Para hacerlo es preciso tener ante nosotros el
período de tiempo que se quiere planificar.
Planificar compromisos y obligaciones fijas a los
distintos plazos de tiempo.

13. PRIORIZACIÓN
• Formas de fijar prioridades
Tareas urgentes: son aquellas que tienen fecha y hora de finalización, es
decir, un trabajo debe estar finalizado antes de una fecha tope de
entrega.
Tareas importantes: son aquellas que debemos realizar en períodos de
tiempo determinados, bien tareas diarias, mensuales o anuales y que
corren el riesgo de convertirse en rutinarias.
• Lo urgente y lo importante
Lo que se proyecta hacia el futuro tiene prioridad sobre las viejas
cuestiones. Trabajar con urgencia no es aconsejable, centrarse en tareas
rutinarias
• El entorno: su mesa
Si son urgentes, ocúpate. Si no son urgentes, pero sí importantes a
bandeja de pendientes.
Debe tirarse cualquier papel innecesario. Reservar tiempo para archivar,
caso contrario la carpeta rebosará de documentos
• Divide y vencerás
• Fraccionar un trabajo grande en pasos manejables. Hacer un pequeño
• descanso cada dos horas.

14. . ORGANIZACIÓN
•
Las funciones responden a la pregunta de lo que hay que hacer, los procesos
responden a la pregunta ¿cómo hay que hacerlo? y las personas responden a
la pregunta de quién tiene que hacerlo. Para ello se requiere la organización.
La organización de la empresa es una tarea exclusivamente del equipo de
dirección o en su defecto de la gerencia.
• La división del trabajo
• La departamentalización
• La jerarquía
• La coordinación
Distribución racional de las tareas a lo largo de una jornada
VEMOS 1-24

17.  Grado de responsabilidad a la hora de ejecutar tareas en
cada puesto de trabajo
 RAE:
 Dicho de una persona: Dar a otra la jurisdicción que tiene por
su dignidad u oficio, para que haga sus veces o para conferirle
su representación.

19.  La mejora de la calidad en una empresa debe enfocarse globalmente, ya que la
gestión de la calidad es un proceso estratégico multidisciplinar que afecta tanto a la
empresa en su conjunto como a todos y cada unos de los departamentos con que
ésta cuente.
 Calidad total: un sistema de gestión empresarial íntimamente relacionado con el
concepto de mejora continua.
 Los principios fundamentales son:
Consecución de la plena satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente
Desarrollo de un proceso de mejora continua en todas las actividades y procesos
llevados a cabo en la empresa
Total compromiso de la dirección y liderazgo activo de todo el equipo directivo
Participación de todos los miembros de la organización y fomentar el trabajo en
equipo
involucración del proveedor en el sistema de calidad total de la empresa, dado el
fundamental papel de este en la consecución de la calidad
Identificación y gestión de los procesos clave de la organización y superación de
las barreras departamentales y estructurales que esconden estos procesos.
Toma de decisiones de gestión basada en datos y hechos objetivos sobre gestión
basada en la intuición.
Dominio del manejo de la información
Podemos definir esta filosofía del siguiente modo: gestión (el cuerpo directivo está
totalmente comprometido), de la calidad( los requerimientos del cliente son
comprendidos y asumidos ) y total (todo miembro de la organización está implicado)

20.  Debe adaptarse a la persona.
 Debe ser funcional.
 El mobiliario debe causar buena
impresión. El cliente es lo primero que
aprecia cuando viene por primera vez a
la empresa.

22. •Es imprescindible.
•Debe estar conectado en red.
Ordenador
•Se sigue utilizando para transmisión de datos.
Fax
•Atender a llamadas telefónicas es uno de nuestras principales funciones.
•Centralita telefónica. Se elegirá en función de la empresa.
Teléfono
•Muy útil (se genera gran cantidad de papel)
•El tipo de impresora se debe adecuar al uso y tamaño de la empresa
sin olvidarnos del futuro trabajo a desempeñar.
•Actualmente, también incorporar funciones de escáner, fax,
grapadora,… (ahorro de espacio)
Fotocopiadora
•Elemento de coordinación imprescindible para la secretaria.
Agenda
•Debe adecuarse al trabajo de la secretaria y a la actividad de la
empresa.
Material de
trabajo
•Suministros propios de uso diario: agua, café,…
•Varían según la actividad de la empresa
•El presupuesto debe ser aprobado por nuestro jefe.
Menaje y
suministros varios

23. RECEPCIÓN
•Es la primera toma de contacto que
tienen los clientes y los proveedores.
•Se deben cuidar los siguientes
detalles:
•Zona para que sean atendidos los
clientes.
•Zona de espera, debe ser cómoda
para el visitante.
•Distintas zonas de espera (según el
tipo de visita).
•Ser hospitalario y dejar algún tipo de
lectura a la visita.
•No se debe hacer esperar.
•Seguir las mismas normas de cortesía
(personal de recepción)
•Establecer jerarquía para atender a
las visitas
•Personal de recepción, debe
identificarse, saludar e indicar cómo
se va a proceder.
SALA DE REUNIONES
•Habitación habilitada para
reuniones de negocios.
•La ubicación de los puestos
puede ser:
•En U: la parte frontal se deja
abierta para el ponente.
•En O: las mesas forman un
círculo, todos los asistentes
pueden verse.
•En teatro: las sillas forman filas
orientadas hacia donde se
va a hacer la exposición.
•En escuela: igual que en
teatro, pero además de las
sillas cada asistente cuenta
con una mesa.
SALÓN DE ACTOS
•Lugar donde se
celebran juntas
directivas o
donde se exhiben
sus productos con
fines comerciales
•Comedor
(office)
•Sala de
informática.
•Almacenes de
archivo
•Almacenes de
limpieza.

25. http://www.youtube.com/watch?v=I9jc-PZ07-w

26. Utilización de aplicaciones
informáticas: más que office.
http://es.wikipedia.org/wiki/Web_3.0

27. http://prezi.com/fzbrvn-r9cvi/unidad-didactica-caperucita-roja/
http://www.fundaciontripartita.org/index.asp?MP=57&MS=219&MN=
2
Office:
Word
Excel
Power Point
Access
Publisher
Windows Live Movie Maker
Prezi
Moodle

28. La computación en la nube, concepto
conocido también bajo los términos
servicios en la nube, informática en la
nube, nube de cómputo o nube de
conceptos, del inglés cloud computing,
que permite ofrecer servicios de
computación a través de Internet.
The CLOUD….

29. http://www.youtube.com/watch?v=WEZMZVagSmU

31. Slideshare.
Es una alternativa para subir
documentos, presentaciones o
videos.
Una vez “subidas” detecta si es doc
o presentación y puedes agregar
sonido.

32. SUBIR VIDEO A YOUTUBE
BLOG, WEB,