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FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CAFAM
ADMINISTRACIÓN TURÍSTICA Y HOTELERA
NESLIAN ANDREA VERMAAS QUINTANA
VI SEMESTRE
ORGANIGRAMA HOTEL
ZEUS
ORGANIGRAMA HOTEL
JEFE DE RECEPCIÓN
Propósito clave: Gestionar y supervisar las actividades del area de Recepción para prestar un servicio de
calidad conforme procedimientos del establecimiento.
 Programar las actividades del área de acuerdo a la información disponible según
procedimientos del establecimiento.
 Distribuir y asignar funciones al personal de recepción teniendo en cuenta los pronósticos de
ocupación y movimientos de huéspedes individuales y grupales.
 Articular el trabajo del sector con los demás departamentos del hotel considerando los
requerimientos de atención continua al huésped.
 Capacitar y supervisar al personal del área basándose en la programación preestablecida, según
procedimientos del establecimiento.
 Asistir al departamento de RR.HH. y/o a la gerencia del hotel en la organización, toma de
personal y reasignación defunciones relativas al área de Recepción.
 Capacitar al personal a su cargo en aspectos operativos del área de Recepción, atención al
cliente y normas de seguridad, según procedimientos del establecimiento.
 Supervisar el desempeño del personal a su cargo, según procedimientos del establecimiento
 Supervisar las acciones del personal a su cargo relativo a la atención del cliente, considerando el
cumplimiento de los procedimientos y las reglas de cortesía.
 Organizar y supervisar las acciones de registro y cumplimentación de procesos administrativos,
de acuerdo a los procedimientos del establecimiento.
 Autorizar bloqueos, prolongación de estadías, salidas tardías y cortesías a los huéspedes
considerando los procedimientos del establecimiento.
 Controlar que se efectúen los créditos y débitos
RECEPCIONISTA
Un/una Recepcionista es un profesional que atiende a los clientes o usuarios de un edificio en una zona
particular conocida como recepción. Su función consiste en proporcionar todo tipo de información y
asistencia, por lo que usualmente suelen poseer conocimientos sobre alguna de las ciencias
secretariales.
Dependiendo de su especialidad, las tareas que pueden llegar a realizar varían significativamente. En
hostelería están considerados como «La tarjeta de presentación del hotel».
TAREAS USUALES
Siendo la atención al cliente su principal cometido, los recepcionistas cuentan con una serie de
funciones y responsabilidades que varían dependiendo del tipo de establecimiento. Principalmente
proporcionan información precisa, así como la tramitación de cualquier solicitud de servicio de un
cliente, bien de forma presente, por teléfono, correo electrónico o fax
En establecimientos turísticos, suelen hablar varios idiomas, cambiar divisa, vender prensa, excursiones,
traducir documentos y elaborar guías turísticas. Asimismo, algunas empresas complementan la
formación del recepcionista proporcionándole asistencia a cursos de idiomas que suelen impartirse
dentro del horario laboral.
El hecho de cambiar divisa y vender todo tipo de extras les obliga a mantener un balance de la caja por
cada cambio de turno, así como llevar a cabo la recaudación de aquellas cajas que por turno horario se
cierren. (Bar, restaurante, chiringuito), etc.)
Por la cortesía que ello conlleva, suelen mantener un control de las personas que entran y salen del
establecimiento, pudiendo en cualquier momento hacer uso de cámaras de vigilancia y manejo de
radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad.
Para el correcto funcionamiento del departamento de recepción, mantienen una lista cronológica de
acontecimientos relevantes en el llamado Libro de incidencias,4 así como los correspondientes partes
de roturas o limpiezas para los distintos departamentos a modo de proceder a su pronta reparación.
La importancia del libro de incidencias radica en que permite conocer ciertos detalles sobre hechos
destacables que pueden ser consultados posteriormente para resolver quejas de clientes o incidencias
mayores.
RECEPCIONISTA DE HOTEL
En los establecimientos hoteleros, los recepcionistas mantienen un sistema de información general del
estado del hotel, su clientela, el control de entradas, salidas, habitaciones libres, ocupadas, reservas,
previsiones etc. Para ello, elaboran un esquema tradicional llamado rack, además de uno informático,
así como el control, estado y copia de las llaves de todo el establecimiento.
Mediante el sistema informático de gestión implementado por la empresa, elaboran y proporcionan
listados de información al resto de departamentos; Cocina, (Informe cocina Maitre y dirección) Pisos,
(Rooming List) Contabilidad, Informe de producción y de Dirección, (Mano corriente) listado de
previsiones, de entradas y de salidas, así como la Gestión de reservas (Booking mensual) y la
Facturación de cargos. (Cargos del día
Las típicas tareas administrativas que llevan a cabo consisten en manejar la base de datos, imprimir
listados y proporcionar información actualizada a diario o bajo requerimiento a los jefes de cada
departamento del hotel, jefe de cocina, gobernanta, jefe de bar y Maître d'. Al mismo tiempo gestionan
reservas de clientes y proporcionan al director del establecimiento hotelero información contable
mediante el documento de mano corriente.
También suelen resolver la mayoría de conflictos de los clientes, como por ejemplo, alojar entradas
inesperadas en la habitación y categoría que habían abonado en su contratación en la agencia de viajes
o acomodarlos en otro hotel de las cercanías.
RECEPCIONISTA DE NOCHE
Por lo general, los recepcionistas de noche de hotel, suelen asistir a cursos de riesgos laborales y de
incendios que imparte la empresa, por lo que son conocedores de planes de evacuación y de simulacro
de incendios que son llevados a cabo por los programas de control de las autoridades.
La importancia del recepcionista de noche, destaca en su capacidad para resolver incidencias, pues al
contrario que los recepcionistas del turno de día o tarde, no suele contar con parte del equipo de trabajo
del hotel, por lo que suelen disponer de la ayuda de un vigilante de seguridad.
Es fundamental que, el recepcionista de noche no abandone la recepción, pues desde ahí, una de las
funciones extraordinarias que tiene asignado su cargo, es el de «jefe de seguridad en caso de incendios»,
por lo que manejará la alarma general y activará el protocolo de control de incendios y lo dirigirá con los
medios que le hayan sido asignados.
Durante este turno, el uso frecuente de anotaciones en el «libro de incidencias» toma especial
relevancia debido a que las notas son contrastadas con el informe del vigilante de seguridad y porque
entre ambos, si el uso de anotaciones es correcto, les permite mantener en la medida de lo posible el
buen funcionamiento del establecimiento y el control de la clientela y usuarios del hotel; robos, quejas,
visitantes, vandalismos, etc.
Algunas empresas, permiten que el recepcionista de noche haga uso de un computador personal, como
un portátil o tablet y que pueda conectarse a la red wifi que dispone el hotel para clientes.
De todos modos, se conocen casos en los que haber permitido a ciertos recepcionistas el uso sin control
de los computadores de la recepción y haber hecho uso de sus conexiones de red para uso personal,
finalizaron en su despido, bien por haber instalado aplicaciones o aplicado modificaciones en el
computador de la empresa, o bien por navegar por páginas con contenido sexual.
En aquellos establecimientos con piscina abierta y cuya ley estatal no permita su uso en las horas
nocturnas, el equipo del turno de noche presta especial atención a la piscina, cuyas luces deben
mantenerse encendidas y sin ninguna persona dentro o en los alrededores. Para ello, suelen limitar los
accesos y llevar un control de entradas y salidas de clientes con rigurosidad.
RECEPCIONISTA DE AGENCIA DE VIAJES
Los recepcionistas de las agencias de viaje en Europa están entrenados en el uso de la base de datos
Amadeus y en según qué zonas, suelen hablar algún otro idioma aparte del local. Por lo general suelen
ser nativos del país que representa la agencia de viajes.
JEFE DE RESERVAS
El Gerente de Reservaciones es el encargado directo del departamento: su jefe inmediato es el Gerente
de División de Cuartos, sus subordinados directos: sub-gerente de Reservaciones, reservacionistas,
secretarias y archivistas.
GERENTE GENERAL:
 En este puesto se dirigen las funciones relacionadas con la administración del hotel: planear,
organizar, coordinar, supervisar y dirigir todas las actividades del hotel y del personal con el
objeto de lograr un óptimo funcionamiento y servicio.
 Además es responsable de planear la operación de alimentos y bebidas y de la compra de los
insumos y artículos necesarios para el servicio en el restaurante, bar y cafetería.
 Se hace cargo de la administración, control y desarrollo del hotel cuidando que los distintos
departamentos lleven a cabo dela mejor manera sus funciones dentro del mismo, es decir, que
cumplan con sus objetivos de forma que el desempeño general sea de alta calidad y
satisfactorio.
GERENTE DE A Y B:
 Dirige y supervisa al personal de la cocina así como el funcionamiento de la misma, y la calidad
de los alimentos.
 Elabora las requisiciones y el menú
 Es el encargado de supervisar el óptimo funcionamiento operacional del área de cocina y sus
elementos.
 Dirige el proceso de producción de A y B. Además debe llevar un control de costos, aprobar las
requisiciones, supervisar y evaluar las áreas de almacén, congeladores y demás zonas
correspondientes, todos los días.
 También debe constatar los servicios VIP, atender y supervisar a las empresas calificadoras
COCINERO:
 Es el encargado de preparar los platillos para el servicio del restaurante, cafetería y room
service.
AYUDANTE DE COCINA:
 Auxilia al cocinero en el lavado y desinfección de vegetales así como la preparación de ciertos
alimentos como las ensaladas, para hacer más eficiente el servicio.
CAPITÁN DE MESERO:
 Es responsable del servicio a la mesa y del perfecto funcionamiento del restaurante-bar-
cafetería
MESERO:
 Es el encargado de llevar a los comensales los alimentos de su elección, además de tomas
órdenes y limpiar mesas.
GARROTERO:
 Es el encargado de auxiliar al mesero limpiando mesas, limpia las áreas de servicio, cambia
manteles.
JEFE DE STEWARDS:
 Asegurarse que las áreas de restaurante estén surtidas y equipadas constantemente, realizar
requisiciones de materia prima y equipo, dirigir a los supervisores y stewards.
SUPERVISORES DE STEWARDS:
 Supervisa permanentemente las funciones de los stewards, la limpieza de las áreas,
abastecimiento y conservación del equipo.
EMPLEADO EN LÍNEA (STEWARDS):
Surtir las áreas de A y B para antes y después del servicio. Limpiar las estaciones y equipo a utilizar,
recoger todo el equipo ya utilizado y limpiar, lavar y limpiar las vajillas, ollas paredes y pisos.
JEFE DE BARES:
 Debe asegurarse que las áreas del bar estén surtidas y equipadas constantemente, realizar
requisiciones de materia prima y equipo, dirigir a los supervisores y bartenders.
 Organiza y dirige la preparación al bar para el servicio diario.
CAPITÁN DE RESTAURANTES
 Dirige al personal de restaurante, supervisa que el área de restaurante este surtida y equipada
constantemente, realiza requisiciones y organiza y dirige la preparación del restaurante para el
servicio diario.
CAMAREROS
 Atienden a los comensales, ofrecen la carta, toma órdenes, llevan los platillos, limpian mesas,
cambian blancos y manutienen limpia el área. Informan al capitán de cualquier faltante.
CHEF CARNICERO
 Debe prever las requisiciones del día, limpiar y lavar los productos que entran, debe hacer
cortes, debe mantener la limpieza de las carnes y cuidar el estado en el que se encuentran,
además debe congelarlas perfectamente bien, de forma que se usen primero las más viejas.
 Debe separar las carnes rojas de las blancas y los mariscos, debe limpiarlas a modo de dejarlas
libres de pellejos y gordos. También de descongelar adecuadamente los alimentos y prepara
hamburguesas entre otras. Realiza requisiciones de insumos en el área.
SUPERVISOR DE COCINA
 Supervisa las funciones de los cocineros.
AYUDANTES
 Auxilian a cada chef en su área y a los cocineros, deben mantener limpias las áreas de
almacenamiento de alimentos en la cocina.
CHEF PANADERO (PASTELERO)
 El chef panadero debe checar el menú del día, identificando cuales son los productos a preparar
por el área de panadería, una vez identificado esto, se debe checar la estantería de número de
ingredientes y de la cantidad a utilizar, en caso de ser necesario elaborar una requisición al área
de almacén para cubrir cualquier posible deficiencia.
 Elabora todo lo relacionado con la panadería y pastelería para los distintos servicios del día y de
las diversas áreas del departamento o eventos.
COCINERO
 La elaboración de salsas es función del cocinero quien primero debe recibir la orden de
elaboración de salsa por parte del chef. Para elaborar la salsa, el cocinero solicita al ayudante de
cocina que verifique si hay los insumos suficientes para su elaboración, si no existen todos los
insumos necesarios, el cocinero pide al ayudante de cocina que elabore una requisición de
insumos y la entregue al chef quien la autoriza y envía al almacén.
 Preparan los platillos.
GERENTE GENERAL
 Supervisa el funcionamiento de las operaciones de ventas
 Realiza ventas y verifica que las ventas hechas por el demás personal estén en orden.
 Checa que las ventas que se llevan a acabo estén en orden para realizar el pago correspondiente
de hacienda.
ADMINISTRADOR:
 Realiza ventas, proporciona al contador información a registrar y supervisa a la recepción.
CONTADOR
 Realiza registros contables
 Captura pólizas de diario, realiza cálculos de nómina, checa cortes de caja y captura
información.
 Realiza registros de las ventas en libros y las nóminas
RECEPCIONISTA:
 Realiza ventas, reservaciones y reportes a la administración
 Atiende a los clientes que desean hospedarse, reserva habitaciones y lleva control de las
habitaciones.
GERENTE ADMINISTRATIVO:
 Se encarga de verificar los cortes de caja y la comunicación constante con el contador para el
pago de nómina y hacienda.
JEFE DE RECEPCIONISTA:
 Atiende al cliente y lleva el control de cheques, además de supervisar que las habitaciones estén
limpias. Coordina a los recepcionistas.
DIRECTOR DEL HOTEL
 Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la gestión del hotel para asegurar el
cumplimiento de la los objetivos empresariales.
 Desarrollo eficiente de las actividades comerciales, de servicio y económicas. Mantener
estándares de calidad, logrando la mayor satisfacción de los clientes.
 Supervisión de los departamentos
 Elaboración de presupuestos
 Envío de documentación requerida
 Dirige a todos los Gerentes de los demás departamentos del Hotel, realiza reuniones periódicas
para evaluar el desempeño de las actividades por departamento durante cada lapso de tiempo,
así mismo coordina los nuevos planes para el futuro plazo
 Conseguir los resultados necesarios que permitan la rentabilidad de la inversión, con objeto
además de mantener, también de elevar el posicionamiento y la imagen del hotel en el
mercado.
 Favorecer el mejor clima de relaciones internas y externas, apoyándose en un trabajo en equipo
y la mejora continua, todo ello, de acuerdo con las políticas establecidas por la central
corporativa
GERENTE DE RESERVACIONES:
 Llevará a cabo el recibimiento, registro, control, cambios, extensiones, notificaciones y
cancelaciones de las reservaciones de los futuros huéspedes.
 Controlará los depósitos a cuenta de reservaciones que reciba de los clientes.
 Aplicará las políticas que le marquen las normas de la empresa, sin que por esta causa se deje de
emplear el criterio que la experiencia le ha dado.
 Comunicará a su jefe inmediato, cuáles son las agencias de viajes y empresas que más
convienen al Hotel.
 Mantendrá al día el Cuadro de Disponibilidad – también llamado Chart, – así como el correcto
control de los depósitos y garantías, ya que es ésta su principal función.
 Conocerá las características del Hotel, en cuanto se refiere a las habitaciones, salones, áreas
públicas y distribución en general de todos los departamentos, para poder dar la orientación e
información más adecuada a los clientes y huéspedes que lo soliciten.
 Mantendrá contacto con el Gerente de División cuartos, con la Gerencia de Ventas, con el
Departamento de Recepción, Departamento de Ama de Llaves, La Dirección de Alimentos y
Bebidas
 Aprobará o rechazará las solicitudes de reservación, la devolución de los depósitos, los cambios
y extensiones que las mismas reservaciones originen, así como el envío de comisiones a las
agencias de viajes.
AUDITOR NOCTURNO
Un hotel es una estructura física en la cual operan recursos humanos y materiales para producir bienes y
servicios destinados a terceros. Al igual que cualquier empresa bien constituida requiere llevar una
contabilidad de sus ingresos y egresos.
Es por ello que la empresa hotelera recurre a la auditoria nocturna para verificar la exactitud del registro
de las cuentas de los huéspedes y particulares o visitantes del hotel.
La auditoría se realiza en la caja de recepción, ya que es allí donde se centralizan en registros todas las
transacciones del hotel, el número de auditores depende de la magnitud y promedio de habitaciones
ocupadas por el hotel.
La auditoría es fundamental para llevar un control de los ingresos de un hotel y además permite
detectar cualquier anomalía a tiempo para hacerle un seguimiento, detectar el problema y tratar de
remediarlo antes que pueda generar pérdidas para la organización.
AUDITORÍA
Es la revisión y análisis detallado, hecho con la finalidad de examinar completa y constructivamente los
registros y estados financieros de la organización, empresa, institución o cualquier otra entidad, con el
objeto de evaluarlos y juzgar si se realizan conforme a lo establecido por la administración, el fisco, etc.
TIPOS DE AUDITORÍA
Operacional: enfocada a la revisión de operaciones.
Administrativa: cuando se revisa el proceso administrativo en su totalidad o en algunas de sus partes.
Financiera: la que se refiere a la revisión de los estados financieros o a una parte de los mismos.
Fiscal: cuando se revisa el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
Gubernamentales: relativa a la revisión de las entidades, de la administración pública y del
cumplimiento de las diferentes leyes y reglamentos del sector público.
AUDITORÍA NOCTURNA
Es la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a los
cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, además de cumplir con sus funciones
normales como auditor, el auditor nocturno está encargado también de la caja de recepción durante la
noche, con todas las funciones de cajero de recepción. Su función principal, es chequear todas las
cuentas vivas y las cuentas ciudad de recepción.
FUNCIONES DEL AUDITOR NOCTURNO
 Verificar el trabajo de los cajeros de recepción.
 Verificar que los servicios se hayan cobrado según la lista de precios y tarifas estipuladas por el
hotel.
 Separar los ingresos por departamento, lavandería, restaurante, bar, Room Service, teléfonos,
reservaciones, anticipos, banquetes y eventos.
 Atender la recepción y cualquier requerimiento de los huéspedes durante la noche.
 Realizar el check in y el check out que ocurra durante el turno.
 Chequear y verifica que todos los huéspedes tengan la tarifa correspondiente, de acuerdo a la
habitación que tenga, si es corporativa o reservación de agencia de viajes.
 Chequear los descuentos y habitaciones complementarias autorizadas debidamente con un
soporte firmado por el Gerente General del hotel.
 Chequea el reporte de extranjeros, para saber cuántas personas llegan al hotel de otra
nacionalidad.
 Chequea los desayunos tipo buffet incluidos y que no los haya cargado el restaurante en un
cheque de consumo.
 Chequea los cargos de propinas que se hayan en los “desayunos incluido”.
 Chequea los Paid Outs.
 Chequea el cambio del dólar.
 Chequear o revisar los City Ledger de los huéspedes que estuvieron de salida ese día.
 Chequea el folio de atenciones VIP.
 Cuadra los cierres los puntos de ventas de alimentos y bebidas, que les envían los cajeros
departamentales en caso de que los haya, sino el encargado debe cerrar la caja.
 Cuadra todos los cargos con tarjetas de crédito.
 Elabora un informe con todos los vouchers de tarjetas de crédito, detallando cada una de ellas y
los emite en la caja fuerte del hotel.
ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA AUDITORIA NOCTURNA
Los procedimientos de control.
Revisión contable de las operaciones.
Reportar actividad de los cajeros.
Análisis detallado de los cargos, lo cual determina una reconciliación de los cargos por cuentas por
cobrar.
AUDITORIA GENERAL
Es la revisión de la operación de todas la áreas del hotel, de los departamentos mayores (recepción,
Alimentos y Bebidas, Banquetes, etc) y los menores (lavandería, Teléfonos, etc) e excepción de
Habitaciones que por su desarrollo, requiere de una persona exclusiva para ello. En la Auditoria General
el ciclo de trabajo viene dado por la comparación de los documentos generados por los departamentos
operativos, los cuales se revisan minuciosamente y se cotejan con todos los registros que estén en el
sistema de FRONT OFFICE del hotel.
AUDITOR DE INGRESOS
 Emite el Daily Report para ser enviado a la gerencia y a los jefes departamentales.
 Recibe los sobres de depósitos de los cajeros departamentales y los verifica.
 Transferir al asistente contralor de folios, vouchers, cheques de consumo y demás reportes de
las ventas a crédito durante el día.
 Elaborar diariamente el reporte de los cajeros, que refleja los faltantes y sobrantes de las cajas
de cada turno.
 Supervisa el trabajo de los cajeros departamentales, cajeros de recepción y cajeros de
restaurantes.
 Diseñar y evaluar controles en los procesos de posteos en los centros de ingreso del hotel.
 Emitir órdenes de pago en tips a la sección cuentas por pagar.
 Llevar el control de auditoria de caja, de ventas (A y B) y la numeración de la máquina de
auditoria.
 Llevar el control de libros de cheques, bares y restaurantes, notas de crédito, slip de lavandería,
slip de larga distancia y los slips de depósitos de reservaciones.
 Su horario de trabajo es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
AUDITOR NOCTURNO
 El Auditor Nocturno trabaja sobre el turno de la noche y tradicionalmente desempeña dos
funciones, primero, realiza una importante función contable al hacer el balance de todas las
transacciones del día anterior; segundo, ejecuta las tareas del empleado de recepción.
 Las tareas contables del auditor incluyen asentar los cargos de las habitaciones y los impuestos
en las cuentas del huésped; asentar los cargos adicionales como teléfono, restaurante,
proyección de películas en las habitaciones, servicio de lavandería, entre otros servicios, hacer
el balance de los pagos y cargos de los huéspedes contra el saldo del día anterior y realizar taras
de contabilidad para otros departamentos que lo requieran.
 El auditor nocturno también revisa el estado de crédito y verifica las cuentas que excedan el
límite autorizado, además de revisar el estado de las habitaciones para el día siguiente de
trabajo. Cuando los huéspedes llegan o parten durante el turno de la noche, el auditor se
encargará del registro de entrada y salida y de desempeñar sus funciones como cajero.
 Una responsabilidad importante es la de preparación de un balance, el cual es un reporte que
compara los totales departamentales diarios con el total diario de todas las cuentas o cheques
asentados en las cuentas de los huéspedes.
 El total de ventas reportado por los diversos gerentes de departamento debe cuadrar con el
total de todas las cuentas o cheques. Al final de cada día, se necesita un resumen completo del
tipo y cantidad de negocios realizados por cada departamento.
 Si existe alguna discrepancia con alguno de los reportes entregados por cada departamento
con el resumen que el auditor realizó, éste deberá encontrar el error e iniciar una acción para
corregirlo; si el error lo cometió él mismo en sus cálculos, podrá corregirlo con facilidad.
 Otros errores pueden ser insignificantes o realmente notorios, como algún fraude realizado por
algún empleado. Cualquiera sea el error es indispensable localizar el error y solucionarlo, sin
importar las consecuencias.
EJECUTIVO DE RESERVAS
Atender las llamadas y correos electrónicos del área y brindar información de los servicios del hotel.
Elaborar cotizaciones, enviarlas y hacer el seguimiento a las mismas, con el objetivo de cerrar la venta.
Coordinar modalidades de pago. Ingresar los datos de la reserva en el sistema, coordinar con
Recepción, hacer seguimiento al cumplimiento de los requerimientos del huésped durante su estadía.
REQUISITOS:
- Formación técnica o universitaria en hoteleria y turismo.
- Experiencia mínima de 1 año en el mismo puesto, de preferencia en cadena de hoteles.
- Inglés a nivel avanzado.
- Buen manejo de Office, con énfasis en Word y Excel.
- De preferencia con experiencia manejando el sistema hotelero Opera o Fidelio.
- Excelente nivel de comunicación, clara orientación de servicio, capacidad para trabajar en equipo y
bajo presión, orientación al logro de resultados.
BIBLIOGRAFIA:
 http://www.trabajo.gob.ar/downloads/calidad/mf_turismo_hoteleria_jefe-de-recepcion.pdf
 http://es.wikipedia.org/wiki/Recepcionista
 http://blogsdelagente.com/hotelerianet/2008/11/18/departamento-reservas-segunda-parte/
 http://www.opcionempleo.com.pe/empleo-ejecutivo-de-reservas.html
 http://www.buscojobs.pe/trabajo/733841/ejecutivo-de-reservas-cadena-de-hoteles-peru

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Organigrama hotel

  • 1. FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CAFAM ADMINISTRACIÓN TURÍSTICA Y HOTELERA NESLIAN ANDREA VERMAAS QUINTANA VI SEMESTRE ORGANIGRAMA HOTEL ZEUS ORGANIGRAMA HOTEL JEFE DE RECEPCIÓN Propósito clave: Gestionar y supervisar las actividades del area de Recepción para prestar un servicio de calidad conforme procedimientos del establecimiento.  Programar las actividades del área de acuerdo a la información disponible según procedimientos del establecimiento.  Distribuir y asignar funciones al personal de recepción teniendo en cuenta los pronósticos de ocupación y movimientos de huéspedes individuales y grupales.  Articular el trabajo del sector con los demás departamentos del hotel considerando los requerimientos de atención continua al huésped.  Capacitar y supervisar al personal del área basándose en la programación preestablecida, según procedimientos del establecimiento.  Asistir al departamento de RR.HH. y/o a la gerencia del hotel en la organización, toma de personal y reasignación defunciones relativas al área de Recepción.  Capacitar al personal a su cargo en aspectos operativos del área de Recepción, atención al cliente y normas de seguridad, según procedimientos del establecimiento.  Supervisar el desempeño del personal a su cargo, según procedimientos del establecimiento  Supervisar las acciones del personal a su cargo relativo a la atención del cliente, considerando el cumplimiento de los procedimientos y las reglas de cortesía.  Organizar y supervisar las acciones de registro y cumplimentación de procesos administrativos, de acuerdo a los procedimientos del establecimiento.  Autorizar bloqueos, prolongación de estadías, salidas tardías y cortesías a los huéspedes considerando los procedimientos del establecimiento.  Controlar que se efectúen los créditos y débitos RECEPCIONISTA Un/una Recepcionista es un profesional que atiende a los clientes o usuarios de un edificio en una zona particular conocida como recepción. Su función consiste en proporcionar todo tipo de información y asistencia, por lo que usualmente suelen poseer conocimientos sobre alguna de las ciencias secretariales. Dependiendo de su especialidad, las tareas que pueden llegar a realizar varían significativamente. En hostelería están considerados como «La tarjeta de presentación del hotel».
  • 2. TAREAS USUALES Siendo la atención al cliente su principal cometido, los recepcionistas cuentan con una serie de funciones y responsabilidades que varían dependiendo del tipo de establecimiento. Principalmente proporcionan información precisa, así como la tramitación de cualquier solicitud de servicio de un cliente, bien de forma presente, por teléfono, correo electrónico o fax En establecimientos turísticos, suelen hablar varios idiomas, cambiar divisa, vender prensa, excursiones, traducir documentos y elaborar guías turísticas. Asimismo, algunas empresas complementan la formación del recepcionista proporcionándole asistencia a cursos de idiomas que suelen impartirse dentro del horario laboral. El hecho de cambiar divisa y vender todo tipo de extras les obliga a mantener un balance de la caja por cada cambio de turno, así como llevar a cabo la recaudación de aquellas cajas que por turno horario se cierren. (Bar, restaurante, chiringuito), etc.) Por la cortesía que ello conlleva, suelen mantener un control de las personas que entran y salen del establecimiento, pudiendo en cualquier momento hacer uso de cámaras de vigilancia y manejo de radiotransmisores para comunicarse con el equipo de seguridad. Para el correcto funcionamiento del departamento de recepción, mantienen una lista cronológica de acontecimientos relevantes en el llamado Libro de incidencias,4 así como los correspondientes partes de roturas o limpiezas para los distintos departamentos a modo de proceder a su pronta reparación. La importancia del libro de incidencias radica en que permite conocer ciertos detalles sobre hechos destacables que pueden ser consultados posteriormente para resolver quejas de clientes o incidencias mayores. RECEPCIONISTA DE HOTEL En los establecimientos hoteleros, los recepcionistas mantienen un sistema de información general del estado del hotel, su clientela, el control de entradas, salidas, habitaciones libres, ocupadas, reservas, previsiones etc. Para ello, elaboran un esquema tradicional llamado rack, además de uno informático, así como el control, estado y copia de las llaves de todo el establecimiento. Mediante el sistema informático de gestión implementado por la empresa, elaboran y proporcionan listados de información al resto de departamentos; Cocina, (Informe cocina Maitre y dirección) Pisos, (Rooming List) Contabilidad, Informe de producción y de Dirección, (Mano corriente) listado de previsiones, de entradas y de salidas, así como la Gestión de reservas (Booking mensual) y la Facturación de cargos. (Cargos del día Las típicas tareas administrativas que llevan a cabo consisten en manejar la base de datos, imprimir listados y proporcionar información actualizada a diario o bajo requerimiento a los jefes de cada departamento del hotel, jefe de cocina, gobernanta, jefe de bar y Maître d'. Al mismo tiempo gestionan reservas de clientes y proporcionan al director del establecimiento hotelero información contable mediante el documento de mano corriente.
  • 3. También suelen resolver la mayoría de conflictos de los clientes, como por ejemplo, alojar entradas inesperadas en la habitación y categoría que habían abonado en su contratación en la agencia de viajes o acomodarlos en otro hotel de las cercanías. RECEPCIONISTA DE NOCHE Por lo general, los recepcionistas de noche de hotel, suelen asistir a cursos de riesgos laborales y de incendios que imparte la empresa, por lo que son conocedores de planes de evacuación y de simulacro de incendios que son llevados a cabo por los programas de control de las autoridades. La importancia del recepcionista de noche, destaca en su capacidad para resolver incidencias, pues al contrario que los recepcionistas del turno de día o tarde, no suele contar con parte del equipo de trabajo del hotel, por lo que suelen disponer de la ayuda de un vigilante de seguridad. Es fundamental que, el recepcionista de noche no abandone la recepción, pues desde ahí, una de las funciones extraordinarias que tiene asignado su cargo, es el de «jefe de seguridad en caso de incendios», por lo que manejará la alarma general y activará el protocolo de control de incendios y lo dirigirá con los medios que le hayan sido asignados. Durante este turno, el uso frecuente de anotaciones en el «libro de incidencias» toma especial relevancia debido a que las notas son contrastadas con el informe del vigilante de seguridad y porque entre ambos, si el uso de anotaciones es correcto, les permite mantener en la medida de lo posible el buen funcionamiento del establecimiento y el control de la clientela y usuarios del hotel; robos, quejas, visitantes, vandalismos, etc. Algunas empresas, permiten que el recepcionista de noche haga uso de un computador personal, como un portátil o tablet y que pueda conectarse a la red wifi que dispone el hotel para clientes. De todos modos, se conocen casos en los que haber permitido a ciertos recepcionistas el uso sin control de los computadores de la recepción y haber hecho uso de sus conexiones de red para uso personal, finalizaron en su despido, bien por haber instalado aplicaciones o aplicado modificaciones en el computador de la empresa, o bien por navegar por páginas con contenido sexual. En aquellos establecimientos con piscina abierta y cuya ley estatal no permita su uso en las horas nocturnas, el equipo del turno de noche presta especial atención a la piscina, cuyas luces deben mantenerse encendidas y sin ninguna persona dentro o en los alrededores. Para ello, suelen limitar los accesos y llevar un control de entradas y salidas de clientes con rigurosidad. RECEPCIONISTA DE AGENCIA DE VIAJES Los recepcionistas de las agencias de viaje en Europa están entrenados en el uso de la base de datos Amadeus y en según qué zonas, suelen hablar algún otro idioma aparte del local. Por lo general suelen ser nativos del país que representa la agencia de viajes.
  • 4. JEFE DE RESERVAS El Gerente de Reservaciones es el encargado directo del departamento: su jefe inmediato es el Gerente de División de Cuartos, sus subordinados directos: sub-gerente de Reservaciones, reservacionistas, secretarias y archivistas. GERENTE GENERAL:  En este puesto se dirigen las funciones relacionadas con la administración del hotel: planear, organizar, coordinar, supervisar y dirigir todas las actividades del hotel y del personal con el objeto de lograr un óptimo funcionamiento y servicio.  Además es responsable de planear la operación de alimentos y bebidas y de la compra de los insumos y artículos necesarios para el servicio en el restaurante, bar y cafetería.  Se hace cargo de la administración, control y desarrollo del hotel cuidando que los distintos departamentos lleven a cabo dela mejor manera sus funciones dentro del mismo, es decir, que cumplan con sus objetivos de forma que el desempeño general sea de alta calidad y satisfactorio. GERENTE DE A Y B:  Dirige y supervisa al personal de la cocina así como el funcionamiento de la misma, y la calidad de los alimentos.  Elabora las requisiciones y el menú  Es el encargado de supervisar el óptimo funcionamiento operacional del área de cocina y sus elementos.  Dirige el proceso de producción de A y B. Además debe llevar un control de costos, aprobar las requisiciones, supervisar y evaluar las áreas de almacén, congeladores y demás zonas correspondientes, todos los días.  También debe constatar los servicios VIP, atender y supervisar a las empresas calificadoras COCINERO:  Es el encargado de preparar los platillos para el servicio del restaurante, cafetería y room service. AYUDANTE DE COCINA:  Auxilia al cocinero en el lavado y desinfección de vegetales así como la preparación de ciertos alimentos como las ensaladas, para hacer más eficiente el servicio. CAPITÁN DE MESERO:  Es responsable del servicio a la mesa y del perfecto funcionamiento del restaurante-bar- cafetería
  • 5. MESERO:  Es el encargado de llevar a los comensales los alimentos de su elección, además de tomas órdenes y limpiar mesas. GARROTERO:  Es el encargado de auxiliar al mesero limpiando mesas, limpia las áreas de servicio, cambia manteles. JEFE DE STEWARDS:  Asegurarse que las áreas de restaurante estén surtidas y equipadas constantemente, realizar requisiciones de materia prima y equipo, dirigir a los supervisores y stewards. SUPERVISORES DE STEWARDS:  Supervisa permanentemente las funciones de los stewards, la limpieza de las áreas, abastecimiento y conservación del equipo. EMPLEADO EN LÍNEA (STEWARDS): Surtir las áreas de A y B para antes y después del servicio. Limpiar las estaciones y equipo a utilizar, recoger todo el equipo ya utilizado y limpiar, lavar y limpiar las vajillas, ollas paredes y pisos. JEFE DE BARES:  Debe asegurarse que las áreas del bar estén surtidas y equipadas constantemente, realizar requisiciones de materia prima y equipo, dirigir a los supervisores y bartenders.  Organiza y dirige la preparación al bar para el servicio diario. CAPITÁN DE RESTAURANTES  Dirige al personal de restaurante, supervisa que el área de restaurante este surtida y equipada constantemente, realiza requisiciones y organiza y dirige la preparación del restaurante para el servicio diario. CAMAREROS  Atienden a los comensales, ofrecen la carta, toma órdenes, llevan los platillos, limpian mesas, cambian blancos y manutienen limpia el área. Informan al capitán de cualquier faltante. CHEF CARNICERO  Debe prever las requisiciones del día, limpiar y lavar los productos que entran, debe hacer cortes, debe mantener la limpieza de las carnes y cuidar el estado en el que se encuentran, además debe congelarlas perfectamente bien, de forma que se usen primero las más viejas.
  • 6.  Debe separar las carnes rojas de las blancas y los mariscos, debe limpiarlas a modo de dejarlas libres de pellejos y gordos. También de descongelar adecuadamente los alimentos y prepara hamburguesas entre otras. Realiza requisiciones de insumos en el área. SUPERVISOR DE COCINA  Supervisa las funciones de los cocineros. AYUDANTES  Auxilian a cada chef en su área y a los cocineros, deben mantener limpias las áreas de almacenamiento de alimentos en la cocina. CHEF PANADERO (PASTELERO)  El chef panadero debe checar el menú del día, identificando cuales son los productos a preparar por el área de panadería, una vez identificado esto, se debe checar la estantería de número de ingredientes y de la cantidad a utilizar, en caso de ser necesario elaborar una requisición al área de almacén para cubrir cualquier posible deficiencia.  Elabora todo lo relacionado con la panadería y pastelería para los distintos servicios del día y de las diversas áreas del departamento o eventos. COCINERO  La elaboración de salsas es función del cocinero quien primero debe recibir la orden de elaboración de salsa por parte del chef. Para elaborar la salsa, el cocinero solicita al ayudante de cocina que verifique si hay los insumos suficientes para su elaboración, si no existen todos los insumos necesarios, el cocinero pide al ayudante de cocina que elabore una requisición de insumos y la entregue al chef quien la autoriza y envía al almacén.  Preparan los platillos. GERENTE GENERAL  Supervisa el funcionamiento de las operaciones de ventas  Realiza ventas y verifica que las ventas hechas por el demás personal estén en orden.  Checa que las ventas que se llevan a acabo estén en orden para realizar el pago correspondiente de hacienda. ADMINISTRADOR:  Realiza ventas, proporciona al contador información a registrar y supervisa a la recepción.
  • 7. CONTADOR  Realiza registros contables  Captura pólizas de diario, realiza cálculos de nómina, checa cortes de caja y captura información.  Realiza registros de las ventas en libros y las nóminas RECEPCIONISTA:  Realiza ventas, reservaciones y reportes a la administración  Atiende a los clientes que desean hospedarse, reserva habitaciones y lleva control de las habitaciones. GERENTE ADMINISTRATIVO:  Se encarga de verificar los cortes de caja y la comunicación constante con el contador para el pago de nómina y hacienda. JEFE DE RECEPCIONISTA:  Atiende al cliente y lleva el control de cheques, además de supervisar que las habitaciones estén limpias. Coordina a los recepcionistas. DIRECTOR DEL HOTEL  Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar la gestión del hotel para asegurar el cumplimiento de la los objetivos empresariales.  Desarrollo eficiente de las actividades comerciales, de servicio y económicas. Mantener estándares de calidad, logrando la mayor satisfacción de los clientes.  Supervisión de los departamentos  Elaboración de presupuestos  Envío de documentación requerida  Dirige a todos los Gerentes de los demás departamentos del Hotel, realiza reuniones periódicas para evaluar el desempeño de las actividades por departamento durante cada lapso de tiempo, así mismo coordina los nuevos planes para el futuro plazo  Conseguir los resultados necesarios que permitan la rentabilidad de la inversión, con objeto además de mantener, también de elevar el posicionamiento y la imagen del hotel en el mercado.  Favorecer el mejor clima de relaciones internas y externas, apoyándose en un trabajo en equipo y la mejora continua, todo ello, de acuerdo con las políticas establecidas por la central corporativa GERENTE DE RESERVACIONES:  Llevará a cabo el recibimiento, registro, control, cambios, extensiones, notificaciones y cancelaciones de las reservaciones de los futuros huéspedes.  Controlará los depósitos a cuenta de reservaciones que reciba de los clientes.
  • 8.  Aplicará las políticas que le marquen las normas de la empresa, sin que por esta causa se deje de emplear el criterio que la experiencia le ha dado.  Comunicará a su jefe inmediato, cuáles son las agencias de viajes y empresas que más convienen al Hotel.  Mantendrá al día el Cuadro de Disponibilidad – también llamado Chart, – así como el correcto control de los depósitos y garantías, ya que es ésta su principal función.  Conocerá las características del Hotel, en cuanto se refiere a las habitaciones, salones, áreas públicas y distribución en general de todos los departamentos, para poder dar la orientación e información más adecuada a los clientes y huéspedes que lo soliciten.  Mantendrá contacto con el Gerente de División cuartos, con la Gerencia de Ventas, con el Departamento de Recepción, Departamento de Ama de Llaves, La Dirección de Alimentos y Bebidas  Aprobará o rechazará las solicitudes de reservación, la devolución de los depósitos, los cambios y extensiones que las mismas reservaciones originen, así como el envío de comisiones a las agencias de viajes. AUDITOR NOCTURNO Un hotel es una estructura física en la cual operan recursos humanos y materiales para producir bienes y servicios destinados a terceros. Al igual que cualquier empresa bien constituida requiere llevar una contabilidad de sus ingresos y egresos. Es por ello que la empresa hotelera recurre a la auditoria nocturna para verificar la exactitud del registro de las cuentas de los huéspedes y particulares o visitantes del hotel. La auditoría se realiza en la caja de recepción, ya que es allí donde se centralizan en registros todas las transacciones del hotel, el número de auditores depende de la magnitud y promedio de habitaciones ocupadas por el hotel. La auditoría es fundamental para llevar un control de los ingresos de un hotel y además permite detectar cualquier anomalía a tiempo para hacerle un seguimiento, detectar el problema y tratar de remediarlo antes que pueda generar pérdidas para la organización. AUDITORÍA Es la revisión y análisis detallado, hecho con la finalidad de examinar completa y constructivamente los registros y estados financieros de la organización, empresa, institución o cualquier otra entidad, con el objeto de evaluarlos y juzgar si se realizan conforme a lo establecido por la administración, el fisco, etc. TIPOS DE AUDITORÍA Operacional: enfocada a la revisión de operaciones. Administrativa: cuando se revisa el proceso administrativo en su totalidad o en algunas de sus partes. Financiera: la que se refiere a la revisión de los estados financieros o a una parte de los mismos. Fiscal: cuando se revisa el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Gubernamentales: relativa a la revisión de las entidades, de la administración pública y del cumplimiento de las diferentes leyes y reglamentos del sector público.
  • 9. AUDITORÍA NOCTURNA Es la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a los cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, además de cumplir con sus funciones normales como auditor, el auditor nocturno está encargado también de la caja de recepción durante la noche, con todas las funciones de cajero de recepción. Su función principal, es chequear todas las cuentas vivas y las cuentas ciudad de recepción. FUNCIONES DEL AUDITOR NOCTURNO  Verificar el trabajo de los cajeros de recepción.  Verificar que los servicios se hayan cobrado según la lista de precios y tarifas estipuladas por el hotel.  Separar los ingresos por departamento, lavandería, restaurante, bar, Room Service, teléfonos, reservaciones, anticipos, banquetes y eventos.  Atender la recepción y cualquier requerimiento de los huéspedes durante la noche.  Realizar el check in y el check out que ocurra durante el turno.  Chequear y verifica que todos los huéspedes tengan la tarifa correspondiente, de acuerdo a la habitación que tenga, si es corporativa o reservación de agencia de viajes.  Chequear los descuentos y habitaciones complementarias autorizadas debidamente con un soporte firmado por el Gerente General del hotel.  Chequea el reporte de extranjeros, para saber cuántas personas llegan al hotel de otra nacionalidad.  Chequea los desayunos tipo buffet incluidos y que no los haya cargado el restaurante en un cheque de consumo.  Chequea los cargos de propinas que se hayan en los “desayunos incluido”.  Chequea los Paid Outs.  Chequea el cambio del dólar.  Chequear o revisar los City Ledger de los huéspedes que estuvieron de salida ese día.  Chequea el folio de atenciones VIP.  Cuadra los cierres los puntos de ventas de alimentos y bebidas, que les envían los cajeros departamentales en caso de que los haya, sino el encargado debe cerrar la caja.  Cuadra todos los cargos con tarjetas de crédito.  Elabora un informe con todos los vouchers de tarjetas de crédito, detallando cada una de ellas y los emite en la caja fuerte del hotel. ACTIVIDADES INVOLUCRADAS EN LA AUDITORIA NOCTURNA Los procedimientos de control. Revisión contable de las operaciones. Reportar actividad de los cajeros. Análisis detallado de los cargos, lo cual determina una reconciliación de los cargos por cuentas por cobrar.
  • 10. AUDITORIA GENERAL Es la revisión de la operación de todas la áreas del hotel, de los departamentos mayores (recepción, Alimentos y Bebidas, Banquetes, etc) y los menores (lavandería, Teléfonos, etc) e excepción de Habitaciones que por su desarrollo, requiere de una persona exclusiva para ello. En la Auditoria General el ciclo de trabajo viene dado por la comparación de los documentos generados por los departamentos operativos, los cuales se revisan minuciosamente y se cotejan con todos los registros que estén en el sistema de FRONT OFFICE del hotel. AUDITOR DE INGRESOS  Emite el Daily Report para ser enviado a la gerencia y a los jefes departamentales.  Recibe los sobres de depósitos de los cajeros departamentales y los verifica.  Transferir al asistente contralor de folios, vouchers, cheques de consumo y demás reportes de las ventas a crédito durante el día.  Elaborar diariamente el reporte de los cajeros, que refleja los faltantes y sobrantes de las cajas de cada turno.  Supervisa el trabajo de los cajeros departamentales, cajeros de recepción y cajeros de restaurantes.  Diseñar y evaluar controles en los procesos de posteos en los centros de ingreso del hotel.  Emitir órdenes de pago en tips a la sección cuentas por pagar.  Llevar el control de auditoria de caja, de ventas (A y B) y la numeración de la máquina de auditoria.  Llevar el control de libros de cheques, bares y restaurantes, notas de crédito, slip de lavandería, slip de larga distancia y los slips de depósitos de reservaciones.  Su horario de trabajo es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. AUDITOR NOCTURNO  El Auditor Nocturno trabaja sobre el turno de la noche y tradicionalmente desempeña dos funciones, primero, realiza una importante función contable al hacer el balance de todas las transacciones del día anterior; segundo, ejecuta las tareas del empleado de recepción.  Las tareas contables del auditor incluyen asentar los cargos de las habitaciones y los impuestos en las cuentas del huésped; asentar los cargos adicionales como teléfono, restaurante, proyección de películas en las habitaciones, servicio de lavandería, entre otros servicios, hacer el balance de los pagos y cargos de los huéspedes contra el saldo del día anterior y realizar taras de contabilidad para otros departamentos que lo requieran.  El auditor nocturno también revisa el estado de crédito y verifica las cuentas que excedan el límite autorizado, además de revisar el estado de las habitaciones para el día siguiente de trabajo. Cuando los huéspedes llegan o parten durante el turno de la noche, el auditor se encargará del registro de entrada y salida y de desempeñar sus funciones como cajero.  Una responsabilidad importante es la de preparación de un balance, el cual es un reporte que compara los totales departamentales diarios con el total diario de todas las cuentas o cheques asentados en las cuentas de los huéspedes.  El total de ventas reportado por los diversos gerentes de departamento debe cuadrar con el total de todas las cuentas o cheques. Al final de cada día, se necesita un resumen completo del tipo y cantidad de negocios realizados por cada departamento.
  • 11.  Si existe alguna discrepancia con alguno de los reportes entregados por cada departamento con el resumen que el auditor realizó, éste deberá encontrar el error e iniciar una acción para corregirlo; si el error lo cometió él mismo en sus cálculos, podrá corregirlo con facilidad.  Otros errores pueden ser insignificantes o realmente notorios, como algún fraude realizado por algún empleado. Cualquiera sea el error es indispensable localizar el error y solucionarlo, sin importar las consecuencias. EJECUTIVO DE RESERVAS Atender las llamadas y correos electrónicos del área y brindar información de los servicios del hotel. Elaborar cotizaciones, enviarlas y hacer el seguimiento a las mismas, con el objetivo de cerrar la venta. Coordinar modalidades de pago. Ingresar los datos de la reserva en el sistema, coordinar con Recepción, hacer seguimiento al cumplimiento de los requerimientos del huésped durante su estadía. REQUISITOS: - Formación técnica o universitaria en hoteleria y turismo. - Experiencia mínima de 1 año en el mismo puesto, de preferencia en cadena de hoteles. - Inglés a nivel avanzado. - Buen manejo de Office, con énfasis en Word y Excel. - De preferencia con experiencia manejando el sistema hotelero Opera o Fidelio. - Excelente nivel de comunicación, clara orientación de servicio, capacidad para trabajar en equipo y bajo presión, orientación al logro de resultados. BIBLIOGRAFIA:  http://www.trabajo.gob.ar/downloads/calidad/mf_turismo_hoteleria_jefe-de-recepcion.pdf  http://es.wikipedia.org/wiki/Recepcionista  http://blogsdelagente.com/hotelerianet/2008/11/18/departamento-reservas-segunda-parte/  http://www.opcionempleo.com.pe/empleo-ejecutivo-de-reservas.html  http://www.buscojobs.pe/trabajo/733841/ejecutivo-de-reservas-cadena-de-hoteles-peru