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    Gerencia De Procesos Gerencia De Procesos Presentation Transcript

    • GERENCIA DE PROCESOS Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • CALIDAD Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad SEGÚN LOS EXPERTOS LA CALIDAD DEPENDE DE TODOS LOS FACTORES INVOLUCRADOS. INFRAESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, RECURSOS HUMANOS, EQUIPO, INSUMOS, GERENCIA, SISTEMAS DE APOYO, FINANZAS.
    • Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Ser integral…………. Ser de Calidad !!!!! Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Piensa Hace Dice Siente
    • ¿Qué es un proceso?
      • Una serie de tareas
      • de valor agregado que
      • se vinculan entre sí para
      • transformar un insumo en un
      • producto. (Bien o Servicio)
      Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Antecedentes de su empresa…..
      • ¿Cómo es la estructura organizacional en su empresa?...........
      • ¿Cómo se formó esa estructura?........
      Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Será que es esta?......
      • Ejercito
      Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Estructura organizacional por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • ¿Por qué por procesos?
      • Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. La mayoría de organizaciones que han tomado conciencia de esto han reaccionado ante la ineficiencia.
      Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Estructura organizacional por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Empresas funcionales vs Empresas por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Funcionales Procesos Los empleados son el problema El proceso es el problema Hacer mi trabajo Ayudar que se hagan las cosas Comprender mi trabajo Saber que lugar ocupa mi trabajo en el proceso Evaluar a los individuos Evaluar el proceso Control de los empleados Desarrollo de las personas ¿Quién cometió el error? ¿Qué permitió el error? Corregir errores Reducir la variación
    • Estructura organizacional por procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Ciclo Deming PHVA Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad ACTUAR PLANEAR HACER VERIFICAR SATISFACCION DEL CLIENTE
    • Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Entonces, ¿Qué es un proceso? Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Elementos de un proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • El modelo de la transformación
      • Toda operación produce servicios y/o productos. Esto se hace por medio del proceso de transformación.
      • Transformación: es el uso de recursos para modificar un estado o condición de algo para obtener un servicio o producto
      Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
      • Transformación física
      • Cambio de Dueño
      • Cambio de Lugar
      • Acomodación/Almacenamiento
      Materiales Información Clientes Recursos Transformados OUTPUT INPUT Proceso Productivo Empleados Equipos / Facilidades Recursos que ayudan a la transformación Productos y servicios
    • Hay que entender los procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Macroproceso Procesos Actividades Tareas
    • Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad MACROPROCESO INPUT OUTPUT
      • Mapear y entender el macroproceso
      • Dividir el macroproceso en procesos
      Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 4 RECURSOS PRODUCTOS
      • Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso
      • Definir el inicio y fin de cada proceso
    • Ejemplos de macroprocesos
      • MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES
      Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Faenamiento Productos Recepción Despacho Empaque Despresado Pollo Vivo
    • Macroproceso de comercialización eléctrica Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturación Recaudaciones
    • Actividades dentro del proceso Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad C L I E N T E N E C E S I D A D E S C L I E N T E S A T I S F A C C I O N DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Procesos de Apoyo
      • Compras
      • Selección y evaluación de proveedores.
      • Almacenamiento
      • Mantenimiento
      • Transporte
      COMUNICACIONES Procesos Operativos COMUNICACIONES P-H-V-A GESTION HUMANA
      • Selección del Personal
      • Capacitación
      • Evaluación de Gestión de desempeño.
      • Competencias
      GESTION LOGISTICA GESTIÓN DE MEJORAMIENTO
      • Control de Documentos .
      • Control de los Registro s
      • Audiotorias Internas
      • Control del Producto No Conforme .
      • Acciones Correctiva y Prentivas
      GESTIÓN COMERCIAL BODEGA PRODUCTO TERMINADO
      • Cartera
      • Contabilidad
      • Facturación
      • Costos
      GESTION FINANCIERA Ventas Servicio al Cliente Cotizaciones Pedidos Facturación GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO Programación Cocina Esta Gestión no es Auditable DISTRIBUCIÓN P-H-V-A Planeación Estratégica Planificación del S. G. C Revisión por la Dirección P-H-V-A P-H-V-A
    • Diagramación de procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
      • Diagrama de Bloques
      • Diagrama de Flujo de Procesos
      • Diagrama de Flujo Funcional
      • Diagrama de Recorrido o de Flujo Geográfico
      Técnicas de Diagramación de Procesos
    • Cadena de valor (Michael Porter)
      • La metodología del análisis de la cadena de valor para crear y sostener la ventaja competitiva de una firma fue desarrollado por Michael Porter.
      • Se basa en la premisa que la ventaja competitiva se la obtiene al optimizar los principales procesos de la empresa, es decir, aquellos procesos que forman parte de la cadena de valor de la empresa.
      • El concepto de la cadena de valor es un modelo que clasifica y organiza los procesos del negocio con el propósito de organizar y enfocar los programas de mejoramiento.
      • Los procesos que forman parte de la cadena de valor impactan directamente en los productos y/o servicios que el cliente consume.
      • Los procesos que forman parte de los procesos de apoyo tienen un efecto indirecto en los clientes.
      Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Cadena de valor de una industria Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Mercadeo Desarrollo de Productos y Servicios Producción de Productos y Servicios Administración De la distribución y la logística Ventas y Servicio al cliente Procesos de Soporte: Mejoramiento de Procesos Administración Ambiental Administración de Relaciones Externas Administración de Servicios Corporativos Planificación Administración Financiera Administración de los Recursos Humanos Administración de los servicios legales Compras Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas Cadena de Valor:
    • Cadena de valor de un banco Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Cadena de Valor: 1. Préstamos / Administración de Riesgo Crediticio 2. Administración de Inversiones y Activos 3. Mercados de Capitales 4. Servicios Transaccionales y Pagos Mercadeo y Venta (MV) Generación y Monitoreo de Créditos (GC) Administración de Inversiones (AI) Mantenimiento y Procesesamiento de Cuentas (MP) Servicios al Cliente (SC) Recuperaciones (RP) (AR) Administración de Riesgo / Análisis de Portafolio (AF) Administración Financiera (RH)Administración de Recursos Humanos (AL) Administración de los Servicios Legales (PD) Planificación Estratégica (ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnología (RE) Administración de Relaciones Externas (MN) Mejoramiento Continuo del Negocio (AI) Administración de las Instalaciones y Servicios Corporativos (CP) Compras / Proveeduría Procesos de Soporte:
    • Cadena de valor de una ong Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Elaboración y Aprobación del Workplan Planificación de Actividades Recepción de donaciones Distribución de materiales, donaciones, regalos, etc. Compras Comunicación a C.I. y a Padrinos Identificación de Beneficiarios Planificación de Consultas Atención Médica / Odontológica Entrega de medicinas y vitaminas Realización de Actividades REGALOS ASISTENCIA FAMILIAR JÓVENES EDUCACIÓN SALUD Atención Médica Especializada Procesos de Soporte: Captación de Nuevos Recursos Bodegas Sistemas Contabilidad Recursos Humanos Actualización de Apadrinados
    • Mapa de procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Herramientas para el análisis de procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
      • Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas:
      • Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios.
      • Eliminación de la duplicación.
      • Evaluación del valor agregado. Eliminar las actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor
      • Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella
    • Herramientas para el análisis de procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad - Reducción del tiempo de ciclo del proceso - Prueba de errores - Eficiencia en la utilización de equipos y sistemas - Lenguaje simple. Compresión sencilla en los documentos - Estandarización - Alianzas con los proveedores - Mejoramiento de situaciones importantes - Automatización y/o mecanización - Identificación de los principales problemas y riesgos
    • Análisis del valor agregado Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio Actividad ¿Necesaria para generar el output? ¿Contribuye a las funciones de la empresa? Sin valor agregado ¿Contribuye a los requerimientos del cliente? Valor Agregado real Valor agregado para la empresa Si No No Si Si No
      • Registrar la orden
      • Completar la póliza
      • Investigar los datos
      • Registrar la fecha de recibo
      • Formato de pedidos
      • Preparar informes financieros
      • Revisión y aprobación
      • Transporte y movimiento
      • Archivo y almacenamiento
      • Repetición de trabajo
      • Demoras
      Actividades discrecionales
    • Herramientas para reducir el tiempo
      • Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son:
      • Actividades en serie vs. actividades en paralelo
      • Cambiar la secuencia de las actividades
      • Reducir el número de interrupciones
      • Mejorar políticas de tiempo de procesamiento
      • Reducir el movimiento del output
      • Analizar la localización
      • Establecer prioridades
      Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
    • Análisis de procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad PROCESO DE COMPRAS Caraterísticas Generales del Proceso Requerimiento de Materiales Verificacion de Material en Bodega Aprobacion para compra del Material Compra de Material Recepcion de Materiales Recepcion de Materiales Despacho del Material Pago a Proveedores
    • Análisis de procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO: Solicitud de Crédito Análisis de Riesgo Aprobación de Crédito Administración y Desembolso Macroproceso de Crédito
    • La arquitectura de la Gerencia de Procesos Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
      • “ Dentro de 20 años la gran organización
      • tradicional no tendrá más de la mitad de los niveles gerenciales que tiene hoy y no mas de la tercera parte de los “gerentes”.
      • .........Será una organización basada en
      • Información
      • “ Requerirá la modificación de:
      • Sus procesos de toma de decisiones
      • Su estructura gerencial
      • Su manera de hace negocios”
      • Peter Drucker
      Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad
      • Lewis Charles Quintero Beltrán
      • Ingeniero de Productividad y Calidad
      • E-mail: [email_address]
      • Celular: 315 507 99 26
      Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad Gracias por su asistencia