GEOL190519P - S5 JM

1. PROGRAMA DE ESPECIALIZACIÓN
GERENCIA DE OPERACIONES Y
LOGISTICA
Tema: Unidad 5
LOGISTICA - GESTIÓN DE COMPRAS
ESCUELA EMPRESARIAL DEL PERÚ
Docente: Mg. Fernando Maradiegue Tuesta
1

2. OBJETIVOS
2
@Aprender a desarrollar y gestionar un
proceso de logística y operaciones
considerando variables de costos, calidad,
gestión humana y servicio al cliente
@ Conocer y aprender como el proceso de
logística y operaciones contribuye a la
excelencia en el resultado de los negocios y
a la obtención de una ventaja competitiva de
la empresa acompañada por Innovación

3. 3
UNIDAD 1: EL ROL DE LA LOGISTICA EN LA EMPRESA,
SERVICIO AL CLIENTE E INDICADORES DE GESTION
UNIDAD 2: GESTIÓN DE INVENTARIOS Y PRONÓSTICO DE LA
DEMANDA
UNIDAD 3: GESTION DE ALMACENES Y MANEJO DEL
FLUJO DE MATERIALES
UNIDAD 4: GESTION DEL TRANSPORTE Y LA
DISTRIBUCION FISICA LOCAL e INTERNACIONAL
UNIDAD 5: LOGISTICA - GESTIÓN DE COMPRAS
UNIDAD 6: LOGÍSTICA Y METODO DE CONTROL E
IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIA LOGISTICA - TECNOLOGIA
DE LA INFORMACION
UNIDADES DE APRENDIZAJE
Excelencia Operacional desde
el punto de vista del Cliente

4. Curso: Gestión de Compras y Adquisiciones
Caso: Cuadro Comparativo de Ofertas
Lima, Julio del 2019
PARTE 1

5. PILARES 5
QUÉ COMPRAR
(Especificaciones)
DEPARTAMENTO TÉCNICO
COLABORACIÓN
DE COMPRAS
CUÁNTO
COMPRAR Y
CUÁNDO
DEPARTAMENT
O GESTIÓN DE
STOCKS
DEPARTAMENTO DE
PRODUCCIÓN
PROCESO DE COMPRAS

6. PILARES 6
FUNCIONES DE COMPRAS
COLABORADORES
Proveedores
Producción
Técnico
Comercial Stocks Financiero Calidad
Previsión de necesidades X X
Análisis del valor del producto X X X
Determinación de la cantidad X X
Determinación de la necesidad X X
Selección de proveedores X X X
Negociaciones y acuerdos
Precios X X X
Contratos X X X X
Laores administrativas
(factores, reducción, archivo)
Recepción e inspección X X X

7. PILARES 7
DETERMINACIÓN DE
LA NECESIDAD
SOLICITUD DE
PEDIDOS
¿COMPRA
REGULAR?
ELECCIÓN DE
PROVEEDOR
EMISIÓN DE PEDIDO
SEGUIMIENTO Y CONTROL
Guia, control de calidad, factura
ENTRADA A STOCKS
FIN
PRODUCCIÓN
STOCKS
LISTADO DE:
• Proveedores
• Ofertas
• Negociación
• Acuerdos
PEDIDO
SATISFACTORIO
NO

8. PILARES 8
VALORACIÓN DE PROVEEDORES Y
COMPARACIÓN DE OFERTAS
Las características fundamentales que han de tenerse en cuenta a la hora
de valorar a los proveedores con el objeto, además, de comparar las
diversas ofertas que de ellos recibimos son:
• Calidad
• Servicio
• Precio
• Condiciones de pago
Las condiciones de pago pueden englobarse perfectamente en la
característica precio, mediante fórmulas económicas de financiación,
considerando volúmenes de crédito, costes financieros de oportunidad,
equivalente de crédito, etc.
Calidad: una forma cómoda y rápida de medir la calidad de los productos
de un determinado proveedor es mediante el número de defectuosos.
Servicio: En esta característica se refleja principalmente el plazo de
entrega del pedido, midiendo el número de retrasos ocurridos en un
determinado periodo de gestión.
Precio: Indudablemente, el mejor proveedor, atendiendo únicamente el
precio, será aquel que proporcione uno más bajo.
VALORACIÓN DE PROVEEDORES Y
COMPARACIÓN DE OFERTAS

9. PILARES 9
Supongamos que disponemos de la siguiente
información de tres de nuestros mejores proveedores
(ver tabla).
. PROVEEDOR
CARACTERÍSTICAS
P1 P2 P3
CALIDAD
30 defectos sobre 1000
uds
180/1000 250/1000
SERVICIO
3 plazos incumplidos
sobre 10
10/20 5/10
PRECIO 300 u.m./uds. 280 280

10. PILARES 10
SOLUCIÓN
Podemos operar para localizar al mejor o al peor proveedor. Ambas mecánicas son
idénticas. Si deseamos encontrar al mejor, valoraremos más al que presente mejor
características. La mejor característica de calidad se presenta cuando un
proveedor ofrece menos defectos, o más unidades buenas. A tal efecto,
convertiremos los defectos en unidades buenas y, en la misma base, en tanto por
ciento.
P1 P2 P3
CALIDAD
30 defectos sobre
1000 uds
180/1000 250/1000
3/100 defectos 18/100 25/100
97 uds. Buenas
sobre 100 uds.
82/100 75/100

11. PILARES 11
Proceso análogo seguiremos para el servicio:
P1 P2 P3
SERVICIO
3 plazos incumplidos
sobre 10
10/20 5/10
7 plazos cumplidos
sobre 10 pedidos
10/20 5/10
70/100 50/100 50/100

12. PILARES 12
Se pretende dar mayor valoración en base 100 al de menor precio.
Podemos utilizar para ello la expresión:
P1 P2 P3
PRECIO 300 u.m./uds. 280 280
P1 P2 P3
PRECIO 280/300 280/280 280/280
93.33 100.00 100.00

13. PILARES 13
Una vez convertida la información disponible en la misma base,
tanto porcentual, las calificaciones pueden ser ponderadas. Para
nuestro ejemplo hemos dado una “importancia subjetiva”
(ponderación) de 60, 40 y 30 respectivamente a las
características elegidas.
CARACTERÍSTICA P1 P2 P3 PONDERACIÓN
CALIDAD 97 82 75 60
SERVICIO 70 50 50 40
PRECIO 93.33 100 100 30

14. PILARES 14
La expresión para la evaluación definitiva de los proveedores,
según las ponderaciones dadas, es la misma que la de la
media aritmética ponderada. Es decir:
Donde:
PC = ponderación de la característica calidad,
PS = ponderación de la característica servicio,
PP = ponderación de la característica precio,
C = calificación de la calidad,
S = calificación del servicio,
P = calificación del precio,
E = evaluación definitiva para cada proveedor.

15. PILARES 15
Para el proveedor 1
Para el proveedor 2
Para el proveedor 3

16. PILARES 16
Con lo que el mejor proveedor, a pesar de tener el mayor precio, es el
proveedor número uno. Pero ya hemos dicho que existen otras circunstancias
que definen el comportamiento del proveedor.
Por ejemplo, podemos citar:
• Descuentos
• Embalaje
• Transporte
• ¿Admite revisión de precios?
• Experiencia anterior
• Capacidad de supervisión
• Validez de la oferta
• Situación financiera
• Artículo de importancia
• Unidad monetaria
• Localización
• Calidad de la gestión

17. PILARES 17
VALORACIÓN DE PROVEEDORES Y
COMPARACIÓN DE OFERTAS
Cuando se contemplan los contratos para períodos de tiempo elevados,
mínimo un año, es más que conveniente incluir una fórmula de revisión de
precios que actúe de forma objetiva para proveedor y de cliente a la vez.
Estas fórmulas de revisión se diseñan para absorber variaciones en los
costes de materiales y mano de obra especialmente. Por supuesto que
pueden incluirse otros condicionantes que se deseen y la expresión es
similar.
Estas fórmulas son de especial interés en sectores donde los materiales
van a fluctuar constantemente.
Por ejemplo, en el cobre. Los cables de transmisión eléctrica, sean de
potencia o de telecomunicación, incorporan cobre como principal material
conductor, aparte de otros diversos con otras funciones, como el aluminio
o el polietileno. En especial el cobre sufre tales fluctuaciones de precio
que pasa a considerarse material estratégico y por supuesto el precio final
del cable dependerá en gran medida del de aquel. El cobre es un material
para, incluso, la especulación.
FÓRMULAS DE NEGOCIACIÓN DE PRECIOS

18. PILARES 18
Una expresión simple para la revisión de precios que incorpora materiales y
mano de obra puede ser la siguiente:
Donde:
P1 = parte fija del precio inicial pactado y no sujeta a la revisión,
P2 = ponderación o valoración subjetiva de la importancia de la relación de
costes para la mano de obra en el momento de la entrega y en el momento
del acuerdo,
P3 = ídem para los costes de las materias primas, componentes y auxiliares,
Cmt = coste de la unidad de mano de obra en el momento t de la entrega,
Cm0 = ídem de la oferta,
Cat = ídem para los materiales a la entrega,
Ca0 = ídem para la oferta,
P0 = precio inicial firmado,
Pt = precio revisado mediante la expresión adoptada.

19. PILARES 19
Si admitimos que las importancias relativas para mano de obra y materiales son
del 30 y 40% respectivamente, reservando un 30% fijo del precio inicial P0, la
expresión queda:
Si admitimos que las variaciones en la mano de obra son escasas, dándole
una importancia relativa de solo un 20%, la expresión es:

20. PILARES 20
EJEMPLO
Sea P0 = 70 u.m./u.d.
PROVEEDOR
COSTES
(0)
a la oferta
(T)
a la entrega
Cm 30 50
Ca 42 41
P 70 78,50
CASO 1

21. PILARES 21
CASO 2
Sean los mismos valores de Cm y Ca de la tabla anterior, pero con otra fórmula de
revisión de precios:
Ahora el precio a la entrega ha crecido un 32,85% sobre el inicial. Solo una
negociación adecuada establecerá la justa ponderación, absorbiendo proveedor
y comprador de manera justa y equitativa las previstas fluctuaciones.
0,2

22. PILARES 22
Pueden introducirse otros términos en la negociación. En general, podemos
escribir que:
donde
V1t es la variable 1 fluctuante a la entrega,
V10 es la variable fluctuante a la oferta,
V2, V3, V4,….,son las variables en la negociación.

23. PILARES 23
Para el establecimiento de una fórmula de revisión de precios, es aconsejable
tener presentes ciertas observaciones:
• Estableces con claridad el periodo de tiempo de validez de la fórmula.
• Determinar una expresión clara y eficaz que tenga en cuenta lo costes
verdaderamente relevantes.
• Buscar información sobre números índice en fuentes fiables y en número
suficiente para tomar una decisión negociadora.
• Tener en cuenta en la fórmula, si existe, el reabastecimiento uniforme y
las entregas parciales.
• Acordar los límites de validez en la fórmula para las variables de costes,
estableciendo un mínimo y un máximo.
• Contrastar cualquier tipo de información que provenga de la otra parte de
la negociadora.
Recomendaciones

24. Lima, Julio del 2019
PARTE 2
Camino a la homologación de proveedores
19 Key Elements of P&G
Transformando: Gente; Lugar de trabajo y Negocio
Mg. Fernando Maradiegue
GESTION DE COMPRAS Y ADQUISICIONES
Versión inicio de presentaciones

25. Abastece de
bienes y servicios
Falta
homologación y
desarrollo de
cartera
- Proceso de
selección
- Evaluación de
desempeño
Adquisición de
bienes y servicios
Poca agilidad y
flexibilidad en la
atención
- Negociación
- Flujos de
compras
diferenciados
Gestión y
distribución de
inventarios
Nivel de
inventario
inadecuado y falta
plan de
distribución
- Niveles de
inventario
óptimos
- Distribución
diferenciada
Registro,
segmentación y
control de SKU
Escaza Integración
de información /
Planificación
- Normalización
de artículos
- Pronostico de
demanda
Demanda de
bienes y servicios
Atención
inoportuna /
insatisfacción
- Plan de
producción y mtto
detallado
- Desarrollo de
nuevos proyectos
Función
Problemática
Procedimiento
Políticas
Proveedores Compras Almacenes
Planeamiento
y Control
Cliente
interno/Exter
no
Planificación = Establecer canales de información
SLA = Indicadores de gestión por cada actor
IMPLEMENTACION DE CADENAS DE SUMINISTROS DINAMICAS
Actores
Objetivo

26. 19 Key elements
Of
P&G

27. Quality Assurance 19 KEY elements
1. Leadership
2. Training
3. Building facilities, equipment Design and installations
4.Technical Standards
5. Written procedures
6. Validation
7. Housekeeping, Pest control Sanitization & Maintenance
8. Materials
9. Making operations
10. Packing operations
11. Storage & Handling of Finished products
12. Laboratory Control
13. Process Control
14. In process & Finished Product Release & control
15. Records
16. Self improvement program
17. Consumer & Customer Learning & Response
16. Quality system Results tracking and improvement
19. Accountability for contractors

29. Key Element # 1
Leadership

30. Clear Communication Of A
Commitment to Q- uality “Right
First time” product
All individual should target producing “Right
First Time” product
- Defines Site’s Quality Strategy and Goals
- Establishes Clear Responsibilities for Quality
- Gaps Identified and Acted on Promptly
Organizational Design & Capability
Recognition Of QualityContributions

31. What To Check
• The performance behavior of leadership
demonstrates a commitment to quality
• Leadership ensures quality responsibilities are
adequately staffed for all areas of the business
• Is there a quality improvement process? Does
management play a role in this effort?

32. Key Element # 2
Training

33. What is Training & why it is
Important?
It is combination of Education, Training and Practical experience.
• To ensure individuals are capable of doing the job
• Part of Continual Improvement
• To help individual improve and progress through the organisation
• To reduce error and rework
• To promote efficient operations
• To build capability within the organisation

34. What To Check
• All employees have received sufficient training
(including QAKE) to perform their assigned functions
• Employees are qualified for their particular job
function (including written test or on the job
assessment)
• All employees have received training in
contamination prevention (i.e., proper handling of
product)
• There is a system to ensure new employees are informed
of responsibilities and expectations
• Training records are kept
• As appropriate personnel have training in special
skill areas such as microbiology, statistics etc.

35. Key Element # 3
Building Facilities,
Equipment Design &
Installation

36. What To Check
• The facility does not have design flaws that lend itself to
contamination
• Facilities are adequate lit, ventilated for the work being
done
• Sufficient space must be provided around and beneath
equipment to facilitate proper operation, maintenance,
cleaning, sanitization and prevent mix-ups
• Facilities designed to handle micro susceptible products
(ex. water, packing line equipment

37. Key Element # 4
Technical Standards

38. What To Check
only current, approve• Procedures are in place to ensure that
specifications and standards are being used
• Approved, current formula cards & specifications are being used to
produce and/or package the product
• Specifications are defined and tested against to ensure the quality and
safety of the product
• The product meets all regulatory requirements
• Validated test methods are being used to evaluate raw materials, bulk
and finished product
• Stability testing has been conducted to support the stability of the
finished product
• Master standards are used to evaluate product quality

39. Key Element # 5
Written Procedures
(SOP)

40. What To Check
• Approved procedures covering all appropriate
operations/regulations are current and in place
• Written procedures match actual practice?
• Approved procedures are reviewed regularly

41. Key Element # 6
Validation

42. What Needs to Be Validated?
• Products/processes
• Laboratory/testing methods
• Storage conditions (e.g. HVAC - Heating, Ventilating, Air Conditioning)
• Cleaning & sanitization procedures
• Computer systems
• Other critical procedures

43. Process Validation
Installation Qualification (IQ)
• Static check that equipment meets design intent
• Equipment properly installed
• Non-reactivity of equipment

44. Process Validation
Operational Qualification (OQ)
• Dynamic check that equipment performs as designed
• Equipment capable of operating within limits of
process

45. Process Validation
Performance Qualification (PQ)
• Demonstrates that product or process consistently
meets specification
over time• Demonstrate sustainable performance
(example, “Three Batch” criteria)

46. Process Validation CQV
Process Validation
IQ + OQ = Commissioning
PQ = Qualification
Centerlining = Verification

47. What To Check
• Can our supplier demonstrate consistency in their
processes:
– Making
– Packing
– cleaning & sanitizing
• Is there a validation process that does IQ,OQ, PQ

48. Key Element # 7
Housekeeping, Pest
Control, Sanitization &
Maintenance

49. What To Check
• Evidence of effective pest control procedures
– No evidence of infestation
– Electrocuters in place
– Rodent traps visible
• Evidence of leaky walls, roofs or ceilings exist or nor chipping,
flaking paint is evident
• Evidence of effective housekeeping in the facility
• Exterior doors (including dock doors) are closed when not in use,
or insect screens are used to protect openings
• Evidence of standing water in & around building
• The warehouse has a neat and orderly appearance

50. Key Element # 8
Starting Materials

51. What To Check
by our supplier as per• Starting materials are correctly labeled
specifications
• Materials have a unique number and are clearly labeled as to their
identity and corresponding expiration date
• The site has a positive release system for all materials before they are
used
• The site has a system for the appropriate storage and disposition of
materials
• All starting materials are properly stored, off the floor and away from
walls
• The site uses a First In, First Out (FIFO) system for material distribution
and use
• All materials in the making operation are approved for use

52. Key Element # 9
Making Operation
Key Element # 10
Packing Operation

53. What To Check - Making
• Employees are properly attired for the making operation and are
demonstrating good hygienic practices
• All equipment in the making process is properly designed for its
intended use.
• Appropriate line clearance procedures are in place during the making
operation
• The making operation is being conducted in accordance with an
approved formula card
• The site has written cleaning & sanitizing procedures for its
equipment
• Cleaning agents are safe and do not enter the product stream.

54. What To Check - Packing
• Employees are properly
packing operation are
attired for the
followinggood
hygienic practices
• Appropriate line clearance procedures are in
place and are being followed during the packing
operation
• All packing materials are approved for use
• Lot coding is conducted as part of the packing
operation

55. Key Element # 11
Storage & Handling
of
Finished Product

56. Loading Operations
• Delivery vehicle Inspection
– Vehicles free from:
• Strong odours, Structural
damage, Pests , Dirt, water or
other contamination
• Other unauthorised goods or
materials
Oil
Water
Other materials
• Load Protection
– Standard loading procedures
– FLT driver training
– Void fillers & other devices
– No loose items
– Vehicle not over-loaded

57. What To Check
• Approved product is segregated from product
pending and rejected product in the warehouse
• Procedures are in place to ensure that approved
product is shipped to the appropriate location
• Approved product is shipped on a FIFO basis

58. Key Element # 12
Laboratory Controls

59. What To Check
• Equipment is qualified prior to use to ensure that it is
operating within the appropriate ranges
• Equipment is maintained to ensure that it is functioning
properly and prevents product contamination
• Test methods being used are validated or have
demonstrated the ability to produce consistent, reliable
results
• A procedure exists for handling out-of specification
results
• Staff would be competent to perform the analyses
required for the new product

60. Key Element # 13
Process Controls

61. PCS Development – 4 M ‘ s Factors
• Machinery’s Centerline
• Materials Variability
• Methods of:
MaterialsAddition
Analytical Method variability
Start-ups, shut down, re-processes
• People Qualification ( HuMan )

62. What To Check
• There is a documented system in place to ensure that
all defined process are not modified or changed
without the appropriate review, notification or re-
qualification where required
• The suppliers demonstrates an understanding of
process control concepts (ex. sampling, data based
centerlines.
• Process documentation is reviewed and updated
periodically to reflect new learning’s or process/design
changes

63. Key Element # 14
In-Process & Finished
Product Release &
Control

64. What To Check
is in place for• A positive release system
shipping approved product
• There is an out of specification, hold/release
procedure

65. Key Element # 15
Records

66. What To Check
• Cleaning & Sanitizing records are available to demonstrate cleaning &
sanitizing of equipment and for traceability for problem solving
• Making & packing Master Production Records are kept for each lot of
product produced to ensure traceability and reproducibility of the batch
• Records are maintained documenting testing conducted on the product
and corresponding results to support the approval and release of the
product
• Out-of-specification investigations and deviations to the making and
packing operations are appropriately documented.
• Consumer complaint investigations are appropriately documented
• Records are kept on all receipts and usage of materials
• Records of maintenance and calibration operations are documented

67. Key Element # 16
Self-Improvement
Program

68. What To Check
• A regular internal auditing system,
carried out by qualified individuals, is in
place that identifies and corrects any
deficiencies present in the site’s quality
systems and causes
• permanent systemic solutions to be
implemented

69. Key Element # 17
Consumer & Customer
Learning & Response

70. What To Check
• The site has a process, utilizing the
appropriate management and technical
resources, to appropriately receive,
investigate, document, and follow-up on
customer and consumer complaints

71. Key Element # 18
Quality System
Results Tracking &
Improvement

72. What To Check
• A system exists to define and/or track
critical quality measures
• A system exists to monitor results and
progress from the SIP process

73. Key Element # 19
Accountability for
Contractors

74. What To Check
• All sub-contractors used by the contractor to
manufacture finished or semi finished goods
are evaluated and held accountable to the
same standards as the primary contractor