Plan de operaciones para PYME, sector textil - servicios. Empresa CORPORACION INCATEX SAC / VISTETUPROMO

1. Plan de Operaciones
2017 - VisteTuPromo
EJERCICIO 2017
“El objetivo principal de la empresa es sistematizar a mitad de
año, como consecuencia la rentabilidad estará expresa”
VisteTuPromo
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2. Tabla de contenido
Contenido
Para los accionistas __________________________________________________ 1
Resumen Operaciones ________________________________________________ 3
Información recolectada ______________________________________________ 5
Notas de informes financieros ____________ Error! Bookmark not defined.
Informe de auditor independiente_________ Error! Bookmark not defined.
Información de contacto _________________ Error! Bookmark not defined.
Información de la compañía ______________ Error! Bookmark not defined.

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Para los accionistas
Elementos estratégicos destacados
En al año 2016, hemos descubierto los mercado de promoción Inicial,
promoción Primaria y las pre promociones. Además hemos establecido una
nueva referencia en cuanto a los precios y los Packs, haciendo hincapié en el
valor diferenciador que son las tallas personalizadas, visitas y entregas en el
colegio y el servicio de atención al cliente.
Elementos financieros destacados
El formato de pago con un inicial del 40% del total resulta una estrategia
buenísima para captación de clientes, lo malo es que se pierde un flujo
importante que es punto a tratar con los proveedores. Queda por definir una
estrategia para usar los bancos para depósitos o BIM como una alternativa.
Asi mismo, el sistema de cobro por cheques es una pérdida de tiempo total, se
debe cambiar las forma de recojo de dinero de la cuenta bancaria.
Aspectos operativos destacados
Uno de los grandes avances en la producción es que ya se saben las cantidades
exactas para implantar procesos anteriormente tercerizados como la
confección y el estampado. Así mismo en el área de ventas, ha sido el gran
problema al momento de buscar y elegir a la persona adecuada.
“¿Tiene algo muy
importante que
decir a los
lectores?
Destáquelo con
una barra
lateral.”

4. Pág. 02
Perspectivas
Las perspectivas para este año son básicamente nuevos modelos de negocios
(Anuarios, Viajes y Fiestas) y la duplicación de ventas respecto al año 2016 y
aumento en un 5% de la utilidades.
Grover Navarro
CEO Corporacion Incatex SAC
01 de enero de 2017

5. Pág. 03
Resumen Operaciones
Se han hecho varias mejoras y ya se tienen medidos hasta que punto se puede
soportar cierta demanda y empezar a tercerizar o dejar de tercerizar, etc. El
objetivo es maximizar la productividad y reducir los costos, así mismo crear un
ambiente de trabajo armonioso para mantener a los mejores trabajando. Así
mismo, según las experiencias tenemos algunos retos que superar.
En el área Logística, ya se tiene definido una estrategia integral que permite
trabajar coordinamente con empresas como URBANER que pueden paliar el
transporte para entregas, y así aprovechar mucho mejor los recursos humanos.
Así mismo una estrategia de capacitación para nuestros vendedores que serán
distrubuidos por zonas. Por otra parte hay un tema que se debe aún analizar
que es la logística de compras.
En el área de Desarrollo de Producto, ya se esta logrando el obejtivo que es el
de responder efectivamente frente a la demanda de nuestros clientes si deciden
hacer prendas diferentes a las que tenemos, y obviamente estandarizando
todas las tallas para el rápido y sistematico proceso en producción.
En el área de Producción, se tienen definidos los parámetros que nos permiten
tomar decisiones todo en función de la demanda que nos pueda ofrecer una
campaña en el área de marketing. Así mismo las previsiones necesarias en el
caso de que se supere nuestra maxima capacidad productiva manteniendo la
calidad que nos caracteriza.

6. Pág. 04
En el área comercial, se va implantar plantillas para cotización y una estrategia
de comunicación efectiva entre esta área y el área de desarrollo de producto,
que en principio será la misma. Además unos protocolos para las
presentaciones de nuestros vendedores.
En resumen, se tienen datos e información oportunda para tomar la decision
correspondiente dependiendo como va avanzando la demanda, así mismo se va
establecer una especie de integración con los otros modelos de negocios que
son la elaboración de anuarios, viajes de excursión y fiestas de promociones.

7. Pág. 05
Información Recolectada
La forma como se ha establecido los protocolos para establecer los tipos de
costos se basan en los costos fijos y variables, dentro de unos límites. Los
costos fijos en términos generales son el personal, el mantenimiento, servicios
y alquiler. Que en términos de resumen ascienden a S/ 7500.00 en promedio,
las cuales se detallan a continuación:
1. Administrador S/ 1500.00
2. Jefe Producción S/ 900.00
3. Cortador S/ 1100.00
4. Manual – Logístico S/ 850.00
5. Vendedor S/ 1250.00
6. Diseñador General S/ 900.00
7. Local, servicios y Mant S/ 1000.00
Estos pagos son bajo el supuesto que todos, absolutamente todos los servicios
y recursos que se utilizan son pagados. En los meses anteriores seomitian
varios de estos.
Por otra parte se analiza los costos variables en las diferentes áreas.
Para el caso del área de Producción solamente, hasta una producción de 500
prendas entre casacas, poleras y polos, se puede sostener la demanda con
cuatro personas (1 Administrador(30%), 1 Jefe de Producción(100%), 1
Cortador(50%), 1 Manual – logístico(100%)) siendo tercerizadas el proceso de

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bordado, estampado y confección. Cabe resaltar que estos datos son con el
sistema anterior sin implementar ninguna mejora.
Costos de Producción
Los costos de producción respecto al costo total, están distribuidos según la
ilustración que se muestra a continuación.
Ilustración 1. Gráfico de Costos de Producción
• Insumo Directo. Hace referencia a la tela principal, tela forro, pretinas,
cierres, botones, hilos, etc. Este representa el 65% del costo total del
pedido por lo que es importante tomar medidas.
1. Implementar mejoras para medir los consumos con mayor
exactitud, una balanza es importante.
2. Hacer proyecciones mucho más reales y con altas probabilidades
de que sea así para hacer compras anticipadas de telas.
65%
0%
11%
4%
18%
2%
Costos de Producción
INSUMO DIRECTO INSUMO INDIRECTO
BORDADO ESTAMPADO
CONFECCION LOGISTICA PRODUCTIVA

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3. Búsqueda de proveedores para establecer alianzas y buscar las
rebajas, que por más mínima que sean impactan en los costos.
4. Búsqueda de telas alternativas para promocionar otros telas según
los diseños, relacionado directamente con el área marketing.
• Insumo Indirecto. Hace referencia a los papeles, uso de tijeras, piqueteras,
bolsas y paquetería. Este reperesenta menos del 1%.
• Bordado. Representa el 11% del costo total que a mi criterio considerando
los distintos tipos de errores que se pudieron generar se debe negociar
para reducir a un 8% del costo total. La otra solución es adquirir una
bordadora, para ello se debe asumir el pago mensual y el personal que en
promedio es de S/ 2200.00, está última es justificable cuando el número
de prendas es 600 a 700 y el costo total S/ 25000.00. De momento se
toman las siguientes medidas:
1. Negociar con los proveedores para reducir los precios de los
bordados que actualemente es de S/ 4.50 en promedio por
prenda, a S/ 3.50. Reducción del 20% en el precio por servicios de
bordado.
2. Búsqueda de otros proveedores y/o alianzas estratégicas.
• Estampado. Representa el 4% del costo; sin embargo su mayor impacto es
el tiempo de elaboración, retrabajo y flexivilidad frente a los clientes, así
que es totalemente justificable la compra de una mesa para estampado,
el revelador, la plancha y kit de estampado que asciede en promedio a S/
4000.00.
• Confección. Representa el 18% la modalidad de trabajo fue tercerizar, en
estas circunstancias conviene el de implementar una pequeña cuadrilla de
confección considerando los gastos incurridos en esta solución

10. Pág. 08
representaría el 13% del costo total y mayor poder de implementar calidad
y a tiempo.
• Logística Producción. Es el 2% no es mucho; sin embargo hay fuerte
impacto en la productividad y es precisamente el hecho de transportar
desde el taller hasta Gamarra toma casi medio día.
1. Evaluar el traspaso del talle hacia lugar más cercano en Gamarra.
2. Adquisición de movilidad.
• Otro de los factores no considerados son el proceso de trabajo y
herramientas de acabados y manualidades, para soportar la demanda
proyectada se debe contar con una máquina brochera neumatica.
Metas progresivas para incrementar la productividad y bajar
costo
Bajo el supuesto de que con las mejoras se implementen de forma oportuna y
efectiva la capacidad de producción aumenta en un 50% progresivamente, hasta
un máximo de 1000 prendas con un promedio de 50 colegios con los mismos
recursos, con la posibilidad de contratar uno más en el área que haga falta.
1) Desarrollar los diferentes protocolos de sistematización y formatos de
control y desarrollo de actividades.
2) Capacitación en nuevas prendas propuestas y capacidad de desarrollo de
producto.
3) Propuestas a proveedores y lograr las reducciones en precios tanto de
los servicios bordado y confección como las telas.
4) Selección de personal para actividades repetitivas.

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5) Elaboración de un plan de cultura organizacional y llevar un estricto
control para cumplimiento de estos.
6) Elaboración de plan de compas de maquinarias y equipos.
7) Implementación de área de confección.
8) Implementación de área estampado.
9) Traslado a otro local.
10)Propuesta de mejora una vez alcanzado la capacidad máxima de
producción.
Para el caso del área Desarrollo Producto, no se ha contado con un área de este
tipo en temporadas pasadas, en este caso estará dentro del área comercial y
será tratado como un área clave.
Los principales trabajos es desarrollar lo productos y plantear soluciones para
optimizar los procesos productivos, así como aumentar la calidad de las
prendas. Se designará un mínimo de recursos para hacer como mínimo una
colección por cada tres meses.
Para el caso del área Comercial - Logística, según los resultados ahora
procesados ha habido una merma en la eficiencia en la capacidad de conversión
las visitas realizadas reduciéndose desde 50% a 40%, el motivo fue
principalmente la incapacidad de cerrar las ventas y factores externos como los
eventos en cada colegio. Además, se debe tener mayor atención a otras
actividades que no se aprovecharon al máximo como la respuesta de
cotizaciones. Por tanto, en cuanto a los gastos incurridos en costos de venta

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asciende a S/ 650.00 en promedio para cubrir 40 visitas al mes, 20 firmas de
contrato y 15 entregas.
• Llamadas telefónicas: No hay gastos variables, pero es de muchísima
importancia hacer las llamadas y seguimientos hasta hacer el contrato o
no. Ha representado uno de las razones principales de la baja conversión.
1. Elaborar diagrama de flujo de todo el procedimiento del área.
2. Hacer speech para llamadas telefónicas.
3. Metodología de seguimiento y contacto a través de directorios.
4. Seguimientos hasta contratar o no.
• Visitas a Colegios. Hubo un problema anteriormente por la información
que se maneja y la misma comunicación, el costo representa el 20%.
1. Agentes comerciales repartidos por zonas para hacer las visitas. Pago
por comisiones y colegio cerrado.
2. Hacer muchas más tallas como referencia para toma de medidas y cada
agente lo tenga.
3. Crear un sistema adiestramiento para los vendedores y se aumente la
efectividad en las visitas para la conversión en ventas.
• Entregas de prendas, representa el 70% del costo de ventas. Pero el mayor
recurso no aprovechado de la mejor forma es el tiempo en el transporte.
Para ello se plantean las soluciones siguientes:
1. Para hacer las entregas se hace uso de un tercero URBANER o un
aliado taxista que no requiera el transporte de un personal, así
mismo boletas para cada zona.
2. Elaboración de boletas para cada zona.

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• Kit de vendedor, representa el 10% y aún no se ha hecho uso correcto de
estos, sin embargo, es totalmente indispensable para validar el valor
agregado que le brindamos como empresa al cliente.
1. Polos con nuestra marca.
2. Kit dentro de un folder personalizado.
3. Mochila estandarizada.
4. Speech y material de ventas.
Para el área de Contabilidad, si bien es cierto hay impuestos relativamente
fuertes que merman la utilidad operativa significativa, es necesario
considerarlas hasta cierto punto y establecer una estrategia para minimizar los
impuestos. Otras áreas que se desarrollan en el transcurso del año:
Atención al Cliente / Post Venta.
Ingeniería e Innovación
Diseño y moda
Definición de indicadores
Los indicadores serán nuestras principales herramientas de control para ello se
defines según el área.
Descripción Relación Óptimo Preocupante
Número de pedidos por mes Cant
pedido/mes
30 10
Cantidad de tiempo en producir
pedido
Nro días/
pedido
8 10

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