Epics in Jira

1. Verticales JIRA
Gestión de épicas en Vertical Emisión
FEB2021

2. MESAS
Introducción
VERTICAL ISSUING
INICIATIVAS / PEDIDOS
EPICAS EPICAS EPICAS
Gestión de iniciativas
HISTORIA
TAREA
INCIDENTE
LICENCIA
OTRAS TAREAS
ERROR
Backlog
Sprints
INICIATIVAS / PEDIDOS
REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS
REQUERIMIENTOS
MESA O
COMITÉ DE
CREACIÓN
DE VALOR
Grupo de
atención

3. Punto único de entrada de pedidos a una Vertical/Factory
Gestión de iniciativas
Veremos dos solapas de
campos a completar.
General: Campos
descriptivos de la iniciativa
Priorización: Contiene los
campos de evaluación de
negocio requeridos por la
Vertical para priorizar y
planificar las iniciativas.
La gestión anterior en requerimientos
se reemplaza por el registro de las
épicas.
ENTRADA DE INICIATIVAS A
VERTICAL ISSUING
EPICAS EPICAS EPICAS
REQUERIMIENTOS EPICAS
Cada vertical/factory tiene su propia
entrada de iniciativas. Para generar
pedidos a la Vertical Issuing se debe
seleccionar:
Proyecto: VERTICAL ISSUING
PROCESSING
Tipo de incidencia: EPICA

4. Formalización de un pedido a una Factory
VERTICAL ISSUING
MESA 1
EPICAS DE ALTO NIVEL
EPICAS EPICAS EPICAS
MESA 2 MESA 3
(1) Los stakeholders pueden generar
pedidos a las verticales/factories a
través de la creación de ÉPICAS.
(3) Una Factory podría recibir pedidos
de otra Factory que requiere de su
participación.
(2) La misma Factory podría generar
épicas para evolucionar sus productos,
etc. Podrían tener o no dependencia
con otras Factories
Diferentes
orígenes
de las
épicas de
alto nivel
VERTICAL BANELCO
VERTICAL ADQUIRENCIA
VERTICAL …
Gestión de iniciativas

5. STAKEHOLDERS: Datos requeridos para la generación de las épicas
1. Summary/Resumen: Título de la iniciativa.
2. Epic Name: Es un título alternativo de la
iniciativa que busca ser más breve, puede
replicarse el mismo título anterior.
3. Descripción: Descripción detallada de la
iniciativa.
4. Priority: Con 5 valores establecidos.
5. Attachment: Añadir archivos adjuntos es
opcional.
6. Fecha solicitada: Se utiliza en el caso de que
otra vertical/factory solicite iniciativas y genere
dependencias entre verticales.
Gestión de iniciativas
General
Priorización
Datos requeridos para priorización: Permiten
seleccionar una calificación para los siguientes
valores:
1. Incremento/Aseguramiento de ingresos
(económicos)
2. Impacto en servicio al cliente
3. Mitigación de Riesgos / Reducción de
pérdidas
4. Criticidad Tiempo

6. Formalización de un pedido a una Factory
VERTICAL ISSUING
MESA 1
EPICAS DE ALTO NIVEL
EPICAS EPICAS EPICAS
Contiene el backlog de iniciativas de la Factory:
Siendo este el único punto de entrada de pedidos a una Factory
se garantiza que todo pedido sea tratado por la mesa de
Creación de Valor.
HISTORIA TAREA
INCIDENTE
LICENCIA OTRAS TAREAS
ERROR
Backlog Sprints
MESA 2
HISTORIA TAREA
INCIDENTE
LICENCIA OTRAS TAREAS
ERROR
Backlog Sprints
MESA 3
HISTORIA TAREA
INCIDENTE
LICENCIA OTRAS TAREAS
ERROR
Backlog Sprints
Las diferente mesas que
componen la factory
trabajaran en las iniciativas
una vez que sean asignadas
por la mesa de Creación de
Valor.
Gestión de iniciativas
MESA O
COMITÉ DE
CREACIÓN
DE VALOR

7. Formalización de un pedido a una Factory
Todas las épicas que gestiona la Factory siguen este proceso
independientemente de su origen, pasando por todas las ceremonias definidas
Structure épicas e
historias de Emisión.
Link a structure.
Para ver descripción de este
structure hace CLIC AQUI
Tablero Kanban de
épicas de Emisión
Link
Para cada épica se pueden visualizar las historias relacionadas, la
planificación que los equipos realizaron en Sprint actual/futuros,
avance y factibilidad de cumplir la fecha estimada/comprometida.
Gestión de iniciativas

8. Proceso de gestión de iniciativas
VEM - Épicas alto nivel (Funcionalidades, Proyectos,
Requerimientos, etc)
EPICA
Vertical Issuing Processing
ACEPT
AR
ÉPICA
CONFEC
CIONAR
CASO
DE NEG
PRIOR
IZAR
ESTIM
AR
ALTO
NIVEL
POR
INGRESAR
POR
JUSTIFICAR
*
POR
PRIORIZAR
POR
ESTIMAR
ALTO NIVEL
POR
DEFINIR
SOLUCION /
PRESUPUE
STO
POR
APROBAR
SOLUCION /
PRESUPUE
STO
POR
PLANIFICA
R
PLANIFICA
DO
EN CURSO
POR
IMPLEMEN
TAR
IMPLEMEN
TADO
DEFINIR
SOLUCIO
N /
PRESUP
UESTO
APROBA
R
SOLUCIO
N /
PRESUP
UESTO
PLANI
FICAR
INICIAR
DESARR
OLLO
DESARR
OLLAR Y
OBTENE
R
ACEPTAC
IÓN
GESTIO
NAR
IMPLEM
ENTACI
ÓN
* Aplica para proyectos grandes
Reunión de
creación de
valor
Refinamient
o general
Refinamient
o particular
Mesa que
lidera
Comercial
Planificación
general
Mesa que
lidera
Demo /
review
Mesa que
lidera
Gestión de iniciativas
RECHAZAD
O
CANCELAD
O
Respon
sable/Ce
remonia
Acción
Flujo

9. ACEPTAR ÉPICA
ACEPTAR ÉPICA
POR
INGRESAR
POR
JUSTIFICAR
*
Reunión de
creación de
valor
Objetivo de la actividad
Aceptar o rechazar las épicas en
estado POR INGRESAR. Aplicando el
siguiente criterio:
1. No aceptar épicas para las cuales
exista una solución alternativa
disponible.
2. No aceptar una épica que no agregue
valor.
3. En caso de aceptar, verificar que la
versión sistémica es parametrizable y
determinar Vertical/Factory/Módulo.
Reunión de creación de Valor
Las iniciativas en estado POR
INGRESAR y que cuenten con una
descripción suficiente son tratadas en
la reunión de creación de Valor que
se realiza con periodicidad semanal.
Participan referentes de Producto,
Operaciones, técnicos, representantes
de mesas y coordinadores operativos
y comerciales.
Tareas
1. Seleccionar las épicas con las
cuales trabajar durante la reunión
de creación de valor.
Las épicas se pueden visualizar en
la pizarra Kanban.
2. Una vez seleccionadas las épicas
a avanzar se actualizará el
estado en JIRA a “Por priorizar”.
A partir de la pizarra se pueden
marcar las épicas y actualizar el
estado.
3. Para las épicas que serán
aceptadas es opcional en esta
etapa determinar las mesas
involucradas en la resolución.
A partir del componente de las
épicas se asignan las mesas.
POR
PRIORIZAR
Gestión de iniciativas

10. PRIORIZAR
PRIORIZAR
POR
PRIORIZAR
POR
ESTIMAR
ALTO NIVEL
Refinamiento
general
Objetivo de la actividad
Priorizar las épicas en función al valor
de negocio, asignarlas y estimar los
sprints en los que se trabajarán. Las
épicas para las que se identifican
funcionalidades productivas
alternativas u otra solución se
desestiman.
Reunión de refinamiento general
Las épicas aceptadas y en estado
POR PRIORIZAR son tratadas en las
reuniones de refinamiento general
que se realizan de manera semanal.
Participan referentes de área
Comercial, Producto, Soporte
Operativo, Operaciones y los
integrantes de las mesas.
Tareas
1. Como resultado se asigna la
prioridad de las épicas que se
trataran en próximos sprints.
Ingresar la evaluación de negocio
completando la calificación de:
• Aumento de ingresos
• Mitigación de riesgos
• Servicio al cliente
• Criticidad tiempo
2. Se asignan las mesas que deberán
participar en el desarrollo o
construcción de las iniciativas. En
esta etapa también se distinguirá
la/las mesas que lideran la épica y
sus referentes.
El referente o focal principal de la
épica se asigna en el campo
Responsable.
.
Gestión de iniciativas

11. ESTIMACIÓN DE ALTO NIVEL
ESTIMAR
ALTO NIVEL
POR
ESTIMAR
ALTO NIVEL
POR
DEFINIR
SOLUCION /
PRESUPUE
STO
Refinamiento
particular
Objetivo de la actividad
Se refina y establece el tamaño de la
camiseta de las épicas asignadas. Las
mesas participantes comienzan a
crear las historias de usuario para su
equipo y planificarlas en sprints
futuros.
Refinamiento particular
Es una reunión de refinamiento de las
épicas a construir que se realiza AD
HOC (mínimamente cada 15 días).
Participan la mesa/mesas que
trabajarán en las iniciativas y sus PO,
o referentes.
Tareas
1. Se analiza y entiende las
iniciativas.
El entendimiento o refinamiento de
la épica puede plasmarse en
archivos adjuntos, comentarios y
una descripción/criterios de
aceptación competa.
2. Se define el diseño técnico del
desarrollo a realizar.
3. Se crean las historias de usuario
que se vincularán a la épica en
cada mesa participante.
El referente de las mesas
participantes debe generar las
historias en su mesa, y vincularla a
las épicas desde el backlog o
pantalla de creación.
4. Se estima el tamaño de la épica
completando el campo Tamaño
de Camiseta.
Gestión de iniciativas

12. DEFINIR SOLUCIÓN / PRESUPUESTO
POR
DEFINIR
SOLUCION /
PRESUPUE
STO
POR
APROBAR
SOLUCION
/
PRESUPUE
STO
DEFINIR
SOLUCION /
PRESUPUESTO
Mesa que
lidera
Objetivo de la actividad
Registrar y confeccionar presupuesto
a facturar al cliente externo por la
iniciativa solicitada.
El presupuesto debe llegar al estado
Aprobado Sistemas indicando que el
presupuesto ya se encuentra en
manos del área comercial.
Confección del presupuesto
Una vez refinada la épica y encontrada
la solución a construir se confecciona
el presupuesto sólo para épicas
solicitadas por una entidad externa.
En estos casos el referente que lidera
la épica solicita las estimaciones en
horas al resto de las mesas o factories
que trabajarán sobre la iniciativa para
la generación del presupuesto.
Tareas
1. Enviar las estimaciones a la mesa/
referente que lidera la épica.
Las estimaciones a nivel de mesas
se pueden reflejar en las épicas
mediante comentarios o adjuntos.
2. Generar el presupuesto en Jira.
El presupuesto se genera en el
proyecto Facturación completando
entre otros datos los aprobadores, la
moneda, el solicitante externo y el
Alcance de presupuesto que debe
contener el detalle del trabajo a
realizar en el desarrollo, y estar
escrito en lenguaje del cliente.
3. Enlazar el presupuesto a la épica de
origen.
El presupuesto debe quedar asociado
con el link Relate to padre a la épica
4. En presupuesto generado debe ser
aprobado por otro miembro de la mesa
que lidera antes de entregarse al área
comercial.
La aprobación se registra al
confeccionar el presupuesto y enviarlo
al estado APROBADO SISTEMAS.
Gestión de iniciativas

13. APROBAR SOLUCIÓN / PRESUPUESTO
POR
APROBAR
SOLUCION /
PRESUPUES
TO
POR
PLANIFICAR
APROBAR
SOLUCION /
PRESUPUESTO
Comercial
Objetivo de la actividad
Presupuesto en estado “Aprobado
Solicitante Externo” y épica en estas
“POR PLANIFICAR”. El área
comercial debe decidir cuándo se
envía a Facturación.
Área Comercial
El área comercial recibe el
presupuesto confeccionado por la
vertical y se encarga de validarlo.
En caso de aceptarlo se exporta y
envía al banco o entidad solicitante
para obtener su aprobación.
Una vez aprobado por el solicitante
externo se adjunta la evidencia en el
presupuesto y se avanza hasta
“Aprobado solicitante Externo”
En caso de que se requieran ajustes lo
rechaza y vuelve a la vertical.
Tareas
1. Controlar que el presupuesto este
debidamente confeccionado y
revisar el alcance.
El presupuesto se puede buscar
desde la épica, y se podrá Aprobar
e indicar si se facturará total o
parcialmente o Rechazar para que
la mesa realice algún ajuste.
2. Enviar presupuesto a banco/
entidad solicitante.
Para enviarlo al solicitante se
exporta en formato carta.
3. Subir la aprobación del banco.
Al enviarlo a Aprobado Solicitante
externo se solicitará adjuntar o no la
evidencia de aprobación externa.
4. Notificar al líder/equipo referente
de la épica que se aprobó el
presupuesto.
5. El líder/focal de la épica debe
actualizar el estado a POR
PLANIFICAR
Gestión de iniciativas

14. PLANIFICAR
POR
PLANIFICAR
PLANIFICADO
PLANIFICAR
Planificación
general
Objetivo de la actividad
Acordar y priorizar el trabajo a realizar
en el sprint.
Ceremonia de planificación
Se realiza cada 15 días al inicio de
cada sprint. Se planifican las iniciativas
que se trabajarán en el siguiente sprint
total o parcialmente.
Las iniciativas candidatas deben estar
refinadas, contener el tamaño de
camiseta, y en caso de ser solicitada
por una entidad externa debe tener el
presupuesto aprobado.
En esta reunión participa todo el
equipo y lidera Producto.
Tareas
1. Completar las historias para el
sprint y su estimación.
El sprint se arma dentro de cada
mesa de manera independiente.
2. Actualizar las fechas estimadas
de inicio y de fin en la épica.
Si la épica corresponde a un
pedido de otra vertical se debe
verificar que la fecha estimada de
fin cumpla con la fecha solicitada o
bien dar aviso a la vertical
solicitante.
3. Ordenar las historias por
prioridad.
El orden se establece dentro del
backlog de la mesa.
4. Enlazar las historias a su épica.
Desde la pantalla de creación o
desde el Backlog.
5. Iniciar sprint.
Solo los administradores de la
pizarra pueden gestionar los sprint
desde el backlog.
Gestión de iniciativas

15. INICIAR DESARROLLO
PLANIFICADO EN CURSO
INICIAR
DESARROLLO
Mesa que
lidera
Objetivo de la actividad
Desglosar las historias de usuario
planificadas en el sprint de modo que
se puedan asignar las
actividades/tareas de construcción
comprometidas.
Desglosar historias de usuario
Una vez iniciado el sprint los equipos
desglosan las historias que se
comprometieron en la ceremonia de
Planificación en subtareas y asignan
los responsables de llevarlas a cabo.
Tareas
1. Asignar a los responsables de las
historias / subtareas
Se completa en el campo
Responsable de las historias o
subtareas, luego se podrán filtrar
desde la pizarra.
2. Actualizar estado de las
historias/subtareas.
El estado se actualiza desde la
historia o subtarea o bien desde la
pizarra
3. Registrar el trabajo realizado en
las historias.
Se actualizan las historia con
información del trabajo realizado y
avances, agregando adjuntos,
descripción, comentarios, links,
horas de trabajo, etc.
La actualización del estado o
estimación de las historias
comprendidas en el sprint se
reflejará en los reportes de la
pizarra.
Gestión de iniciativas

16. DESARROLLAR Y OBTENER ACEPTACIÓN
EN CURSO
POR
IMPLEMENTAR
FINALIZAR
DESARROLLO Y
OBTENER ACEPTACIÓN
Revisar status
de iniciativas
Objetivo de la actividad
Asegurar el cumplimiento de objetivos
y los criterios de aceptación
establecidos para cada iniciativa
dentro del plazo establecido
Reunión de revisión de status de
iniciativas
Es una reunión de periodicidad
quincenal o a demanda de la mesas
que lideran la iniciativa.
Los equipos exponen el status del
avance de historias contenidas en las
mesas y se evalúa que se hayan
cumplido objetivos y los criterios de
aceptación establecidos.
De manera optativa puede ser
requerida una revisión del
cumplimiento del alcance del
desarrollo a la fecha por parte de los
stakeholders.
Participan los equipos, mesas y
stakeholders.
Tareas
1. En caso de aceptar los resultados
de la construcción se gestionan y
registran las ordenes de cambio.
2. Completar solicitudes de cambio
en historias/épicas.
Las órdenes de cambio deben
quedar indicadas en las historias y
en la épica.
3. Actualizar el estado de las
historias / épica.
Gestión de iniciativas

17. GESTIONAR IMPLEMENTACIÓN
POR
IMPLEMENTAR
IMPLEMENTADO
GESTIONAR
IMPLEMENTACIÓN
Mesa que
lidera
Objetivo de la actividad
implementar la iniciativa y comunicar a
todos los interesados.
Gestionar implementación
La mesa que lidera la épica gestiona
que se implementen correctamente los
componentes contenidos en las
iniciativas, comunica los resultados y
en caso de encontrarse errores se
decide cómo enfrentarlos.
Tareas
1. Gestionar comunicación interna y
externa (ejemplos: circulares en
caso de aplicar; notificación a
entidades externas)
2. Finalizar la épica y todas sus
historias en los sprints
A cierre de sprint se debe verificar
que todas las historias terminadas
se encuentren finalizadas.
3. Optativo en esta etapa: enviar a
Facturación el presupuesto.
El referente comercial debe
actualizar el estado del presupuesto
a “A facturar” o “Finalizado sin
factura”
4. Preparar material para la review.
Se obtiene información del avance
del sprint en los reportes
prestablecidos de la pizarra o
generando dashboards
Gestión de iniciativas