2. INDICE
1. ¿Cómo redactar una carta?
2. Cartas relacionadas con el proceso
de compras
3. Cuando el vendedor responde a una
solicitud.
4. Casos de conflictos
5. Cartas relacionadas con el proceso
de cobro.
6. Las ofertas y ventas por correo.
3. 1. ¿Cómo redactar una carta?
Hay que seguir unos pasos previos:
• Recopilación de información.
• Determinar el objetivo de la carta.
• Documentarse sobre el destinatario.
• Definir los puntos a tratar.
• Depurar y organizar las ideas.
4. El orden más adecuado para redactar
una carta.
Introducción Exposición Conclusión
Como deben
ser las cartas
No deben
ser aburridas
Tener un buen final
5. 2. Cartas relacionadas con el proceso de compras
Cartas previas a la compra
· Solicitud de la
información.
· Solicitud de
presupuesto
· Carta-pedido
· Carta con pedido
anexo.
Los pedidos pueden ser efectuados de
varias formas:
· Directamente.
· Por teléfono.
· Con una carta.
Carta – Pedido
Pedido adjunto
6. Solicitud de información.
Dejar bien claro
· Datos que solicitamos
· Por qué necesitamos la información
Información necesaria antes de la primera compra
· Formas de suministro: tipos de envase, modo de
transporte, plazos de envío.
· Condiciones de ventas: precios, descuentos.
· Condiciones de cobro: formas de pago y plazos.
7. Solicitud de presupuesto
Información necesaria para elaborar un presupuesto
· Identificación de la copra:
articulo, referencia.
· Cantidad.
· Fecha de la compra.
· Forma o modo de envío.
· Forma y plazo de pago.
· Otros: Si se van a realizar
compras periódicas, si es
necesario un embalaje o un
acondicionamiento especial.
8. Carta – Pedido y pedido anexo
La Carta – Pedido.
Dejar bien claro en la carta - pedido
· Cantidad y clase de
artículo.
· Caracteristicas
(color, tamaño…)
· Precio.
· Forma de envío.
· Plazos de
entrega.
· Condiciones de
pago.
Pedido anexo
Los detalles de la mercancía van detallados en un
documento adjunto.
9. 3. Cuando el vendedor responde a una solicitud.
· Respuestas para facilitar
información.
· Aceptación de un pedido.
· Anuncio de envío.
· Cuando el envío no es posible.
10. 4. Casos de conflicto
Situaciones que pueden plantearse.
· El vendedor se retrasa del
envío.
· La mercancía enviada no es
la solicitada.
· Faltan algunos artículos.
· Los productos llegan en mal
estado.
· Los productos no responden
a la calidad ofrecida
· El servicio ha sido malo.
· El cliente ha recibido un
trato inadecuado.
· Hay errores en facturas o
en los albaranes.
· Cualquier otro incidente
que deje al cliente
insatisfecho o molesto.
11. 5. Cartas relacionadas con el proceso de
cobro.
Normas a seguir en las cartas de cobro.
· Cuando se mencione una cantidad monetaria,
escribiremos la cantidad en cifras, y la repetimos en
letras mayúsculas, entre paréntesis, expresando la
moneda a la que se refiere.
· Si hablamos de plazos, vencimientos, números de
facturas… también en estos casos, para evitar malos
entendimientos, deberán quedar claros los datos.
178,21€ (CIENTO SETENTA Y OCHO EUROS CON VEINTIÚN
CÉNTIMOS.
12. 6. Las ofertas y ventas por correos.
Tienen como objetivo conseguir que el destinatario responda
favorablemente a la oferta. Motivos:
· Para presentar un nuevo producto
o servicio a los clientes habituales.
· Para realizar alguna oferta especial a los clientes.
· Para presentar los productos o servicios
a personas con las que no se tienen
relaciones comerciales, y así ampliar la clientela.
· Cualquier otro.
13. Como conseguir que estas cartas
se lean.
Errores frecuentes. Reacción del lector de la
carta.
Enredar al lector con un texto
interminable.
Se aburrirá
Utilizar una exposición demasiado
técnica.
No entenderá el mensaje.
Exagerar las ventas del producto Desconfiará del producto
Tratar con menosprecio los
productos de la competencia
Desconfiará de nosotros
Humillar al destinatario Quedará herido en su amor propio.
