Decreto 2609 de 2012

1. DECRETO 2609 DE 2012
PRESENTADO A:
CLARA INES MUÑOZ
FICHA: 982086
PRESENTADO POR:
MARIA FERNANDA ANDRADE

3. GESTION DE
DOCUMENTOS
AMBITO DE
APLICACIÓN: ESTE
DECRETO COMPRENDE
LAADMINISTRACION
PUBLICA EN
DIFERENTES NIVELES
COMO, NACIONAL,
DEPARTAMENTAL,
DISTRITAL, MUNICIPAL;
TENIENDO EN CUENTA
A LAS ENTIDADES DEL
ESTADO EN LAS
DISTINTAS RAMAS DEL
PODER; Y DEMAS
ORGANISMOS
REGULADOS POR LA
LEY 594 DEL 2000.

4. ETAPAS DE LA GESTION
DE LOS DOCUMENTOS:
SE ASEGURA UNA
ADECUADA GESTION
DOCUMENTAL.
 CREACION: SON
PROCEDIMIENTOS
PLANIFICADOS Y
DOCUMENTADOS DE SU
INFORMACION.
 MANTENIMIENTO:
PERMITE MANTENER LA
INTEGRIDAD TECNICA,
ESTRUCTURALY
RELACIONAL DE LOS
DOCUMENTOS.
 DIFUSION: SON LOS
REQUISITOS DE ACCSEO,
CONSULTA,
RECUPERACION, ENTRE
OTROS.
 ADMINISTRACION:
PROCEDIMIENTOS PARA
ADMINISTRAR LOS
DOCUMENTOS.

5. TIPOS DE
INFORMACION
LAS NORMAS SE
APLICARAN A
CUALQUIER TIPO DE
INFORMACION
PRODUCIDA ORECIBIDA
DE LAS ENTIDADES.
 DOCUMENTOS DE
ARCHIVO: ES EL
TESTIMONIO
MATERIAL DE UN
HECHO O ACTO
REALIZADO EN EL
EJERCICIO DE SUS
FUNCIONES POR
PERSONAS FISICAS O
JURIDICAS, PUBLICAS
O PRIVADAS, DE
ACUERDO CON UNAS
CARACTERISCTICAS
DE TIPO MATERIAL O
FROMAL.
 ARCHIVOS
INSTITUCIONALES:
SON ARCHIVOS DE
INTERES

6.  SITEMAS DE
INFORMACION
COORPORATIVOS:
CUBREN UNA
NECESIDAD DE
ACCESO EFICIENTE A
RECURSOS DE
INFORMACION
DISTRIBUIDOS.
 SISTEMAS DE
TRABAJO
COLABORATIVO:
SON SISTEMAS
SUFICIENTEMENTE
COMPLEJOS Y SU
CALIDAD ES UNA
REALIDAD
EMERGENTE.

7.  SISTEMAS DE
ADMINISTRACION DE
DOCUMENTOS: SE
CENTRA EN EL
ALMACENAMIENTO Y
LA ORGANIZACIÓN
DE DOCUMENTOS.
 SISTEMAS DE
MENSAJERIA
ELECTRONICO:
SISTEMA DE
MENSAJES SIN PAPEL,
SOLO DE
ORDENADOR A
ORDENADOR. PUEDE
REALIZARSE EN
CUALQUIERA DE LOS
SISTEMAS DE RED DE
COMUNICACIONES.

8.  PORTALES INTRANET Y
EXTRANET: SOLUCION
INTEGRAL QUE
PERMITE ENTODOS LOS
NIVELES DE LA
ORGANIZACIÓN SER
PRODUCTIVOS
APROVECHANDO AL
MAXIMO LAS
HERRAMIENTAS DE
COLABORACION.
 SISTEMAS DE BASES DE
DATOS: ES
UN SISTEMA QUE
ALMACENA DATOS QUE
ESTÁN
RELACIONADOS.ES UN
REPOSITORIO EN
DONDE
GUARDAMOS INFORMA
CIÓN INTEGRADA QUE
PODEMOS ALMACENAR
Y RECUPERAR.

9.  DISCO DURO,
SERVIDORES, MEDIOS
PORTABLES, CINTAS,
ETC: SON PROCESOS E
LA GESTION
DOCUMENTAL.
 CINTAS Y MEDIOS DE
SOPORTE: ES UN
MEDIO O SOPORTE DE
ALMACENAMIENTO DE
INFORMACION QUE SE
GRABA EN PISTAS.
 USO DE TECNOLOGIAS
EN LA NUBE: ES EL
USO DE
PROCESAMIENTO Y
ALMACENAMIENTO
MASIVO DE DATOS EN
SERVIDORES QUE
GUARDEN LA
INFORMACION DEL
USUARIO.

10. INSTRUMENTOS
ARCHIVISTICOS PARA
LA GESTION
DOCUMENTAL
 CUADRO DE
CLASIFICACION
DOCUMENTAL: ES UN
INSTRUMENTO
ARCHIVISTICO QUE SE
EXPRESA EN EL LISTADO
DE TODAS LAS SERIES Y
SUBSERIES
DOCUMENTALES CON SU
CORRESPONDIENTE
CODIFICACION.
 TABLA DE RETENCION
DOCUMENTAL: LISTADO
DE SERIES, CON SUS
CORRESPONDIENTES
TIPOS DOCUMENTALES, A
LAS CUALES SE ASIGNA EL
TIEMPO DE
PERMANENCIA EN CADA
ETAPA DEL CICLO VITAL
DE LOS DOCUMENTOS.

11.  PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL (PGD):
SEÑALA LA
PLANEACION
ESTRATEGICA DEL
PROCESO.
 PLAN INSTITUCIONAL
DE ARCHIVOS DE LA
ENTIDAD ( PINAR): ES
UN INSTRUMENTO PARA
LA PLANEACION DE LA
FUNCION
ARCHIVISTICA, EL CUAL
SE ARTICULA CON LOS
DEMAS PLANES Y
PROYECTOS
ESTRATEGICOS
PREVISTOS POR LA
ENTIDAD.

12.  EL INVENTARIO
DOCUMENTAL:INSTR
UMENTO DE
RECUPERACIÓN DE
INFORMACIÓN QUE
DESCRIBE DE
MANERA EXACTAY
PRECISA LAS SERIES
O ASUNTOS DE UN
FONDO
DOCUMENTAL.
 UN MODELO DE
REQUISITOS PARA LA
GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS:
FORMULA LOS
REQUISITOS
FUNCIONALES Y NO
FUNCIONALES DE
GESTION DE
DOCUMENTOS
ELECTRONICOS DE

13.  LOS BANCOS
TERMINOLÓGICOS DE TIPOS,
SERIES Y SUB-SERIES
DOCUMENTALES: PERMITE LA
NORMALIZACIÓN DE LAS
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES A TRAVÉS DE
LENGUAJES CONTROLADOS Y
ESTRUCTURAS
TERMINOLÓGICAS.
 LOS MAPAS DE PROCESOS,
FLUJOS DOCUMENTALES Y LA
DESCRIPCIÓN DE LAS
FUNCIONES DE LAS UNIDADES
ADMINISTRATIVAS DE LA
ENTIDAD: SE MUESTRADE
MANERA CLARA LAS
ESTRATEGIAS Y ESTRUCTURAS
DOCUMENTALES PARA
MANTENER LA CALIDAD Y
ASEGURAR QUE LOS
SERVICIOS CUMPLAN LAS
NORMAS.

14.  TABLAS DE CONTROL DE
ACCESO PARA EL
ESTABLECIMIENTO DE
CATEGORÍAS ADECUADAS
DE DERECHOS Y
RESTRICCIONES DE ACCESO
Y SEGURIDAD APLICABLES A
LOS DOCUMENTOS:
IDENTIFICA LOS DERECHOS
Y LAS RESTRICCIONES DE
ACCESO DE LOS MIEMBROS
DE LA ENTIDAD EN
RELACIÓN CON LOS
DOCUMENTOS (CREACIÓN,
CONSULTA, MODIFICACIÓN,
ELIMINACIÓN).